AVIS DE LA COMMISSION D'ACCÈS À L'INFORMATION CONCERNANT LA TRANSMISSION DES FICHIERS DE NOTES DES ÉLÈVES DE CINQUIÈME SECONDAIRE ENTRE LA COMMISSION SCOLAIRE … ET LE CÉGEP … DOSSIER 04 19 34 23 février 2005
1. EXPOSÉ DE LA SITUATION Le projet d’entente présenté est en fait une entente-type qui serait utilisée par les cégeps et leurs mandataires, soit le Service régional d’admission au collégial de Québec (SRAQ) ainsi que le Service régional d’admission au collégial de Montréal (SRAM) et les 72 commissions scolaires du Québec. Le SRAQ et le SRAM, incorporés en vertu de la Loi sur les compagnies, 3 e partie, regroupent respectivement 13 1 et 25 cégeps francophones et sont mandatés par ceux-ci pour agir en leur nom afin de centraliser et de traiter les demandes d’admission. Pour réaliser son mandat, les Services régionaux d’admission au collégial informatisent toutes les demandes d’admission qui comprennent, notamment, un dossier scolaire complet. L’admission dans un cégep est conditionnelle à l’obtention du diplôme d’études secondaires, aux normes d’admission au collégial et aux préalables du programme, le cas échéant. Il faut rappeler que les examens de la 2 e étape, au secondaire, sont administrés entre le 24 et le 28 janvier. Après correction, les notes sont communiquées aux élèves entre le 10 et le 20 février. Sur réception des notes, des élèves de cinquième secondaire qui ne se sont pas encore inscrits auprès d’un cégep peuvent le faire. Avec l’implantation de la demande d’admission par Internet, les élèves peuvent transmettre leur demande d’admission jusqu’au 1 er mars à 23 h 59. Le SRAQ et le SRAM débutent l’analyse des dossiers dès le 2 mars et, cinq à sept jours plus tard, informent le cégep et le candidat de l’admissibilité de ce dernier dans un programme choisi. Les cégeps prennent environ trois semaines pour faire la sélection. Avec cet échéancier serré, le SRAQ et le SRAM ne sont pas en mesure d’attendre le bulletin format papier, lequel pourrait prendre jusqu’à deux semaines pour lui parvenir en raison du grand territoire couvert par chacun. Il y a eu également au cours des dernières années la falsification de bulletins par des candidats. En effet, les moyens techniques étant nettement plus ingénieux, certains candidats ont fait parvenir de faux documents qui ne peuvent être détectés. Le SRAQ et le SRAM ont pour mandat de rendre le traitement des dossiers le plus équitable possible. À cette fin, la récupération des notes par voie électronique assure à tous les candidats un traitement équitable, notamment, dans les programmes dans lesquels les cégeps exercent une sélection. Par ailleurs, depuis la mise en place des cégeps en 1967, les conventions collectives obligent les cégeps à fournir en date du 15 avril la prévision du nombre de professeurs nécessaire à l’enseignement. Les cégeps doivent donc, pour cette date, avoir une bonne idée du nombre et de la répartition des élèves inscrits. Pour ces raisons, les commissions scolaires, les cégeps, le SRAQ et le SRAM ont convenu de soumettre pour avis un projet d’entente permettant l’accès à tout le fichier de notes de cinquième secondaire, accès toutefois limité à une durée de dix jours. 1 Les cinq cégeps francophones restants se joindront au SRAQ au cours de 2005. 1 de 7
2. OBJET DE L'ENTENTE Le projet d’entente-type présenté a pour objet de permettre à une commission scolaire de transmettre à un cégep, via son mandataire, soit le SRAQ ou le SRAM, les résultats disponibles du cinquième secondaire en cours de tous les élèves inscrits. 3. ASSISES LÉGALES L’article 18 de la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel (L.R.Q., c. C-29) prévoit : 18. Le gouvernement établit, par règlement, le régime des études collégiales. Ce régime porte sur le cadre général d'organisation de l'enseignement collégial, notamment en ce qui concerne l'admission et l'inscription des étudiants, les programmes d'études, l'évaluation des apprentissages et la sanction des études, et peut déterminer les attributions respectives du ministre et des collèges en ces matières. Le régime peut notamment : a) confier au ministre la responsabilité d'établir, dans le cadre du régime, des programmes d'études conduisant au diplôme d'études collégiales et le nombre d'unités alloué à chacun; le régime peut toutefois confier aux collèges la responsabilité de déterminer certains éléments de ces programmes; b) autoriser, avec ou sans conditions, le ministre à reconnaître, comme des programmes conduisant au diplôme d'études collégiales, des programmes d'études autres que ceux qu'il a établis dans le cadre du régime; c) prévoir que des programmes d'études techniques conduisant à une attestation d'études collégiales décernée par le collège peuvent être établis par ce dernier et, à cette fin, déterminer les