AVIS DE LA COMMISSION D'ACCÈS À L'INFORMATION CONCERNANT LA COMMUNICATION DU NUMÉRO D’IDENTIFICATION MINISTÉRIEL PAR LE MINISTÈRE DE L'AGRICULTURE, DES PÊCHERIES ET DE L'ALIMENTATION À LA FINANCIÈRE AGRICOLE DU QUÉBEC DANS LE CADRE DE L’ADMINISTRATION DU PROGRAMME CANADIEN DE STABILISATION DU REVENU AGRICOLE DOSSIER 04 08 27 30 juin 2004
1. EXPOSÉ DE LA SITUATION En juin 2003, la Commission, dans le cadre de l’avis concernant la refonte des systèmes Programme d’analyse des troupeaux de boucherie du Québec (PATBQ) et Programme d’aide aux entreprises agroalimentaires (SINPAC) du ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ), avait eu à considérer l’utilisation d’un numéro d’identification ministériel unique, appelé NIM. Le NIM est un numéro unique au MAPAQ et est attribué à un client pour tous programmes auxquels il participe. L’identification unique vise à simplifier la vie aux clients qui veulent transiger avec le MAPAQ en leur évitant d’avoir à s’identifier à de multiples reprises et à mémoriser plusieurs identifiants. De plus, l’application de gestion du NIM a pour principale fonction de centraliser la production d’un numéro d’identification de toute la clientèle au MAPAQ. Dans le cadre de cet avis, le MAPAQ avait précisé au sujet du NIM : « L’introduction du NIM vise à accroître la protection des renseignements personnels. En effet, ce numéro d’identification est purement séquentiel et, contrairement au CP12, il ne comporte rien de personnel concernant le producteur. » L’avis concluait au sujet du NIM : « […] la Commission n’a pas objection à l’utilisation du NIM. » En juillet 2003, le Québec signait l’Accord-cadre fédéral – provincial – territorial sur un cadre stratégique agricole et agroalimentaire pour le vingt-et-unième siècle qui modifiait l’intervention fédérale en matière de sécurité du revenu agricole. L’administration de l’accord fut confiée au MAPAQ. Par l’Entente de mise en oeuvre du cadre stratégique agricole, le MAPAQ confirmait que l’administration des outils financiers et d’assurance destinés au monde agricole québécois demeurait sous la responsabilité de La Financière agricole du Québec. En raison de la réforme fédérale-provinciale des programmes en gestion des risques, La Financière agricole a mis fin, en 2002, à l’application du programme « Compte de stabilisation du revenu agricole » (CSRA), puis a implanté un nouvel outil de gestion des risques, soit le Programme canadien de stabilisation du revenu agricole (PCSRA). Parmi les critères généraux d’admissibilité pan-canadien, un particulier ou une entité doit, entre autres, au cours de l’année du programme PCSRA, avoir respecté toute autre exigence provinciale applicable. Au Québec, un participant doit fournir, lors de son inscription, son CP12 ou NIM afin de démontrer qu’il est reconnu producteur agricole par le MAPAQ. Ce même critère d’admissibilité prévalait déjà pour le programme CSRA. Dans les faits, La Financière agricole détient actuellement le CP12 de 18 915 producteurs agricoles. Depuis avril 2004, tous les clients inscrits à un programme ou à un service quelconque auprès du MAPAQ doivent s’identifier au moyen de leur NIM. L’implantation du NIM a mis fin à l’utilisation du CP12. 1 de 6
2. OBJET DE L'ENTENTE Le projet d’entente a pour objet la communication, par le MAPAQ, des NIM à La Financière agricole afin de permettre à cette dernière de vérifier l’admissibilité des entreprises agricoles au programme PCSRA. 3. ASSISES LÉGALES Le décret 1070-2003 du 9 octobre 2003 a confié l’administration de l’Accord-cadre fédéral – provincial – territorial sur un cadre stratégique agricole et agroalimentaire pour le vingt-et-unième siècle à la ministre de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation et, à cet égard, la Ministre entérinait l’Entente de mise en œuvre du cadre stratégique agricole qui confirme que l’administration des outils financiers et d’assurance destinés au monde agricole québécois demeure sous la responsabilité de La Financière agricole du Québec. L’article 27 de la Loi sur la Financière agricole du Québec (L.R.Q., c. L-01) édicte : 27. Le ministre peut prendre entente avec la société pour recueillir et communiquer des renseignements nominatifs nécessaires à l'application de la Loi sur le ministère de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentation (chapitre M-14), de ses règlements ou de la présente loi: 1° pour l'évaluation et la formulation de la politique agricole du gouvernement; 2° pour l'analyse de politiques, de programmes ou de projets, pour l'élaboration, le traitement ou la validation de données économiques, statistiques ou financières de référence ou pour réaliser une gestion intégrée des interventions financières; 3° pour la vérification de l'admissibilité de personnes ou d'entreprises à un avantage ou à un droit accordé en vertu de ces lois, règlements ou programmes ou le maintien de ceux-ci. L'entente précise notamment la nature des renseignements transmis, les moyens mis en oeuvre pour en assurer la confidentialité ainsi que les mesures de sécurité. Cette entente est soumise pour avis à la Commission d'accès à l'information selon les modalités prévues à l'article 70 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). 2 de 6
