AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION RELATIVEMENT À L’ENTENTE EN VERTU DE LA LOI SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE LE MINISTRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX ET L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC ET LA RÉGIE DE l’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC DOSSIER 07 19 05 Novembre 2007
1. MISE EN CONTEXTE L’Institut de la statistique du Québec (ISQ) s’est vu confier le mandat d’effectuer, pour le compte du ministre de la Santé et des Services sociaux (MSSS), l’« Enquête sur la qualité des services de lutte contre le cancer au Québec » (EQSLCC). L’ISQ doit, pour la réalisation de ce mandat, obtenir des renseignements détenus en propre par la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) de même que certains renseignements du fichier Med-Écho dont la gestion a été confiée à la RAMQ par le MSSS en août 2000 par l’Entente no 1 (« Dépôt de données nominatives »). Le MSSS entend permettre à la RAMQ, pour les fins du mandat confié à l’ISQ, d’utiliser et de communiquer les renseignements contenus dans la banque Med-Écho selon les modalités et les conditions énoncées dans l’entente. 2. OBJET DE L’ENTENTE L’entente présentée a pour objet de permettre à l’ISQ, pour la réalisation du mandat visant à réaliser une enquête à portée nationale sur la qualité des services de lutte contre le cancer au Québec que lui a confiée le MSSS, d’obtenir de la RAMQ la communication de renseignements qu’elle détient dans l’exécution du régime d’assurance maladie de même que certains renseignements qui lui sont confiés par le MSSS conformément à l’Entente no 1. 3. ASSISE LÉGALE Les articles 2 et 5 de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (L.R.Q., c. I-13.011) prévoient : 2. L’Institut a pour mission de fournir des informations statistiques qui soient fiables et objectives sur la situation du Québec quant à tous les aspects de la société québécoise pour lesquels de telles informations sont pertinentes. L’Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement, sauf à l’égard d’une telle information que ceux-ci produisent à des fins administratives. Il est le responsable de la réalisation de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général. 5. Pour la réalisation de sa mission, l’Institut peut : 1° faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec; 2° collaborer avec les ministères et organismes du gouvernement pour l’exploitation de données administratives à des fins statistiques; 1 de 13
3° favoriser, en fonction des besoins, la coordination des activités des ministères et organismes du gouvernement en matière de statistiques, notamment en vue de prévenir le double emploi; 4° recommander l’utilisation de définitions, de codes ou de concepts de nature à faciliter la production de statistiques et de façon à en assurer la comparabilité; 5° fournir aux ministères et organismes du gouvernement et à ses autres clients des services de nature scientifique ou technique dans le domaine de la statistique; 6° prendre toute initiative visant à favoriser la collaboration entre les ministères et organismes du gouvernement quant à l’exploitation des nouvelles technologies de l’information et des communications pour faciliter la production et la diffusion des informations statistiques du gouvernement; 7° développer les méthodologies, les cadres d’intégration et les autres outils requis. L’article 2 de la Loi sur le ministère de la Santé et des Services sociaux (L.R.Q., c. M-19.2) prévoit : 2. Le ministre a pour fonctions d'élaborer et de proposer au gouvernement des politiques relatives à la santé et aux services sociaux. Le ministre doit voir à la mise en oeuvre de ces politiques, en surveiller l'application et en coordonner l'exécution. Les articles 63, 65 et 67 de la Loi sur l’assurance maladie (L.R.Q., c. A-29) prévoient : 63. Les membres, les fonctionnaires et les employés de la Régie, de même que les membres et les employés d'un comité de révision constitué en vertu de l'article 41 et d'un conseil d'arbitrage visé à l'article 54 ne doivent pas révéler, autrement que suivant l'article 308 du Code de procédure civile (chapitre C-25), un renseignement obtenu pour l'exécution de la présente loi. […] 65. L'article 63 n'interdit pas de révéler des renseignements obtenus pour l'exécution de la présente loi au Bureau de l'Ordre professionnel des médecins du Québec, au Bureau de l'Ordre professionnel des dentistes du Québec, au Bureau de l'Ordre professionnel des optométristes du Québec, au Bureau de l'Ordre professionnel des pharmaciens du Québec, au comité de discipline ou au comité d'inspection professionnelle de chacun de ces ordres ou, en ce qui concerne les professionnels d'un établissement, au conseil des médecins, dentistes et pharmaciens de cet établissement. […] La Régie peut aussi, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des 2 de 13
