AVIS DE LA COMMISSION D'ACCÈS À L'INFORMATION RELATIVEMENT À UN PROJET D’ENTENTE CONCERNANT LA COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS DE LA BANQUE D’INFORMATION SUR LE COLLÉGIAL ENTRE LE MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION, DU LOISIR ET DU SPORT ET LE MINISTÈRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DOSSIER 05 11 51 Assemblée du 19 octobre 2005
1. MISE EN CONTEXTE Le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) veut procéder annuellement à une étude sur les inscriptions et les diplômés dans les programmes de formation préuniversitaire et technique des collèges du Québec. Ces études lui permettraient de faire des projections de la diplômation pour les années futures et d’en vérifier l’impact sur la planification de la main-d’œuvre dans le réseau de la santé et des services sociaux. Ne détenant aucune information sur le nombre d’étudiants inscrits et de diplômés des programmes préuniversitaires et techniques des collèges du Québec, le MSSS avait obtenu en 2004 (réf. : 03 19 69) ces renseignements du ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) en vertu de l’article 125 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, ci-après appelée Loi sur l’accès. La Commission a autorisé cet échange afin de permettre au MSSS de mettre à jour, à partir de la banque d’information au collégial (BIC) du MELS, les données plus globales qu’il possédait déjà. Toutefois, considérant la volonté du MSSS de rendre récurrente la démarche initiée, la lettre d’autorisation recommandait de conclure une entente entre les deux ministères concernés en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès. 2. OBJET DE L'ENTENTE La présente entente a pour objet de mettre en place un mécanisme de communication de renseignements permettant au MSSS d’obtenir du MELS les renseignements sur le nombre d’inscriptions et de diplômés dans les programmes de formation préuniversitaire et technique au collégial contenus dans la BIC. 3. ASSISE LÉGALE L’article 431 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2) prévoit : 431. En conformité avec une politique de santé et de bien-être, le ministre détermine les priorités, les objectifs et les orientations dans le domaine de la santé et des services sociaux et veille à leur application. Plus particulièrement : 1° il établit les politiques de santé et de services sociaux et voit à leur mise en oeuvre et à leur application par les régies régionales, et à leur évaluation; 2° il approuve les priorités et, dans les cas prévus au dernier alinéa de l'article 347, les parties des plans régionaux d'organisation de services que lui soumet chaque régie régionale; 3° il répartit équitablement les ressources humaines, matérielles et financières entre les régions et voit au contrôle de leur utilisation; 4° il veille à la promotion de l'enseignement et de la recherche; 1 de 6
5° il élabore les cadres de gestion des ressources humaines, matérielles et financières; 6° il établit les politiques et les orientations relatives à la main d'oeuvre du réseau de la santé et des services sociaux, en suit l'application et en fait l'évaluation; 6.1° il prend les mesures propres à assurer aux usagers la prestation sécuritaire de services de santé et de services sociaux; non en vigueur 6.2° il constitue et maintient à jour, à partir du contenu des registres locaux visés à l'article 183.2, le registre national sur les incidents et accidents survenus lors de la prestation de services de santé et de services sociaux aux fins d'assurer la surveillance et l'analyse des causes des incidents et accidents, la prise de mesures visant à prévenir la récurrence de ces incidents et accidents ainsi que la prise de mesures de contrôle, s'il y a lieu; 7° il assure la coordination interrégionale des services de santé et des services sociaux en vue notamment de favoriser leur accessibilité par l'ensemble de la population des régions du Québec; 8° il prend les mesures propres à assurer la protection de la santé publique et assure la coordination nationale et interrégionale; 9° il détermine les orientations dont l'établissement doit tenir compte lorsqu'il adopte un protocole d'application des mesures de contrôle visé à l'article 118.1. Les articles 68, 69 et 70 de la Loi sur l'accès (L.R.Q., c. A-2.1) prévoient : 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement nominatif : 1° à un organisme public lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion; 2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient. Ces communications s'effectuent dans le cadre d'une entente écrite. 69. La communication de renseignements nominatifs visée par les articles 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1 doit être faite de manière à assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs. Dans les cas où une entente écrite doit être conclue, cette entente doit mentionner les moyens mis en oeuvre pour assurer cette confidentialité. 2 de 6
