AVIS DE LA COMMISION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT UNE MODIFICATION À L’ENTENTE RELATIVE À LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS ENTRE LE MINISTÈRE DU REVENU DU QUÉBEC ET LA SOCIÉTÉ D’HABITATION DU QUÉBEC Dossier 04 05 82 19 mai 2004
1. MISE EN CONTEXTE En novembre 2001, la Société d'habitation du Québec (SHQ) et le ministère du Revenu du Québec (MRQ) soumettaient à la Commission un projet d’entente relatif à la communication de renseignements dans le cadre de l'administration du programme Allocation-logement. La Commission a émis un avis dans lequel elle informait les parties qu’elle n’avait pas de commentaire à formuler relativement au projet d’entente (dossier 01 12 23, copie ci-jointe). Par la présente demande, la SHQ et le MRQ souhaitent modifier les annexes 1, 3 et 5 de l'entente actuelle, tel que le permettent les articles 14 et 15 de l'entente de novembre 2001 qui se lisent comme suit : « 14. Toute modification aux annexes 1, 2 et 3 doit être faite par écrit et signée par les personnes responsables de l'application de la présente entente ou les coordonnateurs respectifs. La modification entre en vigueur à la date de l'avis favorable de la Commission d'accès à l'information ou de l'approbation du gouvernement, conformément à l'article 70 de la Loi sur l'accès. 15. Toute modification aux annexes 4 et 5, doit être faite par écrit et transmise à la personne responsable de l’application de la présente entente ou au coordonnateur de la présente partie. Elle entre en vigueur à la date de la dernière signature ou à toute autre date convenue entre les parties. » Plus spécifiquement, les parties souhaitent modifier l’annexe 1 de l’entente actuelle afin que les échanges de renseignements nominatifs que cette annexe décrit se fassent par lien téléinformatique sécurisé plutôt que par transmission physique de fichiers magnétiques ou cassettes, tel que le prévoit l’article 14 de cette entente. Les modifications proposées à l’annexe 1 entraînent une modification de concordance à l’annexe 3 de l’entente. Les parties souhaitent également modifier l’annexe 5 de l’entente actuelle afin de remplacer le titre du « Responsable de la sécurité ». Cette dernière modification n’a pas, dans les faits, à être approuvée par la Commission. 2. OBJET DE L’ENTENTE Le présent projet de modification vise l’entente de 2001, présentement en vigueur, qui avait pour objet : - de permettre la transmission par le MRQ à la SHQ, conformément à l'article 68 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements 1 de 7
personnels, ci-après Loi sur l’accès, des renseignements nécessaires afin que la SHQ puisse rencontrer ses obligations financières de gestion de ses comptes bancaires et de reddition de compte auprès du gouvernement et des institutions financières; - de permettre la transmission par la SHQ au MRQ, conformément à l'article 68 de la Loi sur l'accès, des renseignements nécessaires pour permettre à ce dernier d'ajuster les comptes des bénéficiaires du programme Allocation-logement à la suite notamment du rejet de dépôts directs ou autres paiements ou à tout changement de comptes bancaires des bénéficiaires. 3. ASSISES LÉGALES Se retrouve ci-après l’assise légale présentée en 2001. « […] En vertu du paragraphe 6 du premier alinéa de l’article 3 de la Loi sur la Société d’habitation, la SHQ a, entre autres, pour objet de promouvoir l’amélioration de l’habitat. 3. La Société a pour objet : 1° d'aviser le ministre sur les besoins, les priorités et les objectifs de tous les secteurs de l'habitation au Québec; 2° de stimuler le développement et la concertation des initiatives publiques et privées en matière d'habitation; 3° de mettre à la disposition des citoyens du Québec des logements à loyer modique; 4° de favoriser le développement et la mise en oeuvre de programmes de construction, d'acquisition, d'aména-gement, de restauration et d'administration d'habita-tions; 5° de faciliter aux citoyens du Québec l'accession à la propriété immobilière; 6° de promouvoir l'amélioration de l'habitat. [...] Le second alinéa de l’article 3 de cette loi prévoit : 3. [...] La Société prépare et met en oeuvre, avec l'autorisation du gouvernement, les programmes lui permettant de rencontrer ses objets. L’article 3.1 de cette loi précise : 3.1. Les programmes que la Société met en oeuvre peuvent prévoir le versement par la Société, s'il y a lieu, d'une aide financière sous 2 de 6
