AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION SUR UN PROJET DE CUEILLETTE DE RENSEIGNEMENTS PAR LE MINISTÈRE DU REVENU DU QUÉBEC AUPRÈS DE ÉQUIFAX CANADA INC. DOSSIER 03 00 49 MARS 2003
1. Mise en contexte Le ministère du Revenu du Québec (MRQ) soumet à la Commission d’accès à l’information (Commission) une entente concernant une cueillette de renseignements nominatifs auprès d’Équifax Canada inc. et effectuée en vertu de l’article 66 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chap. A-2.1, ci-après Loi sur l'accès). 2. Objet de l’entente L’entente présentée vise à fournir au MRQ un service de renseignements de crédit à l’égard des particuliers et des personnes morales. Deux niveaux de cueillette de renseignements nominatifs sont prévus : - les informations provenant du système « INFO ADRESSE » d’Équifax ont principalement pour but de permettre au MRQ de retracer un particulier dont l'adresse est inconnue, incomplète ou erronée, et ce, afin de le contacter et d’évaluer la rentabilité des actions en recouvrement le concernant; - les fiches détaillées de renseignements ont principalement pour but de fournir au MRQ le portrait le plus à jour de la situation financière d'un particulier ou d'une personne morale redevable au MRQ d'un montant exigible en vertu d'une loi dont l’administration est confiée au MRQ, de façon à favoriser un règlement complet de la créance en utilisant les moyens de recouvrement appropriés. 3. Assise légale Les articles 69, 69.0.0.7 et 69.0.0.17 de la Loi sur le ministère du Revenu (L.R.Q., chap. M-31, ci-après LMR) édictent : 69. Le dossier fiscal d'une personne est confidentiel et tout renseignement qu'il contient ne peut être utilisé ou communiqué à moins que cette personne n'y consente ou que cette utilisation ou communication ne soit effectuée conformément à la présente loi. Le dossier fiscal d'une personne est constitué des renseignements que le ministre détient à son sujet, sous quelque forme que ce soit, pour l'application ou l'exécution d'une loi fiscale. Ne fait pas partie du dossier fiscal une procédure ou une décision ayant trait à l’application ou à l’exécution d’une loi fiscale produite au greffe du tribunal. 1 de 10
Ne constitue pas un dossier fiscal un dossier constitué pour l'administration ou la direction du ministère du Revenu, en application du premier alinéa de l'article 2 et des articles 3 à 6, ou pour une infraction, en application des articles 71.3.1 à 71.3.3. 69.0.0.7 Un renseignement contenu dans un dossier fiscal ne peut être utilisé au sein du ministère du Revenu, sans le consentement de la personne concernée, que pour les fins suivantes : a) l’application ou l’exécution d’une loi fiscale; b) l’application ou l’exécution : i. de la Loi facilitant le paiement des pensions alimentaires (chapitre P-2.2); ii. du chapitre III du titre II de la Loi sur le soutien du revenu et favorisant l’emploi et la solidarité sociale (chapitre S-32.001); iii. du Programme allocation-logement en faveur des personnes âgées et des familles établi en vertu d’un décret pris en vertu des articles 3 et 3.1 de la Loi sur la Société d’habitation du Québec (chapitre S-8); iv. de l'article 13.1 du Code de la sécurité routière (chapitre C-24.2); c) la réalisation d’une étude ou d’une recherche ou la production de statistiques; d) l’application des articles 2 à 6, à l’égard de l’administration ou de la direction du ministère du Revenu, et des articles 71.3.1 à 71.3.3, à l’égard d’une infraction pénale; e) la réalisation de sondages ayant pour objet de connaître les attentes des personnes et leur satisfaction à l’égard des lois et programmes relevant de l’administration du ministre pour autant que, en ce qui a trait à une loi, à un chapitre ou à un programme prévu au paragraphe b, ces sondages ne s’adressent qu’aux personnes qui sont visées par cette loi, ce chapitre ou ce programme. Pour les fins mentionnées au paragraphe e du premier alinéa, le ministre dresse un plan triennal des sondages qu’il entend effectuer et qui impliquent l’utilisation de renseignements contenus dans un dossier fiscal. Il soumet ce plan à la Commission d’accès à l’information pour avis. La Commission d’accès à l’information émet un avis sur ce plan dans les 60 jours de la réception de celui-ci. En cas d’avis défavorable de la Commission d’accès à l’information, ce plan peut être soumis au gouvernement pour approbation. 2 de 10
