AVIS DE LA COMMISSION D'ACCÈS À L'INFORMATION RELATIVEMENT À UN PROJET D’ENTENTE CONCERNANT LA TRANSMISSION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE LA COMMISSION ADMINISTRATIVE DES RÉGIMES DE RETRAITE ET D’ASSURANCES ET L’AGENCE DE DÉVELOPPEMENT DE RÉSEAUX LOCAUX DE SERVICES DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX DE LA CAPITALE-NATIONALE ET LES ÉTABLISSEMENTS DU RÉSEAU DE SANTÉ DE LA RÉGION 03 DOSSIER 05 08 38 Assemblée du 15 février 2006
1. MISE EN CONTEXTE En vertu de la Loi sur les agences de développement de réseaux locaux de services de santé et de services sociaux, l’Agence de développement de réseaux locaux de services de santé et de services sociaux de la Capitale-Nationale (Agence) a la mission de mettre en place sur son territoire une organisation de services de santé et de services sociaux intégrés. Des dispositions de cette loi prévoient de plus que les réseaux locaux de services de santé et de services sociaux, développés par une Agence, doivent assurer à la population du territoire de cette dernière l’accès à une large gamme de services de santé et de services sociaux de première ligne et de lui garantir l’accès aux services spécialisés disponibles sur ce territoire, ainsi que l’accès à des services surspécialisés. Il est prévu de plus dans cette loi que lesdits réseaux doivent être conçus de manière à s’assurer de la participation des ressources humaines disponibles et nécessaires à la prestation des services de santé et des services sociaux concernés. L’entrée en vigueur de la Loi modifiant la Loi sur les services de santé et les services sociaux et d’autres dispositions législatives prévoit qu’une agence met en place un système d’information sur la main-d’œuvre pour élaborer des plans régionaux en matière de planification de main-d’œuvre et de développement des ressources humaines. L’Agence est ainsi amenée à assister et soutenir les établissements (liste à l’annexe A), aux fins de déterminer leurs besoins en ressources humaines, parties prenantes de l’offre de services. Toutefois, pour ce faire, l’Agence aura pour obligation de considérer les impacts découlant de la prise de retraite des employés cotisant au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP) ou au Régime de retraite du personnel d’encadrement (RRPE), au sein des établissements de santé et de services sociaux de son territoire, et ce, dans les installations qu’ils maintiennent (près de 35 000 personnes). Comme les directions des ressources humaines des établissements ne possèdent que l’information reliée à l’ancienneté cumulée dans les installations maintenues par leur propre établissement, l’Agence soumet un projet d’entente qui lui permet l’accès à des données détenues par les établissements et par la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (CARRA) aux fins de la planification de la main-d’œuvre. Grâce aux données obtenues par le projet d’entente, l’Agence estime être en mesure de réaliser un exercice régional d’évaluation valable ainsi que contribuer à l’évaluation spécifique de chacun des établissements quant à leur besoin en effectifs dans le cadre du Projet d’évaluation des besoins de main-d’œuvre en santé et services sociaux. 2. OBJET DE L'ENTENTE L’entente a pour objet de permettre à l’Agence, conformément à l’article 3.1 du projet d’entente, et à partir d’informations, en principe dénominalisées, d’apparier certaines données détenues par la CARRA et par les établissements du réseau de la santé et des services sociaux de la région de la Capitale-Nationale, concernant des employés travaillant dans les installations maintenues par ces établissements et cotisant au RREGOP ou au RRPE, et ce, aux fins d’évaluer les probabilités de prise de retraite et d’assurer la planification de la main-d’œuvre. 1 de 12