70. Une entente conclue en vertu de l'article 68 ou 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. Elle entre en vigueur sur avis favorable de la Commission. En cas d'avis défavorable de la Commission, cette entente peut être soumise au gouvernement pour approbation; elle entre en vigueur le jour de son approbation. Cette entente ainsi que l'avis de la Commission et l'approbation du gouvernement, le cas échéant, sont déposés à l'Assemblée nationale dans les trente jours de cet avis et de cette approbation si l'Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les trente jours de l'ouverture de la session suivante ou de la reprise de ses travaux. L'entente doit, en outre, être publiée à la Gazette officielle du Québec dans les trente jours de son dépôt à l'Assemblée nationale. Le gouvernement peut, après avoir pris l'avis de la Commission, révoquer en tout temps l'entente. 4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Le MELS communique au MSSS, par CD-ROM, les renseignements suivants concernant les inscriptions et les sanctions (diplômes décernés) dans tous les programmes de formation préuniversitaire et technique : Volet inscription : Type d'inscrit (ancien, nouveau, tous); Service Enseignement (formation continue, ordinaire, tous); Régime Études (Temps partiel, temps plein, tous); Classe (0, 1, 2, 3, tous); Nom Session (automne, été, hiver, tous); Par Type Programme (AEC, CEC, DEC, DPEC, tous, études hors programme, autres types de programme); Par Type formation (Accueil, hors programme, préuniversitaire, technique, tous); Sexe (F, M, tous); Par région administrative; Par catégorie d'organisme (écoles gouvernementale, privée (subventionnée ou non), publique, tous); Par organisme; Regroupement par familles de programmes et par secteur; Par programme et programme regroupé, et ce, pour toutes les années disponibles de la BIC. 3 de 6
Volet sanction : Service Enseignement (formation continue, ordinaire, tous); Régime Études (Temps partiel, temps plein, tous); Par Type Programme (AEC, CEC, DEC, DPEC, tous, études hors programme, autres types de programme); Par Type formation (Accueil, hors programme, préuniversitaire, technique, tous); Sexe (F, M, tous); Par région administrative; Par catégorie d'organisme (écoles gouvernementale, privée (subventionnée ou non), publique, tous); Par organisme; Regroupement par familles de programmes et par secteur; Par programme et par programme regroupé, et ce, pour toutes les années disponibles de la BIC. 5. CONSTATS 5.1 QUANT AUX MODALITÉS DE COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS Les personnes autorisées à demander et à effectuer les communications de renseignements seront identifiées, avant le début de la transmission des données par le directeur de la Planification et de l’Analyse, pour le MSSS, et par le directeur de la Recherche, des Statistiques et des Indicateurs, pour le MELS. 5.2 QUANT AUX MESURES PRISES PAR LE MSSS POUR ASSURER LA CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS Le MSSS s’engage entre autres à : - limiter l’accès aux seules personnes autorisées à recevoir et, le cas échéant, à consulter et utiliser les renseignements communiqués; ces personnes sont, pour autant que l’exercice de leurs fonctions le requière, les employés de la Direction générale du personnel réseau et ministériel du MSSS affectés à cet échange de renseignements et à la réalisation de l’étude sur l’évolution des inscriptions et des diplômés dans les programmes de formation du secteur de la santé et des services sociaux; - appliquer toutes les mesures de sécurité nécessaires afin que les personnes qui ne sont pas autorisées à recevoir, consulter ou utiliser les renseignements communiqués ne puissent pas y avoir accès; - détruire les renseignements qui lui ont été communiqués lorsque l’objet pour lequel ils ont été obtenus est accompli, sous réserve de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1); 4 de 6