Le plan triennal, accompagné de l’avis de la Commission d’accès à l’information et, le cas échéant, de l’approbation du gouvernement, est déposé à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cet avis ou de cette approbation, si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le ministre prépare annuellement un rapport sur les sondages effectués. La Commission d’accès à l’information émet un avis sur ce rapport dans les 60 jours de la réception de celui-ci. Le rapport accompagné de l’avis est déposé à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cet avis si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise des travaux. 69.0.0.17. Lorsque le ministre confie, pour une fin prévue à l'article 69.0.0.7, à une personne un contrat qui implique la communication d'un renseignement contenu dans un dossier fiscal, ce renseignement peut être communiqué, sans le consentement de la personne concernée, à cette personne si ce renseignement est nécessaire à l'exécution du contrat. Une personne à qui un contrat est confié conformément au premier alinéa ou une autre personne visée au présent alinéa peut, si elle obtient au préalable l'autorisation du sous-ministre ou d'une personne que ce dernier désigne, confier à une autre personne un contrat qui implique la communication d'un renseignement contenu dans un dossier fiscal et obtenu conformément au premier alinéa et elle peut communiquer ce renseignement à cette autre personne si ce renseignement est nécessaire à l'exécution du contrat. Une personne qui exécute un contrat visé au présent article et dans le cadre duquel un renseignement contenu dans un dossier fiscal est communiqué est tenue aux obligations suivantes : a) prendre les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité du renseignement communiqué; b) sauf lorsque le sous-ministre ou une personne que ce dernier désigne l'en dispense, transmettre à celui-ci ou à cette personne, au moyen du formulaire prescrit et avant la communication du renseignement, un engagement de confidentialité complété par toute personne à qui le renseignement peut être communiqué; c) n'utiliser le renseignement que dans l'exécution du contrat; d) ne communiquer le renseignement qu'à une personne qui fournit ses services dans le cadre d'un contrat visé au présent alinéa ou à un fonctionnaire ou à un employé du ministère du 3 de 10
Revenu, pour autant que ce renseignement est nécessaire à l'exercice des fonctions de cette personne; e) lorsque le contrat est exécuté dans les locaux du ministère du Revenu, ne transmettre aucun renseignement ni transporter aucun document contenant un tel renseignement à l'extérieur de ces locaux, sauf lorsque le sous-ministre ou une personne que ce dernier désigne le lui permet, et ne pas conserver un tel document après la fin du contrat; f) lorsqu'une partie ou la totalité du contrat est exécutée à l'extérieur des locaux du ministère du Revenu, remettre au sous-ministre ou à une personne qu'il désigne, immédiatement après la fin du contrat, tout document contenant un tel renseignement; g) aviser sans délai le sous-ministre, ou une personne qu'il désigne, de toute violation ou tentative de violation par toute personne de l'une ou l'autre des obligations relatives à la confidentialité prévues à la présente section, à l'engagement de confidentialité ou au contrat; h) permettre au sous-ministre ou à une personne qu'il désigne d'effectuer toute vérification ou enquête relative à la confidentialité du renseignement communiqué. Sauf lorsque le contrat est confié à un membre d'un ordre professionnel visé à l'annexe I du Code des professions (chapitre C-26) et tenu au secret professionnel, le contrat doit être fait par écrit et énoncer les obligations prévues au troisième alinéa. L'article 75 de la Loi facilitant le paiement des pensions alimentaires (L.R.Q., chap. P-2.2) prévoit : 75. Tout renseignement obtenu en vertu de la présente loi est confidentiel. Nul ne peut faire usage d’un tel renseignement à une fin non prévue par la loi, communiquer ou permettre que soit communiqué un tel renseignement à une personne qui n’y a pas légalement droit ou permettre à cette personne de prendre connaissance d’un document contenant un tel renseignement ou d’y avoir accès. Le Règlement sur les créances irrécouvrables ou douteuses et la Loi sur l’administration financière encadrent les relations financières entre un ministère et sa clientèle. L’article 14 de la Loi sur l’administration financière (L.R.Q., chap. A-6) prévoit que le ministre doit tenir un registre des sommes perçues et des créances qu’il administre : 4 de 10