cas où l'autorisation du ministre n'est pas requise pour la mise en oeuvre de tels programmes d'établissement et ceux où l'autorisation peut être assortie de conditions; d) confier aux collèges la responsabilité d'évaluer les apprentissages, sous réserve de ce qui peut être prévu par ailleurs au régime, notamment en ce qui a trait au pouvoir du ministre d'imposer des épreuves uniformes; e) prévoir que le ministre peut déléguer à un collège, aux conditions qu'il détermine et après recommandation de la Commission d'évaluation de l'enseignement collégial, tout ou partie de sa responsabilité en matière de sanction des études prévue par le régime; f) prévoir que le ministre détermine la date limite au-delà de laquelle un étudiant ne pourra abandonner un cours sans qu'un échec ne soit porté à son bulletin; 2 de 7
g) autoriser, avec ou sans conditions, les collèges à reconnaître des équivalences ou à accorder à un étudiant des dispenses ou substitutions de cours; h) prévoir que le ministre peut déterminer des activités de mise à niveau qui peuvent être rendues obligatoires par un collège. Tout projet de règlement visé par le présent article est soumis à l'examen du Conseil supérieur de l'éducation. Le ministre peut établir des modalités d'application du régime. Ces modalités peuvent prévoir toute mesure en vue de permettre l'application progressive du régime. L’article 2 de la section II du Règlement sur le régime des études collégiales (C-29, r. 5.1.1) prévoit : 2. Est admissible à un programme conduisant au diplôme d'études collégiales la personne qui satisfait aux conditions suivantes : 1° elle est titulaire du diplôme d'études secondaires ou du diplôme d'études professionnelles décerné par le ministre de l'Éducation; 2° elle a accumulé le nombre d'unités alloué par le Régime pédagogique de l'enseignement secondaire (D. 74-90 [I-13.3, r. 4]) pour l'apprentissage de l'histoire et des sciences physiques de 4 e secondaire, pour l'apprentissage de la langue d'enseignement et de la langue seconde de 5 e secondaire ainsi que pour l'apprentissage des mathématiques de 5 e secondaire ou d'un cours de mathématiques de 4 e secondaire que détermine le ministre et dont les objectifs présentent un niveau de difficultés comparable; 3° elle satisfait, le cas échéant, aux conditions particulières d'admission au programme que peut établir le ministre; 4° elle satisfait, le cas échéant, aux conditions particulières d'admission établies par le collège en application de l'article 19 de la Loi sur les collèges d'enseignement général et professionnel. Est admissible à un programme conduisant au diplôme d'études collégiales désigné par le ministre, aux conditions qu'il détermine, la personne titulaire du diplôme d'études professionnelles. Ces conditions sont établies pour chaque programme, en fonction de la formation professionnelle acquise à l'ordre d'enseignement secondaire, de manière à assurer la continuité de la formation. Un collège peut toutefois admettre une personne qui possède une formation qu'il juge équivalente. 3 de 7
Les articles 68 et 70 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée Loi sur l’accès) prévoient : 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement nominatif : 1° à un organisme public lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou à la mise en oeuvre d'un programme dont cet organisme a la gestion; 2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient. Ces communications s'effectuent dans le cadre d'une entente écrite. 70. Une entente conclue en vertu de l'article 68 ou 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. Elle entre en vigueur sur avis favorable de la Commission. En cas d'avis défavorable de la Commission, cette entente peut être soumise au gouvernement pour approbation; elle entre en vigueur le jour de son approbation. Cette entente ainsi que l'avis de la Commission et l'approbation du gouvernement, le cas échéant, sont déposés à l'Assemblée nationale dans les trente jours de cet avis et de cette approbation si l'Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les trente jours de l'ouverture de la session suivante ou de la reprise de ses travaux. L'entente doit, en outre, être publiée à la Gazette officielle du Québec dans les trente jours de son dépôt à l'Assemblée nationale. Le gouvernement peut, après avoir pris l'avis de la Commission, révoquer en tout temps l'entente. 4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Pour chacun des élèves qui fréquentent une classe de cinquième secondaire, les renseignements suivants seraient communiqués : - code d’organisme-école; - code permanent de l’élève; - numéro des cours suivis de cinquième secondaire; - note de l’élève de chacun de ses cours; - moyenne de groupe pour établir le classement des candidats dans les programmes contingentés. 4 de 7