renseignements personnels ( chapitre A-2.1), transmettre à un établissement ou à un professionnel de la santé, afin que les renseignements contenus dans les fichiers ou index locaux de cet établissement ou de ce professionnel soient à jour, exacts et complets ou, le cas échéant, afin de vérifier l'admissibilité d'une personne au régime d'assurance maladie, au régime d'assurance médicaments institué par la Loi sur l'assurance médicaments ( chapitre A-29.01) ou au régime d'assurance-hospitalisation institué par la Loi sur l'assurance-hospitalisation ( chapitre A-28), les renseignements suivants: les nom, prénom, date de naissance, sexe, adresse, code de langue, numéro d'assurance maladie, numéro de téléphone, numéro d'identification unique, date de décès et numéro d'assurance sociale des usagers, des bénéficiaires, des patients ou des personnes assurées de cet établissement ou auxquels ce professionnel de la santé dispense des services de santé ainsi que les nom et prénom de la mère et du père de ces usagers, de ces bénéficiaires, de ces patients ou de ces personnes assurées ou, le cas échéant, de leur représentant légal. Le numéro d'assurance sociale ne peut être transmis qu'aux seules fins d'en vérifier la validité ou de faciliter le transfert des autres renseignements. Elle peut également, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, transmettre les mêmes renseignements, à l'exception du numéro d'identification unique, à la Commission de l'emploi et de l'immigration du Canada, à Héma-Québec ainsi qu'aux ministères ou organismes suivants du gouvernement du Québec: le ministère de la Santé et des Services sociaux, le ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale, le ministère du Travail, le ministère des Transports, le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport, le ministère de l'Immigration et des Communautés culturelles, le ministère du Revenu, le ministère des Finances, le ministère des Ressources naturelles et de la Faune, la Commission administrative des régimes de retraite et d'assurances, la Régie des rentes du Québec, la Société de l'assurance automobile du Québec, la Commission de la santé et de la sécurité du travail, la Commission des normes du travail, Services Québec et le Curateur public. […] (Les soulignés sont nôtres) 67. L’article 63 n’interdit pas de révéler, pour fins de statistiques, des renseignements obtenus pour l’exécution de la présente loi, pourvu qu’il ne soit pas possible de les relier à une personne particulière. Nul ne peut utiliser, à des fins autres que celles prévues par la présente loi, un renseignement obtenu par la Régie. […] Il n’interdit pas non plus de révéler un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente loi à l’Institut de la statistique du Québec institué en vertu de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011) lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice de ses attributions, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux 3 de 13
documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). […] Les articles 67.2, 68 et 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée Loi sur l’accès) prévoient : 67.2. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme si cette communication est nécessaire à l'exercice d'un mandat ou à l'exécution d'un contrat de service ou d'entreprise confié par l'organisme public à cette personne ou à cet organisme. Dans ce cas, l'organisme public doit : 1° confier le mandat ou le contrat par écrit; 2° indiquer, dans le mandat ou le contrat, les dispositions de la présente loi qui s'appliquent au renseignement communiqué au mandataire ou à l'exécutant du contrat ainsi que les mesures qu'il doit prendre pour en assurer le caractère confidentiel, pour que ce renseignement ne soit utilisé que dans l'exercice de son mandat ou l'exécution de son contrat et pour qu'il ne le conserve pas après son expiration. En outre, l'organisme public doit, avant la communication, obtenir un engagement de confidentialité complété par toute personne à qui le renseignement peut être communiqué, à moins que le responsable de la protection des renseignements personnels estime que cela n'est pas nécessaire. Une personne ou un organisme qui exerce un mandat ou qui exécute un contrat de service visé au premier alinéa doit aviser sans délai le responsable de toute violation ou tentative de violation par toute personne de l'une ou l'autre des obligations relatives à la confidentialité du renseignement communiqué et doit également permettre au responsable d'effectuer toute vérification relative à cette confidentialité. Le deuxième alinéa ne s'applique pas lorsque le mandataire ou l'exécutant du contrat est un membre d'un ordre professionnel. De même, le paragraphe 2° du deuxième alinéa ne s'applique pas lorsque le mandataire ou l'exécutant du contrat est un autre organisme public. 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en oeuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion; 1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée; 4 de 13
