ENTENTE EN VERTU DE LA LOI SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (L.R.Q., c. A-2.1) ENTRE LE MINISTRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX, pour et au nom du gouvernement du Québec, agissant par M. Roger Paquet, sous-ministre; (ci-après le « Ministre »), ET L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC, organisme constitué en vertu de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (L.R.Q., c. I-13.011) ayant son siège au 200, chemin Sainte-Foy, 5 e étage, Québec (Québec) G1R 5T4, agissant par M. Yvon Fortin, directeur général, dûment autorisé aux fins des présentes; (ci-après appelé l’« Institut »), ET LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC, personne morale de droit public, légalement constituée en vertu de la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec (L.R.Q., c. R-5) ayant son siège au 1125, Grande Allée Ouest, Québec (Québec) G1S 1E7, représentée par M. Marc Giroux, président-directeur général par intérim, dûment autorisé aux fins des présentes; (ci-après appelée la « Régie »).
ATTENDU QUE, en vertu de l’article 2 de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (L.R.Q., c. I-13.011, ci-après appelée la « Loi sur l’Institut »), production et de diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes responsable de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général; ATTENDU QUE le premier paragraphe de l’article 5 de la Loi sur l’Institut énonce que pour la réalisation de sa mission, l’Institut peut faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec; ATTENDU QUE, en vertu du cinquième paragraphe de l’article 5 de la Loi sur l’Institut, l’Institut peut fournir aux ministères, dont le ministère de la Santé et des Services sociaux, des services de nature scientifiques statistique; ATTENDU QUE l’Institut s’est vu confier, pour l’exercice budgétaire 2005, le mandat d’effectuer pour le compte du Ministre l’Enquête sur la qualité des services de lutte contre le cancer au Québec (ci-après appelée « EQSLCC »); ATTENDU QUE l’Institut doit, pour la réalisation de ce mandat obtenir des renseignements détenus par la Régie de même que certains renseignements dont la gestion lui est confiée par le Ministre conformément à l’Entente no 1 (Med-Écho, etc.) « Dépôt de données nominatives » conclue le 24 août 2000 entre le ministère de la santé et des services sociaux et la Régie (ci-après l’« Entente no 1 »); ATTENDU QUE, conformément à l’article 6.1 de l’Entente no 1, le Ministre informe la Régie de ses orientations relativement aux banques de données confiées quant à leur contenu, leur utilisation, leur traitement et leur accès; ATTENDU QUE le cinquième alinéa de l’article 67 de la Loi sur l’assurance maladie (L.R.Q., c. A-29) permet à la Régie de révéler à l’Institut, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics personnels (L.R.Q., C. A-2.1, ci-après appelée «Loi sur l’accès»), un renseignement obtenu pour l’exécution de la Loi sur l’assurance maladie lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice de ses attributions; ATTENDU QUE le paragraphe 1 de la Loi sur l’accès permet également à la Régie de communiquer à l’Institut, sans le consentement de la personne concernée, des renseignements personnels, lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice de ses attributions;/2 l’Institut constitue le lieu privilégié de du gouvernement et qu’il est le ou techniques dans le domaine de la et de la protection des renseignements o du premier alinéa de l’article 68
/3 ATTENDU QUE le premier alinéa de l’article 67.2 de la Loi sur l’accès permet au Ministre de communiquer à l’Institut, sans le consentement de la personne concernée, des renseignements personnels, lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat; ATTENDU QUE le Ministre permet à la Régie, pour les fins du mandat confié à l’Institut, d’utiliser et de communiquer les renseignements contenus dans la banque Med-Écho selon les modalités et les conditions énoncées dans la présente entente; ATTENDU QUE le deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès prévoit que ces communications s’effectuent dans le cadre