AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION SUR L’ENTENTE RELATIVE À LA COMMUNICATION DES COORDONNÉES DE CERTAINS PRESTATAIRES DU PROGRAMME D’AIDE FINANCIÈRE DE DERNIER RECOURS QUI SONT RECHERCHÉS PAR UN DIRECTEUR DE LA PROTECTION DE LA JEUNESSE/DIRECTEUR PROVINCIAL D’UN CENTRE JEUNESSE DU QUÉBEC ENTRE LE MINISTÈRE DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE ET LES CENTRES JEUNESSE DU QUÉBEC DOSSIER 08 15 25 OCTOBRE 2008
1. MISE EN CONTEXTE Le Québec est desservi par seize Centres jeunesse. Pour chacun d’entre eux, un Directeur de la protection de la jeunesse est nommé afin d’appliquer la Loi sur la protection de la jeunesse (L.R.Q., c. P-34.1, ci-après LPJ), la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2, ci-après LSSSS), la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents (S.C. 2002, c. 1, ci-après LSJPA) et le Code civil du Québec (ci-après C.c.Q.). Dans le cadre de l’application de ces lois, le Directeur de la protection de la jeunesse a le devoir et l’obligation de tenter, par tous les moyens, de communiquer avec les parents afin de les inclure dans le processus décisionnel concernant leur enfant. Plusieurs raisons peuvent expliquer le fait que le ou les parents soient introuvables. Prenant en considération le fait qu’il soit possible que les parents aient pu avoir eu recours à l’aide financière offerte par le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS), cette entente a pour but de régir la communication de renseignements personnels entre les Centres jeunesse et le MESS. 2. OBJET DE L’ENTENTE La présente entente a pour objet de fixer les termes, les conditions et les modalités par lesquels le MESS peut communiquer les coordonnées d’individus recherchés par le Directeur de la protection de la jeunesse d’un Centre jeunesse, à savoir, les parents d’enfants bénéficiant de l’application de la LPJ, la LSSSS, la LSJPA et le C.c.Q.. Elle exclut la communication de renseignements destinés à retrouver des individus ayant fait l’objet d’une adoption ou ceux ayant le statut de parents biologiques au sens de l’article 583 du C.c.Q. 3. ASSISE LÉGALE Les articles 68, 68.1 et 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée Loi sur l’accès) prévoient ce qui suit : 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en oeuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion; 1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée; 2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient; 1
3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette personne. Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique : 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente. 68.1. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels aux fins de le comparer avec un fichier détenu par une personne ou un organisme si cette communication est nécessaire à l’application d’une loi au Québec, que cette communication soit ou non prévue expressément par la loi. Dans le cas où la communication de renseignements personnels n’est pas prévue expressément par la loi, elle s’effectue dans le cadre d’une entente écrite. La communication prévue expressément par la loi s’effectue dans le cadre d’une entente écrite transmise à la Commission. L’entente entre en vigueur 30 jours après sa réception par la Commission. 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. 2
L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. La mission d’un centre de protection de l’enfance et de la jeunesse est d’offrir des services de nature psychosociale, y compris des services d’urgence sociale, requis par la situation d’un jeune en vertu de la LPJ et de la LSJPA ainsi qu’en matière de placement d’enfants, de médiation familiale, d’expertise à la Cour supérieure sur la garde d’enfants et d’adoption. Les articles 2.3, 2.4 et 6 de la LPJ prévoient ce qui suit (le soulignement est le nôtre) : 2.3. Toute intervention auprès d’un enfant et de ses parents en vertu de la présente loi doit : a) viser à mettre fin à la situation qui compromet la sécurité ou le développement de l’enfant et à éviter qu’elle ne se reproduise; b) privilégier, lorsque