Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 1007861 Date : Le 13 janvier 2014 Membre : M e Christiane Constant (…) Université de Montréal Demanderesse RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC Organisme AUTORISATION OBJET AUTORISATION à recevoir communication de renseignements personnels en vertu de l’article 125 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . RECHERCHE intitulée « Être maman : c’est magique, mais parfois c’est l’enfer!” Étude sur les déterminants des bonnes et des mauvaises journées comme parent » (la Recherche). La Commission d’accès à l’information (la Commission) est saisie d’une demande d’autorisation conformément à l’article 125 de la Loi sur l’accès qui prévoit qu’elle peut accorder à une personne ou à un organisme l’autorisation de recevoir à des fins d’étude, de recherche ou de statistique, communication de renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées. 1 L.R.Q., c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
1007861 Page 2 En vertu de l’article 67 al. 9 de la Loi sur l’assurance maladie 2 , toute personne qui souhaite recevoir de la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) des renseignements obtenus pour l’exécution de cette loi, afin de les utiliser à des fins de recherche dans le domaine de la santé, doit d’abord obtenir l’autorisation de la Commission. Le 3 octobre 2013, M me (…) (la demanderesse), chercheuse à l’Université de Montréal, soumet une demande à la Commission dans le cadre de la Recherche. L’objectif de ce projet de recherche est de mieux comprendre pourquoi les parents ont de bonnes et de moins bonnes journées dans l’application des pratiques parentales. La population étudiée est constituée d’environ 600 mères ayant des enfants âgés entre six et douze ans au moment de leur participation à l’étude, parlant le français et habitant dans les régions de Montréal, Laval et Longueuil. Afin de constituer la Cohorte, la demanderesse sollicitera le consentement des femmes répondant aux critères de sélection. Pour ce faire, elle demande à recevoir communication des noms et adresses complètes de 4 000 mères ayant des enfants âgés entre quatre et dix ans au moment de l’extraction des renseignements, parlant le français et habitant dans les régions de Montréal, Laval et Longueuil (la Cohorte). Les renseignements personnels demandés sont détenus par la RAMQ. AUTORISATION Considérant que l’analyse de la présente demande démontre que les conditions de l’article 125 de la Loi sur l’accès sont rencontrées, la Commission autorise la demanderesse à recevoir, de la RAMQ, communication des renseignements personnels énumérés en annexe pour la Cohorte dans le cadre de la Recherche. CONDITIONS D’AUTORISATION [1] La confidentialité des renseignements communiqués à la demanderesse en vertu de la présente autorisation doit être assurée en tout temps, et 2 L.R.Q., c. A-29.
1007861 Page 3 ce, peu importe leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont détenus (écrite, informatisée ou autre); [2] Des mesures de sécurité adéquates doivent être maintenues en tout temps afin de protéger les renseignements personnels; [3] La demanderesse doit informer la Commission de tout changement du lieu d’entreposage de ces renseignements et de tout événement susceptible d’en compromettre la sécurité ou la confidentialité (ex. : perte, vol, piratage); [4] Seuls la demanderesse et les membres de son équipe de recherche peuvent avoir accès à ces renseignements. La demanderesse doit conserver une liste contenant les nom, prénom, titre, fonction, adresse et numéro de téléphone au travail de ces personnes; [5] Un engagement à la confidentialité, à durée indéterminée, doit être signé par tout membre de l’équipe de recherche ayant accès à ces renseignements qui n’est pas signataire du formulaire de demande d’autorisation. Ces engagements doivent être conservés par la demanderesse; [6] Les renseignements communiqués à la demanderesse en vertu de la présente autorisation doivent être utilisés aux seules fins de la Recherche, telle que décrite par la demanderesse au soutien de la présente demande; [7] En tout temps, ces renseignements doivent être conservés séparément de tout autre fichier de renseignements, notamment de fichiers reçus par la demanderesse dans le cadre d’autres études; [8] La présente autorisation ne vaut que pour la demanderesse. Elle ne peut la transférer à une autre personne sans l’autorisation préalable de la Commission; [9] Il est interdit de publier ou autrement diffuser un renseignement autorisé qui permettrait d’identifier une personne physique; [10] La demanderesse doit informer la Commission de la date de publication des résultats de la Recherche et doit rendre disponibles sur demande la ou les publications; [11] La demanderesse doit aviser les personnes visées par la Recherche lors de l’envoi par courrier et, par la suite, lors du contact téléphonique qu’elle a obtenu leurs coordonnées de la RAMQ, après avoir reçu l’autorisation de la Commission;
1007861 Page 4 [12] La demanderesse doit informer les personnes visées par la Recherche des objectifs de la recherche, qu’elles sont libres d’y participer et qu’elles peuvent se désister à tout moment; [13] La demanderesse ne doit pas communiquer les renseignements autorisés par la Commission à l’organisme subventionnaire, à savoir le (…); [14] La demanderesse doit détruire les renseignements personnels concernant les personnes qui refuseront de participer à l’étude, et ce, dès leur refus ou dès qu’il sera manifeste que celles-ci refusent; [15] Les renseignements concernant les mères incluses dans la Cohorte qui n’auront pas été contactées devront être détruits dès que la demanderesse aura recruté 150 femmes ayant rempli le journal de bord et ayant répondu au questionnaire. La demanderesse doit aviser la Commission, par écrit, de cette destruction; [16] Tous les renseignements communiqués à la demanderesse en vertu de la présente autorisation par la Commission dans le cadre de la Recherche doivent être détruits de manière sécuritaire au plus tard le 31 décembre 2018. La demanderesse doit aviser la Commission, par écrit, de cette destruction. La Commission rappelle que la décision de communiquer les renseignements personnels visés par la présente autorisation relève de la compétence de la RAMQ qui bénéficie d’une discrétion pour accepter ou non de les communiquer à la demanderesse. Cette autorisation est accordée pour la période et aux conditions fixées par la Commission. Elle peut être révoquée, avant l’expiration de la période pour laquelle elle est accordée, si la Commission a des raisons de croire que la demanderesse ne respecte pas le caractère confidentiel des renseignements qui lui ont été communiqués ou les conditions énumérées. Christiane Constant Juge administratif p. j. (1)
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