AVIS DE LA COMMISSION D'ACCÈS À L'INFORMATION RELATIVEMENT À UN PROJET D’ENTENTE EN VERTU DE LA LOI SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC ET LA SOCIÉTÉ DE L’ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC DOSSIER 06 08 47 Assemblée du 14 juin 2006
1. MISE EN CONTEXTE En janvier 1994, la Commission avait émis un avis (annexe 1) relativement à une entente entre la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ) et la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ). Cette entente (annexe 2) permet à la RAMQ de recevoir de la SAAQ les changements d’adresse des titulaires de permis de conduire et de certificat d’immatriculation afin de mettre à jour son fichier d’inscription des personnes assurées. Par cette communication de renseignements, la RAMQ vise à assurer l’admissibilité des personnes au régime d’assurance maladie et aux autres programmes qui lui sont confiés par le gouvernement ainsi qu'à faciliter la délivrance de la carte d’assurance maladie et l’émission des avis de renouvellement. L'entente actuelle prévoit que les changements d’adresse des titulaires de permis de conduire et de certificat d’immatriculation sont versés dans un fichier (support magnétique) transmis une fois par semaine à la RAMQ. Le projet d'entente présenté (annexe 3), et qui vise à remplacer l'entente avalisée par la Commission en janvier 1994, prévoit des modifications sur ces aspects. 2. OBJET DE L'ENTENTE Le projet d'entente présenté vise à remplacer l'entente de janvier 1994 et contient des modifications sur les aspects suivants : - le fichier des changements d’adresse sera transmis par télécommunication sécurisée au lieu d’être versé sur un support magnétique et acheminé par la poste ou autrement; - le fichier sera communiqué une fois par jour ouvrable au lieu d’être acheminé une fois par semaine. L’entente initiale approuvée avait pour objet de permettre à la RAMQ de mettre à jour son fichier d’inscription des personnes assurées aux fins de s’assurer de l’admissibilité des personnes au régime d’assurance maladie et aux autres programmes qui lui sont confiés par la loi ou le gouvernement et de faciliter la délivrance de la carte d’assurance maladie ainsi que l’émission des avis de renouvellement. 3. ASSISE LÉGALE L’article 22.2 de la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec (L.R.Q., c. R-5) prévoit : 22.2. La Régie peut, en vue de mettre à jour de façon continue le dossier des personnes assurées qu'elle constitue aux fins de l'application de la présente loi et de la Loi sur l'assurance maladie (chapitre A-29), obtenir du ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale, de la Régie des rentes du Québec et de la Société de l'assurance automobile du 1 de 5
2 Québec l'adresse des personnes bénéficiaires des programmes qu'ils administrent. L’article 19.1 du Règlement sur l’admissibilité et l’inscription des personnes auprès de la Régie de l’assurance maladie du Québec (L.R.Q., c. A-29, r.0.01) prévoit : 19.1. La Régie émet un avis de renouvellement à une personne qui réside au Québec à l'exception des personnes visées au paragraphe 1° ou 2° de l'article 2. Les articles 68.1, 70 et 72 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée Loi sur l’accès) prévoient : 68.1 Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels aux fins de le comparer, le coupler ou l'apparier avec un fichier détenu par une personne ou un organisme si cette communication est nécessaire à l'application d'une loi au Québec. Ces opérations s'effectuent dans le cadre d'une entente écrite. 70. Une entente conclue en vertu de l'article 68 ou 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. Elle entre en vigueur sur avis favorable de la Commission. En cas d'avis défavorable de la Commission, cette entente peut être soumise au gouvernement pour approbation; elle entre en vigueur le jour de son approbation. Cette entente ainsi que l'avis de la Commission et l'approbation du gouvernement, le cas échéant, sont déposés à l'Assemblée nationale dans les trente jours de cet avis et de cette approbation si l'Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les trente jours de l'ouverture de la session suivante ou de la reprise de ses travaux. L'entente doit, en outre, être publiée à la Gazette officielle du Québec dans les trente jours de son dépôt à l'Assemblée nationale. Le gouvernement peut, après avoir pris l'avis de la Commission, révoquer en tout temps l'entente. 2 de 5