2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient; 3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette personne. Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique : 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente. 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le 5 de 13
jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. 4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Les renseignements visés par l’entente présentée concernent des personnes atteintes de cancer résidant au Québec et âgées de 18 ans ou plus qui ont reçu des traitements de chimiothérapie, de radiothérapie (incluant la curiethérapie) ou de chirurgie entre le 1 er avril 2005 et le 31 mars 2006. 1 ère étape : La RAMQ crée une liste de tous les individus admissibles à l’enquête (i.e. tous les individus ayant reçu au moins un des trois traitements visés entre le 1 er avril 2005 et le 31 mars 2006) à partir du fichier des services médicaux rémunérés à l’acte (détenu par la RAMQ) (chimiothérapie et radiothérapie) et du fichier des séjours hospitaliers de Med-Écho (fichier confié à la RAMQ) (chirurgie pour un diagnostic de cancer). 2 e étape : Pour tous les individus admissibles à l’enquête, la RAMQ va sélectionner les personnes assurées et extraire les renseignements suivants : - un numéro d’identification (identifiant unique créé par la RAMQ), - le groupe d’âge, - le sexe, - la région sociosanitaire de résidence, - la langue de correspondance. 3 e étape : À partir de son fichier des services médicaux rémunérés à l’acte, la RAMQ va extraire les données pour la période du 1 er octobre 2004 au 30 septembre 2006 (cela inclut la période de validation i.e. six mois précédant le 1 er avril 2005 et six mois suivant le 31 mars 2006) pour toutes les personnes sélectionnées au cours des deux premières étapes : - un numéro d’identification (identifiant unique créé par la RAMQ), - une date pour chacun des services reçus, - un code d’acte pour chacun des services reçus, - un code de diagnostic pour chacun des services reçus, - la région sociosanitaire de l’établissement pour chacun des services reçus. 6 de 13
4 e étape : À partir du fichier des séjours hospitaliers (Med-Écho), la RAMQ va extraire les données pour la période du 1 er octobre 2004 au 30 septembre 2006 (cela inclut la période de validation i.e. six mois précédant le 1 er avril 2005 et six mois suivant le 31 mars 2006) pour toutes les personnes sélectionnées au cours des deux premières étapes : - un numéro d’identification (identifiant unique créé par la RAMQ), - un numéro séquentiel du séjour hospitalier, - la région sociosanitaire de l’établissement, - la date d’admission à l’hôpital, - le code de diagnostic, - la date et le code d’intervention associé à chaque chirurgie curative. 5 e étape : Pour toutes les personnes sélectionnées dans les étapes précédentes, la RAMQ retirera toutes celles pour lesquelles un décès a été enregistré. 6 e étape : Ces renseignements seront transmis à l’ISQ. 7 e étape L’ISQ utilisera la liste des personnes sélectionnées pour produire les statistiques nécessaires à l’élaboration du plan de sondage et pour tirer l’échantillon de personnes auprès desquelles seront réalisés le prétest et l’EQSLCC. 8 e étape L’ISQ transmettra à la RAMQ la liste des numéros d’identification concernant les personnes sélectionnées pour participer au prétest et à l’enquête. 9 e étape La RAMQ ajoutera à la liste des personnes sélectionnées par l’ISQ pour participer au prétest et à l’enquête les renseignements suivants : - les nom et prénom, - l’adresse complète (numéro civique, rue, numéro d’appartement s’il y a lieu, municipalité, code postal), - le numéro d’assurance maladie (NAM), - la date de naissance. 7 de 13