L’article 2 du Règlement sur l’enregistrement des exploitations agricoles et sur le remboursement des taxes foncières et des compensations (R.R.Q., c. M-14, r. 2.2) édicte : 2. Pour qu'une exploitation agricole soit admissible à l'enregistrement, la personne qui demande l'enregistrement doit démontrer que l'exploitation agricole a généré au cours de l'année civile précédente un revenu brut annuel égal ou supérieur à la valeur minimale de production agricole nécessaire pour se qualifier comme producteur en vertu de la Loi sur les producteurs agricoles (L.R.Q., c. P-28). […] L’article 70 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée Loi sur l’accès), édicte : 70. Une entente conclue en vertu de l'article 68 ou 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. Elle entre en vigueur sur avis favorable de la Commission. En cas d'avis défavorable de la Commission, cette entente peut être soumise au gouvernement pour approbation; elle entre en vigueur le jour de son approbation. Cette entente ainsi que l'avis de la Commission et l'approbation du gouvernement, le cas échéant, sont déposés à l'Assemblée nationale dans les trente jours de cet avis et de cette approbation si l'Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les trente jours de l'ouverture de la session suivante ou de la reprise de ses travaux. L'entente doit, en outre, être publiée à la Gazette officielle du Québec dans les trente jours de son dépôt à l'Assemblée nationale. Le gouvernement peut, après avoir pris l'avis de la Commission, révoquer en tout temps l'entente. 4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Dans un premier temps, La Financière agricole transmet au MAPAQ la liste des 19 000 CP12 qu’elle détient dans le cadre de la gestion de son programme CSRA. De plus, afin de valider le repérage et de s’assurer de l’identification de l’exploitation agricole, le CP12 sera jumelé : - lorsqu’il s’agit de particuliers faisant affaires sous une raison sociale, de société par actions, de société en nom collectif, de société en participation, de coopérative et, le cas 3 de 6
échéant, de fiducie, avec le numéro de l’entreprise du Québec (NEQ) déjà détenu par chacune des parties; - en ce qui concerne les autres types d’exploitations pour lesquelles il n’y a pas attribution du NEQ avec le numéro d’assurance sociale, également détenu par chacune des parties dans le cadre de leurs fonctions. Par la suite, le MAPAQ communique le NIM des entreprises agricoles correspondant à chacun des CP12 transmis par La Financière agricole. 5. CONSTATS 5.1 Concernant la communication La Financière agricole aura accès aux NIM des entreprises agricoles par communication du MAPAQ en une seule opération dès l’entrée en vigueur de la présente entente. 5.2 Concernant le mécanisme d’accès La communication de renseignements s’effectuera sur support CD-ROM, par messagerie ou courrier spécial. 5.3 Concernant le caractère confidentiel des renseignements personnels Chaque partie reconnaît le caractère confidentiel des renseignements personnels qui seront communiqués. Chaque partie garantit qu’en aucun cas ils ne seront divulgués à un tiers sans le consentement de la personne concernée et qu’ils ne seront utilisés que pour la réalisation de l’entente. De plus, La Financière agricole s’engage à faire en sorte que les renseignements personnels qui lui sont communiqués par le MAPAQ ne soient accessibles qu’aux seuls employés de La Financière agricole à qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. 5.4 Concernant les mesures de sécurité La Financière agricole s’engage à : - informer et à diffuser des directives à l'intention de son personnel quant aux obligations stipulées à la présente entente et quant au respect de la Loi sur l'accès; 4 de 6