forme de subvention, de prêt ou de remise gracieuse; ils peuvent aussi permettre à la Société d'accorder une garantie de prêts. Ils peuvent prévoir l'aménagement de logements accessibles aux personnes handicapées au sens de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées (chapitre E-20.1). Les programmes peuvent comporter des exclusions ou des préférences fondées sur l'âge. La Société détermine la catégorie à laquelle appartiennent les logements à loyer modique situés dans tout ou partie d'un même immeuble en vue d'en réserver l'attribution aux personnes qui remplissent les conditions d'appartenance à un même groupe, selon ce qui est prévu par les règlements pris en application de la présente loi. Le plan d’action gouvernementale en habitation prévoit la mise en place d’un programme Allocation-logement qui s’adresse aux personnes de 57 ans et plus ainsi qu’à certaines familles avec enfants. Aux termes du décret 904-97 du 9 juillet 1997, remplacé par les décrets 1094-98 du 26 août 1998 et 1187-99 du 20 octobre 1999, le gouvernement du Québec a autorisé les conditions et le cadre administratif du programme Allocation-logement. L’article 46 du décret 1187-99 prévoit que le MRQ est chargé de l’administration du programme Allocation-logement. 46. Le ministre est chargé de l'administration du présent programme. L’article 16 de ce même décret prévoit pour le MRQ : 16. Le ministre examine avec diligence la demande qui lui est présentée et détermine l'allocation-logement annuelle à laquelle le demandeur a droit, s'il y a lieu. Lorsque l'allocation-logement annuelle ainsi déterminée est inférieure à 10 $, elle est réputée être égale à zéro. L’article 68 de la Loi sur l'accès prévoit qu’un organisme public peut communiquer un renseignement nominatif à un autre organisme public à certaines conditions : 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement nominatif : 1 o à un organisme public lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou à 3 de 6
la mise en oeuvre d'un programme dont cet organisme a la gestion; 2 o à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient. Ces communications s'effectuent dans le cadre d'une entente écrite. L’article 69 de la Loi sur l’accès prévoit des modalités de communication : 69. La communication de renseignements nominatifs visée par les articles 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1 doit être faite de manière à assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs. Dans les cas où une entente écrite doit être conclue, cette entente doit mentionner les moyens mis en oeuvre pour assurer cette confidentialité. L’article 70 de cette même loi énonce qu’une entente conclue en vertu de l’article 68 doit être soumise à la Commission d’accès à l’information. 70. Une entente en vertu de l'article 68 ou 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. Elle entre en vigueur sur avis favorable de la Commission. En cas d'avis défavorable de la Commission, cette entente peut être soumise au gouvernement pour approbation; elle entre en vigueur le jour de son approbation. Cette entente ainsi que l'avis de la Commission et l'approbation du gouvernement, le cas échéant, sont déposés à l'Assemblée nationale dans les trente jours de cet avis et de cette approbation si l'Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les trente jours de l'ouverture de la session suivante ou de la reprise de ses travaux. L'entente doit, en outre, être publiée à la Gazette officielle du Québec dans les trente jours de son dépôt à l'Assemblée nationale. Le gouvernement peut, après avoir pris l'avis de la Commission, révoquer en tout temps l'entente. […] » 4. MODIFICATIONS PROPOSÉES AUX ANNEXES 1, 3 ET 5 La SHQ et le MRQ souhaitent modifier l’annexe 1 de ladite entente de façon à ce que les échanges de renseignements nominatifs que cette annexe décrit se fassent par lien téléinformatique sécurisé plutôt que par transmission physique de fichiers magnétiques ou cassettes. Par ailleurs, les modifications suggérées à l’annexe 1 ont pour effet d’entraîner une modification de concordance à l’annexe 3. De plus, le MRQ souhaite remplacer un agent de liaison identifié à l’annexe 5 de l’entente. 4 de 6
En pratique, le projet de modification à l’entente présente de la façon suivante les changements qui seraient apportés : Dans l’annexe 1 de l’entente, - dans le « Sommaire des renseignements transmis », au point 1, le mot « magnétiques » est supprimé; - dans l’intitulé de la partie 1, le mot « magnétique » est supprimé; - le paragraphe suivant, l’intitulé « 1.1 – DESCRIPTION DU FICHIER DES CHÈQUES » est remplacé par ce qui suit : « Les chèques mensuels (envoi massif) sont imprimés au MRQ. Un fichier est transmis à la SHQ afin de permettre à la SHQ d’effectuer sa conciliation bancaire; pour ce faire, cette dernière l’achemine à son institution financière. C’est le numéro de paiement qui est utilisé pour effectuer cette conciliation. »; - le paragraphe