3. ASSISE LÉGALE Les articles 340, 346, 352 et 376 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2, ci-après LSSSS) prévoient : 340. La régie régionale a principalement pour objet de planifier, d'organiser, de mettre en oeuvre et d'évaluer, dans la région, les orientations et politiques élaborées par le ministre. Elle a aussi pour objets : 1° d'assurer la participation de la population à la gestion du réseau public de services de santé et de services sociaux et d'assurer le respect des droits des usagers; 1.1° de s'assurer d'une prestation sécuritaire de services de santé et de services sociaux aux usagers; 2° d'élaborer les priorités de santé et de bien-être en fonction des besoins de la population de sa région en tenant compte des objectifs fixés par le ministre; 3° d'établir les plans d'organisation de services de son territoire et d'évaluer l'efficacité des services; la partie des plans d'organisation de services qui vise des services médicaux doit faire l'objet d'un avis de la commission médicale régionale instituée en vertu de l'article 367, obtenu de la manière prévue au paragraphe 1° du premier alinéa de l'article 369 et d'un avis du département régional de médecine générale institué en vertu de l'article 417.1; 4° d'allouer les budgets destinés aux établissements et d'accorder les subventions aux organismes communautaires et aux ressources privées agréées; 5° d'assurer la coordination des activités médicales particulières des médecins soumis à une entente visée à l'article 360 ou à l'article 361.1 ainsi que des activités des établissements, des organismes communautaires, des ressources intermédiaires et des résidences d'hébergement agréées aux fins de subventions visées à l'article 454 et de favoriser leur collaboration avec les autres agents de développement de leur milieu; 6° de mettre en place les mesures visant la protection de la santé publique et la protection sociale des individus, des familles et des groupes; 7° d'assurer une gestion économique et efficiente des ressources humaines, matérielles et financières mises à sa disposition; 7.1° d'exercer les responsabilités qui lui sont confiées par la Loi sur les services préhospitaliers d'urgence (chapitre S-6.2) ; 8° d'exécuter tout mandat que le ministre lui confie. L’article 132 de la Loi modifiant la Loi sur les services de santé et les services sociaux et d’autres dispositions législatives (L.Q. 2005, c. 32) vient toutefois modifier l’article 340 : 2 de 12
132. L’article 340 de cette loi est modifié : 1° par le remplacement du premier alinéa et de la première ligne du deuxième alinéa par ce qui suit : « 340. L’agence est instituée pour exercer les fonctions nécessaires à la coordination de la mise en place des services de santé et des services sociaux de sa région, particulièrement en matière de financement, de ressources humaines et de services spécialisés. À cette fin, l’agence a pour objet : »; 2° par le remplacement des paragraphes 2° et 3° du deuxième alinéa par les suivants : « 2° de faciliter le développement et la gestion des réseaux locaux de services de santé et de services sociaux de sa région; 3° d’élaborer le plan stratégique pluriannuel visé à l’article 346.1 et d’en assurer le suivi; »; 3° par le remplacement, dans la première ligne du paragraphe 4° du deuxième alinéa, du mot « et » par « , »; 4° par le remplacement, dans les deuxième et troisième lignes du paragraphe 4° du deuxième alinéa, des mots « aux ressources privées agréées » par ce qui suit : « d’attribuer les allocations financières aux ressources privées visées à l’article 454 »; 5° par le remplacement, dans les quatrième et cinquième lignes du paragraphe 5° du deuxième alinéa, des mots « d’hébergement agréées aux fins de subventions visées » par les mots « privées d’hébergement et organismes communautaires visés »; 6° par l’insertion, après le paragraphe 5° du deuxième alinéa, du suivant : « 5.1° d’assurer la coordination des services de sa région avec ceux offerts dans les régions avoisinantes et d’exercer, sur demande du ministre, la coordination interrégionale; »; 7° par l’insertion, après le paragraphe 7.1° du deuxième alinéa, des suivants : « 7.2° d’évaluer les résultats de la mise en oeuvre de son plan stratégique et d’assurer la reddition de comptes de sa gestion en 3 de 12