14. Chaque ministre ou dirigeant d’un organisme budgétaire tient un registre des sommes d’argent qu’il perçoit ou reçoit ainsi que des créances qu’il administre et leur enregistrement au système comptable du gouvernement, conformément aux règles édictées par le Conseil du trésor. L’article 3 du Règlement sur les créances irrécouvrables ou douteuses (R.R.Q., c. A-6, r. 11.2) indique les actions à prendre avant de radier une créance : 3. Les seuls motifs pouvant être invoqués pour radier une créance en souffrance sont : 1 o un montant de créance tel qu’il ne serait plus rentable de poursuivre les mesures de recouvrement; 2 o un débiteur qu’on ne peut retracer après que des recherches raisonnables aient été effectuées sans résultat; 3 o un débiteur résidant à l’extérieur du Québec pour des créances découlant de lois fiscales ou pénales; 4 o un débiteur insolvable reconnu comme tel après l’analyse de sa situation financière et plus particulièrement dans les cas suivants : a) un débiteur n’ayant aucun bien saisissable; b) un débiteur non libéré de sa faillite; c) un débiteur décédé qui laisse une succession insolvable; d) un bénéficiaire de l’aide sociale depuis deux ans, qui ne possède aucun bien saisissable, et lorsqu’il est peu probable qu’il devienne en mesure de payer sa dette. Les articles 66 et 67 de la Loi sur l'accès prévoient : 66. Avant de recueillir auprès d'une personne ou d'un organisme privé des renseignements nominatifs déjà colligés concernant une ou plusieurs personnes, un organisme public doit en informer la Commission. 67. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement nominatif à toute personne ou organisme si cette communication est nécessaire à l'application d'une loi au Québec. L’article 18, 4 o et 5 o de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., chap. P-39.1) prévoit : 5 de 10
18. Une personne qui exploite une entreprise peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel contenu dans un dossier qu'elle détient sur autrui : [...] 4 o à une personne à qui il est nécessaire de communiquer le renseignement dans le cadre de l'application de la loi ou d'une convention collective et qui le requiert dans l'exercice de ses fonctions; 5 o à un organisme public au sens de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre A-2.1) qui, par l'entremise d'un représentant, le recueille dans l'exercice de ses attributions ou la mise en oeuvre d'un programme dont il a la gestion; [...]. 4. Les renseignements communiqués 4.1 En ce qui concerne les renseignements nominatifs Le MRQ fournit à Équifax les renseignements suivants concernant un particulier dont il recherche l’adresse ou la situation financière : un numéro de transaction, le nom, l'adresse civique et le numéro d'assurance sociale de ce particulier et, lorsque disponible, sa date de naissance. Pour donner suite à une demande du MRQ, Équifax ne peut exiger aucun autre élément d'identification. - Les informations reçues d’Équifax et provenant du système « INFO ADRESSE » sont : l'adresse la plus récente d'un particulier, son numéro d'assurance sociale uniquement si le MRQ l’utilise dans la fonction de recherche et son âge ou sa date de naissance. Équifax ne communique aucun nouveau numéro d’assurance sociale (NAS) au MRQ. Seul le NAS saisi par le MRQ, comme clef de recherche, est reproduit par le système. - Les informations contenues dans une fiche détaillée de renseignements d'un particulier sont celles apparaissant sur la « Fiche de crédit à la consommation » dont copie est jointe à l’annexe III de l'entente. 4.2 En ce qui concerne les personnes morales - Les informations contenues dans une fiche détaillée de renseignements d'une personne morale sont celles apparaissant dans le guide de l'utilisateur du « Rapport de crédit commercial » dont copie est jointe à l’annexe III de l'entente. 6 de 10
5. Constats 5.1 Confidentialité quant à Équifax Sous réserve du paragraphe suivant, Équifax ne peut, de quelque façon que ce soit, communiquer, utiliser, conserver, compiler ou emmagasiner d'aucune manière, les éléments d'identification transmis par le MRQ dans ses demandes de fiches de renseignements ou dans celles visant la communication d'informations du système « INFO ADRESSE », de même que l’identification du MRQ à titre de requérant, ni s'en servir pour mettre à jour les données qu'il détient. Équifax s'engage cependant à garder une trace de telles demandes effectuées par le MRQ uniquement aux fins d'informer les personnes concernées des demandes de renseignements effectuées par le MRQ dans le dossier de cette personne. Par ailleurs, Équifax doit en vertu de l'article 69.0.0.17 de la LMR entre autres : a) prendre les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité du renseignement communiqué; b) sauf lorsque le sous-ministre