les circonstances sont appropriées, les moyens qui permettent à l’enfant et à ses parents de participer activement à la prise de décision et au choix des mesures qui les concernent. Une personne, un organisme ou un établissement à qui la présente loi confie des responsabilités envers l’enfant et ses parents doit favoriser la participation de l’enfant et de ses parents ainsi que l’implication de la communauté. Les parents doivent, dans la mesure du possible, participer activement à l’application des mesures pour mettre fin à la situation qui compromet la sécurité ou le développement de leur enfant et pour éviter qu’elle ne se reproduise. 2.4. Les personnes à qui la présente loi confie des responsabilités envers l’enfant ainsi que celles appelées à prendre des décisions à son sujet en vertu de cette loi tiennent compte, lors de leurs interventions, de la nécessité : 3
1° de traiter l’enfant et ses parents avec courtoisie, équité et compréhension, dans le respect de leur dignité et de leur autonomie; 2° de s’assurer que les informations et les explications qui doivent être données à l’enfant dans le cadre de la présente loi doivent l’être en des termes adaptés à son âge et à sa compréhension; 3° de s’assurer que les parents ont compris les informations et les explications qui doivent leur être données dans le cadre de la présente loi; 4° de permettre à l’enfant et à ses parents de faire entendre leurs points de vue, d’exprimer leurs préoccupations et d’être écoutés au moment approprié de l’intervention; 5° de favoriser des mesures auprès de l’enfant et de ses parents en prenant en considération qu’il faut agir avec diligence pour assurer la protection de l’enfant, compte tenu que la notion de temps chez l’enfant est différente de celle des adultes, ainsi qu’en prenant en considération les facteurs suivants : a) la proximité de la ressource choisie; b) les caractéristiques des communautés culturelles; c) les caractéristiques des communautés autochtones. 6. Les personnes et les tribunaux appelés à prendre des décisions au sujet d’un enfant en vertu de la présente loi doivent donner à cet enfant, à ses parents et à toute personne qui veut intervenir dans l’intérêt de l’enfant l’occasion d’être entendus. Les articles 3 d) iii et 11 de la LSJPA prévoient : 3. (1) Les principes suivants s’appliquent à la présente loi : […] d) des règles spéciales s’appliquent aux procédures intentées contre les adolescents. Au titre de celles-ci : (i) les adolescents jouissent, et ce personnellement, de droits et libertés, notamment le droit de se faire entendre dans le cadre des procédures conduisant à des décisions qui les touchent — sauf la décision d’entamer des poursuites — et de prendre part à ces procédures, ces droits et libertés étant assortis de mesures de protection spéciales, (ii) les victimes doivent être traitées avec courtoisie et compassion, sans qu’il ne soit porté atteinte à leur dignité ou à leur vie privée, et doivent subir le moins d’inconvénients possible du fait de leur participation au système de justice pénale pour les adolescents, (iii) elles doivent aussi être informées des procédures intentées contre l’adolescent et avoir l’occasion d’y participer et d’y être entendues, (iv) les père et mère de l’adolescent doivent être informés des mesures prises, ou des procédures intentées, à l’égard de celui-ci et être encouragés à lui offrir leur soutien. […]. 4
11. La personne chargée de la mise en oeuvre du programme dans le cadre duquel il est fait recours à la sanction extrajudiciaire doit informer de la sanction le père ou la mère de l’adolescent qui en fait l’objet. Ces articles démontrent bien que plusieurs assises légales invoquent le rôle des parents dans les procédures reliées à la mission des Centres jeunesse. Sans toutefois les reprendre textuellement, suit la liste des articles traitant du rôle des parents dans le processus de médiation familiale, de services sociaux ou, encore, en matière de placement d’enfants. Ainsi, les responsabilités et les obligations du Directeur de la protection de la jeunesse qui peuvent l’amener à soumettre une demande de renseignements