COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION AVENANT N o 1 À L’ENTENTE CONCERNANT LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC ET LA COMMISSION QUÉBÉCOISE DES LIBÉRATIONS CONDITIONNELLES DOSSIER 092279-S Mai 2018
Dossier : 092279-S Page 1 de 3 CONTEXTE En juin et juillet 2010, la Régie de l’assurance maladie du Québec (la RAMQ) et la Commission québécoise des libérations conditionnelles (la CQLC) ont conclu l’entente intitulée : Entente concernant la communication de renseignements personnels entre la Régie de l’assurance maladie du Québec et la Commission québécoise des libérations conditionnelles (l’Entente) laquelle a été examinée par la Commission d’accès à l’information (la Commission). Le 22 janvier 2010, la Commission informait, notamment, la CQLC que « la communication de renseignements personnels nécessaires à l’application d’une loi est permise en vertu de l’article 67 de la Loi sur l’accès 1 . Une entente intervenue en vertu de cette disposition n’a pas à être transmise ou soumise à la Commission pour avis ». La Commission demandait également à la CQLC de lui préciser les raisons pour lesquelles le numéro d’assurance sociale (NAS) et le numéro d’assurance maladie (NAM) des victimes sont recueillis par cet organisme. Le 10 juin 2010, après avoir pris connaissance de l’information qui lui a été transmise, la Commission informait la CQLC qu’elle « ne s’oppose pas à l’utilisation du NAM et du NAS à des fins d’identification des victimes visées à l’article 175 de la Loi sur le système correctionnel du Québec pour la mise en œuvre de l’entente soumise à son attention concernant la communication de renseignements personnels entre la RAMQ et la CQLC ». Le 20 septembre 2017, la RAMQ transmettait au Secrétariat général de la Commission une « Demande d’avis relativement à l’Avenant N o 1 de l’entente concernant la communication de renseignements personnels entre la RAMQ et la CQLC » (l’Avenant N o 1), concernant l’identité des victimes afin d’assurer la protection de celles-ci. Il est mentionné que les modifications visent, entre autres, à permettre la communication par la RAMQ de renseignements sur demande de la CQLC et un changement du moyen de transmission pour cet échange de renseignements personnels afin qu’il soit plus sécuritaire. Le 27 février 2018, la CQLC a transmis à la Direction de la surveillance de la Commission une version modifiée de l’Avenant N o 1. On y lit notamment que : 1 Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) « la Loi sur l’accès ».
Dossier : 092279-S Page 2 de 3 « les parties à l’Entente souhaitent modifier le libellé de l’article 1 de l’Entente de manière à permettre la communication de renseignements sur demande de la Commission 2 »; et, « que les parties à l’Entente souhaitent modifier le libellé de l’article 3.1 de l’Entente de manière à permettre un autre moyen de transmission plus sécuritaire pour cet échange de renseignements personnels ». CONSTATS À la lecture de l’Avenant N°1, la Commission constate que celui-ci porte substantiellement sur 2 objets, à savoir la modification des articles 1 et 3.1 de l’Entente. Ainsi, d’une part, l’article 1 de l’Entente qui se lisait comme suit : 1. La présente entente a pour objet de permettre au président de la Commission d’obtenir de la Régie, en dernier recours et sur demande, l’adresse, le numéro de téléphone, le code de langue et, le cas échéant, la date de décès d’une personne inscrite au fichier d’inscription des personnes assurées qui est une victime visée par une politique gouvernementale, telles celles sur la violence conjugale et l’agressions sexuelle, une victime d’une infraction relative à un comportement de pédophilie et toute autre victime qui en fait la demande par écrit au président de la Commission. sera remplacé par le suivant 1. La présente entente a pour objet de permettre au président de la Commission d’obtenir de la Régie, sur demande, l’adresse, le numéro de téléphone, le code de langue et, le cas échéant, la date de décès d’une personne inscrite au fichier d’inscription des personnes assurées qui est une victime visée par une politique gouvernementale, telles celles sur la violence conjugale et l’agressions sexuelle, une victime d’une infraction relative à un comportement de pédophilie et toute autre victime qui en fait la demande par écrit au président de la Commission. D’autre part, l’article 3.1 de l’Entente qui se lisait comme suit 3.1. La communication des renseignements se fait généralement par écrit, mais peut également se faire par téléphone lorsque la situation revêt un caractère urgent. 2 La CQLC.
Dossier : 092279-S Page 3 de 3 Lorsque la communication est faite par écrit, la transmission se fait par messagerie interne, par transporteur sécuritaire ou par télécopieur, à l’attention des personnes désignées par la Régie à l’article 4.4. Dans ce dernier cas, les parties s’engagent à respecter les exigences proposées par la Commission d’accès à l’information concernant la transmission de documents par télécopieur. Lorsque la situation revêt un caractère urgent, les demandes sont transmises par téléphone. Pour des raisons de sécurité et afin de s’assurer de l’identité du demandeur avant de lui communiquer les renseignements prévus à l’article 2, une personne désignée par le président de la Commission appelle une des personnes désignées par la Régie en lui transmettant, de façon concomitante, un courrier électronique contenant ses coordonnées. Lorsque l’identité est ainsi établie, la demande et la réponse peuvent alors être communiquées verbalement. sera remplacé par le suivant : 3.1. La communication des renseignements se fait généralement par écrit, mais peut également se faire par téléphone lorsque la situation revêt un caractère urgent. Lorsque la communication est faite par écrit, la transmission des fichiers se fait au moyen d’une télécommunication sécurisée suivant une technologie convenue entre les parties, ou par tout autre moyen sécurisé, à l’attention des personnes désignées par la Régie à l’article 4.4. Lorsque la situation revêt un caractère urgent, les demandes sont transmises par téléphone. Pour des raisons de sécurité et afin de s’assurer de l’identité du demandeur avant de lui communiquer les renseignements prévus à l’article 2, une personne désignée par le président de la Commission appelle une des personnes désignées par la Régie en lui transmettant, de façon concomitante, un courrier électronique contenant ses coordonnées. Lorsque l’identité est ainsi établie, la demande et la réponse peuvent alors être communiquées verbalement. Par ailleurs, la Commission constate que la clause 4 de l’avenant N o .1 prévoit que les articles de l’Entente qui ne sont pas affectés par le présent avenant demeurent pleinement en vigueur. CONCLUSION Ces constats faits, la Commission prend acte de l’Avenant N o 1 qui sera approuvé et signé par les représentants des organismes publics concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet présenté par la CQLQ le 27 février 2018 à sa Direction de la surveillance.
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