ENTENTE EN VERTU DE LA LOI SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (L.R.Q., c. A-2.1) ENTRE LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC, personne morale de droit public, légalement constituée en vertu de la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec (L.R.Q., c. R-5) ayant son siège au 1125, Grande Allée Ouest, Québec (Québec) G1S 1E7, représenté par M. Pierre Roy, président-directeur général, dûment autorisé aux fins des présentes; (ci-après appelée la « Régie »), ET L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC, organisme constitué en vertu de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (L.R.Q., c. I-13.011) ayant son siège au 200, chemin Sainte-Foy, 5 e étage, Québec (Québec) G1R 5T4, représenté par M. Yvon Fortin, directeur général, dûment autorisé aux fins des présentes; (ci-après appelé l’« Institut »);
/2 ATTENDU QU’en vertu de l’article 2 de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (L.R.Q., c. I-13.011, ci-après appelée la « Loi sur l’Institut »), l’Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement et qu’il est le responsable de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général; ATTENDU QUE l’article 5 de la Loi sur l’Institut énonce que pour la réalisation de sa mission, l’Institut peut faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec; ATTENDU QUE l’Institut désire obtenir des renseignements détenus par la Régie pour lui permettre de valider la santé buccodentaire des enfants suivis dans le cadre de l’Étude longitudinale du développement des enfants du Québec (ci-après appelée l’« ÉLDEQ »); ATTENDU QUE le cinquième alinéa de l’article 67 de la Loi sur l’assurance maladie (L.R.Q., c. A-29), permet à la Régie de révéler un renseignement obtenu pour l’exécution de cette loi notamment à l’Institut lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice de ses attributions; ATTENDU QUE le premier alinéa de l’article 68.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée la « Loi sur l’accès »), prévoit qu’un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels aux fins de le comparer avec un fichier détenu par un organisme si cette communication est nécessaire à l’application d’une loi au Québec, que cette communication soit ou non prévue expressément par la loi; ATTENDU QUE le troisième alinéa de ce même article 68.1 de la Loi sur l’accès indique que la communication prévue expressément par la loi s’effectue dans le cadre d’une entente écrite transmise à la
/3 Commission d’accès à l’information, laquelle entre en vigueur trente (30) jours après sa réception par celle-ci; ATTENDU QU’en vertu de l’article 67.3 de la Loi sur l’accès, la Régie doit inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels visée à l’article 68.1 de cette loi; ATTENDU QUE la Régie doit conformément à l’article 63.1 de la Loi sur l’accès, prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. EN CONSÉQUENCE, les parties conviennent de ce qui suit : 1. OBJET DE L’ENTENTE La présente entente a pour objet de permettre à la Régie de communiquer à l’Institut certains renseignements qu’elle détient relatifs à la santé buccodentaire des enfants suivis dans le cadre de l’ÉLDEQ. 2. PROVENANCE ET NATURE DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS À partir de ses fichiers, l’Institut communique annuellement à la Régie un numéro séquentiel, le numéro d’assurance maladie, le nom, prénom, la date de naissance et le sexe de chacun des enfants suivis dans le cadre de l’ÉLDEQ pour lequel il a obtenu un consentement parental. La Régie vérifie si l’enfant ainsi identifié apparaît dans son « Fichier d’inscription des personnes assurées » et communique à l’Institut les renseignements suivants sur les services dentaires : a) Numéro séquentiel; b) Code d'entente;
/4 c) Classe du professionnel de la santé; d) Numéro crypté du professionnel de la santé; e) Code de regroupement d'acte; f) Code d'acte; g) Rôle dans l'exécution de l'acte; h) Date de l'acte; i) Numéro de l'établissement brouillé; j) Classe du professionnel référent; k) Numéro crypté du professionnel référent; l) Spécialité du professionnel référent; m) Code de programme dentaire; n) Code de dent; o) Code de surface de dent; p) Diagnostic principal; q) Considération spéciale; r) Modificateur; s) Unités; t) Montant payé; u) Indicateur de présence; v) Indicateur de décès, le cas échéant. 3. MODALITÉS DE COMMUNICATION 3.1 Mécanisme d’accès La communication des renseignements se fait : a) sur support informatique et la structure des données respecte le format prescrit par la Régie; et b) par messagerie interne, par transporteur sécuritaire ou par télécommunication sécurisée. 3.2 Fréquence L’échange de renseignements a lieu une fois par année civile. L’Institut désire obtenir les renseignements couvrant la période : a) pour la première communication, du 1 er septembre 2005 au 31 août 2006;
/5 b) à compter du 1 er septembre 2006, du 1 er septembre d’une année au 31 août de l’année suivante. 4. OBLIGATIONS DÉCOULANT DE LA RÉCEPTION DE RENSEIGNEMENTS 4.1 Chaque partie reconnaît le caractère confidentiel des renseignements qui lui sont communiqués. À cette fin, chaque partie s’engage à prendre les mesures de sécurité suivantes : a) ne divulguer ces renseignements qu’aux personnes autorisées; b) veiller à ce que les personnes non autorisées ne puissent accéder aux renseignements, en appliquant toutes les mesures de sécurité nécessaires; c) n’intégrer, s’il y a lieu, les renseignements communiqués que dans les seuls dossiers des personnes concernées; d) détruire de façon sécuritaire les fichiers reçus dès que l’objet pour lequel ils ont été obtenus a été accompli. 4.2 La Régie s’engage à tenir un registre des échanges qu’elle effectue et y indiquer : a) la date de chaque communication; b) les nom, titre, fonction et adresse du destinataire et de l’expéditeur; c) les numéros de supports informatiques, le cas échéant; d) la nature des renseignements communiqués; e) les fins pour lesquelles ces renseignements sont communiqués; f) la raison justifiant la communication; g) le nom de l’employé ou de la compagnie qui a effectué le transport, le cas échéant. 4.3 Chaque partie s’engage également à : a) aviser immédiatement l’autre partie de tout manquement aux mesures de sécurité et de tout