ou une personne que ce dernier désigne l'en dispense, transmettre à celui-ci ou à cette personne, dans la forme prévue à l’annexe VIII de l'entente et avant la communication du renseignement, un engagement de confidentialité complété par toute personne à qui le renseignement peut être communiqué; c) n'utiliser le renseignement que dans l'exécution du contrat; d) ne communiquer le renseignement qu'à une personne qui fournit ses services en vertu d'un contrat dans le cadre duquel un renseignement confidentiel peut lui être communiqué ou à un fonctionnaire ou à un employé du MRQ, pour autant que ce renseignement est nécessaire à l'exercice des fonctions de cette personne; e) permettre au sous-ministre ou à une personne qu'il désigne d'effectuer toute vérification ou enquête relative à la confidentialité d’un renseignement communiqué; f) au moins une fois par année, Équifax et tout sous-traitant informent les personnes à qui ils peuvent communiquer un renseignement confidentiel provenant du MRQ, des obligations et restrictions relatives à l’accès et à l’utilisation de ces renseignements confidentiels; g) Équifax et tout sous-traitant s’engagent à fournir au MRQ copie de ses politiques internes relatives à la confidentialité, applicables aux personnes à qui ils peuvent communiquer un renseignement confidentiel dans le cadre de l’exécution de leurs fonctions; h) Équifax doit obtenir l’autorisation du MRQ, ou de toute personne que ce dernier désigne, avant de confier à un sous-traitant une partie ou la totalité des tâches qu’il doit accomplir en vertu du contrat, lorsque ce sous-contrat implique la communication d'un renseignement confidentiel à ce sous-traitant ou à un employé de ce dernier et que cette communication est nécessaire à son exécution. Il en est de même à l’égard de tout autre renseignement confidentiel transmis par le MRQ. 7 de 10
5.2 Modalités de transmission des renseignements Afin de permettre la transmission des demandes du MRQ de même que la réception des renseignements faisant l'objet de ces demandes, Équifax s'engage : − à mettre à la disposition du MRQ aux endroits, aux dates et suivant les quantités nécessaires pour l’exécution du contrat, les équipements identifiés à l'annexe IV de l'entente; actuellement 21 terminaux sont reliés à Équifax; − à délivrer aux fonctionnaires du MRQ désignés conformément à l'article 9 de l'entente, un code informatique d'accès particulier; actuellement 36 personnes ont un code d'accès. 5.3 Personnes désignées aux fins de la communication des renseignements Seules les personnes du MRQ désignées à l'annexe V de l'entente peuvent utiliser les équipements nécessaires pour accéder aux renseignements en provenance du système « INFO ADRESSE » ou de fiches de renseignements. Chez Équifax, seules les personnes désignées à l’annexe V de l'entente ont accès aux éléments d’identification transmis par le MRQ lors d’une demande de fiches de renseignements ou à l’identification du MRQ à titre de requérant, ainsi qu’au numéro de transaction. 5.4 Équifax a confié la facturation en sous-traitance Pour l’établissement de l’état mensuel des montants dus par le MRQ, ce dernier a autorisé expressément Équifax à confier à VESTCOM Canada inc. un contrat de sous-traitance pour ces fins. Équifax a été autorisé, de plus, à transmettre à VESTCOM Canada inc. l’identification du MRQ à titre de requérant, ainsi que le numéro de transaction produit par le MRQ. Équifax doit conclure avec ce sous-traitant un contrat écrit énonçant les obligations prévues au troisième alinéa de l’article 69.0.0.17 de la LMR ainsi qu’à l’article 25 de l'entente. Équifax doit confirmer, par écrit, qu’il s’est conformé à cette dernière obligation au plus tard quatre semaines après l’entrée en vigueur du contrat. 5.5 Information des personnes concernées Équifax garde une trace des demandes effectuées par le MRQ uniquement aux fins d'informer les personnes concernées des demandes de renseignements effectuées par le MRQ dans le dossier de cette personne. 8 de 10
