AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION PORTANT SUR UNE ENTENTE CONCERNANT LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE LE MINISTÈRE DE L’AGRICULTURE, DES PÊCHERIES ET DE L’ALIMENTATION ET LA FINANCIÈRE AGRICOLE DU QUÉBEC ET AGRI-TRAÇABILITÉ-QUÉBEC INC. DOSSIER 09 05 12 MAI 2009
1. EXPOSÉ DE LA SITUATION Une première entente est intervenue en 2004 entre La Financière agricole du Québec, ci-après appelée La Financière, et le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation, ci-après appelé le MAPAQ, lequel agit par l’intermédiaire de l’organisme Agri-Traçabilité-Québec inc., ci-après appelé ATQ, mandataire du MAPAQ. Cette entente comportait deux volets : a) la communication de renseignements personnels par ATQ à La Financière afin de lui permettre de percevoir les droits exigibles dans les secteurs bovins et ovins à même les compensations du Programme assurance stabilisation des revenus agricoles (ASRA); b) la communication par La Financière de renseignements au MAPAQ, nécessaires au fonctionnement du système d’identification et de traçabilité à l’égard des producteurs de bovins d’engraissement participant au programme ASRA. Cette entente qui avait reçu un avis favorable de la Commission en août 2004 (04 08 17 et 04 03 37) concernait trois des quatre productions du secteur bovin, soit les produits d’assurance Bouvillons et Bovins d’abattage, Veaux de lait et Veaux de grain de même que celui du secteur ovin. Une modification en 2007 a permis d’introduire les renseignements nécessaires à la gestion des contributions exigibles au plan conjoint ainsi que la perception des droits exigibles pour l’identification et la traçabilité des animaux relatives aux coopératives de producteurs de bovins de boucherie (avis favorable de la Commission en mars 2007 (061738)). Le MAPAQ est responsable de l’application de la Loi sur la protection sanitaire des animaux. Il a notamment pour fonction de voir à ce que soit assuré un niveau approprié de protection sanitaire des animaux et, par conséquent, il a la responsabilité d’administrer à partir des informations que lui fournit son mandataire un système d’intervention rapide et efficace en cas de crise sanitaire pouvant avoir des répercussions tant sur la santé humaine que sur la santé animale. L’efficacité d’un tel système de traçabilité repose d’abord et avant tout sur la fiabilité de l’information qu’il contient. Or, les transactions et les déplacements associés aux animaux visés par ce système impliquent, de la part des producteurs, la manipulation d’un grand nombre d’informations composées de plusieurs chiffres, et ce, sans compter la manipulation des animaux afin de procéder à la lecture du numéro des boucles d’identification de chaque animal. Ces facteurs accroissent le risque d’erreurs, d’où la nécessité d’avoir une mise à jour continue des données de traçabilité afin de garantir la fiabilité de l’information. À titre de rappel, lors de l’introduction du Règlement en 2001 et conformément à son programme ASRA, La Financière utilisait depuis 1996 et 1997, selon le produit, un 1 de 16
système d’identification permanente du bétail, et ce, afin de déterminer le volume assurable des produits Veaux de lait et Bouvillons et Bovins d’abattage. Avec l’entrée en vigueur en 2001 du Règlement, l’adhérent au programme ASRA avait l’obligation de déclarer la même information à deux organisations différentes, rendant ainsi les tâches administratives plus complexes et surtout plus lourdes pour celui-ci. Ces raisons ont fait en sorte que les représentants des producteurs de bovins de boucherie, regroupés sous l’entité de la Fédération des producteurs des bovins du Québec, ci-après appelée la FPBQ, ont demandé aux organisations utilisant l’identification permanente de faire les ententes nécessaires afin que les producteurs puissent déclarer les renseignements requis par chacune d’elles à un seul endroit. En matière d’échange de renseignements, l’expérience vécue au cours des dernières années entre les producteurs de bovins de boucherie et ces trois organismes a démontré, jusqu’à ce jour, que cette façon de faire permet non seulement de supporter un niveau de fiabilité des données acceptable en cas de crise sanitaire, mais aussi de simplifier et d’alléger les tâches administratives des producteurs associées à la gestion des données d’identification permanente. En 2008, la Commission émettait un avis favorable à une modification de l’entente initiale afin d’introduire un volet visant la communication par ATQ à la Financière, des renseignements relatifs au produit Veaux d’embouche afin de permettre à cette dernière de déterminer le volume assurable de ce produit et de consolider le processus de mise à jour de la clientèle commune aux deux organisations. À compter de 2009, l’identification permanente sera utilisée pour le produit Agneaux. Ainsi, comme pour le produit Veaux d’embouche, l’évaluation du volume assurable pour le produit Agneaux se fera à partir des données d’identification permanente transmises par ATQ en remplacement des deux déclarations téléphoniques de l’adhérent tel qu’exigé antérieurement. De plus, afin d’évaluer les volumes assurables pour l’ensemble des produits, une nouvelle méthodologie sera mise en place de manière progressive. En effet, de nouveaux mécanismes d’évaluation du volume assurable permettront de passer d’une protection d’assurance basée actuellement sur un nombre d’animaux assurables vers une protection d’assurance basée sur les kilogrammes vendus. Cette nouvelle façon de faire nécessite un suivi de l’ensemble du cheptel détenu par un adhérent. 