d’une entente écrite; ATTENDU QUE, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, une entente visée par l’article 68 de cette loi doit être soumise à la Commission d’accès à l’information pour avis; EN CONSÉQUENCE, les parties conviennent de ce qui suit : 1. OBJET DE L’ENTENTE La présente entente a pour objet de permettre à l’Institut, pour la réalisation du mandat visant à réaliser une enquête à portée nationale sur la qualité des services de lutte contre le cancer au Québec que lui a confié le Ministre, d’obtenir de la Régie la communication des renseignements qu’elle détient dans l’exécution du régime d’assurance maladie de même que certains renseignements qui lui sont confiés par le Ministre conformément à l’Entente no 1. Les renseignements visés par la communication concernent des personnes atteintes de cancer résidant au Québec et âgées de 18 ans ou plus qui ont reçu des traitements de chimiothérapie, de radiothérapie (incluant la curiethérapie) et de chirurgie entre le 1 er avril 2005 et le 31 mars 2006. 2. PROVENANCE ET NATURE DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS À partir du fichier MedEcho et selon la liste des codes d’intervention fournie par l’Institut, la Régie produira une liste de personnes ayant subi, entre le 1 er avril 2005 et le 31 mars 2006, une chirurgie curative en salle d’opération associée à un diagnostic principal de cancer. À des fins de validation, la Régie ajoutera pour ces personnes, les renseignements relatifs aux séjours hospitaliers pendant la période de validation, c’est-à-dire 6 mois précédant le 1er avril 2005 et 6 mois suivant le 31 mars 2006 à partir du fichier MedEcho. À partir du fichier des services rémunérés à l’acte, la Régie produira une liste de personnes ayant reçu au moins un service de chimiothérapie ou de radiothérapie (incluant la curiethérapie) entre le 1 er avril 2005 et le 31 mars 2006. À des fins de
/4 validation, la Régie ajoutera pour ces personnes, les renseignements relatifs aux services médicaux reçus pendant la période de validation, c’est-à-dire 6 mois précédant le 1er avril 2005 et 6 mois suivant le 31 mars 2006 à partir du fichier des services rémunérés à l’acte. Pour toutes les personnes sélectionnées, la Régie retirera toutes celles pour lesquelles un décès a été enregistré puis procèdera à l’extraction des renseignements suivants : pour les personnes assurées : un numéro d’identification (identifiant unique créé par la Régie), le groupe d’âge, le sexe, la région sociosanitaire de résidence et la langue de correspondance; pour les séjours hospitaliers : un numéro d’identification (identifiant unique créé par la Régie), un numéro séquentiel du séjour hospitalier, la région de l’établissement, la date d’admission à l’hôpital, le code de diagnostic, la date et le code d’intervention associé à chaque chirurgie curative; pour les services médicaux : un numéro d’identification (identifiant unique créé par la Régie), le code de diagnostic, la date et le code d’acte, la région de l’établissement. Ces renseignements sont fournis pour la période comprise entre le 1 er octobre 2004 et le 30 septembre 2006 pour les services médicaux de radiothérapie, de chimiothérapie et les séjours hospitaliers avec un diagnostic principal de cancer. Cette liste sera ensuite transmise l’Institut. L’Institut utilisera la liste des personnes visées par l’enquête pour produire les statistiques nécessaires à l’élaboration du plan de sondage et pour tirer l’échantillon de personnes auprès desquelles sera réalisée le prétest et l’EQSLCC au Québec. L’Institut transmettra à la Régie la liste des numéros d’identification concernant les personnes sélectionnées pour participer au prétest et à l’enquête. À la liste des personnes sélectionnées pour participer au prétest et à l’enquête, la Régie ajoutera les renseignements suivants : le nom et le prénom, l’adresse complète (numéro civique, rue, numéro d’appartement s’il y a lieu, la municipalité, le code postal), le numéro d’assurance maladie (NAM), la date de naissance. La liste des personnes sélectionnées pour participer au prétest et à l’enquête ainsi constituée sera transmise à l’Institut.