La liste des personnes sélectionnées pour participer au prétest et à l’enquête ainsi constituée sera transmise à l’ISQ. 5. CONSTATS 5.1 quant aux modalités de communication et à la fréquence La communication des renseignements se fait : a) sur support informatique et la structure des données respecte le format prescrit par la RAMQ; b) par messagerie interne, par transporteur sécuritaire ou par télécommunication sécurisée. La communication des renseignements se fera en quatre phases : 1. la RAMQ transmettra les renseignements couvrant les périodes de référence et de validation pour l’ensemble des personnes faisant partie de la population visée, c’est-à-dire toutes celles qui ont reçu au moins un traitement de chimiothérapie ou de radiothérapie (incluant la curiethérapie) ou de chirurgie entre le 1 er avril 2005 et le 31 mars 2006 en lien avec leur cancer; 2. à la suite de la validation et du traitement de l’ISQ, la RAMQ transmettra à ce dernier les renseignements personnels concernant les personnes sélectionnées pour participer au prétest; 3. à la suite du prétest, la RAMQ transmettra à l’ISQ les renseignements personnels concernant les personnes sélectionnées pour participer à l’enquête; et 4. la RAMQ transmettra à l’ISQ, s’il y a lieu, la nouvelle adresse pour toutes les personnes de l’enquête n’ayant pas reçu leur questionnaire à cause d’une mauvaise adresse. 5.2 quant aux obligations des parties Chaque partie reconnaît le caractère confidentiel des renseignements qui lui sont communiqués. À cette fin, chaque partie s’engage, entre autres, à : a) ne divulguer ces renseignements qu’aux personnes autorisées; b) veiller à ce que les personnes non autorisées ne puissent accéder aux renseignements, en appliquant toutes les mesures de sécurité nécessaires; c) n’intégrer, s’il y a lieu, les renseignements communiqués que dans les seuls dossiers des personnes concernées; d) à n’utiliser les renseignements qui lui sont communiqués, dans le cadre de la présente entente, que pour les fins pour lesquelles ils ont été obtenus; e) détruire de façon sécuritaire les fichiers reçus dès que l’objet pour lequel ils ont été obtenus a été accompli. 8 de 13
5.3 quant aux mesures de sécurité La RAMQ s’engage à tenir un registre de communication et à y indiquer : a) la date de chaque communication; b) les nom, titre, fonction et adresse du destinataire et de l’expéditeur; c) les numéros de supports informatiques, le cas échéant; d) la nature des renseignements communiqués; e) les fins pour lesquelles ces renseignements sont communiqués; f) la raison justifiant la communication; g) le nom de l’employé ou de la compagnie qui a effectué le transport, le cas échéant. De plus, afin de s’assurer que l’accessibilité aux renseignements communiqués soit restreinte aux seuls employés autorisés, dans les 15 jours de l’entrée en vigueur de la présente entente, chaque partie nomme les personnes autorisées à recevoir les renseignements et fournit à l’autre une liste des personnes ainsi autorisées, qu’elle tient à jour, et qui indique : - leurs nom et prénom; - leurs titre et fonction; - leurs adresse et numéro de téléphone au travail. Les mesures de sécurité relatives à l’intégrité physique des lieux où sont stockés les renseignements transférés sont conformes aux normes et pratiques en vigueur au sein de chaque organisme. 5.4 quant à la résiliation Chaque partie peut, en tout temps, résilier pour cause la présente entente au moyen d’un avis expédié à l’autre partie par courrier recommandé ou certifié qui indique les motifs et fixe la date de résiliation, laquelle ne pourra être antérieure au 60 e jour suivant la date de l’avis. 5.5 quant à l’entrée en vigueur et à la durée Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la présente entente, de même que toute modification éventuelle, entre en vigueur au plus tard 60 jours après sa réception par la Commission, à moins d’un avis de prolongation de cette période par cette dernière, et prend fin lorsque les communications de renseignements prévues au point 5.1 seront réalisées. Si des modifications devaient être apportées à l’entente par l’une ou l’autre des parties, la nature de celles-ci devra être précisée et elles devront être transmises par courrier recommandé ou certifié au moins 90 jours avant la date d’échéance. 9 de 13
5.6 quant à l’information des personnes concernées Chaque partie informe sa clientèle de la communication de renseignements visés par la présente entente; l’ISQ, via le questionnaire, et la RAMQ, lors du renouvellement des cartes d’assurance maladie. 6. ANALYSE 6.1 Objectifs poursuivis L’ISQ a obtenu le mandat du MSSS afin de développer une enquête à portée nationale sur la qualité des services de lutte contre le cancer. Cette enquête vise à dresser un portrait statistique de la qualité des services en se basant sur l’expérience des patients. Les objectifs principaux sont, entre autres : obtenir une mesure de base de la qualité des services de lutte contre le cancer au moment de l’implantation des équipes interdisciplinaires de lutte contre le cancer au Québec; dégager les éléments susceptibles d’améliorer la qualité des services et des soins du point de vue des personnes atteintes du cancer; suivre les changements de la qualité des soins curatifs et des services reçus par les personnes atteintes d’un cancer dans le temps. 