au MESS sont les suivantes : La LPJ encadre la protection de la jeunesse afin de : - déterminer la recevabilité du signalement en procédant à une analyse sommaire (art. 32 a); - procéder à l’évaluation de la situation et des conditions de vie de l’enfant et décider si sa sécurité ou son développement est compromis (art. 32 b); - décider de l’orientation d’un enfant (art. 32 c); - réviser périodiquement le cas de chaque enfant dont il a pris la situation en charge. Il doit, le cas échéant, vérifier que toutes les mesures sont prises pour assurer un retour de l’enfant chez ses parents, si un tel retour est dans son intérêt, ou pour s’assurer que l’enfant bénéficie de conditions de vie appropriées à ses besoins et à son âge (art. 32 d et 57); - enquêter sur toute matière relevant de sa compétence (art. 35.1). Ce pouvoir d’enquête du Directeur de la protection de la jeunesse existe à toutes les étapes de son intervention. Il s’agit notamment des opérations visant à déterminer si un signalement est recevable, si la sécurité ou le développement d’un enfant est compromis ou toujours compromis (en cas de révision) et toute autre enquête qui en découle; - permettre au Directeur de la protection de la jeunesse de demander au tribunal de prolonger la période de conservation de l’information contenue au dossier de l’enfant (art. 37.4); - lorsqu’il invoque des mesures d’urgence (mesures de protection immédiates), consulter les parents de l’enfant dans toute la mesure du possible (art. 47); - proposer aux parents et à l’enfant une entente provisoire (art. 47.1); - saisir le tribunal d’une demande d’ordonnance provisoire (art. 74, 76.1 et 79); - informer les parents et l’enfant ainsi que la personne qui avait signalé la situation que la sécurité et le développement de l’enfant ne sont pas compromis (art. 50); 5
- lorsque le Directeur de la protection de la jeunesse est d’avis que la sécurité ou le développement de l’enfant est compromis, proposer des mesures volontaires aux parents et à l’enfant (art. 51 et ss.). Si les parties signent une entente sur mesures volontaires, le Directeur de la protection de la jeunesse a l’obligation de s’assurer que les services requis sont dispensés à l’enfant ou à ses parents aux fins de l’exécution des mesures volontaires (art. 54). Pour ce faire, il doit pouvoir rejoindre les parents tout au long de la durée de l’entente; - saisir le tribunal de la situation dans ces cas (art. 51 et 74.1), ce qui implique : o la détermination du district par le domicile légal de l’enfant (art. 73); o le dépôt au tribunal d’une déclaration assermentée (requête) indiquant l’adresse et l’âge de l’enfant et des parents (art. 75); o la signification de la déclaration (requête) et de l’avis d’audition aux parents et à l’enfant de plus de 14 ans (art. 76); - pour permettre au Directeur de la protection de la jeunesse de remplir adéquatement ses fonctions et communiquer régulièrement avec l’enfant et sa famille (art. 69); - s’assurer de l’exécution de toute mesure ordonnée par le tribunal (art. 92). Pour ce faire, il doit pouvoir rejoindre les parents tout au long de la durée de l’ordonnance (qui peut être jusqu’à la majorité de l’enfant); - conclure avec l’enfant de 14 ans et plus et ses parents une entente pour poursuivre l’application des mesures de protection ordonnées (art. 92.1); - demander au tribunal de réviser une ordonnance, lorsque des faits nouveaux sont survenus, ou de la prolonger (art. 95) (mêmes implications que pour la saisie du tribunal de la situation de compromission, voir notamment art. 95.1, 2 e al.); - permettre au Directeur de la protection de la jeunesse d’interjeter appel d’une décision ou ordonnance rendue par la Cour du Québec (art. 100 et 101) ou, par la suite, par la Cour Supérieure (art. 115). En ce qui concerne la tutelle, le Directeur de la protection de la jeunesse peut : - demander à la Cour Supérieure la nomination d’un tuteur (art. 207 C.c.Q.); - demander au tribunal (Cour du Québec, chambre de la jeunesse) de se faire nommer tuteur ou de faire nommer un tuteur à un enfant (art. 32f et 70.1 LPJ); - exercer la tutelle (art. 32f LPJ); - accepter et exercer une tutelle dative (art. 180 et ss. C.c.Q.); - exercer la tutelle en cas de déchéance d’autorité parentale (art. 199 C.c.Q.); 6