fonction des cibles nationales et régionales et en vertu des standards d’accès, d’intégration, de qualité, d’efficacité et d’efficience reconnus; 7.3° de soutenir les établissements dans l’organisation des services et d’intervenir auprès de ceux-ci pour favoriser la conclusion d’ententes de services visant à répondre aux besoins de la population ou, à défaut d’entente et conformément à l’article 105.1, de préciser la contribution attendue de chacun des établissements; 7.4° de permettre, afin de faciliter la conclusion d’ententes visées au paragraphe 7.3°, l’utilisation de nombreux modèles d’ententes types; 7.5° de s’assurer que les mécanismes de référence et de coordination des services entre les établissements sont établis et fonctionnels; 7.6° de développer des outils d’information et de gestion pour les établissements de sa région et de les adapter aux particularités de ceux-ci; 7.7° de prévoir des modalités et de développer des mécanismes pour informer la population, la mettre à contribution à l’égard de l’organisation des services et pour connaître sa satisfaction en regard des résultats obtenus; 7.8° de développer des mécanismes de protection des usagers et de promotion et de défense de leurs droits; ». 346. La régie régionale veille au respect des priorités de santé et de bien-être et à l'atteinte des objectifs de santé et de bien-être. À cette fin, elle : 1° s'assure que les informations sur l'état de santé de la population de la région sont tenues à jour et accessibles; 2° identifie les besoins de la population en vue de l'élaboration des plans régionaux d'organisation de services; 3° informe le ministre des besoins de la population en vue de l'élaboration et la mise à jour d'une politique de santé et de bien-être et des politiques de santé et de services sociaux; 4° évalue, selon la périodicité que détermine le ministre, l'efficacité des services de santé et des services sociaux, le degré d'atteinte des objectifs poursuivis et le degré de satisfaction des usagers à l'égard des services; 5° élabore et met en oeuvre, conformément aux directives du ministre, des évaluations de programmes de services auxquels participent les établissements; 6° exécute tout mandat spécifique que le ministre lui confie. 4 de 12
Dans l'exercice des fonctions énumérées au premier alinéa, la régie régionale doit s'abstenir de consigner tout renseignement ou document permettant d'identifier un usager d'un établissement ou un utilisateur des services d'un organisme communautaire. L’article 138 de la Loi modifiant la Loi sur les services de santé et les services sociaux et d’autres dispositions législatives (L.Q. 2005, c. 32) vient toutefois modifier l’article 346 : 138. L’article 346 de cette loi est modifié : 1° par le remplacement de la première phrase du premier alinéa par la suivante : « L’agence veille au respect des orientations et des priorités en matière de santé et de bien-être. »; 2° par le remplacement, dans le paragraphe 2° du premier alinéa, des mots « des plans régionaux d’organisation de services » par les mots « de son plan stratégique pluriannuel »; 3° par le remplacement, dans la deuxième ligne du paragraphe 3° du premier alinéa, des mots « d’une politique de santé et de bien-être » par ce qui suit : « , par celui-ci, du plan stratégique pluriannuel visé à l’article 431.1 »; 4° par le remplacement, dans le deuxième alinéa, des mots « la régie régionale » par les mots « l’agence ». 352. La régie régionale prend les mesures nécessaires pour coordonner les activités des établissements et des organismes communautaires ainsi que les activités médicales particulières des médecins soumis à une entente visée à l'article 360 en favorisant, entre eux, la concertation et la collaboration en vue d'assurer une utilisation rationnelle et une répartition équitable des ressources de façon à tenir compte de la complémentarité des établissements, des organismes et des cabinets, à éliminer entre eux les dédoublements et à permettre la mise en place de services communs. 376. La régie régionale élabore, en tenant compte des orientations déterminées par le ministre et des politiques qu'il établit et en collaboration avec les établissements et les organismes concernés, 5 de 12