6.2 Étapes prévues Avant d’entrer en contact avec les individus, les chercheurs de l’ISQ ont deux étapes préalables à effectuer. Étape 1 : Jumelage des données par la RAMQ de son fichier rémunération à l’acte et du fichier Med-Écho du MSSS afin de pouvoir connaître le nombre de personnes ayant reçu un, deux ou trois traitements et ultimement de construire un échantillon. La taille de l’échantillon ne pourra être déterminée qu’une fois l’appariement des données des fichiers effectué. Dans cette étape, aucun nom, prénom et adresse ne sera transmis à l’ISQ. Seules les variables qui suivent seront transmises : numéro d’identification de l’individu (variable créée par la RAMQ pour identifier les personnes qui seront ultérieurement sélectionnées pour participer à l’enquête), groupe d’âge, sexe, région sociosanitaire de résidence, l’ensemble des diagnostics (RAMQ) ou diagnostics principaux (Med-Echo), type de traitements curatifs reçus, date de chaque service (RAMQ) ou chirurgie (Med-Echo). Étape 2 : Lorsque l’échantillon sera construit, les chercheurs auront besoin d’accéder à des données personnelles détenues par la RAMQ afin de leur envoyer le questionnaire postal. Tout échange de données entre les deux institutions sera effectué par l’intermédiaire du site sécurisé de l’ISQ. 10 de 13
Le mode de collecte privilégié sera une enquête par voie postale qui constitue le mode le moins intrusif pour enquêter auprès des personnes atteintes de cancer. Il a d’ailleurs été retenu pour des enquêtes similaires menées notamment au Royaume-Uni et en Ontario. Son principal avantage est de permettre à la personne de remplir son questionnaire au moment qui lui convient le mieux ou encore de le compléter à différents moments dans le temps. Selon l’ISQ, cette méthode devrait avoir un impact positif sur le taux de réponse à l’enquête. 6.3 Taille de l’échantillon Pour déterminer la taille de l’échantillon, l’ISQ recevra des données non personnelles sur tous les individus ayant reçu au moins un des traitements visés par l’enquête entre le 1 er avril 2005 et le 31 mars 2006. Il y aurait, selon leurs estimations, entre 20 000 et 31 000 personnes. 6.4 Période de validation Les chercheurs expliquent qu’il se peut qu’une personne atteinte de cancer ait terminé ses traitements peu de temps après le 1 er avril 2005 (début de la période de référence) ou ait débuté ses traitements un peu avant le 31 mars 2006 (fin de la période de référence). Deux périodes de six mois sont donc ajoutées : ce sont les périodes de validation qui permettent de vérifier l’éligibilité des personnes en fin ou en début de traitement. 6.5 Assises légales - concernant la communication des renseignements qui proviennent du fichier Med-Écho En vertu de l’article 67.2 de la Loi sur l’accès, le MSSS peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer des renseignements personnels à un autre organisme, en l’occurrence l’ISQ, lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat confié par l’organisme public à cette personne ou à cet organisme. - concernant la communication des renseignements provenant du fichier d’inscription des personnes assurées détenu en propre par la RAMQ L’article 2 de la Loi sur le ministère de la Santé et des Services sociaux confie au ministre des attributions dans l’évaluation des services de santé offerts. Le 6 e alinéa de l’article 65 de la Loi sur l’assurance maladie permet à la RAMQ de communiquer au MSSS en tout ou en partie les renseignements énumérés au 5 e alinéa, et ce, « …conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l'accès … »; L’article 68 de la Loi sur l’accès permet à la RAMQ de communiquer des renseignements personnels au MSSS lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de 11 de 13
l’organisme receveur, soit l’évaluation du programme de lutte contre le cancer; dans le présent cas, la communication serait effectuée directement au mandataire du MSSS, soit l’ISQ. - concernant la communication des renseignements provenant du fichier des services médicaux rémunérés à l’acte détenu en propre par la RAMQ Le 5 e alinéa de l’article 67 de la Loi sur l’assurance maladie permet à la RAMQ de communiquer à l’ISQ « …un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente loi… » lorsque la communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’ISQ, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès. L’article 68 de la Loi sur l’accès permet à la RAMQ de communiquer des renseignements personnels à un autre organisme lorsque c’est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en oeuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. Dans le cas de la présente entente et afin de permettre la réalisation de l’enquête confiée par le MSSS à l’ISQ, il y a lieu de considérer que la communication des renseignements provenant du fichier des services médicaux rémunérés à l’acte, détenu en propre par la RAMQ, est nécessaire à la réalisation du mandat de l’ISQ. Par ailleurs, l’article 68 de la Loi sur l’accès prévoit que les communications en vertu de cet article doivent s’effectuer dans le cadre d’une entente écrite qui indique : - 1 l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; - 2 les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; - 3 la nature du renseignement communiqué; - 4 le mode de communication utilisé; - 5 les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; - 6 la périodicité de la communication; - 7 la durée de l’entente. Ces éléments se retrouvent dans l’entente présentée. 7. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des différents documents reçus, la Commission considère que : l’entente est soumise à la Commission en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès; la communication par la RAMQ à l’ISQ des renseignements qui proviennent du fichier Med-Écho est possible en vertu de l’article 67.2 de la Loi sur l’accès par le mandat confié par le MSSS à l’ISQ; 12 de 13
la communication par la RAMQ à l’ISQ des renseignements provenant du fichier d’inscription des personnes assurées est possible en vertu des articles 2 de la Loi sur le ministère de la Santé et des Services sociaux, 65 (6 e alinéa) de la Loi sur l’assurance maladie et 68 de la Loi sur l’accès; dans ce cas, la communication par la RAMQ sera effectuée directement au mandataire du MSSS, soit l’ISQ; dans le cas de la présente entente et afin de permettre la réalisation de l’enquête confiée par le MSSS à l’ISQ, la communication par la RAMQ à l’ISQ des renseignements provenant du fichier des services médicaux rémunérés à l’acte est possible en considérant les articles 67 (5 e alinéa) de la Loi sur l’assurance maladie et 68 de la Loi sur l’accès, tenant compte du mandat de l’ISQ; l’ISQ et la RAMQ ont convenu de différentes mesures visant à protéger les renseignements personnels communiqués, mesures que la Commission peut examiner dans le cadre de son mandat de surveillance. La Commission émet un avis favorable concernant l’« Entente en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels entre le ministre de la Santé et des Services sociaux, l’Institut de la statistique du Québec et la Régie de l’assurance maladie du Québec concernant l’« Enquête sur la qualité des services de lutte contre le cancer au Québec » ». 13 de 13
Québec, le 27 novembre 2007 Madame Madeleine Bérubé Responsable substitut de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels Ministère de la Santé et des Services sociaux 1075, chemin Sainte-Foy, 5 e étage Québec (Québec) G1S 2M1 N/Réf. : 07 19 05 Madame, Vous trouverez ci-joint l’avis de la Commission d’accès à l’information (Commission) relativement à l’entente en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels entre le ministre de la Santé et des Services sociaux (MSSS) et l’Institut de la statistique du Québec (ISQ) et la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ). La Commission a analysé les différents documents reçus et fait les constats suivants : l’entente est soumise à la Commission en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, ci-après Loi sur l’accès; la communication par la RAMQ à l’ISQ des renseignements qui proviennent du fichier Med-Écho est possible en vertu de l’article 67.2 de la Loi sur l’accès par le mandat confié par le MSSS à l’ISQ; la communication par la RAMQ à l’ISQ des renseignements provenant du fichier d’inscription des personnes assurées est possible en vertu des articles 2 de la Loi sur le ministère de la Santé et des Services sociaux, 65 (6 e alinéa) de la Loi sur l’assurance maladie et 68 de la Loi sur l’accès; dans ce cas, la communication par la RAMQ sera effectuée directement au mandataire du MSSS, soit l’ISQ;
2 dans le cas de la présente entente et afin de permettre la réalisation de l’enquête confiée par le MSSS à l’ISQ, la communication par la RAMQ à l’ISQ des renseigne-ments provenant du fichier des services médicaux rémunérés à l’acte est possible en considérant les articles 67 (5 e alinéa) de la Loi sur l’assurance maladie et 68 de la Loi sur l’accès, tenant compte du mandat de l’ISQ; l’ISQ et la RAMQ ont convenu de différentes mesures visant à protéger les renseignements personnels communiqués, mesures que la Commission peut examiner dans le cadre de son mandat de surveillance. La Commission émet un avis favorable concernant l’« Entente en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels entre le ministre de la Santé et des Services sociaux, l’Institut de la statistique du Québec et la Régie de l’assurance maladie du Québec concernant l’« Enquête sur la qualité des services de lutte contre le cancer au Québec » ». Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/LB/lp Jean-Sébastien Desmeules c.c. M. Normand Julien, RAMQ M me Louise Bourque, ISQ
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