- effectuer une évaluation de la situation sociale d’un enfant lorsqu’une demande de remplacement du tuteur est présentée au tribunal (art. 70.4 LPJ) ou lorsqu’un parent demande à être rétabli dans sa charge (art. 70.5 LPJ); En ce qui concerne l’adoption : - lorsque le Directeur de la protection de la jeunesse estime que l’adoption est la mesure la plus susceptible d’assurer le respect des droits de l’enfant, prendre tous les moyens raisonnables pour faciliter ce processus dont notamment : examiner les demandes d’adoption, recevoir les consentements généraux à l’adoption et prendre charge de l’enfant qui est confié en vue d’une adoption (art. 71 LPJ); - demander au tribunal de déclarer un enfant admissible à l’adoption (art. 32h, 71, par. 4 LPJ et art. 560 C.c.Q.); - assurer le placement d’un enfant déclaré admissible à l’adoption et effectuer une évaluation psychosociale dans le cadre d’une ordonnance de placement (adoption) (art. 71, par. 5 LPJ et 568 C.c.Q.); Concernant la LSJPA : - exercer les attributions conférées au « directeur provincial » par la LSJPA (art. 33.3 LPJ). Les dispositions comportant les attributions du directeur provincial sont les suivantes : art. 12, 19 (1), 30 (4) (6), 40 (1) (9), 42 (3), 42 (7), 45 (2) (3), 47 (3), 49 (2), 54 (9), 55 (2), 59 (1) (3), 76 (6), 77 (1), 88 (qui maintiennent en vigueur certaines dispositions de la Loi sur les jeunes contrevenants (L.R., 1985, ch. Y-1), principalement l’article 24.2), 89 (2), 91 (1) (3) (4), 92 (1) (2) (5), 93 (1) (2), 94 (1) (2) (3) (9), 95 (7), 96 (1) (2) (5), 97 (2) (3), 98 (1), 99 (1), 102 (1), 103 (1), 104 (1), 105 (1), 106, 107 (1), 108, 109 (1) (6), 125 (5) (6), 127 (1); - exercer les attributions liées au programme de mesures de rechange : art. 3, 7, 8, 9, 11, 13, 15, 16, 19, 20; - exercer les attributions liées à l’autorisation de détention provisoire prévue au décret 479-2003 et au Code de procédure pénale : 334 et 357. Plus particulièrement, les obligations suivantes : o préparer le rapport pré-décisionnel qui comprend, autant que possible, le résultat d’une entrevue avec les père et mère de l’adolescent et, s’il y a lieu et autant que possible, avec les membres de la famille étendue (art. 40 LSJPA); - déterminer le niveau de garde auquel devra être soumis un adolescent (art. 85 LSJPA) et faciliter la participation de la famille dans l’application de celle-ci (art. 83 LSJPA). 7
4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Les renseignements qui seront communiqués doivent faire l’objet d’une demande formelle. 4.1 Demande de renseignements Le Directeur de la protection de la jeunesse d’un Centre jeunesse soumet au MESS, par télécopieur, une demande de renseignements en complétant le formulaire prévu à cette fin. Les renseignements suivants sont indiqués dans le formulaire de demande de renseignements concernant les parents visés : - nom, prénom, sexe, date de naissance et numéro d’assurance sociale (NAS) (si disponible) de l’enfant; - nom, prénom, sexe, date de naissance de chacun des parents recherchés; - NAS (si disponible) de chacun des parents recherchés; - adresse et numéros de téléphone connus du ou de chacun des parents recherchés; - nom et prénom de l’agent de liaison du Directeur de la protection de la jeunesse du Centre jeunesse et la date de la demande. La demande de renseignements doit aussi comporter une déclaration à l’effet que la demande est conforme aux dispositions prévues à la présente entente. 4.2 Réponse du MESS Le MESS répond avec diligence à la demande de renseignements du Directeur de la protection de la jeunesse concerné. À partir de ses systèmes informatiques, le MESS repère les dernières coordonnées des individus recherchés. Lorsque ceux-ci sont identifiés, le MESS communique au Directeur de la protection de la jeunesse concerné, par télécopieur, les renseignements suivants : - les adresses de résidence et/ou de correspondance les plus récentes (numéro civique, appartement, rue, municipalité et code postal) de l’individu concerné ; - numéro de téléphone du ou de chacun des parents concernés. Dans les cas où le MESS ne pourra identifier un individu selon les critères demandés, il en informe le Directeur de la protection de la jeunesse par télécopieur. 5. CONSTATS 5.1 RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Les renseignements communiqués concernent l’identification de parents dont les enfants fréquentent les Centres jeunesse. La communication de renseignements se fera à l’aide d’un formulaire qui sera envoyé par télécopieur. 8