un plan régional de développement des ressources humaines, et veille à son application. À cet effet : 1° elle coordonne les activités de perfectionnement du personnel dans le cadre de la mise en oeuvre des plans régionaux d'organisation de services; 2° elle coordonne les activités de perfectionnement des membres des conseils d'administration des établissements; 3° elle aide les organismes communautaires dans les activités de perfectionnement de leurs membres. De plus, la régie régionale assiste les établissements, à leur demande, dans l'élaboration de leur plan d'action pour le développement de leur personnel et identifie les besoins prioritaires afin de favoriser la mise en commun, par les établissements, de services touchant le perfectionnement et la mobilité de leur personnel. L’article 153 de la Loi modifiant la Loi sur les services de santé et les services sociaux et d’autres dispositions législatives (L.Q. 2005, c. 32) vient toutefois modifier l’article 376 : 153. L’article 376 de cette loi est modifié : 1° par le remplacement, au début du premier alinéa, des mots « La régie régionale » par les mots « L’agence »; 2° par le remplacement, dans les troisième et quatrième lignes du premier alinéa, des mots « un plan régional de développement des ressources humaines, et veille à son » par les mots « des plans régionaux en matière de planification de main-d’oeuvre et de développement des ressources humaines et veille à leur »; 3° par l’insertion, avant le paragraphe 1° du premier alinéa, du suivant : « 0.1° elle met en place un système d’information sur la main-d’œuvre favorisant notamment l’élaboration des plans régionaux visés au présent alinéa; »; 4° par le remplacement du paragraphe 1° du premier alinéa par le suivant : « 1° elle coordonne les activités de perfectionnement du personnel et la préparation de la relève dans le cadre de la mise en oeuvre des plans régionaux visés au présent alinéa; »; 5° par le remplacement du deuxième alinéa par le suivant : 6 de 12
« De plus, l’agence met en place des moyens pour assister les établissements, à leur demande, dans l’élaboration de leur plan d’action pour la planification de la main-d’oeuvre et le développement de leur personnel et identifie les besoins prioritaires afin de favoriser la mise en commun, par les établissements, de services touchant la planification de la main-d’oeuvre et le perfectionnement et la mobilité de leur personnel. ». Les articles 68.1 et 70 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après Loi sur l’accès) prévoient : 68.1 Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels aux fins de le comparer, le coupler ou l’apparier avec un fichier détenu par une personne ou un organisme si cette communication et nécessaire à l’application d’une loi au Québec. Ces opérations s’effectuent dans le cadre d’une entente écrite. 70. Une entente conclue en vertu de l'article 68 ou 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. Elle entre en vigueur sur avis favorable de la Commission. En cas d'avis défavorable de la Commission, cette entente peut être soumise au gouvernement pour approbation; elle entre en vigueur le jour de son approbation. Cette entente ainsi que l'avis de la Commission et l'approbation du gouvernement, le cas échéant, sont déposés à l'Assemblée nationale dans les trente jours de cet avis et de cette approbation si l'Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les trente jours de l'ouverture de la session suivante ou de la reprise de ses travaux. L'entente doit, en outre, être publiée à la Gazette officielle du Québec dans les trente jours de son dépôt à l'Assemblée nationale. Le gouvernement peut, après avoir pris l'avis de la Commission, révoquer en tout temps l'entente. 4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS L’entente prévoit que les établissements vont transmettre à l’Agence le groupe d’âge, le sexe, le titre d’emploi et le centre d’activités de leurs employés accompagnés du numéro d'assurance sociale (NAS) chiffré de ceux-ci, chiffrement réalisé grâce à un algorithme fourni par la CARRA. L’Agence consolide tous les NAS chiffrés et les transmet à la CARRA. 7 de 12