descriptif de la modalité de transmission, placé après la rubrique 1.1.3, est remplacé par ce qui suit : « Transmission de fichiers par lien téléinformatique sécurisé du MRQ à la SHQ, par l’entremise de la Direction générale des services informatiques gouvernementaux (DGSIG). La SHQ transmet le fichier à son institution financière par télétransmission sécurisée. Après lecture, l’institution financière avise la SHQ que la lecture s’est effectuée correctement. »; - le paragraphe suivant, l’intitulé « 1.2 – DESCRIPTION DU FICHIER DES DÉPÔTS DIRECTS » est remplacé par ce qui suit : « Ce fichier est transmis à la SHQ qui l’achemine à son institution financière par télétransmission sécurisée pour que les dépôts directs soient effectués. […] »; - le paragraphe descriptif de la modalité de transmission, placé après la rubrique 1.2.4, est remplacé par ce qui suit : « Transmission de fichiers par lien téléinformatique sécurisé du MRQ à la SHQ, par l’entremise de la DGSIG. La SHQ transmet les fichiers à son institution financière par télétransmission sécurisée. Après lecture, l’institution financière avise la SHQ que la lecture s’est effectuée correctement. » 5 de 6
Dans l’annexe 3 de l’entente, - le paragraphe (b) de l’article 1.1 est supprimé. Dans l’annexe 5 de l’entente, - le responsable de la sécurité est remplacé et identifié comme suit : « Chef du Service de la sécurité informatique à la Direction générale du traitement et des technologies (DGTT) ». Les annexes originales et modifiées 1 et 3 sont jointes à la présente. 5. ANALYSE Compte tenu de l’avis émis en novembre 2001, les changements proposés n’en changent pas le fond mais certains éléments de la forme. 6. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des documents reçus, la Commission fait les constats suivants quant au projet d’entente : - le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu des articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès; - le MRQ et la SHQ ont précisé différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs communiqués. La Commission prend acte des mesures prises et se réserve le droit d'en évaluer la pertinence et la suffisance. Ayant fait ces constats, la Commission émettra un avis favorable sur réception de l’entente signée. 6 de 6
Québec, le 25 mai 2004 M e Marilyn Thibault Simard & Bellefeuille Société d’habitation du Québec 1054, rue Louis-Alexandre-Taschereau Aile Saint-Amable, 4 e étage Québec (Québec) G1R 5E7 N/Réf. : 04 05 82 Madame, Vous trouverez ci-joint l'avis de la Commission d'accès à l'information concernant une modification à l’entente relative à la communication de renseignements entre le ministère du Revenu du Québec (MRQ) et la Société d’habitation du Québec (SHQ). Lors de sa dernière assemblée, la Commission a analysé les documents reçus et elle a fait les constats suivants quant au projet d’entente : - le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu des articles 68 et 70 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels; - le MRQ et la SHQ ont précisé différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs communiqués. La Commission prend acte des mesures prises et se réserve le droit d’en évaluer la pertinence et la suffisance.
2 Ces constats faits, la Commission émettra un avis favorable sur réception de l’entente signée. Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos sentiments les meilleurs. La secrétaire par intérim, CC/LB/lp Christyne Cantin p.j. (1) c.c. M me Lyne Bergeron, MRQ
Québec, le 9 septembre 2004 M e Marilyn Thibault Simard & Bellefeuille Société d’habitation du Québec 1054, rue Louis-Alexandre-Taschereau Aile Saint-Amable, 4 e étage Québec (Québec) G1R 5E7 V/Réf. : 2001-0-010224 MTL N/Réf. : 04 05 82 Madame, La Commission d'accès à l'information a bien reçu l'entente modifiée portant sur l’échange de renseignements nominatifs entre le ministère du Revenu du Québec (MRQ) et la Société d’habitation du Québec. Ce protocole est signé par les autorités des deux organismes concernés et conforme à la demande exprimée par la Commission dans sa lettre du 25 mai 2004. La Commission émet donc un avis favorable à cette entente. Cette entente entre en vigueur immédiatement. Toutefois, l’entente ainsi que l’avis de la Commission devront être déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cet avis. L’entente doit en outre être publiée à la Gazette officielle du Québec dans les 30 jours de son dépôt à l’Assemblée nationale, et ce, conformément à l’article 70 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos sentiments les meilleurs. La secrétaire par intérim, CC/LB/cg Christyne Cantin c.c. M me Lyne Bergeron, MRQ
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