Le Directeur de la protection de la jeunesse indique le nom de l’enfant et des parents pour lesquels il cherche à obtenir les coordonnées. Lorsque les individus recherchés sont identifiés par le MESS, celui-ci communique au Directeur de la protection de la jeunesse, par télécopieur et au moyen du formulaire prévu à cet effet, les dernières coordonnées au dossier du Programme d’aide financière de dernier recours. 5.2 FRÉQUENCE DES COMMUNICATIONS Les communications de renseignements se font sur une base ponctuelle, selon les besoins des Directeurs de la protection de la jeunesse des Centres jeunesse et à la condition que ces derniers aient, au préalable, mis en œuvre tous les moyens mis à leur disposition pour retrouver les individus recherchés. De plus, les parties s’entendent pour limiter les demandes par année, à défaut de quoi elles devront renégocier les termes de l’entente. 5.3 MODALITÉS DE COMMUNICATION La communication de renseignements personnels entre le Directeur de la protection de la jeunesse se fera à l’aide d’un formulaire envoyé par télécopieur. a) le formulaire de demande de renseignements est complété par une personne autorisée par le Directeur de la protection de la jeunesse; b) le formulaire est acheminé à l’agent de liaison du Centre jeunesse chargé de télécopier le formulaire au MESS selon les règles de transmission d’information en vigueur au sein de l’établissement concerné qui garantissent la confidentialité des renseignements traités; c) l’agent de liaison complète, le cas échéant, le formulaire et le transmet, via le numéro de télécopieur unique, à l’agent de liaison du MESS; d) l’agent de liaison du MESS s’assure que la demande de renseignements provient d’un agent de liaison autorisé du Centre jeunesse et qu’il a été transmis via le numéro de télécopieur unique du Centre jeunesse; e) l’agent de liaison du MESS effectue les recherches, complète le formulaire et le transmet à l’agent de liaison du Centre jeunesse par télécopieur; f) sur réception des renseignements provenant du MESS, l’agent de liaison du Centre jeunesse inscrit ces renseignements au dossier de l’usager et en informe la personne autorisée qui est à l’origine de la demande. 9
5.4 MESURES DE SÉCURITÉ, DE CONTRÔLE ET DE CONSERVATION À L’ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS - Les parties s’engagent à ne pas divulguer les renseignements échangés à d’autres personnes qu’aux employés, mandataires et fournisseurs de services autorisés, sauf pour l’exécution des obligations prévues par la loi; - les documents écrits sur lesquels apparaissent des renseignements échangés sont soumis aux procédures de gestion des documents en vigueur au sein de chacune des parties; - en matière de transmission de documents par télécopieur, les parties s’engagent à utiliser des numéros de télécopieur uniques. Toute demande de renseignements transmise via un numéro de télécopieur non-autorisé sera considérée comme étant irrecevable par le MESS. - les mesures de sécurité relatives à l’intégrité physique des lieux où sont gardés les renseignements échangés sont conformes aux normes et pratiques en vigueur au sein de chaque partie; - un seul numéro de télécopieur par Centre jeunesse est utilisé pour la transmission des demandes de renseignements. Toute demande de renseignements transmise via un numéro de télécopieur non autorisé sera considérée comme étant irrecevable par le MESS. Du côté du MESS, un seul numéro de télécopieur sera mis à la disposition de tous les Centres jeunesse pour recevoir et répondre aux demandes de renseignements. Lorsqu’un code de confidentialité est inscrit au dossier du MESS pour des motifs de sécurité (notamment pour des raisons de protection des personnes qui sont victimes de violence), le message du MESS au Directeur de la protection de la jeunesse du Centre jeunesse sera à l’effet qu’aucun individu n’a été identifié selon les critères demandés. 