La CARRA ajoute à la liste des NAS chiffrés les renseignements suivants : - le service aux fins d’admissibilité, - le régime, soit le RREGOP ou le RRPE, - le statut, - les principaux regroupements (temps complet, temps partiel, inactif, retraité, décédé ou inexistant sur le système de la CARRA) avec le pourcentage de temps complet à une date déterminée, puis, retransmet le tout à l’Agence. 5. CONSTATS 5.1 QUANT AUX MODALITÉS DE COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS ET DE SERVICE Première étape : La CARRA transmet un algorithme d’encryption du NAS, sous la forme d’une application exécutable, à l’Agence. Deuxième étape : L’Agence transmet aux établissements l’algorithme à partir de son système informatique ou Réseau de télécommunication sociosanitaire (RTSS). Troisième étape : Chacun des établissements chiffre à partir de cet algorithme les NAS de leurs employés et les transmet à l’Agence accompagnés des renseignements énumérés au point précédent. Quatrième étape : L’Agence consolide tous ces NAS chiffrés et les transmet à la CARRA. Cinquième étape : La CARRA ajoute à la liste des NAS les renseignements énumérés au point précédent, puis retransmet le tout à l’Agence. Le projet d’entente prévoit que les modalités de communication et de télécommunication des informations doivent, minimalement, respecter les mesures de sécurité du Cadre global de gestion des actifs informationnels appartenant aux organismes du réseau de la santé et des services sociaux (Volet sur la sécurité et les exigences minimales au raccordement au RTSS). • Lorsqu’il s’agit de l’Agence : la demande de communication de renseignements détenus par la CARRA doit être effectuée par une personne autorisée par l’Agence en conformité de la « Politique administrative relative à la sécurité des actifs informationnels et de télécommunication et à la protection des données et des renseignements confidentiels de la Régie régionale de la santé et des services sociaux de Québec », laquelle politique est devenue celle de l’Agence qui a succédé à la Régie (annexe 2 du projet d'entente). • Lorsqu’il s’agit de l’établissement : la communication de renseignements détenus par ce dernier doit être effectuée par une personne autorisée par lui, en conformité du processus ou, 8 de 12
selon le cas, de la politique adopté(e) par cet établissement à cet effet (annexe 3 du projet d'entente). La CARRA doit s’assurer que ce sont les personnes qu’elle a autorisées qui procèdent en son nom, en vertu de la « Politique concernant l’utilisation des actifs informatiques » qu’elle s’est donnée, dans les cas de transmission de renseignements même s’ils sont dénominalisés, dont ceux énumérés au point 4 du présent avis (annexe 4 du projet d’entente). L’employé de la CARRA autorisé et désigné par elle aux fins de communiquer de la manière prescrite au point 4 du présent avis et selon l’annexe 1 du projet d’entente, vers l’Agence, vérifie à même la liste fournie et maintenue à jour par l’Agence, tel que prévu à l’article 5.1 b) du projet d’entente, et chaque fois qu’il est nécessaire, si elle transige avec une personne dûment autorisée par l’Agence. Les renseignements communiqués entre la CARRA et l’Agence ainsi qu’entre l’Agence et les établissements seront transmis selon le mode sécuritaire convenu entre les parties, antérieurement à la conclusion de l’entente. Si le mode de transmission prévu à l’origine était modifié, les parties devront convenir ensemble du nouveau mode de transmission. La CARRA s’engage à transmettre à l’Agence les données recueillies lors d’une année financière prévue à la LSSSS, et ce, dans les trente jours suivant la date de réception par la CARRA, de celles en provenance de l’Agence. L’établissement s’engage à transmettre à l’Agence les données recueillies lors d’une année financière prévue à la LSSSS, et ce, dans les 90 jours suivant la date de fin d’année précitée. Chaque partie s’engage à communiquer uniquement les renseignements qui ne visent que les employés et cadres concernés. 5.2 QUANT AUX OBLIGATIONS RELATIVES À LA CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS Chaque partie s’engage, dans les dix jours de l’entrée en vigueur de la présente entente et lorsque nécessaire par la suite, à : a) nommer et aviser les employés désignés par les parties à recevoir et, le cas échéant, à consulter et utiliser les renseignements communiqués; b) fournir aux autres parties une liste qu’elle tient à jour des personnes désignées et autorisées, par le cadre responsable, à recevoir ou, selon le cas, à communiquer les renseignements nécessaires concernés et qui indique pour chacune de ces personnes : - les nom et prénom; - le titre d’emploi et fonction(s); - l’adresse et le numéro de téléphone au travail. 9 de 12