/5 3. MODALITÉS DE COMMUNICATION 3.1 Mécanisme d’accès La communication des renseignements se fait : a) sur support informatique et la structure des données respecte le format prescrit par la Régie; et b) par messagerie interne, par transporteur sécuritaire ou par télécommunication sécurisée. 3.2 Fréquence des transmissions de la Régie vers l’Institut La communication de renseignements se fera une seule fois en quatre temps : a) dans un premier temps, la Régie transmettra les renseignements couvrant les périodes de référence et de validation pour l’ensemble des personnes faisant partie de la population visée, c’est-à-dire toutes celles qui ont reçu au moins un traitement de chimiothérapie ou de radiothérapie (incluant la curiethérapie) ou de chirurgie entre le 1 er avril 2005 et le 31 mars 2006 en lien avec leur cancer; b) Suite à la validation et au traitement de l’Institut, la Régie transmettra à l’Institut les renseignements personnels concernant les personnes sélectionnées pour participer au prétest; c) À la suite du prétest, la Régie transmettra à l’Institut les renseignements personnels concernant les personnes sélectionnées pour participer à l’enquête; d) Enfin, la Régie transmettra à l’Institut, s’il y a lieu, la nouvelle adresse pour toutes les personnes de l’enquête n’ayant pas reçu leur questionnaire à cause d’une mauvaise adresse. 4. OBLIGATIONS DÉCOULANT DE LA RÉCEPTION DE RENSEIGNEMENTS 4.1 Chaque partie reconnaît le caractère confidentiel des renseignements qui lui sont communiqués. À cette fin, chaque partie s’engage à prendre les mesures de sécurité suivantes : a) ne divulguer ces renseignements qu’aux personnes autorisées; b) veiller à ce que les personnes non autorisées ne puissent accéder aux renseignements, en appliquant toutes les mesures de sécurité nécessaires; c) n’intégrer, s’il y a lieu, les renseignements communiqués que dans les seuls dossiers des personnes concernées;
d) détruire de façon sécuritaire les fichiers reçus dès que l’objet pour lequel ils ont été obtenus a été accompli. 4.2 La Régie s’engage à tenir un registre de communication et à y indiquer : a) la date de chaque communication; b) les nom, titre, fonction et adresse du destinataire et de l’expéditeur; c) les numéros de supports informatiques, le cas échéant; d) la nature des renseignements communiqués; e) les fins pour lesquelles ces renseignements sont communiqués; f) la raison justifiant la communication; g) le nom de l’employé ou de la compagnie qui a effectué le transport, le cas échéant. 4.3 Chaque partie s’engage également à : a) aviser manquement aux mesures de sécurité et de tout événement confidentiel des renseignements; b) collaborer à toute enquête ou vérification concernant le respect communiqués. 4.4 Au sein de chaque organisme, seuls les employés dont les fonctions renseignements communiqués par l’autre partie. 4.5 Afin de s’assurer que l’accessibilité aux renseignements communiqués autorisés, dans les quinze (15) jours de l’entrée en vigueur de la présente personnes autorisées à recevoir les renseignements et fournit à l’autre une liste des personnes ainsi autorisées, qu’elle tient à jour, et qui indique : leurs nom et prénom; leurs titre et fonction; leurs adresse et numéro de téléphone au travail. 4.6 Les mesures de sécurité relatives à l’intégrité physique des lieux où sont stockés les renseignements transférés sont conformes aux normes et pratiques en vigueur au sein de chaque organisme. 4.7 Chaque partie communication de renseignements visés par la présente entente. 4.8 Chaque partie s’engage à prendre fait et cause pour la partie qui poursuite était dirigée contre cette dernière en raison d’un acte ou d’une omission qui serait imputable à la partie qui reçoit les renseignements par son fait ou celui de ses préposés, employés ou de ses mandataires./6 immédiatement l’autre partie de tout pouvant porter atteinte au caractère de la confidentialité des renseignements le requièrent peuvent accéder aux soit restreinte aux seuls employés entente, chaque partie nomme les doit informer sa clientèle de la communique les renseignements si une
