AVIS DE LA COMMISSION D'ACCÈS À L'INFORMATION RELATIVEMENT À UN PROJET D'ENTENTE CONCERNANT DES ÉCHANGES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE LES ÉTABLISSEMENTS UNIVERSITAIRES ET LE MINISTÈRE DE L'ÉDUCATION DU QUÉBEC DOSSIER 04 00 03 28 JANVIER 2004
PRÉAMBULE Le ministère de l’Éducation (MEQ) conduit annuellement des enquêtes auprès de personnes provenant des différents ordres d’enseignement. Ces enquêtes identifiées sous le vocable Relance consistent à interroger, environ une année après la sortie des études, les personnes de la formation professionnelle du secondaire, de la formation technique du collégial et de la formation universitaire sur différents thèmes relatifs à la situation de transition entre les études et le marché du travail. L’information recueillie par questionnaire administré par voie téléphonique apporte, par la combinaison de plusieurs variables, de nombreux types d’éclairages sur des problèmes variés. Les premières questions permettent de répartir les personnes enquêtées selon leur situation respective. À partir de ce moment, elles répondent aux questions de l’une des trois sections suivantes, soit la section En emploi, soit la section Aux études, soit la section À la recherche d’un emploi ou personne inactive. Ces caractéristiques de transition sont ventilées selon différentes variables, tels par type de diplôme, par région administrative, par établissement d’enseignement, par secteur de formation, par discipline ou programme étudiés, par sexe et par âge. Avant de procéder à la collecte, le MEQ doit faire une demande de renseignements personnels auprès du bureau du registraire de chacune des universités afin de faire la mise à jour des renseignements nominatifs qu’il possède dans ses fichiers. 1. MISE EN CONTEXTE À l’occasion des avis qu’elle a donnés au MEQ au cours des dernières années, la Commission d’accès à l’information (Commission) a soulevé de nombreuses questions et émis plusieurs réserves à l’égard des enquêtes de type Relance. Ainsi, dans une lettre du 30 mai 2002, la Commission adressait au MEQ les propos suivants : « [...] La Commission comprend que vous avez amorcé une réflexion en profondeur à propos des enquêtes de type Relance. Cette réflexion, souhaitée par la Commission, ne peut être que bénéfique en ce qui concerne la protection de la vie privée et la protection des renseignements personnels. Par leur nature, ces enquêtes peuvent être qualifiées de recensements. C'est donc dire qu'il s'agit d'une vaste cueillette de renseignements personnels. Même si ces enquêtes existent depuis plusieurs années, la nécessité d'une aussi vaste cueillette de renseignements per-sonnels se devait d'être réévaluée. La Commission comprend par ailleurs que les résultats de cette réflexion ne seront pas 1 de 8
disponibles avant la fin de l'été. Malgré ce fait, la Commission estime que le Ministère peut, entre temps, aller de l'avant avec ses enquêtes Relance. Toutefois, ces enquêtes devront évidemment se conformer aux Règles de gestion sur les sondages du Ministère. [...] » Le 7 mai 2003, le MEQ transmettait à la Commission un document intitulé « Réflexion du ministère de l’Éducation sur les enquêtes de type Relance ». Après analyse de ce document, la Commission informait le MEQ le 5 juin 2003 : « [...] Au terme de son examen, la Commission reconnaît la pertinence de l'analyse et souscrit à ses conclusions. Ainsi, elle est d'avis que le cadre légal le plus approprié à ces échanges de renseignements nominatifs entre les partenaires du réseau de l'éducation est celui prescrit à l'article 68 (1 o ) de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. À cet égard, puisque cette communication de renseignements s'avère nécessaire à la mise en oeuvre des programmes placés sous la responsabilité du ministre de l'Éducation, la Commission vous invite à lui transmettre les projets d'entente dans les meilleurs délais. [...] » 2. OBJET DE L’ENTENTE L’entente a pour objet de permettre au MEQ d’obtenir auprès des universités énumérées en annexe les renseignements requis pour effectuer la mise à jour des coordonnées des personnes visées par les enquêtes de type Relance. 3. ASSISES LÉGALES Les articles 1.1 et 1.2 de la Loi sur le ministère de l’Éducation (L.R.Q., c. M-15) édictent : 1.1. Le ministre exerce ses fonctions dans les domaines de l'éducation préscolaire, de l'enseignement primaire et se-condaire, de l'enseignement collégial et de l'enseignement et de la recherche universitaires, à l'exception d'un enseignement relevant d'un autre ministre. 2 de 8