Chaque partie s’engage, lorsqu’elle reçoit ou, selon le cas, communique les renseignements en cause, à : a) ne divulguer ces renseignements qu’aux seules personnes dûment autorisées par elle, à les recevoir et, le cas échéant, à les consulter et les utiliser dans le cadre de leurs fonctions jusqu’au terme de l’entente; b) appliquer toute mesure de sécurité nécessaire afin que les personnes non autorisées à recevoir, consulter ou utiliser les renseignements concernés ne puissent pas y avoir accès; c) détruire ces mêmes renseignements lorsque l’objet pour lequel ils ont été obtenus est accompli, sous réserve du respect des délais de conservation déterminés par l’Agence; d) l’Agence s’engage à détruire toutes les données ainsi que les renseignements transmis par la CARRA et les établissements, dans les trente jours après l’approbation des rapports statistiques par les établissements; e) les parties conviennent respectivement de remplacer l’algorithme à l’origine d’un tel exercice de transmission de données et de renseignements, pour chaque exercice recommencé. Chaque partie s’engage à veiller à l’application de toute politique ou mesure en vigueur au sein de son organisation en matière de protection de la confidentialité des renseignements à caractère confidentiel qu’elle détient. L’établissement convient d’utiliser les rapports statistiques consolidés, transmis par l’Agence, qu’à des fins strictement statistiques. Si l’établissement, notamment en raison d’un nombre peu considérable d’employés, transmet une information, laquelle prise isolément risquerait d’identifier une personne à son emploi, l’Agence s’engage à traiter cette information de manière à empêcher l’identification susdite. 5.3 QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ Outre la Politique administrative relative à la sécurité des actifs informationnels et de télécommunication et à la protection des données et des renseignements confidentiels de l’Agence à laquelle elle est tenue, cette dernière, avec les établissements sont tenus de respecter le « Cadre global de gestion des actifs informationnels appartenant aux organismes du réseau-Volet-sécurité » (septembre 2002). La CARRA agit en conformité de la Politique concernant l’utilisation des actifs informationnels qu’elle s’est donnée. L’Agence est responsable des renseignements transmis et hébergés dans ses locaux sur un serveur sécurisé, avec accès limité aux seules personnes qu’elle a autorisées, de toute perte ou de 10 de 12
destruction découlant d’un désastre naturel, tels un incendie, un vol desdits renseignements et tout autre acte causant quelque tort que ce soit à ces renseignements, et ce, pour le temps où leur transmission et conservation demeurent nécessaires à l’Agence, pour les fins prévues au projet d’entente. 5.4 QUANT À L'INFORMATION DES PERSONNES CONCERNÉES Le projet d’entente prévoit que les établissements ont la responsabilité d’informer leurs employés et cadres concernés de l’existence de la présente entente au moyen d’un communiqué officiel en provenance de leur direction des ressources humaines respective. 6. ANALYSE Dans un premier temps, il est nécessaire de souligner que le présent projet d’entente est soumis à la Commission pour avis parce qu’il peut comporter, dans certaines circonstances, l’appariement de données nominatives. En effet, il pourra arriver qu’un établissement, en raison d’un nombre peu considérable d’employés, transmette des informations, lesquelles prises isolément peuvent identifier une personne à son emploi. L’état actuel des données détenues par les établissements de santé et de services sociaux de la Capitale-Nationale est tel que l’ancienneté cumulée pendant les années de service dans le réseau de la santé et des services sociaux, auprès des établissements, ne correspond pas toujours au rythme d’accumulation avec lequel un employé ou, selon le cas, un cadre de ce réseau a pu contribuer au régime de la CARRA. Pour réaliser un exercice régional d’évaluation valable et contribuer à l’évaluation spécifique de chacun des établissements quant à leur besoin en effectifs dans le cadre du Projet d’évaluation des besoins de main-d’œuvre en santé et services sociaux, l’Agence a l’obligation