- ne publier diffuser aucun document contenant des données dont la faible occurrence, ou le croisement, pourrait permettre d’identifier des personnes physiques. 5.3 QUANT À L’INFORMATION AU PUBLIC À ce chapitre, le MSSS précise qu’il publie des rapports de planification de main-d’œuvre qui sont disponibles pour le public et que ces publications ne contiennent pas de données dont la faible occurrence, ou le croisement, pourrait permettre d’identifier des personnes physiques. 6. ANALYSE Il faut tout d’abord souligner que bien que les renseignements dont la communication est prévue dans le présent projet d’entente ne permettent pas une identification directe des personnes concernées, la faible occurrence et le croisement de certaines données peuvent de façon exceptionnelle leur conférer un caractère nominatif. C’est pour cette raison que les parties soumettent pour avis à la Commission leur entente. Le MSSS estime que les paragraphes 4 o , 5 o et 6 o du deuxième alinéa de l’article 431 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux lui permettent de procéder annuellement à une étude sur l’évolution des inscriptions et des diplômés dans les programmes de formation du secteur de la santé et des services sociaux et de comparer l’évolution des inscriptions et des diplômes avec les autres programmes de formation dans le but de faire des projections pour les années futures. Concrètement, ces alinéas prévoient que le MSSS peut : - veiller à la promotion de l'enseignement et de la recherche (paragraphe 4 o ); - élaborer les cadres de gestion des ressources humaines, matérielles et financières (paragraphe 5 o ); - établir les politiques et les orientations relatives à la main d'oeuvre du réseau de la santé et des services sociaux, en suivre l'application et en faire l'évaluation (paragraphe 6 o ). La communication des renseignements prévue par ce projet d’entente est nécessaire pour permettre au MSSS de réaliser des travaux de planification de la main-d’œuvre dans le réseau de la santé et des services sociaux, travaux qui s’inscrivent dans l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou dans la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. 7. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des documents reçus, la Commission fait les constats suivants quant au projet d’entente : 5 de 6
- les paragraphes 4 o , 5 o et 6 o du deuxième alinéa de l’article 431 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux prévoient la possibilité pour le MSSS de procéder annuellement à une étude sur l’évolution des inscriptions et des diplômés dans les programmes de formation du secteur de la santé et des services sociaux tout en comparant l’évolution des inscriptions et des diplômes avec les autres programmes de formation dans le but de faire des projections pour les années futures; - le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès; - le MELS et le MSSS ont convenu de différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements communiqués dont la Commission pourra évaluer la pertinence et la suffisance ultérieurement. Ainsi, la Commission émet un avis favorable au sujet de cette entente dont copie signée est déjà au dossier. 6 de 6
Québec, le 21 octobre 2005 Monsieur Claude Lamarre Chef du Service des ressources documentaires et responsable de l’accès à l’information Ministère de la Santé et des Services sociaux 1075, chemin Sainte-Foy, 5 e étage Québec (Québec) G1S 2M1 V/Réf. : 1847 00 103 N/Réf. : 05 11 51 Monsieur, Vous trouverez ci-joint l'avis de la Commission d'accès à l'information (Commission) relativement à un projet d’entente concernant la communication de renseignements de la Banque d’information sur le collégial entre le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) et le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS). Lors de son assemblée du 19 octobre, la Commission a analysé cette entente et me prie de vous informer des constats suivants : - les paragraphes 4 o , 5 o et 6 o du deuxième alinéa de l’article 431 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux prévoient la possibilité pour le MSSS de procéder annuellement à une étude sur l’évolution des inscriptions et des diplômés dans les programmes de formation du secteur de la santé et des services sociaux tout en comparant l’évolution des inscriptions et des diplômes avec les autres programmes de formation dans le but de faire des projections pour les années futures; - le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
2 - le MELS et le MSSS ont convenu de différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements communiqués dont la Commission pourra évaluer la pertinence et la suffisance ultérieurement. Ainsi, la Commission émet un avis favorable au sujet de cette entente dont copie signée est déjà au dossier. Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/LB/cg Jean-Sébastien Desmeules p.j. (1) c.c. M me Diane Gagnon, MELS
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