5. CONSTATS 5.1 Concernant la fréquence et les modalités La commission scolaire transmet au cégep, via son mandataire, soit le SRAQ ou le SRAM, les renseignements vers le 20 février de chaque année. La transmission s’effectue par voie électronique et les renseignements sont encryptés. 5.2 Concernant les mesures de sécurité Le SRAQ et le SRAM s’engagent à prendre des mesures pour protéger la confidentialité des renseignements transmis par la commission scolaire, entre autres : - au sein de l’organisme, seul le personnel du secteur informatique est autorisé à intégrer les renseignements dans le dossier élève de celui qui a effectué une demande d’admission. Pour les autres élèves qui n’ont pas effectué de demande d’admission, aucun traitement n’est permis; - dans les quinze jours de l’entrée en vigueur de la présente entente, chaque partie nomme les personnes autorisées à transmettre et recevoir les renseignements et fournit à l’autre une liste de personnes ainsi autorisées; - dès que les dossiers des élèves qui ont effectué une demande d’admission auront été complétés par le SRAQ ou le SRAM, tous les renseignements transmis dans le cadre de cette entente doivent être détruits au plus tard dix jours après le 1 er mars de chaque année, soit celle de la date limite du premier tour d’admission dans les collèges; - les renseignements reçus ne seront utilisés, consultés, gérés, transmis ou traités d’une quelconque façon que dans le but de servir aux fins pour lesquelles ils ont été mis à sa disposition. 5.3 Information des personnes concernées Au début de chaque année scolaire, la commission scolaire s’engage à informer tous les élèves de cinquième secondaire de la transmission des résultats scolaires au cégep, via son mandataire (SRAQ ou SRAM) en vue d’une éventuelle admission dans un cégep membre. Le SRAQ et le SRAM s’engagent à diffuser sur leur site Internet l’entente intervenue entre les cégeps et les commissions scolaires en regard de la transmission des résultats scolaires par les commissions scolaires et de fournir sur demande le texte de l’entente. 5 de 7
6. ANALYSE Afin de procéder à l’analyse des dossiers d’admission des candidats, les cégeps et leurs mandataires (SRAQ ou SRAM) ont besoin des résultats du cinquième secondaire en cours. L’élève qui effectue une demande d’admission donne par écrit son consentement (voir le formulaire annexé) à ce que la commission scolaire qu’il fréquente transmette ses résultats scolaires au cégep ou à son mandataire. Comme ce ne sont pas tous les élèves de cinquième secondaire qui vont présenter une demande d’admission à un cégep, donc qui auront consenti, une demande d’avis a été acheminée à la Commission afin de permettre la communication des résultats scolaires de tous les élèves. La demande d’admission s’effectue depuis le 1 er septembre 2003 uniquement par Internet. Cette façon de procéder implique toutefois que les élèves n’ont pas le temps nécessaire pour faire parvenir leurs résultats scolaires avant le 1 er mars. Cette transmission a occasionné en 2003 et 2004 des erreurs de saisie et de traitement des dossiers scolaires. De plus, le SRAQ et le SRAM ne seraient pas en mesure de traiter dans les délais requis les dossiers présentés dans la dernière semaine de février, si la transmission des bulletins format papier était maintenue. 7. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des différents documents reçus, la Commission fait les constats suivants : - le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès; - les renseignements communiqués sont nécessaires aux cégeps et à leurs mandataires, le SRAQ et le SRAM, pour l’évaluation des dossiers; - les élèves désirant s’inscrire dans l’un ou l’autre des cégeps ont donné leur consentement à ce que des renseignements les concernant soient communiqués à ceux-ci et à leurs mandataires; - comme ce ne sont pas tous les élèves qui poursuivent leurs études dans un cégep, il n’y a donc pas de consentement pour tous les dossiers qui seront communiqués; - une entente est nécessaire pour permettre la communication de ces données. Le SRAQ et le SRAM ainsi que les commissions scolaires ont convenu de différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs communiqués dont la Commission pourra évaluer la pertinence et la suffisance ultérieurement. 6 de 7
Ainsi, la Commission émet un avis favorable au projet d’entente-type qui lui est soumis. Toutefois, toute entente signée entre un cégep et une commission scolaire qui ne serait pas en tout point conforme au texte approuvé ci-joint devra être soumis à la Commission. De plus, la présente décision de la Commission devra être transmise par le SRAQ et le SRAM à chacune des parties impliquées. Par ailleurs, la Commission demande au SRAQ et au SRAM de lui soumettre la manière dont les commissions scolaires entendent informer tous les élèves concernés par les communications de renseignements auxquelles elles procèdent. À cette fin, un texte devra être soumis à la Commission avant le 30 avril 2005. 7 de 7