3 72. Un organisme public doit veiller à ce que les renseignements nominatifs qu'il conserve soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis. 4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS À partir de son fichier « Dossier unique », la SAAQ transmet à la RAMQ les renseignements qui suivent pour chaque titulaire d’un permis de conduire ou d’un certificat d’immatriculation ayant changé d’adresse ou étant décédé : a) les nom et prénom du titulaire; b) sa date de naissance; c) son sexe; d) son adresse; e) la date effective de son changement d’adresse; f) le code relatif aux changements d’un dossier (changement d’adresse, personne décédée, personne immigrée, nouveau dossier, dossier réactivé). Toutefois, aucun renseignement n’est communiqué à la RAMQ à l’égard d’un titulaire de permis de conduire ou de certificat d’immatriculation ayant utilisé le Service québécois de changement d’adresse pour aviser la SAAQ de sa nouvelle adresse. Les renseignements pouvant faire l’objet d’une mise à jour du fichier d’inscription des personnes assurées de la RAMQ sont ceux énumérés aux points d), e) et f). 5. CONSTATS 5.1 QUANT AUX MODALITÉS DE COMMUNICATION La SAAQ communiquerait à la RAMQ un fichier des changements d’adresse une fois par jour ouvrable. La communication du fichier se ferait sur un support faisant appel aux technologies de l’information. Le fichier serait transmis par télécommunication sécurisée. 5.2 QUANT AUX OBLIGATIONS RELATIVES À LA CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS Les parties reconnaissent le caractère confidentiel des renseignements personnels obtenus ou transmis dans le cadre de la présente entente et conviennent de la nécessité de protéger ces renseignements conformément aux normes de sécurité prévues à l'annexe 1 du projet d’entente. La RAMQ s’engage à ne pas utiliser ou permettre que soient utilisés les renseignements transmis par la SAAQ à une autre fin que celle pour laquelle ils ont été communiqués et à ne permettre l’accès à ces renseignements qu’aux seules personnes autorisées. 3 de 5
4 5.3 QUANT À LA CLIENTÈLE VISÉE Afin de respecter le consentement de la personne, aucun renseignement ne sera communiqué à la RAMQ à l’égard d’un titulaire de permis de conduire ou de certificat d’immatriculation ayant utilisé le Service québécois de changement d’adresse pour aviser la SAAQ de sa nouvelle adresse. 5.4 QUANT À L’INFORMATION À LA CLIENTÈLE La RAMQ informe la clientèle concernée de la communication de renseignements entre les deux organismes par le biais d’un avis relatif à la protection des renseignements personnels sur les formulaires « Avis de renouvellement – Carte d’assurance maladie », « Porte-carte – Carte d’assurance maladie » et elle rend disponible, sur son site Internet, une liste à jour des organismes avec qui elle a conclu des ententes de communication de renseignements personnels. La SAAQ informe la clientèle concernée de la transmission de renseignements à la RAMQ par le biais d’un avis relatif à la protection des renseignements personnels sur les formulaires de collecte de renseignements. De plus, les avis de renouvellement du permis de conduire ou de l’immatriculation contiennent une liste des ententes de communication de renseignements personnels. 5.5 QUANT À LA MODIFICATION DE L’ENTENTE La présente entente ne peut être modifiée que par un écrit portant la signature des parties et stipulant expressément leur intention à cet effet. La modification entre en vigueur à la date de l’avis favorable de la Commission ou de l’approbation du gouvernement, le cas échéant, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès. 5.6 QUANT AUX DISPOSITIONS FINALES La présente entente est d’une durée indéterminée à compter de son entrée en vigueur et ne prend fin que sur réception d’un avis de résiliation. La présente annule et remplace l’entente sur le même objet conclue entre les deux parties en décembre 1993. 6. ANALYSE L' article 68.1 de la Loi sur l'accès prévoit qu'un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels aux fins de le comparer, le coupler ou l'apparier avec un fichier détenu par une personne ou un organisme si cette communication est nécessaire à l'application d'une loi au Québec. 4 de 5