de considérer les impacts découlant de la prise de retraite des employés cotisant au RREGOP ou au RRPE, au sein des établissements de santé et de services sociaux de son territoire, dans les installations qu’ils maintiennent. L’Agence estime que ce mandat est nécessaire, considérant qu’au cours des dernières années l’accessibilité à des services a été réduite ou les services n’ont pu être rendus, faute d’avoir en présence, une main-d’œuvre habilitée et suffisante. Les établissements ne possèdent que l’information reliée à l’ancienneté cumulée dans les installations maintenues par leur propre établissement. Afin de fournir aux établissements les besoins en main-d’œuvre et d’éviter ainsi une rupture potentielle de services, l’Agence estime qu’il lui est primordial de se doter de bases de données en ressources humaines constituées de données provenant de la CARRA et des établissements. Elles permettront à l’Agence de prévoir plus fidèlement la possibilité de retraite. Toutes ces données, même si elles sont et demeureront dénominalisées, en cours de transfert et de consolidation par l’Agence, conduisent à une précision de la planification de la main-d’œuvre au niveau local. 11 de 12
L’Agence estime que l’appariement des renseignements visés par le projet d’entente est nécessaire à l’application, entre autres, des nouvelles dispositions de l’article 376 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux. 7. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des documents reçus, la Commission fait les constats suivants quant au projet d’entente : - il vise à permettre à l’Agence d’apparier certaines données détenues par la CARRA et par les établissements du réseau de la santé et des services sociaux de la région de la Capitale-Nationale aux fins d’évaluer les probabilités de prise de retraite et d’assurer la planification de la main-d’œuvre; - il est soumis pour avis parce qu’il peut comporter l’appariement de données nominatives, lorsque certaines circonstances le permettent, en raison d’un nombre peu considérable d’employés dans un établissement; - l’Agence a dorénavant la responsabilité de mettre en place un système d’information sur la main-d’œuvre favorisant, notamment, l’élaboration des plans régionaux en matière de planification de main-d’oeuvre et de développement des ressources humaines; - la CARRA, l’Agence et les établissements ont convenu de différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements communiqués. Ces constats faits, la Commission émettra un avis favorable sur réception de l’entente signée. Par ailleurs, la Commission demande aux parties à l’entente de lui soumettre les modalités selon lesquelles elles entendent informer les personnes concernées par les échanges de renseignements auxquels elles procèderont. Ces modalités devront lui être transmises avant le 30 avril 2006. 12 de 12
ANNEXE A Les établissements publics de santé et de services sociaux de la région de la Capitale-Nationale sont les suivants : Centre hospitalier affilié universitaire de Québec ou CHA, Centre hospitalier universitaire de Québec ou CHUQ, Hôpital Laval, Centre de santé et de services sociaux de Charlevoix, Centre hospitalier Robert-Giffard ou CHRG, Hôpital Jeffery Hale–Saint Brigid’s Home inc., Centre de santé et de services sociaux de Québec-Nord, Centre de santé et de services sociaux de Québec-Sud, Centre de santé et de services sociaux de Portneuf, Centre de réadaptation en déficience intellectuelle de Québec ou CRDIQ, Centre de réadaptation Ubald-Villeneuve ou CRUV, Centre jeunesse de Québec ou CPEJQ et Institut de réadaptation en déficience physique de Québec ou IRDPQ. Les établissements privés conventionnés de santé et de services sociaux de la région de la Capitale-Nationale sont les suivants : Groupe Champlain inc. (Centre d’hébergement Champlain–Limoilou), Centre d’hébergement Saint-Jean-Eudes inc., Centre d’hébergement Saint-Joseph inc., Centre hospitalier Notre-Dame-du-Chemin inc., Centre hospitalier Saint-François inc., Centre hospitalier Saint-Sacrement ltée, Vigi Santé Ltée (CHSLD Saint-Augustin), Foyer Notre-Dame-de-Foy inc., Hôpital Sainte-Monique inc., La Corporation Notre-Dame de Bon-Secours (La Champenoise) et Le Centre d’accueil Nazareth inc.