1.2. Le ministre élabore et propose au gouvernement des politiques relatives aux domaines de sa compétence, en vue notamment : 1° de promouvoir l'éducation; 2° de contribuer, par la promotion, le développement et le soutien de ces domaines, à l'élévation du niveau scientifique, culturel et professionnel de la population québécoise et des personnes qui la composent; 3° de favoriser l'accès aux formes les plus élevées du savoir et de la culture à toute personne qui en a la volonté et l'aptitude; 4° de contribuer à l'harmonisation des orientations et des activités avec l'ensemble des politiques gouvernementales et avec les besoins économiques, sociaux et culturels. Il dirige et coordonne l'application de ces politiques. Le ministre a également charge de l'application des lois confiées à sa responsabilité. Les articles 2 et 3 de la même loi prévoient : 2. Dans les domaines de sa compétence, les fonctions du ministre consistent plus particulièrement à : 1° adopter des mesures propres à contribuer à la formation et au développement des personnes; 2° assurer le développement des établissements d'enseignement et veiller à la qualité des services éducatifs dispensés par ces établissements; 3° favoriser la consultation et la concertation des ministères, organismes et personnes intéressées; 4° favoriser et coordonner le développement et la diffusion de l'information; 5° (paragraphe abrogé); 6° (paragraphe abrogé). 3. Le ministre peut exécuter ou faire exécuter les études et recherches qu'il juge utiles ou nécessaires à la poursuite de l'activité du ministère, par toute personne ou tout organisme qu'il désigne, ou par tout comité qu'il constitue à cette fin. Le premier paragraphe du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée Loi sur l’accès), prévoit : 3 de 8
68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement nominatif: 1 o à un organisme public lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou à la mise en oeuvre d'un programme dont cet organisme a la gestion; [...] Les articles 69 et 70 de la Loi sur l’accès prévoient : 69. La communication de renseignements nominatifs visée par les articles 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1 doit être faite de manière à assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs. Dans les cas où une entente écrite doit être conclue, cette entente doit mentionner les moyens mis en oeuvre pour assurer cette confidentialité. 70. Une entente en vertu de l'article 68 ou 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. Elle entre en vigueur sur avis favorable de la Commission. En cas d'avis défavorable de la Commission, cette entente peut être soumise au gouvernement pour approbation; elle entre en vigueur le jour de son approbation. Cette entente ainsi que l'avis de la Commission et l'approbation du gouvernement, le cas échéant, sont déposés à l'Assemblée nationale dans les trente jours de cet avis et de cette approbation si l'Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les trente jours de l'ouverture de la session suivante ou de la reprise de ses travaux. L'entente doit, en outre, être publiée à la Gazette officielle du Québec dans les trente jours de son dépôt à l'Assemblée nationale. Le gouvernement peut, après avoir pris l'avis de la Commission, révoquer en tout temps l'entente. 4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Le MEQ communique à l’université les renseignements suivants concernant les per-sonnes identifiées (i.e tous les diplômés de cette université) dans le cadre des enquêtes de type Relance : - le code permanent ou le code unique; - le numéro et le nom de la discipline dans laquelle la personne a diplômé; - l’année et la session de diplômation. 4 de 8
En retour, l’université communique au MEQ : - les nom et prénom; - le code permanent ou le code unique; - l’adresse de correspondance et les numéros de téléphone s’y rattachant. 5. CONSTATS 5.1 MODALITÉS DE COMMUNICATION - La demande de communication de renseignements détenus par l’université doit être faite par une personne autorisée par le MEQ. - Le MEQ fait parvenir à l’université une lettre présentant la nature de la demande, ainsi qu’une disquette qui contient les renseignements relatifs aux personnes identifiées dans le cadre des enquêtes de type Relance. - L’Université s’engage à transmettre les données dans les trente jours suivant la réception de la lettre. Les renseignements communiqués par l’université sont transmis par disquette. 5.2 MESURES DE SÉCURITÉ 5.2.1 Chaque partie s’engage, dans les quinze jours de l’entrée en vigueur de la présente entente, et lorsque nécessaire par la suite, à : - nommer et aviser les employés autorisés à recevoir et, le cas échéant, à consulter et utiliser les renseignements communiqués; - fournir à l’autre partie une liste qu’elle tient à jour des personnes autorisées à recevoir les renseignements communiqués et qui indique pour chacun de ceux-ci : - les nom et prénom; - le titre d’emploi et la fonction; - l’adresse et le numéro de téléphone au travail. 5.2.2 Chaque partie s’engage, lorsqu’elle reçoit des renseignements, à : - ne divulguer ces renseignements qu’aux personnes spécifiquement autorisées par elle à les recevoir et, le cas échéant, à les consulter et les utiliser dans le cadre de leurs fonctions; 5 de 8
