Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 1007501 Date : Le 14 novembre 2013 Membre : M e Christiane Constant A U T O R I S AT I O N OBJET AUTORISATION à recevoir communication de renseignements personnels en vertu de l’article 125 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels RECHERCHE intitulée « Enquête sur les cheminements d’intégration des nouveaux arrivants » (la Recherche). 1 L.R.Q., c. A-2.1, la Loi sur l’accès. (…) Et (…) Ministère de l’Immigration et des Communautés culturelles (MICC) Demanderesses RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC (RAMQ) Organisme 1 .
1007501 Page : 2 La Commission d’accès à l’information (la Commission) est saisie d’une demande d’autorisation conformément à l’article 125 de la Loi sur l’accès qui prévoit qu’elle peut accorder à une personne ou à un organisme l’autorisation de recevoir à des fins d’étude, de recherche ou de statistique, communication de renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées. En vertu de l’article 67 al. 9 de la Loi sur l’assurance maladie du Québec 2 , toute personne qui souhaite recevoir de la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) des renseignements obtenus pour l’exécution de cette loi, afin de les utiliser à des fins de recherche, doit d’abord obtenir l’autorisation de la Commission. Le 22 juillet 2013, M mes (…) et (…) (les demanderesses), chercheuses à la Direction de la recherche et de l'analyse prospective du ministère de l’Immigration et des Communautés culturelles (MICC), soumettent une demande à la Commission dans le cadre de la Recherche. La Recherche vise à atteindre les objectifs suivants : 1. Être en mesure de décrire le cheminement vers l’emploi des immigrants nouvellement arrivés, peu importe leur catégorie; 2. Identifier les besoins des nouveaux arrivants; 3. Identifier les points de rupture entre les services; 4. Mesurer les délais entre les différentes étapes du cheminement; 5. Déterminer la proportion de nouveaux arrivants qui se prévalent des différents types de services et si possible, leurs caractéristiques; 6. Comprendre ce qui peut expliquer l’allongement ou la diminution des délais d’intégration socioprofessionnelle. La population étudiée est constituée d’environ 30 000 personnes ayant été admises dans la sous-catégorie des travailleurs qualifiés, dans la catégorie du regroupement familial ou dans celle des réfugiés, entre le 1 er septembre 2011 et le 31 décembre 2012. Les renseignements personnels nécessaires à l’étude sont détenus par la RAMQ. 2 L.R.Q., c. A-29.
1007501 Page : 3 AUTORISATION Considérant que l’analyse de la présente demande démontre que les conditions de l’article 125 de la Loi sur l’accès sont rencontrées, la Commission autorise les demanderesses à recevoir, de la RAMQ, communication des renseignements personnels énumérés à l’annexe 1, concernant la Cohorte dans le cadre de la Recherche. Les demanderesses communiqueront les nom, prénom, date de naissance, sexe, numéro de la confirmation de la résidence permanente (IMM05292) et numéro séquentiel unique à la recherche afin que l’organisme puisse les repérer dans ses fichiers. La Commission prend acte que le recrutement de la population à l’étude sera effectué par un mandataire conformément à l’article 67.2 de la Loi sur l’accès. Le MICC communiquera à la firme mandatée les renseignements autorisés en annexe ainsi que les suivants : Nom; Prénom; Date de naissance; Sexe; Numéro séquentiel; Date d’obtention de la résidence permanente; Pays de naissance. CONDITIONS D’AUTORISATION [1] La confidentialité des renseignements communiqués aux demanderesses en vertu de la présente autorisation doit être assurée en tout temps, et ce, peu importe leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont détenus (écrite, informatisée ou autre); [2] Des mesures de sécurité adéquates doivent être maintenues en tout temps afin de protéger les renseignements personnels; [3] Les demanderesses doivent informer la Commission de tout changement du lieu d’entreposage de ces renseignements et de tout événement
1007501 Page : 4 susceptible d’en compromettre la sécurité ou la confidentialité (ex. : perte, vol, piratage); [4] Seuls les demanderesses, leur mandataire ainsi que les membres de leur équipe de recherche peuvent avoir accès à ces renseignements. Les demanderesses doivent conserver une liste contenant les nom, prénom, titre, fonction, adresse et numéro de téléphone au travail de ces personnes; [5] La personne responsable du recrutement devra informer, au contact initial, les personnes visées par l’étude que leurs coordonnées ont été obtenues par l’entremise de la RAMQ avec l’autorisation de la Commission; [6] La personne responsable du recrutement devra informer les personnes visées par l’étude des objectifs de la recherche, qu’elles sont libres d’y participer et qu’elles peuvent se désister à tout moment; [7] Les renseignements personnels concernant les personnes qui refuseront de participer à l’étude devront être détruits par les demanderesses, et ce, dès leur refus ou dès qu’il sera manifeste qu’elles refusent; [8] Les renseignements personnels concernant les personnes qui ne seront pas admissibles à l’étude devront être détruits par les demanderesses; [9] Un engagement à la confidentialité, à durée indéterminée, doit être signé par tout membre de l’équipe de recherche ayant accès à ces renseignements qui n’est pas signataire du formulaire de demande d’autorisation. Ces engagements doivent être conservés par les demanderesses; [10] Les renseignements communiqués aux demanderesses en vertu de la présente autorisation doivent être utilisés aux seules fins de la Recherche, telle que décrite par les demanderesses au soutien de la présente demande; [11] En tout temps ces renseignements doivent être conservés séparément de tout autre fichier de renseignements, notamment de fichiers reçus par les demanderesses dans le cadre d’autres études; [12] La présente autorisation ne vaut que pour les demanderesses. Elles ne peuvent la transférer à une autre personne sans l’autorisation préalable de la Commission;
1007501 Page : 5 [13] Il est interdit de publier ou autrement diffuser un renseignement autorisé qui permettrait d’identifier une personne physique; [14] Les demanderesses doivent informer la Commission de la date de publication des résultats de la Recherche et doivent rendre disponible sur demande la ou les publications; [15] Les demanderesses doivent faire parvenir à la Commission une copie du contrat intervenu avec la firme mandatée pour communiquer avec les individus dans le cadre de la présente Recherche. Elles doivent s’assurer que les renseignements personnels en possession de cette firme sont conservés de façon sécuritaire; [16] Les demanderesses doivent de plus s’assurer que la firme mandatée a détruit de manière sécuritaire tous les renseignements communiqués en vertu de la présente autorisation par la Commission dans le cadre de la Recherche au plus tard le 31 décembre 2014; [17] Tous les renseignements communiqués aux demanderesses en vertu de la présente autorisation par la Commission dans le cadre de la Recherche doivent être détruits de manière sécuritaire au plus tard le 31 décembre 2014. Les demanderesses devront aviser la Commission, par écrit, de cette destruction. La Commission rappelle que la décision de communiquer les renseignements personnels visés par la présente autorisation relève de la compétence de la RAMQ qui bénéficie d’une discrétion pour accepter ou non de les communiquer aux demanderesses. Cette autorisation est accordée pour la période et aux conditions fixées par la Commission. Elle peut être révoquée, avant l’expiration de la période pour laquelle elle est accordée, si la Commission a des raisons de croire que les demanderesses ne respectent pas le caractère confidentiel des renseignements qui leur ont été communiqués ou les conditions énumérées. Christiane Constant Juge administratif p. j. (1)
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