Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 1005038 Date : Le 12 novembre 2013 Membre : M e Christiane Constant (…) UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À TROIS-RIVIÈRES Demanderesse MINISTÈRE DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE Organisme AUTORISATION OBJET AUTORISATION à recevoir communication de renseignements personnels en vertu de l’article 125 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . RECHERCHE intitulée « L’adaptation socio-affective des enfants à risque socioéconomique : Le rôle de l’environnement familial » (la Recherche). La Commission d’accès à l’information (Commission) est saisie d’une demande d’autorisation conformément à l’article 125 de la Loi sur l’accès qui prévoit qu’elle peut accorder à une personne ou à un organisme l’autorisation de 1 L.R.Q., c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
1005038 Page : 2 recevoir à des fins d’étude, de recherche ou de statistique, communication de renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées. Le 24 septembre 2013, (…) (la demanderesse), professeure au département de psychologie de l’Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR), soumet une demande à la Commission dans le cadre de la Recherche. La recherche vise à atteindre l’objectif suivant : Évaluer, dans un contexte de faible statut socioéconomique, les caractéristiques de l’environnement familial, des parents et des relations enfants-parents associés à la présence de problèmes de comportement et de difficultés de compréhension des états mentaux et des émotions chez l’enfant. La population étudiée est constituée de 120 familles biparentales recevant l’aide sociale, ayant au moins un enfant âgé entre 3 et 5 ans 2 et vivant dans la région administrative de Montréal 3 (la Cohorte). Cette cohorte a été préalablement constituée conformément aux autorisations accordées antérieurement par la Commission dans le cadre de la Recherche 4 . Le consentement des personnes concernées est sollicité pour participer à la Recherche. La demande vise à recevoir communication de renseignements personnels concernant environ 350 familles additionnelles répondant aux critères de sélection de la Recherche, et ce, afin de constituer la totalité de la cohorte. Les renseignements personnels nécessaires à l’étude sont détenus par le Ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS). AUTORISATION Considérant que l’analyse de la présente demande démontre que les conditions de l’article 125 de la Loi sur l’accès sont rencontrées, la Commission autorise (…) à recevoir, du MESS communication des renseignements personnels 2 Enfants nés entre octobre 2008 et septembre 2010. 3 Secteurs desservis par les Centres locaux d’emploi (CLE) de Montréal, Laval, Mauricie, Montérégie, Lanaudière et Centre du Québec. 4 Autorisations de la Commission accordées le 30 octobre 2012 (même numéro de dossier).
1005038 Page : 3 énumérés à l’annexe 1, concernant 350 familles répondant aux critères de sélection de la Recherche. CONDITIONS D’AUTORISATION [1] La confidentialité des renseignements communiqués à la demanderesse en vertu de la présente autorisation et des autorisations accordées antérieurement dans le cadre de la Recherche doit être assurée en tout temps, et ce, peu importe leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont détenus (écrite, informatisée ou autre); [2] Des mesures de sécurité adéquates doivent être maintenues en tout temps afin de protéger les renseignements personnels; [3] La demanderesse doit informer la Commission de tout changement du lieu d’entreposage de ces renseignements et de tout événement susceptible d’en compromettre la sécurité ou la confidentialité (ex. : perte, vol, piratage); [4] Seuls la demanderesse et les membres de son équipe de recherche peuvent avoir accès à ces renseignements. La demanderesse doit conserver une liste contenant les nom, prénom, titre, fonction, adresse et numéro de téléphone au travail de ces personnes; [5] Un engagement à la confidentialité, à durée indéterminée, doit être signé par tout membre de l’équipe de recherche ayant accès à ces renseignements qui n’est pas signataire du formulaire de demande d’autorisation. Ces engagements doivent être conservés par la demanderesse; [6] Les renseignements communiqués à la demanderesse en vertu de la présente autorisation et des autorisations accordées antérieurement doivent être utilisés aux seules fins de la Recherche, telle que décrite par la demanderesse au soutien de la présente demande; [7] En tout temps ces renseignements doivent être conservés séparément de tout autre fichier de renseignements, notamment de fichiers reçus par la demanderesse dans le cadre d’autres études;
1005038 Page : 4 [8] La présente autorisation ne vaut que pour la demanderesse. Elle ne peut la transférer à une autre personne sans l’autorisation préalable de la Commission; [9] Il est interdit de publier ou autrement diffuser un renseignement autorisé qui permettrait d’identifier une personne physique; [10] La demanderesse doit informer la Commission de la date de publication des résultats de la Recherche et doit rendre disponible sur demande la ou les publications; [11] Tous les renseignements communiqués à la demanderesse en vertu de la présente autorisation et des autorisations accordées antérieurement par la Commission dans le cadre de la Recherche doivent être détruits de manière sécuritaire au plus tard le 31 octobre 2014. La demanderesse doit aviser la Commission, par écrit, de cette destruction; [12] Tous les renseignements personnels des familles ayant refusé de participer ou dont le numéro de téléphone est hors service doivent être détruits sur le champ; [13] Tous les renseignements personnels des familles ayant été rappelées afin de solliciter leur participation à la recherche doivent être détruits sur le champ après un rappel infructueux. La Commission rappelle que la décision de communiquer les renseignements personnels visés par la présente autorisation relève de la compétence du MESS qui bénéficie d’une discrétion pour accepter ou non de les communiquer à la demanderesse. Cette autorisation est accordée pour la période et aux conditions fixées par la Commission. Elle peut être révoquée, avant l’expiration de la période pour laquelle elle est accordée, si la Commission a des raisons de croire que la demanderesse ne respecte pas le caractère confidentiel des renseignements qui lui ont été communiqués ou les conditions énumérées. Christiane Constant Juge administratif p. j. (1)
ANNEXE 1 La demanderesse est autorisée à recevoir du MESS les renseignements suivants concernant les individus vivant dans les secteurs desservis par les Centres locaux d’emploi (CLE) de Montréal, Laval, Mauricie, Montérégie, Lanaudière et Centre du Québec : - Le nom et prénom de la mère; - L’adresse complète incluant le code de postal; - Le numéro de téléphone. Dossier 100 50 38 Page 1 de 1
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