AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT UN PROJET D’ENTENTE ENTRE LE MINISTÈRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX ET LA SOCIÉTÉ DE L’ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC DOSSIER 03 19 10 19 NOVEMBRE 2003
1. MISE EN CONTEXTE La Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ) doit rembourser annuellement au fonds consolidé du revenu un montant représentant le coût annuel des services de santé occasionnés par les accidents d’automobile. Pour procéder aux études servant à déterminer ce coût annuel, la SAAQ doit obtenir certains renseignements concernant le coût des services assumés par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) et occasionnés par les accidents d’automobile. Pour ce faire, la SAAQ, dans un premier temps, communiquerait au MSSS le fichier identifiant les personnes accidentées de la route. Sur réception, le MSSS vérifierait si les personnes identifiées apparaissent dans le « Fichier MED-ECHO ». Lorsque c’est le cas, le MSSS communiquerait à la SAAQ, une fois par an, les renseignements concernant les hospitalisations survenues durant la période considérée. 2. OBJET DE L’ENTENTE Le projet d’entente présenté a pour objet de permettre à la SAAQ d’obtenir le coût des services défrayés par le MSSS et occasionnés par les accidents d’automobile. Les services défrayés réfèrent aux services assurés dispensés par les établissements. 3. ASSISES LÉGALES L’article 2 de la Loi sur l'assurance-hospitalisation (L.R.Q., c. A-28) prévoit : 2. Afin que les résidents du Québec et les autres personnes déterminées par règlement reçoivent gratuitement des services assurés selon des modalités uniformes, le ministre attribue aux établissements visés par la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (chapitre S-5) et qui exploitent un centre hospitalier et à l'établissement visé à la partie IV.2 de la Loi sur les services de santé et les services 1 de 6
sociaux (chapitre S-4.2) les sommes nécessaires au financement du coût des services assurés qu'ils dispensent et il s'assure que chaque régie régionale en fasse autant à l'égard des établissements de sa région qui exploitent un centre hospitalier et à l'égard de ceux qui exploitent un centre d'hébergement et de soins de longue durée et que le ministre détermine. Le financement des services assurés dispensés par les établissements visés au premier alinéa est fait conformément aux dispositions de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris ou de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2), selon le cas. La Loi sur l’assurance automobile (L.R.Q., c. A-25) prévoit que la SAAQ rembourse au fonds consolidé du revenu le coût des services de santé occasionnés par les accidents d’automobile. L’article 155.2 de cette loi édicte : 155.2. Pour l'exercice financier 1999 et les exercices financiers subséquents de la Société, la somme représentant le coût annuel des services de santé occasionnés par les accidents d'automobile et assumés par la Régie de l'assurance maladie du Québec est déterminée par entente entre cet organisme, le ministre des Finances et la Société. Pour ces mêmes exercices financiers, la somme représentant le coût annuel des services de santé occasionnés par les accidents d'automobile et assumés par le ministère de la Santé et des Services sociaux est déterminée par entente entre le ministre de la Santé et des Services sociaux, le ministre des Finances et la Société. Si, pour un exercice financier donné, les ententes prévues au présent article ne sont pas conclues, la Société verse alors, pour cet exercice, la somme indiquée à l'article 155.1. La Société verse annuellement au fonds consolidé du revenu, en deux montants égaux, le 31 mars et le 30 2 de 6
septembre, la somme représentant le coût des services de santé. L’article 155.4 de la Loi sur l’assurance automobile prévoit : 155.4. Les parties visées au présent chapitre peuvent échanger les renseignements nominatifs nécessaires à son application. Elles concluent alors une entente précisant notamment les renseignements transmis, les moyens mis en oeuvre pour en assurer la confidentialité ainsi que les mesures de sécurité. Cette entente est soumise pour avis à la Commission d'accès à l'information. En cas d'avis défavorable, l'entente peut être soumise au gouvernement pour approbation; elle entre alors en vigueur le jour de son approbation. L'entente conclue, accompagnée de l'avis de la Commission d'accès à l'information et, le cas échéant, de l'approbation du gouvernement, est déposée à l'Assemblée nationale dans les 30 jours de cet avis ou de cette approbation, selon le cas, ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. L’article 68.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après Loi sur l'accès) édicte : 68.1 Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels aux fins de le comparer, le coupler ou l'apparier avec un fichier détenu par une personne ou un organisme si cette communication est nécessaire à l'application d'une loi au Québec. Ces opérations s'effectuent dans le cadre d'une entente écrite. 3 de 6
4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS La SAAQ communique au MSSS les renseignements suivants concernant les personnes accidentées de la route, renseignements qui proviennent de ses fichiers « Rapport d’accident », « Indemnisation » et « Transport ambulancier » : a) numéro d’assurance maladie, si disponible; b) nom de famille; c) prénom; d) date de naissance; e) sexe; f) date de l’accident; g) date de fin de la dernière période d’indemnité de remplacement du revenu; h) numéro de réclamation de la SAAQ s’il y a lieu; i) numéro séquentiel de la SAAQ. Le MSSS vérifie si la personne ainsi identifiée apparaît dans son « Fichier MED-ÉCHO » et communique à la SAAQ les renseignements concernant les hospitalisations survenues à partir de la date de l’accident et dont copie est annexée au présent avis. 5. CONSTATS 5.1 MODALITÉS DE COMMUNICATION La communication des renseignements se fait sur support informatique, par messagerie interne, par transporteur sécuritaire ou par télécommunication sécurisée, et ce, une fois par année civile. 5.2 OBLIGATIONS DES PARTIES Chaque partie reconnaît le caractère confidentiel des renseignements qui lui sont communiqués. À cette fin, chaque partie s’engage à prendre des mesures de sécurité, entre autres : • ne divulguer ces renseignements qu’aux personnes autorisées, soit les employés affectés à cet échange de renseignements et à la réalisation des études visant à déterminer les coûts de santé; 4 de 6