/7 4.9 Chaque partie s’engage à n’utiliser les renseignements qui lui sont communiqués, dans le cadre de la présente entente, que pour les fins pour lesquelles ils ont été obtenus. 5. OBLIGATIONS DÉCOULANT DE LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS 5.1 Les renseignements qu’une partie porte à la connaissance de l’autre partie sont une copie fidèle de ceux qu’elle détient, sans garantie d’exactitude. La partie qui accède aux renseignements convient que celle qui les fournit ne peut, en aucun cas, être tenue responsable des dommages résultant de la communication ou de l’utilisation d’un renseignement inexact ou incomplet. 5.2 Chaque partie s’efforce de respecter les échéances de l’autre partie, compte tenu néanmoins de ses propres priorités administratives. 5.3 Les parties s’informent mutuellement dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours de toute modification à leurs programmes respectifs susceptible, lors de sa mise en vigueur, d’avoir une répercussion sur la présente entente. 6. RÉSILIATION 6.1 Chaque partie peut, en tout temps, résilier pour cause la présente entente au moyen d’un avis expédié à l’autre partie par courrier recommandé ou certifié qui indique les motifs et fixe la date de résiliation, laquelle ne pourra être antérieure au soixantième (60 e ) jour suivant la date de l’avis. 6.2 La partie qui résilie ainsi cette entente ne peut en aucun cas être tenue de payer des dommages et intérêts ou autre compensation à l’autre partie. 6.3 La partie qui reçoit l’avis peut, à la satisfaction de l’autre partie, remédier au défaut identifié avant l’expiration du délai imparti pour la résiliation. En pareil cas, l’entente n’est pas résiliée. 7. DISPOSITIONS DIVERSES 7.1 Frais L’Institut assume les frais encourus par la Régie pour l’application de la présente entente incluant les coûts de développement, d’entretien et d’opération, selon les conditions à convenir ultérieurement entre les parties. 7.2 Avis Tout avis qu’une partie peut ou doit donner en vertu de la présente entente (désignation, modification, résiliation) doit être adressé comme suit :
/8 Pour la Régie : Le directeur général des affaires institutionnelles et secrétaire général Régie de l’assurance maladie du Québec 1125, Grande Allée Ouest, 8 e étage Québec (Québec) G1S 1E7 Pour le Ministre : Le secrétaire général Ministère de la santé et des services sociaux 1075, chemin Ste-Foy, 14 e étage Québec (Québec) G1S 2M1 Pour l’Institut : Le directeur général Institut de la statistique du Québec 200, chemin Sainte-Foy, 5 e étage Québec (Québec) G1R 5T4 7.3 Responsables de l’application de l’entente En collaboration avec la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels au sein de chaque organisme, les personnes responsables de l’application de la présente entente sont les suivantes : Pour la Régie : La directrice adjointe des services à la clientèle Pour l’Institut : Le directeur de la Direction Santé Québec Pour le Ministre : La directrice de la Direction des études et des analyses 8. ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE 8.1 Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la présente entente, de même que toute modification éventuelle, entre en vigueur au plus tard soixante (60) jours après sa réception par la Commission d’accès à l’information, à moins d’un avis de prolongation de cette période par cette dernière, et prend fin lorsque les communications de renseignements prévues à l’article 3.2 seront réalisées. 8.2 Si des modifications devaient être apportées à l’entente par l’une ou l’autre des parties, la nature de celles-ci devra être précisée et elles devront être transmises par courrier recommandé ou certifié au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant la date d’échéance.
/9 8.3 La transmission d’un avis de modification n’empêche pas la mise en application de la présente entente. Si les parties ne s’entendent pas sur les modifications à apporter à l’entente, celle-ci prend fin, sans autre avis, au terme des quatre-vingt-dix (90) jours prévus à cet effet. EN FOI DE QUOI, la présente entente est signée en trois (3) copies, À QUÉBEC, POUR LE MINISTRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX, ______________________ _____________ Roger Paquet, DATE Sous-ministre À QUÉBEC, POUR L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC, ______________________ _____________ Yvon Fortin, DATE Directeur général À QUÉBEC, POUR LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC, ______________________ ______________ Marc Giroux, DATE Président-directeur général par intérim
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