Québec, le 1 er mars 2005 Monsieur Claude Maheux Directeur exécutif Service régional d’admission au collégial de Québec 1096, route de l’Église Sainte-Foy (Québec) G1V 3V9 N/Réf. : 04 19 34 Monsieur, Vous trouverez ci-joint l'avis de la Commission d'accès à l'information (Commission) concernant la transmission des fichiers de notes des élèves de cinquième secondaire. Lors de sa dernière assemblée, la Commission a analysé le projet d’entente et me prie de vous informer qu’elle constate que : - le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu de l’article 68 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels; - les renseignements communiqués sont nécessaires aux cégeps et à leurs mandataires, le Service régional d’admission au collégial de Québec (SRAQ) et le Service régional d’admission au collégial de Montréal (SRAM), pour l’évaluation des dossiers; - les élèves désirant s’inscrire dans l’un ou l’autre des cégeps ont donné leur consentement à ce que des renseignements les concernant soient communiqués à ceux-ci et à leurs mandataires; - comme ce ne sont pas tous les élèves qui poursuivent leurs études dans un cégep, il n’y a donc pas de consentement pour tous les dossiers qui seront communiqués;
2 - une entente est nécessaire pour permettre la communication de ces données. Le SRAQ et le SRAM ainsi que les commissions scolaires ont convenu de différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs communiqués dont la Commission pourra évaluer la pertinence et la suffisance ultérieurement. Ainsi, la Commission émet un avis favorable au projet d’entente-type qui lui est soumis. Toutefois, toute entente signée entre un cégep et une commission scolaire qui ne serait pas en tout point conforme au texte approuvé ci-joint devra être soumis à la Commission. De plus, la présente décision de la Commission devra être transmise par le SRAQ et le SRAM à chacune des parties impliquées. Par ailleurs, la Commission demande au SRAQ et au SRAM de lui soumettre la manière dont les commissions scolaires entendent informer tous les élèves concernés par les communications de renseignements auxquelles elles procèdent. À cette fin, un texte devra être soumis à la Commission avant le 30 avril 2005. Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments les meilleurs. La secrétaire par intérim, CC/LB/lp Christyne Cantin p.j. (2)
Québec, le 25 mai 2005 Monsieur Claude Maheux Directeur exécutif Service régional d’admission au collégial de Québec 1096, route de l’Église Sainte-Foy (Québec) G1V 3V9 N/Réf. : 04 19 34 Monsieur, Lors de son assemblée du 20 avril, la Commission a procédé à l’examen des modifications proposées au projet d’entente-type qui avait été approuvé par la Commission le 23 février dernier. La Commission me prie de vous informer qu’elle est d’accord avec les trois modifications que vous avez soumises, à savoir : • au point 1. OBJET DE L’ENTENTE, enlever la dernière phrase : « La demande d’admission s’effectuant seulement par Internet, les élèves n’ont pas le temps nécessaire pour faire parvenir leurs résultats scolaires avant le 1 er mars. »; • au point 3. FRÉQUENCE ET MODALITÉS DE COMMUNICATIONS, ajouter, à la fin de 3.1, après « vers le 20 février », les mots : « pour le 1 er tour et vers le 20 avril pour le 2 e tour de chaque année. »; • au point 4. OBLIGATIONS, remplacer la fin de la phrase de 4.2 c) après « le 1 er mars de chaque année, » par
2 « date limite du 1 er tour d’admission dans les collèges, et au plus tard dix jours après la date limite du 2 e tour d’admission dans les collèges. ». Par ailleurs, lors de ses assemblées des 20 avril et 18 mai 2005, la Commission a considéré la manière dont les commissions scolaires entendent informer tous les élèves concernés par les communications de renseignements auxquelles elles procèdent. À cette fin, un texte a été transmis à la Commission. Cette dernière est d’accord avec le contenu de l’avis qui sera remis aux élèves à chaque année avec le bulletin de janvier. La Commission tient à rappeler que toute entente signée entre un cégep et une commission scolaire qui ne serait pas en tous points conforme au texte approuvé devra être soumise à la Commission. De plus, la présente décision de la Commission devra être transmise, selon le cas, par le Service régional d’admission au collégial de Québec ou le Service régional d’admission au collégial de Montréal, à chacune des parties impliquées. Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/LB/lp Jean-Sébastien Desmeules
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