• veiller à ce que les personnes non autorisées ne puissent accéder aux renseignements, en appliquant toutes les mesures de sécurité nécessaires; • n’intégrer, s’il y a lieu, les renseignements communiqués que dans les seuls dossiers des personnes concernées; • détruire de façon sécuritaire les fichiers reçus dès que l’objet pour lequel ils ont été obtenus a été accompli; • tenir un registre des échanges effectués; • n’utiliser les renseignements communiqués que pour les fins prévues au projet d’entente. 5.3 INFORMATION DES PERSONNES CONCERNÉES La SAAQ entend informer les personnes concernées au moyen de son rapport annuel d’activité. Le prochain rapport annuel contiendra la liste des ententes administratives relatives à la communication de renseignements personnels. 6. ANALYSE L’article 155.2 prévoit notamment que la somme représentant le coût annuel des services de santé occasionnés par les accidents d’automobile et assumés par le MSSS est défrayé par la SAAQ. Toutefois, la SAAQ ne détient aucun renseignement concernant les hospitalisations des personnes accidentées de la route. Ces renseignements s’avèrent nécessaires afin de déterminer le montant à rembourser au fonds consolidé. La SAAQ ne peut recourir au consentement des personnes concernées en raison de leur grand nombre (plus de 50 000 accidentés de la route pour l’année 2001). L’article 155.4 prévoit que les échanges de renseignements entre le MSSS et la SAAQ doivent faire l’objet d’une entente qui doit être soumise pour avis à la Commission. Pour obtenir les renseignements demandés, la SAAQ peut, conformément à l’article 68.1 de la Loi sur l’accès et sans le consentement des personnes concernées, communiquer au MSSS un fichier de renseignements nominatifs aux fins de le 5 de 6
comparer, le coupler ou l’apparier parce que cette communication est nécessaire à l’application d’une loi au Québec. 7. CONCLUSION La Commission reconnaît que des articles de la Loi sur l’assurance automobile précisent les modalités relatives au remboursement des coûts de santé occasionnés par les accidents d’automobile. La Commission reconnaît également qu’un couplage en vertu de l’article 68.1 de la Loi sur l’accès est nécessaire afin d’identifier les personnes visées. La Commission constate que le MSSS et la SAAQ ont précisé différentes mesures afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs communiqués. La Commission prend acte des mesures prises et se réserve le droit d'en évaluer la pertinence et la suffisance. La Commission émettra un avis favorable relativement au projet d’entente présenté sur réception du document signé. 6 de 6
Québec, le 20 novembre 2003 M e Claude Gélinas Responsable de l'accès à l'information Société de l'assurance automobile du Québec 333, boul. Jean-Lesage Local N-6-1 Québec (Québec) G1K 8J6 N/Réf. : 03 19 10 Monsieur, Lors de son assemblée du 19 novembre 2003, la Commission d'accès à l'information (Commission) a procédé à l'analyse du projet d'entente entre le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) et la Société de l'assurance automobile du Québec (SAAQ). La Commission reconnaît que des articles de la Loi sur l’assurance automobile précisent les modalités relatives au remboursement des coûts de santé occasionnés par les accidents d’automobile. La Commission reconnaît également qu’un couplage en vertu de l’article 68.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels est nécessaire afin d’identifier les personnes visées.
2 La Commission constate que le MSSS et la SAAQ ont précisé différentes mesures afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs communiqués. La Commission prend acte des mesures prises et se réserve le droit d'en évaluer la pertinence et la suffisance. La Commission émettra un avis favorable relativement au projet d’entente présenté sur réception du document signé. Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments les meilleurs. La secrétaire par intérim, CC/LB/lp Christyne Cantin p.j. c.c. M. Claude Lamarre, MSSS
Québec, le 8 janvier 2004 M e Claude Gélinas Directeur du secrétaire des affaires juridiques Société de l'assurance automobile du Québec 333, boul. Jean-Lesage, local N-6-1 Québec (Québec) G1K 8J6 N/Réf. : 03 19 10 Monsieur, La Commission d'accès à l'information a bien reçu l'entente portant sur l’échange de renseignements nominatifs entre le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) et la Société de l'assurance automobile du Québec. Ce protocole est signé par les autorités des deux organismes concernés et conforme à la demande exprimée par la Commission dans sa lettre du 20 novembre 2003. La Commission émet donc un avis favorable à cette entente. Cette entente entre en vigueur immédiatement. Toutefois, l’entente ainsi que l’avis de la Commission devront être déposés à l’Assemblée nationale. L’entente doit en outre être publiée à la Gazette officielle du Québec dans les 30 jours de son dépôt à l’Assemblée nationale, le tout conformément à l’article 70 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments les meilleurs. La secrétaire par intérim, CC/LB/cg Christyne Cantin c.c. M. Claude Lamarre, MSSS
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