Québec, le 28 février 2006 M e Renée Madore Commission administrative des régimes de retraite et d'assurances 475, rue Saint-Amable, 7 e étage Québec (Québec) G1R 5X3 N/Réf : 05 08 38 Madame, Vous trouverez ci-joint l'avis de la Commission d'accès à l'information (Commission) concernant un projet d'entente relatif à la transmission de renseignements personnels entre la Commission administrative des régimes de retraite et d'assurances (CARRA) et l'Agence de développement de réseaux locaux de services de santé et de services sociaux de la Capitale-Nationale (Agence). Lors de son assemblée du 15 février dernier, la Commission a analysé ce projet d'entente et me prie de vous informer des constats suivants : - il vise à permettre à l’Agence d’apparier certaines données détenues par la CARRA et par les établissements du réseau de la santé et des services sociaux de la région de la Capitale-Nationale aux fins d’évaluer les probabilités de prise de retraite et d’assurer la planification de la main-d’œuvre; - il est soumis pour avis parce qu’il peut comporter l’appariement de données nominatives, lorsque certaines circonstances le permettent, en raison d’un nombre peu consi-dérable d’employés dans un établissement; - l’Agence a dorénavant la responsabilité de mettre en place un système d’information sur la main-d’œuvre favorisant, notamment, l’élaboration des plans régionaux en matière de planification de main-d’oeuvre et de développement des ressources humaines;
2 - la CARRA, l’Agence et les établissements ont convenu de différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements communiqués. Ces constats faits, la Commission émettra un avis favorable sur réception de l’entente signée. Par ailleurs, la Commission demande aux parties à l’entente de lui soumettre les modali-tés selon lesquelles elles entendent informer les personnes concernées par les échanges de renseignements auxquels elles procèderont. Ces modalités devront lui être transmises avant le 30 avril 2006. Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/LB/lp Jean-Sébastien Desmeules M me Suzanne Rompré, Agence
Québec, le 23 mai 2006 Madame Suzanne Rompré Commissaire régionale de la qualité des services et coordonnatrice des affaires juridiques Agence de la santé et des services sociaux de la Capitale-Nationale 555, boul. Wilfrid-Hamel Est Québec (Québec) G1M 3X7 N/Réf. : 05 08 38 Madame, Dans l’avis transmis à la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (CARRA) et à l’Agence de développement de réseaux locaux de services de santé et de services sociaux de la Capitale-Nationale le 28 février 2006, la Commission précisait : « […] la Commission émettra un avis favorable sur réception de l’entente signée. Par ailleurs, la Commission demande aux parties à l’entente de lui soumettre les modalItés selon lesquelles elles entendent informer les personnes concernées par les échanges de renseigne-ments auxquels elles procèderont. Ces modalités devront lui être transmises avant le 30 avril 2006. » En réponse à cette demande, l’Agence de la santé et des services sociaux de la Capitale-Nationale transmettait, le 28 avril dernier, une lettre qui présentait le moyen retenu afin d’informer les employés des établissements ainsi qu’une copie de l’entente signée. Essentiellement, vous entendez informer les employés en joignant la note suivante à la paie des membres du personnel des établissements signataires : « Votre établissement, le “Centre Hospitalier______”, a été autorisé par la Commission d'accès à l'information (CAI) à
2 échanger des renseignements concernant l'ensemble de son personnel avec l'Agence de la santé et des services sociaux de la Capitale-Nationale pour la planification de la main-d'œuvre. Les renseignements échangés sont dénominalisés. Cette planification se fait en partenariat avec la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (CARRA), de même qu’avec les établissements de la région. La Commission est d’avis que l’objectif d’informer les personnes concernées est atteint par cette note. Toutefois, l’entente signée que vous nous avez transmise s’avère différente de l’entente présentée à la Commission sur quelques aspects. Après examen, la Commission est d’accord avec les modifications apportées puisqu’il s’agit de modifications de concordance, de corrections d’erreurs ou de réparations d’oublis. En ce qui concerne la modification apportée à l’item « 10. Annexes », à l’effet que tout addenda, le cas échéant, fera « partie intégrante de la présente entente », la Commission comprend que les addendas possibles pourraient toucher le mode de transmission (art. 4.3) ou les coûts (art. 7). Mais afin d’éviter toute ambiguïté, la Commission estime opportun de rappeler que toute modification au texte de l’entente qui concernerait les renseignements communiqués et qui aurait pour effet de permettre d’identifier un employé devrait être soumise à la Commission pour approbation. Veuillez agréer, Madame, l'expression de mes sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/LB/lp Jean-Sébastien Desmeules c.c. M e Renée Madore, CARRA
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