5 Les articles 68.1 et 70 de la Loi sur l’accès prévoit qu’un organisme public ne peut communiquer un fichier de renseignements personnels à un autre organisme, aux fins de le coupler, que dans le cadre d’une entente qui doit être soumise à la Commission pour avis. En vertu de l’article 19.1 du Règlement sur l’admissibilité et l’inscription des personnes auprès de la Régie de l’assurance maladie du Québec, la RAMQ doit émettre un avis de renouvellement à une personne qui réside au Québec. Pour ce faire, elle peut, en vertu de l’article 22.2 de la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec, afin de mettre à jour de façon continue le dossier des personnes assurées, obtenir de la SAAQ l'adresse des personnes bénéficiaires des programmes que la SAAQ administre. Les modifications suivantes sont notamment prévues dans le projet d'entente : - comme la SAAQ abandonne l’utilisation des supports magnétiques acheminés par la poste ou autrement, le fichier des changements d’adresse sera transmis par télécommunication sécurisée; - dans le but d’améliorer l’intégrité du fichier d’inscription des personnes assurées de la RAMQ, le fichier sera communiqué une fois par jour ouvrable au lieu d’être acheminé une fois par semaine. 7. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des différents documents reçus, la Commission fait les constats suivants : - le projet d'entente est soumis à la Commission en vertu de l'article 68.1 de la Loi sur l'accès; - en vertu de l’article 22.2 de la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec, la RAMQ peut, en vue de mettre à jour de façon continue le dossier des personnes assurées, obtenir de la SAAQ l'adresse des personnes bénéficiaires des programmes que la SAAQ administre; - en vertu de l’article 19.1 du Règlement sur l’admissibilité et l’inscription des personnes auprès de la Régie de l’assurance maladie du Québec, la RAMQ émet un avis de renouvellement à une personne qui réside au Québec à l'exception des personnes visées au paragraphe 1° ou 2° de l'article 2; - la SAAQ et la RAMQ ont convenu de différentes mesures de sécurité afin d'assurer le caractère confidentiel des renseignements communiqués dont la Commission pourra évaluer la pertinence et la suffisance ultérieurement. Ainsi, la Commission émettra un avis favorable sur réception de l'entente signée. 5 de 5
Québec, le 16 juin 2006 Monsieur Claude Gélinas Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels Société de l’assurance automobile du Québec 333, boul. Jean-Lesage, local N-6-45 Québec (Québec) G1K 8J6 N/Réf : 06 08 47 (93 11 32, 90 01 81 et 89 03 80) Monsieur, Vous trouverez ci-joint l'avis de la Commission d'accès à l'information (Commission) relativement à un projet d’entente en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès) entre la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) et la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ). Lors de son assemblée du 14 juin dernier, la Commission a analysé ce projet d'entente et me prie de vous informer des constats suivants : - le projet d'entente est soumis à la Commission en vertu de l'article 68.1 de la Loi sur l'accès; - en vertu de l’article 22.2 de la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec, la RAMQ peut, en vue de mettre à jour de façon continue le dossier des personnes assurées, obtenir de la SAAQ l'adresse des personnes bénéficiaires des programmes que la SAAQ administre; - en vertu de l’article 19.1 du Règlement sur l’admissibilité et l’inscription des personnes auprès de la Régie de l’assurance maladie du Québec, la RAMQ émet un avis de renouvellement à une personne qui réside au Québec à l'exception des personnes visées au paragraphe 1° ou 2° de l'article 2;
2 - la SAAQ et la RAMQ ont convenu de différentes mesures de sécurité afin d'assurer le caractère confidentiel des renseignements communiqués dont la Commission pourra évaluer la pertinence et la suffisance ultérieurement. Ainsi, la Commission émettra un avis favorable sur réception de l'entente signée. Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/LB/cg Jean-Sébastien Desmeules p.j. (1) M. Normand Julien, RAMQ
Québec, le 7 septembre 2006 Monsieur Luc Vigneux Substitut du responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels Société de l’assurance automobile du Québec 333, boul. Jean-Lesage, local N-6-45 Québec (Québec) G1K 8J6 N/Réf : 06 08 47 (93 11 32, 90 01 81 et 89 03 80) Monsieur, La Commission d'accès à l'information a bien reçu le 8 août 2006 copie de l’entente entre la Régie de l’assurance maladie du Québec et la Société de l’assurance automobile du Québec concernant la mise à jour du fichier d’inscription des personnes assurées. Cette entente est signée par les autorités des organismes concernés et conforme à l’entente approuvée par la Commission lors de son assemblée du 14 juin 2006. L’avis émis par la Commission ainsi que cette entente seront rendus publics sur le site de la Commission. Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/LB/lp Jean-Sébastien Desmeules M. Normand Julien, RAMQ
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