Le MRQ informe le particulier que son dossier de crédit a fait l’objet d’une consultation auprès d’un bureau de crédit lorsque la cueillette de renseignements a porté sur le dossier de crédit. Si le MRQ n’a recueilli que l’adresse, il n’y a pas alors d’avis transmis. 6. Analyse Le MRQ collige des renseignements auprès de bureaux de crédit depuis 1986. C’est toutefois la première fois qu’il en informe la Commission tel que prévu par l’article 66 de la Loi sur l’accès. Le contrat présenté prévoit la possibilité de demander des renseignements par le biais de 21 terminaux reliés à la banque de données d’Équifax. 36 personnes ont un code d’accès qui leur est propre et qui leur permet d’interroger Équifax. Par ailleurs, Équifax a recours a un sous-traitant pour sa facturation. La LMR permet cette pratique avec l’accord du MRQ qui a donné son aval. Les documents fournis ne précisent pas combien de temps les renseignements sont conservés par Équifax pour fins d’information du client et par sa filiale pour fins de facturation. La « Fiche de crédit à la consommation » contient de nombreux renseignements, entre autres, l’historique des adresses, des emplois et des expériences du particulier avec le crédit. De par sa mission, le MRQ a dans ses dossiers les adresses actuelles et antérieures ainsi que les emplois actuels et antérieurs du particulier. Sous ces aspects, la « Fiche de crédit à la consommation » ne lui apprend pas d’éléments nouveaux. L’intérêt pour le MRQ se situe plutôt au niveau des dettes actuelles du particulier ainsi que la façon dont il a ou pas respecté ses engagements de rembourser les prêts consentis. Considérant les objectifs recherchés par le MRQ, les renseignements recueillis apparaissent nécessaires au MRQ compte tenu du fait que le MRQ n'est pas abonné à Safescan et à Beacon. Il n’a donc pas accès aux pointages qui découlent de l’utilisation de ces deux systèmes. Toutefois, la ligne 29 peut contenir un message inscrit par le particulier qui vise à éclairer ou tenter de justifier sa situation financière. La nécessité pour le MRQ d’avoir accès à cette information n’est pas démontrée. 7. Conclusion La Commission observe que le MRQ collige des renseignements auprès de bureaux de crédit depuis 1986 et que c’est la première fois qu’il en informe la Commission. La Commission comprend : - que le MRQ a autorisé la sous-traitance pour la facturation en vertu de l’article 69.0.017 de la LMR; - que les renseignements recueillis sur les personnes morales n’impliquent pas la communication de renseignements nominatifs; 9 de 10
- qu’une partie des renseignements recueillis est déjà détenue par le MRQ; - que le MRQ informe les personnes pour qui une fiche détaillée est demandée que pareille requête a été effectuée; - qu'Équifax ne divulgue pas à des tiers que le MRQ a interrogé un dossier. La Commission prend acte que cette cueillette d’informations s’inscrit dans le cadre de l’application de l’article 66 de la Loi sur l’accès. Par ailleurs, la Commission demande au MRQ d’ajouter au contrat la durée maximale de détention, par Équifax et sa filiale, des demandes formulées par le MRQ, et qu’au terme de cette durée, les renseignements détenus par Équifax et sa filiale devront être détruits. De plus, la Commission demande que la ligne 29 de la « Fiche de crédit à la consommation » ne soit plus rendue accessible au MRQ. 10 de 10
Québec, le 25 mars 2003 Madame Lyne Bergeron Directrice Ministère du Revenu 3800, rue de Marly Section 5-2-2 Sainte-Foy (Québec) G1X 4A5 N/Réf. : 03 00 49 Madame, La Commission d’accès à l’information (Commission) a analysé l’entente relative à la cueillette de renseignements nominatifs auprès d’Équifax Canada inc. Elle observe tout d’abord que le ministère du Revenu du Québec (MRQ) collige des renseignements auprès de bureaux de crédit depuis 1986 et que c’est la première fois qu’il en informe la Commission. Par ailleurs, la Commission comprend : - que le MRQ a autorisé la sous-traitance pour la facturation en vertu de l’article 69.0.017 de la Loi sur le ministère du Revenu; - que les renseignements recueillis sur les personnes morales n’impliquent pas la communication de renseignements nominatifs; - qu’une partie des renseignements recueillis est déjà détenue par le MRQ; - que le MRQ informe les personnes concernées lorsqu’une fiche détaillée est demandée; - qu'Équifax ne divulgue pas à des tiers le fait que le MRQ a interrogé un dossier de crédit. Par ailleurs, la Commission demande au MRQ d’ajouter au contrat la durée maximale de détention, par Équifax et sa filiale, des demandes formulées par le MRQ et qu’au terme de cette durée, les renseignements détenus par Équifax et sa filiale devront
2 être détruits. De plus, la Commission demande que la ligne 29 de la « Fiche de crédit à la consommation » ne soit plus rendue accessible au MRQ. La Commission prend acte que cette cueillette d’informations s’inscrit dans le cadre de l’application de l’article 66 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Veuillez agréer, Madame, l’expression de nos sentiments les meilleurs. La secrétaire par intérim, CC/LB/lp Christyne Cantin p.j. (1)
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