/6 événement pouvant porter atteinte au caractère confidentiel des renseignements; b) collaborer à toute enquête ou vérification concernant le respect de la confidentialité des renseignements échangés. 4.4 Au sein de chaque organisme, seuls les employés dont les fonctions le requièrent peuvent accéder aux renseignements communiqués par l’autre partie. 4.5 Afin de s’assurer que l’accessibilité aux renseignements communiqués soit restreinte aux seuls employés autorisés, dans les quinze (15) jours de l’entrée en vigueur de la présente entente, chaque partie nomme les personnes autorisées à recevoir les renseignements et fournit à l’autre une liste des personnes ainsi autorisées, qu’elle tient à jour, et qui indique : leurs nom et prénom; leurs titre et fonction; leurs adresse et numéro de téléphone au travail. 4.6 Les mesures de sécurité relatives à l’intégrité physique des lieux où sont stockés les renseignements transférés sont conformes aux normes et pratiques en vigueur au sein de chaque organisme. 4.7 Chaque partie doit informer sa clientèle de l’échange de renseignements visé par la présente entente. 4.8 Chaque partie s’engage à prendre fait et cause pour la partie qui communique les renseignements si une poursuite était dirigée contre cette dernière en raison d’un acte ou d’une omission qui serait imputable à la partie qui reçoit les renseignements par son fait ou celui de ses préposés, employés ou de ses mandataires. 4.9 Chaque partie s’engage à n’utiliser les renseignements qui lui sont communiqués, dans le cadre de la présente entente, que pour les fins pour lesquelles ils ont été obtenus.
/7 5. OBLIGATIONS DÉCOULANT DE LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS 5.1 Les renseignements qu’une partie porte à la connaissance de l’autre partie sont une copie fidèle de ceux qu’elle détient, sans garantie d’exactitude. La partie qui accède aux renseignements convient que celle qui les fournit ne peut, en aucun cas, être tenue responsable des dommages résultant de la communication ou de l’utilisation d’un renseignement inexact ou incomplet. 5.2 Chaque partie s’efforce de respecter les échéances de l’autre partie, compte tenu néanmoins de ses propres priorités administratives. 5.3 Les parties s’informent mutuellement dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours de toute modification à leurs programmes respectifs susceptible, lors de sa mise en vigueur, d’avoir une répercussion sur la présente entente. 6. RÉSILIATION 6.1 Chaque partie peut, en tout temps, résilier pour cause la présente entente au moyen d’un avis expédié à l’autre partie par courrier recommandé ou certifié qui indique les motifs et fixe la date de résiliation, laquelle ne pourra être antérieure au soixantième (60 e ) jour suivant la date de l’avis. 6.2 La partie qui résilie ainsi cette entente ne peut en aucun cas être tenue de payer des dommages et intérêts ou autre compensation à l’autre partie. 6.3 La partie qui reçoit l’avis peut, à la satisfaction de l’autre partie, remédier au défaut identifié avant l’expiration du délai imparti pour la résiliation. En pareil cas, l’entente n’est pas résiliée.
/8 7. DISPOSITIONS DIVERSES 7.1 Frais L’Institut assume les frais encourus par la Régie pour l’application de la présente entente incluant les coûts de développement, d’entretien et d’opération, selon les conditions à convenir ultérieurement entre les parties. 7.2 Avis Tout avis qu’une partie peut ou doit donner en vertu de la présente entente (désignation, modification, résiliation) doit être adressé comme suit : Pour la Régie : Le directeur général des affaires institutionnelles et secrétaire général Régie de l’assurance maladie du Québec 1125, Grande Allée Ouest, 8 e étage Québec (Québec) G1S 1E7 Pour l’Institut : Le directeur général Institut de la statistique du Québec 200, chemin Sainte-Foy, 5 e étage Québec (Québec) G1R 5T4 7.3 Responsables de l’application de l’entente En collaboration avec la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels au sein de chaque organisme, les personnes responsables de l’application de la présente entente sont les suivantes : Pour la Régie : La directrice adjointe des services à la clientèle Pour l’Institut : Le directeur de la Direction Santé Québec
/9 8. ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE 8.1 Conformément au troisième alinéa de l’article 68.1 de la Loi sur l’accès, la présente entente, de même que toute modification éventuelle, entre en vigueur trente jours après sa réception par la Commission d’accès à l’information. 8.2 La présente entente est d’une durée d’un (1) an à compter de son entrée en vigueur. Elle se renouvelle annuellement par tacite reconduction sauf si l’une des parties transmet à l’autre partie, par courrier recommandé ou certifié, au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant la date d’échéance annuelle, un avis écrit à l’effet qu’elle entend y mettre fin ou y apporter des modifications. Dans ce dernier cas, elle doit préciser la nature des modifications. 8.3 La transmission d’un avis de modification n’empêche pas le renouvellement de la présente entente par tacite reconduction pour une période d’un (1) an. Si les parties ne s’entendent pas sur les modifications à apporter à l’entente, celle-ci prend fin, sans autre avis, au terme de cette période de reconduction.
/10 EN FOI DE QUOI, la présente entente est signée en deux copies, À QUÉBEC, POUR LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC, ______________________ ______________ Pierre Roy, DATE président-directeur général À QUÉBEC, POUR L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC, ______________________ _____________ Yvon Fortin, DATE directeur général
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