- appliquer toutes les mesures de sécurité nécessaires afin que les personnes qui ne sont pas autorisées à recevoir, consulter ou utiliser les renseignements communiqués ne puissent pas y avoir accès; - détruire les renseignements qui lui ont été communiqués lorsque l’objet pour lequel ils ont été obtenus est accompli, sous réserve de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1). 5.2.3 Les clauses en matière de sécurité qui sont intégrées aux contrats des mandataires du MEQ dans le but de protéger les renseignements personnels font l’objet de contrôle régulier du MEQ afin de s’assurer de leur respect. Chaque enquête impliquant la communication de renseignements personnels fait l’objet d’une inscription au registre des communications et les mandataires ont l’obligation de respecter un libellé d’introduction conforme à l’article 65 de la Loi sur l’accès lors des entrevues. Ce texte est rédigé de façon à garantir le respect du principe du volontariat. Les mandataires reçoivent des instructions précises dans le but d’exclure toute manœuvre inquisitoire de dépistage et toute vérification des coordonnées qui nécessiterait la communication de renseignements personnels à des tiers. Le MEQ a entièrement dénominalisé les données qu’il avait recueillies depuis le début de ces enquêtes et assure dorénavant la destruction des renseignements d’identification après chaque enquête. 6. ANALYSE Dans sa lettre du 5 juin 2003, la Commission avait invité le MEQ à lui soumettre des projets d’entente lui permettant d’obtenir des établissements d’enseignement, les renseignements nominatifs nécessaires aux collectes de type Relance auprès de personnes de formations professionnelle, technique et universitaire. Les collectes visent à permettre de recueillir des informations dans les champs d’activité suivants : 1. l’information scolaire et professionnelle fournie notamment aux élèves, aux étudiants, aux conseillers d’orientation et aux spécialistes en information scolaire et professionnelle; 2. la Carte des enseignements, où le MEQ établit l’offre de services éducatifs qui se traduit par l’autorisation de dispenser les programmes d’études de la formation professionnelle et de la formation technique, par leur implantation et par 6 de 8
l’attribution des ressources nécessaires à leur mise en oeuvre sur tout le territoire du Québec; 3. l’élaboration, la révision et l’approbation de programmes d’études; 4. l’évaluation de la qualité des enseignements et de la performance des éta-blissements. L’un des principaux objectifs des enquêtes Relance vise à répondre aux différents besoins d’information scolaire et professionnelle des étudiants, des personnes qui désirent réintégrer le système d’éducation et des personnes qui ont comme profession de les guider dans leurs choix de carrière. Les résultats des enquêtes Relance permettent de tracer un portrait assez complet de la situation d’insertion dans le marché du travail des personnes près d’un an après la sortie des études. Ces portraits, pris à des moments comparables, année après année, offrent une base historique solide à toute personne qui s’intéresse à la transition entre les études et le marché du travail et permettent de dégager des tendances lourdes en terme d’orientation scolaire et de prévisions de programmes porteurs d’emploi. Des renseignements sont fournis pour chaque programme d’études et pour chaque région administrative selon un ensemble d’indicateurs et de variables démographiques usuelles. Ils sont mis à jour à chaque année. À titre indicatif, parmi les questions posées au cours de ces enquêtes, certaines portent sur les principales tâches accomplies dans leur emploi par les personnes récemment diplômées et d’autres sur les liens qui existent entre le travail effectué et la formation reçue. Ces renseignements originaux sont analysés et transmis aux différents groupes responsables au MEQ de la révision des programmes d’études. La tenue de ces enquêtes requiert une mise à jour des coordonnées inscrites dans les fichiers détenus par le MEQ. Les fichiers contenant l’information la plus récente sont détenus par les établissements d’enseignement. 7. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des documents reçus, la Commission fait les constats suivants quant au projet d’entente : - le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu de l’article 68 (1 o ) de la Loi sur l’accès; - le MEQ a établi qu’il existe un rapport direct entre les pouvoirs qui lui sont dévolus par sa loi constitutive, les lois dont l’application relève de sa juridiction et les fins poursuivies par les enquêtes de type Relance. Le lien entre les pouvoirs du MEQ et 7 de 8