5.5 CONSERVATION DES DONNÉES Les renseignements recueillis par les Directeurs de la protection de la jeunesse seront intégrés dans les dossiers des personnes concernées. Du côté du MESS, les formulaires échangés seront conservés dans les dossiers tenus pour cette fin par les agents de liaison, et ce, selon la durée prévue au calendrier de conservation des documents. 5.6 OBLIGATIONS DES PARTIES Les parties s’engagent à : - veiller à ce que seules les personnes autorisées formulent et répondent aux demandes de renseignements; - veiller à ce que seules les personnes autorisées puissent accéder aux renseignements échangés, et ce, dans la mesure où l’exercice de leurs fonctions le requiert; - intégrer les renseignements demandés par le Directeur de la protection de la jeunesse dans les dossiers des personnes concernées. Quant au MESS, conserver de manière sécuritaire les formulaires échangés dans les dossiers tenus pour cette fin par les agents de liaison, selon la durée prévue au calendrier de conservation des documents; 10
- veiller au respect des mesures de sécurité prévues; - collaborer à toute enquête ou vérification relative à la confidentialité des renseignements échangés et le contrôle de leur utilisation; - informer l’autre partie de tout manquement aux mesures de sécurité et de tout événement pouvant risquer de porter atteinte au caractère confidentiel des renseignements échangés, et ce, dès que la partie en a pris connaissance. 5.7 INFORMATION DES CITOYENS Le MESS informera sa clientèle de la conclusion de la présente entente. Dès l’ouverture du dossier, le formulaire de demande de prestations au Programme d’aide financière de dernier recours inclura un avis à l’effet que des renseignements les concernant peuvent être transmis, sur demande, au Directeur de la protection de la jeunesse d’un Centre jeunesse. Les Directeurs de la protection de la jeunesse des Centres jeunesse verront à inclure, à même leurs dépliants, une note visant à informer les citoyens de la conclusion de la présente entente, laquelle leur permet d’obtenir auprès du MESS les coordonnées d’individus recherchés dans le cadre de l’application des lois sous leur responsabilité. 5.8 DURÉE DE L’ENTENTE La présente entente est valide pour une durée de un an à compter de son entrée en vigueur. Celle-ci se renouvelle annuellement et aux mêmes conditions, à moins que le MESS ou les Directeurs de la protection de la jeunesse des Centres jeunesse n’adressent un avis écrit contraire, au plus tard 30 jours avant la date d’anniversaire de l’entente. 6. ANALYSE Les renseignements communiqués sont nécessaires pour l’application des différentes lois énumérées précédemment par les Directeurs de la protection de la jeunesse des Centres jeunesse. Les parents d’enfants impliqués dans les processus décisionnels visant à offrir de l’aide aux jeunes ont un rôle à jouer. Dans ce contexte, la démarche est nécessaire pour retrouver les parents. Les renseignements seront communiqués par télécopieur uniquement et il est entendu que seuls les agents de liaison au sein de chacun des établissements des Centres jeunesse seront habilités à formuler des demandes de renseignements au MESS. Ces demandes devront aussi transiter via un numéro de télécopieur unique pour chacun des Centres jeunesse et préalablement divulgué au MESS. De plus, les réponses aux demandes de renseignements seront aussitôt colligées dans le système informatique des Centres jeunesse, lequel a été mis en place par le ministère de la Santé et des Services sociaux et répond aux normes ministérielles quant à la sécurité des actifs informationnels. Il est à noter que les agents de liaison pourront se contacter par téléphone afin 11