2. OBJET DE LA MODIFICATION À L’ENTENTE Le projet intitulé « Entente concernant la communication de renseignements personnels » présenté à la Commission modifie l’entente « Modification à la modification à l’entente concernant la communication de renseignements personnels » et vise à permettre la communication de renseignements personnels par La Financière au MAPAQ, via ATQ, afin de permettre au MAPAQ d’exercer les fonctions qui lui sont dévolues en matière de 2 de 16
santé animale, notamment, par la Loi sur la protection sanitaire des animaux et son Règlement sur l’identification et la traçabilité de certains animaux de manière à assurer la fiabilité du système d’identification à l’égard des bovins d’engraissement. Ce projet de modification permettra donc la communication des renseignements afin de permettre à la Financière de percevoir des droits exigibles en vertu du Règlement sur l’identification et la traçabilité de certains animaux et ce, à même les compensations du Programme pour les secteurs bovin et ovin, pour l’application du Programme dans les produits Veaux d’embouche et Agneaux ainsi que pour la gestion des identifiants pour tous les produits bovins et ovins. La présente modification vise l’ajout de renseignements communiqués entre l’ATQ, la Financière et le MAPAQ. En outre, des données concernant les produits Agneaux et Veaux d’embouche seront ajoutées à l’entente. De plus, des données concernant la commercialisation et la séquence des étiquettes vendues à un producteur seront également échangées. 3. ASSISE LÉGALE Les articles 22.1, 22.3 et 22.4 de la Loi sur la protection sanitaire des animaux (L.R.Q., c. P-42) prévoient : 22.1. Le gouvernement peut, par règlement, aux fins d'assurer la traçabilité des animaux, établir un système d'identification en regard d'une espèce ou catégorie d'animal qu'il détermine, obliger l'identification des animaux aux conditions et selon les règles ou les modalités qu'il fixe, prescrire les obligations des propriétaires ou gardiens d'animaux ou de toute autre personne qu'il détermine et déterminer les droits exigibles applicables. Les dispositions réglementaires concernant des droits exigibles déterminés en application du premier alinéa pour un système d'identification donné cessent de s'appliquer à compter de la date à laquelle des droits exigibles s'appliquent pour ce système en vertu du troisième alinéa de l'article 22.3. 22.3. Le ministre peut, par protocole d'entente, confier à un organisme la gestion d'un système d'identification établi en vertu de l'article 22.1. Il peut être prévu au protocole d'entente un programme d'inspection. Ce protocole d'entente peut prévoir notamment les modalités d'application de ce programme, ainsi que la rémunération et les autres dépenses des inspecteurs qui sont à la charge de l'organisme qui est partie au protocole d'entente. L'organisme peut déterminer les droits exigibles applicables aux personnes visées au premier alinéa de l'article 22.1 pour défrayer le 3 de 16
coût de la gestion du système d'identification, incluant notamment le coût du matériel servant à l'identification. Les droits ainsi déterminés entrent en vigueur à la date fixée par le ministre. Un avis indiquant les droits et leur date d'entrée en vigueur est publié dans un journal agricole au moins 15 jours avant cette date. Les sommes perçues par l'organisme lui sont dévolues. Dans le cas où le protocole d'entente prend fin, le ministre publie un avis à cet effet dans un journal agricole ou à la Gazette officielle du Québec dans les 30 jours de la fin du protocole. Le ministre perçoit les droits exigibles déterminés par l'organisme, lesquels continuent de s'appliquer jusqu'à la date à laquelle de nouveaux droits s'appliquent. Les sommes perçues sont versées au fonds consolidé du revenu. 22.4. Le ministre peut, conformément à la loi, conclure une entente avec le ministre de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire du Canada, le ministre des Pêches et des Océans du Canada ou l'Agence canadienne d'inspection des aliments ou un organisme qui administre un système d'identification des animaux établi en vertu de la Loi sur la santé des animaux (Lois du Canada, 1990, chapitre 21), ou avec La Financière agricole du Québec pour recueillir de ces derniers ou leur communiquer un renseignement personnel nécessaire à l'application d'un système d'identification des animaux établi en vertu de l'article 22.1, notamment pour identifier, y compris par une comparaison de fichiers, l'exploitation d'origine d'un animal, ses déplacements, ainsi que ses propriétaires ou détenteurs successifs. Le ministre ou, le cas échéant, l'organisme