les mandats qui lui sont impartis par la loi s’expriment notamment par le biais des enquêtes de type Relance; - il fait partie des attributions du MEQ de procéder à la collecte de renseignements personnels dans le but spécifique d’établir l’offre des programmes d’études des différents réseaux, d’arrêter leur mise à jour et, enfin, d’assurer la pertinence des programmes d’études en fonction de l’évolution du marché du travail; - la réalisation des enquêtes suppose une communication, sans le consentement des intéressés, de renseignements nominatifs détenus par les établissements universitaires, ceux-ci détenant des renseignements plus récents que ceux du MEQ sur les coordonnées de leurs étudiants. La conclusion d’ententes avec les universités permet cette communication; - le MEQ et les universités ont précisé différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs communiqués. La Commission prend acte des mesures prises et se réserve le droit d'en évaluer la pertinence et la suffisance. Ayant fait ces constats, la Commission émettra un avis favorable sur réception de l’entente signée modifiée par le remplacement, au point 3.2 du projet d’entente, de « les coordonnées (les adresses et tous les numéros de téléphone reliés au dossier) par « l’adresse de correspondance et les numéros de téléphone s’y rattachant ». 8 de 8
Québec, le 29 janvier 2004 Madame Diane Gagnon Directrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Ministère de l'Éducation Édifice Marie-Guyart, 26 e étage 1035, rue De La Chevrotière Québec (Québec) G1R 5A5 N/Réf. : 04 00 03 Madame, Vous trouverez ci-joint l'avis de la Commission d'accès à l'information (Commission) relativement au projet d'entente concernant des échanges de renseigne-ments personnels entre les établissements universitaires et le ministère de l'Éducation du Québec (MEQ). Lors de sa dernière assemblée, la Commission a analysé le projet d’entente et me prie de vous informer qu’elle constate que : - le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu de l’article 68 (1 o ) de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels; - le MEQ a établi qu’il existe un rapport direct entre les pouvoirs qui lui sont dévolus par sa loi constitutive, les lois dont l’application relève de sa juridiction et les fins poursuivies par les enquêtes de type Relance. Le lien entre les pouvoirs du MEQ et les mandats qui lui sont impartis par la loi s’expriment notamment par le biais des enquêtes de type Relance; - il fait partie des attributions du MEQ de procéder à la collecte de renseignements personnels dans le but spécifique d’établir l’offre des programmes d’études des diffé-rents réseaux, d’arrêter leur mise à jour et, enfin, d’assurer la pertinence des programmes d’études en fonction de l’évolution du marché du travail;
2 - la réalisation des enquêtes suppose une communication, sans le consentement des intéressés, de renseignements nominatifs détenus par les établissements universitaires, ceux-ci détenant des renseignements plus récents que ceux du MEQ sur les coordonnées de leurs étudiants. La conclusion d’ententes avec les universités permet cette communication; - le MEQ et les universités ont précisé différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs communiqués. La Commission prend acte des mesures prises et se réserve le droit d'en évaluer la pertinence et la suffisance. Ces constats faits, la Commission émettra un avis favorable sur réception de l’entente signée modifiée par le remplacement, au point 3.2 du projet d’entente, de « les coordonnées (les adresses et tous les numéros de téléphone reliés au dossier) par « l’adresse de correspondance et les numéros de téléphone s’y rattachant ». Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos sentiments les meilleurs. La secrétaire par intérim, CC/LB/lp Christyne Cantin p.j. (1)
Québec, le 19 mai 2004 Madame Diane Gagnon Directrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Ministère de l'Éducation du Québec Édifice Marie-Guyart, 26 e étage 1035, rue De La Chevrotière Québec (Québec) G1R 5A5 V/Réf. : 19-04-32/211 N/Réf. : 04 00 03 Madame, La Commission d'accès à l'information a bien reçu les ententes modifiées portant sur l’échange de renseignements nominatifs entre les établissements universitaires (liste en annexe) et le ministère de l'Éducation du Québec. Ce protocole est signé par les autorités des organismes concernés et conforme à la demande exprimée par la Commission dans sa lettre du 29 janvier 2004. La Commission émet donc un avis favorable à cette entente. Cette entente entre en vigueur immédiatement. Toutefois, l’entente ainsi que l’avis de la Commission devront être déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cet avis. L’entente doit en outre être publiée à la Gazette officielle du Québec dans les 30 jours de son dépôt à l’Assemblée nationale, et ce, conformément à l’article 70 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos sentiments les meilleurs. La secrétaire par intérim, CC/LB/lp Christyne Cantin p.j. (1)
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