de vérifier l’état d’une demande de renseignements et l’exactitude des informations échangées par télécopieur. Par ailleurs, comme le prévoit l’article 68 de la Loi sur l’accès, cette entente précise la nature des renseignements communiqués et les fins pour lesquelles ils sont communiqués, les modes de communication utilisés, les moyens mis en œuvre et les mesures de sécurité prises pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués, la périodicité de la communication, les moyens retenus pour informer les personnes concernées et la durée de l’entente. 7. CONCLUSION Compte tenu que : le MESS communique aux Directeurs de la protection de la jeunesse les renseignements personnels concernant les parents d’enfants bénéficiant des services des Centres jeunesse dans le cadre de l’application de la LPJ, la LSJPA, la LSSSS et le C.c.Q., les Directeurs de la protection de la jeunesse des Centres jeunesse et le MESS ont précisé différentes mesures afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués, les renseignements communiqués seront conservés dans des dossiers confidentiels et que seules les personnes autorisées y auront accès, les renseignements concernant les personnes bénéficiant d’un code de confidentialité ne seront pas communiqués, la Commission émet donc un avis favorable, sous réserve de la réception de l’entente signée par les autorités des organismes concernés. 12
Québec, le 30 octobre 2008 Madame Pierrette Brie Responsable ministérielle de l’accès aux documents Ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale 425, rue Saint-Amable, 4 e étage Québec (Québec) G1R 4Z1 N/Réf. : 08 15 25 Madame, Vous trouverez ci-joint l’avis de la Commission d’accès à l’information concernant l’Entente relative à la communication des coordonnées de certains prestataires du Programme d’aide financière de dernier recours qui sont recherchés par un Directeur de la protection de la jeunesse/Directeur provincial d’un Centre jeunesse du Québec entre le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) et les Centres jeunesse du Québec. Compte tenu que : le MESS communique aux Directeurs de la protection de la jeunesse les renseignements personnels concernant les parents des enfants bénéficiant des services des Centres jeunesse dans le cadre de l’application de la Loi sur la protection de la jeunesse, la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, la Loi sur les services de santé et les services sociaux et le Code civil du Québec, les Directeurs de la protection de la jeunesse des Centres jeunesse et le MESS ont précisé différentes mesures afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués,
2 les renseignements communiqués seront conservés dans des dossiers confidentiels et que seules les personnes autorisées y auront accès, les renseignements concernant les personnes bénéficiant d’un code de confidentialité ne seront pas communiqués, la Commission émet donc un avis favorable, sous réserve de la réception de l’entente signée par les autorités des organismes concernés. Veuillez agréer, Madame, l’expression de nos sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/CB/lp Jean-Sébastien Desmeules p.j. (1) c.c. M e Pascale Berardino, Association des centres jeunesse du Québec M me Denise Dufour, Centre jeunesse du Bas-Saint-Laurent M me Louise Bourassa, Centre jeunesse de la Mauricie et du Centre-du-Québec M me Michelyne Gagné, Les Centres jeunesse de l’Outaouais M me Julie Gendron, Centre jeunesse de l’Abitibi-Témiscamingue M me Marie-Christine Breault, Centre de protection et de réadaptation de la Côte-Nord M me Lise Bernatchez, Centre jeunesse Gaspésie/Les Îles M me Josée Mayo, Centre jeunesse de Laval M me Denise Trano, Centre jeunesse des Laurentides M. Yves Légaré, Centre jeunesse du Saguenay-Lac-Saint-Jean M. Jean Simon Gosselin, Centre jeunesse de Québec M e Jean-Luc Gosselin, Centre jeunesse de l’Estrie M. Pierre Charest, Centre jeunesse de Montréal M e Claude Lamoureux, Centres de la jeunesse et de la famille Batshaw M. Michel K. Laflamme, Centre jeunesse Chaudière-Appalaches M. Gilles Bergeron, Les Centres jeunesse de Lanaudière M. Yvon Perreault, Centre jeunesse de la Montérégie
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