- prendre toutes les mesures de sécurité relatives à l'intégrité physique des lieux où sont stockés les renseignements personnels afin que leur confidentialité soit garantie, tant lors de leur utilisation que lors de leur conservation. 6. ANALYSE Dans le cadre du PCSRA, et plus spécifiquement des lignes directrices pour le Québec, des exigences provinciales sont prévues dont celles d’avoir enregistré son entreprise agricole selon le Règlement sur l’enregistrement des exploitations agricoles et sur le remboursement des taxes foncières et des compensations. Cette réglementation et les renseignements s’y rattachant, dont le numéro d’enregistrement (CP12 ou NIM), relèvent de l’autorité du MAPAQ. Cette obligation dans les lignes directrices du PCSRA est justifiée par le fait qu’il est nécessaire, pour éviter toute ambiguïté sur la définition d’une exploitation agricole, d’utiliser une définition uniforme, claire et reconnue par tous. En ce sens, la réglementation du MAPAQ est déjà reconnue et utilisée à des fins comparables. La Financière agricole a recueilli auprès des exploitations agricoles, et plus particulièrement dans le cadre de l’application du CSRA, un certain nombre de CP12 qu’elle a pu valider du fait que la composition de ce numéro d’identification permet d’identifier, entre autres, le type d’exploitation et certains autres éléments. Cependant, compte tenu des changements survenus en 2004 touchant l’enregistrement des exploitations agricoles dans le cadre du règlement prévu à cet effet, La Financière agricole détient actuellement une information, soit le CP12, qui n’est plus valide depuis le 31 mars 2004. Par conséquent, il est nécessaire pour La Financière agricole d’obtenir le nouveau numéro d’enregistrement des exploitations agricoles, le NIM, afin qu’elle soit en mesure de faire respecter les exigences prévues aux lignes directrices servant à l’administration du PCSRA. 7. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des documents reçus, la Commission fait les constats suivants quant au projet d’entente : - le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu de l’article 27 de la Loi sur La Financière agricole du Québec; - l’application du PCSRA suppose la communication, sans le consentement des intéressés, de renseignements nominatifs entre La Financière agricole du Québec et le MAPAQ. La conclusion d’une entente permet cette communication; 5 de 6
- le MAPAQ et La Financière agricole du Québec ont précisé différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs communiqués. La Commission prend acte des mesures prises et se réserve le droit d'en évaluer la pertinence et la suffisance. Ces constats faits, la Commission émet un avis favorable. Par ailleurs, la Commission demande aux organismes de lui soumettre les modalités selon lesquelles ils entendent informer la population des échanges de renseignements auxquels ils procèdent. La Commission demande, en outre, que lui soient soumis les textes précisant les noms des ministères ou organismes avec lesquels des échanges de renseignements sont effectués. Ces textes devront lui être transmis avant le 30 septembre 2004 et ils devront être maintenus à jour les années subséquentes lors de la réimpression des documents. 6 de 6
Québec, le 12 juillet 2004 Madame Christine Massé Responsable de la Loi sur l’accès et protection La Financière agricole du Québec 5825, rue Saint-Georges Lévis (Québec) G6V 4L2 N/Réf. : 04 08 27 Madame, Vous trouverez ci-joint l'avis de la Commission d'accès à l'information relative-ment à un projet d'entente concernant la communication de renseignements personnels entre le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation (MAPAQ) et La Financière agricole du Québec dans le cadre de l’administration du Programme canadien de stabilisation du revenu agricole (PCSRA). Lors de son assemblée du 30 juin dernier, la Commission a analysé le projet d’entente et me prie de vous informer qu’elle constate que : - le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu de l’article 27 de la Loi sur La Financière agricole du Québec; - l’application du PCSRA suppose la communication, sans le consentement des intéressés, de renseignements nominatifs entre La Financière agricole du Québec et le MAPAQ. La conclusion d’une entente permet cette communication; - le MAPAQ et La Financière agricole du Québec ont précisé différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs communiqués. La Commission prend acte des mesures prises et se réserve le droit d'en évaluer la pertinence et la suffisance. Ces constats faits, la Commission émet un avis favorable.
2 Par ailleurs, la Commission demande aux organismes de lui soumettre les modalités selon lesquelles ils entendent informer la population des échanges de renseignements auxquels ils procèdent. La Commission demande, en outre, que lui soient soumis les textes précisant les noms des ministères ou organismes avec lesquels des échanges de renseignements sont effectués. Ces textes devront lui être transmis avant le 30 septembre 2004 et ils devront être maintenus à jour les années subséquentes lors de la réimpression des documents. Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos sentiments les meilleurs. La secrétaire par intérim, CC/LB/cg Christyne Cantin p.j. (1) c.c. M. Yvon Bougie, MAPAQ
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