mandaté en vertu de l'article 22.3, peut, aux fins d'identifier des personnes visées par une entente mentionnée au présent article, communiquer leur nom, adresse et numéro d'enregistrement d'exploitation agricole. Le ministre ou l'organisme qui reçoit ces renseignements doit les détruire lorsque les fins pour lesquelles ils ont été communiqués sont accomplies à moins qu'il n'ait légalement droit de les conserver. Ces ententes précisent notamment la nature des renseignements transmis, les moyens mis en œuvre pour en assurer la confidentialité ainsi que les mesures de sécurité. Ces ententes sont soumises pour avis à la Commission d'accès à l'information selon les modalités prévues à l'article 70 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). Les articles 2, 4, 20, 21, 28.1, 28.2 et 29 du Règlement sur l’identification et la traçabilité de certains animaux (2004, G.O. II, 1481) pris en vertu de la Loi sur la protection sanitaire des animaux prévoient : 4 de 16
2. Le système d’identification des animaux que gère le ministre de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation ou, selon le cas, l’organisme gestionnaire comporte les renseignements suivants : 1° les nom et adresse de l’exploitation d’origine de l’animal; 2° les nom et adresse des propriétaires ou, le cas échéant, des gardiens, successifs de l’animal; 3° le numéro d’enregistrement de l’exploitation si elle est enregistrée en vertu des dispositions de la section VII.2 de la Loi sur le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation (L.R.Q., c. M-14); 4° la mention qu’il s'agit d’un bovin ou d’un ovin; 5° la catégorie à laquelle l’animal appartient; 6° l’identification de l’animal, y compris celle reconnue en vertu d’un autre système d’identification établi par un gouvernement au Canada ou par l’autorité concernée du pays d’origine de l’animal; 7° la date de délivrance des étiquettes; 8° la date d’identification de l’animal; 9° le sexe de l’animal; 10° l’âge de l’animal ou, s’il ne provient pas du Québec, son âge ou son poids; 11° le cas échéant, l’identification de remplacement en cas de perte de l’identification; 12° la date et l’heure des déplacements de l’animal ainsi que le numéro du site d’où il provient et celui du site où il est déplacé; 13° si l’exploitation comprend plus d’un site de production, le numéro de site de chacun d’eux; 14° le numéro d’immatriculation du véhicule ainsi que, le cas échéant, celui de la remorque ou de la semi-remorque qui ont servi au transport de l’animal. Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par : « exploitation » : l’exploitation agricole; « exploitation d’origine » : l’exploitation où est né un animal ou la première exploitation qui reçoit un animal né au Québec hors d’une exploitation; « numéro de site » ou « numéro du site » : le numéro attribué par le ministre ou, selon le cas, par l’organisme gestionnaire, à un lieu où se trouvent des animaux visés au premier alinéa de l’article 1 ou à un lieu destiné à les recevoir; « organisme gestionnaire » : l’organisme qui s’est vu confier la gestion du système d’identification en application de l’article 22.3 de la Loi sur la protection sanitaire des animaux (L.R.Q., c. P-42); « site de production » : le bâtiment d’élevage ou le pâturage où sont gardés les animaux des espèces mentionnées à l’article 1; « véhicule » : un véhicule motorisé qui peut circuler sur un chemin. 5 de 16
4. Le ministre ou, selon le cas, l’organisme gestionnaire délivre ou fait délivrer les étiquettes électroniques, les étiquettes avec code à barres et les étiquettes vierges : 1° à la demande du propriétaire ou du gardien des animaux qui se trouvent à l’exploitation; 2° à la demande de l’importateur pour les animaux qu’il importe de l’extérieur du Canada; 3° à la demande du responsable de l’établissement servant à la vente aux enchères d’animaux vivants pour les cas de perte d’étiquettes. Dans le cas de jeu d’étiquettes électronique ou avec code à barres, la personne visée au premier alinéa ne peut commander que par série de 9 ou 29 jeux dans le cas des étiquettes prévues pour l’identification des bovins et par série de 10 ou 50 jeux dans le cas des étiquettes prévues pour l’identification des ovins. La personne visée au paragraphe 1 ou 2 du premier alinéa doit transmettre, au moment de sa demande, ses nom et adresse de même que les renseignements visés aux paragraphes 3 et 4 du premier alinéa de l’article 2 à la personne délivrant les étiquettes. Celle visée au paragraphe 3° du premier alinéa doit lui transmettre ses nom et adresse et le renseignement visé au paragraphe 4 du premier alinéa de l’article 2. 20. Toute personne qui reçoit un animal doit transmettre au ministre ou, selon le cas, à l’organisme gestionnaire les renseignements suivants, dans les cas et délais suivants : 1° ses nom et adresse, les renseignements visés aux paragraphes 3°, 4°, 6°, 9°, 10°, 12° et 13° du premier alinéa de l’article 2 et les nom et adresse du propriétaire ou, le cas échéant, du gardien précédent ou, s’il n’est pas en mesure de transmettre ces derniers renseignements, les nom et adresse du transporteur ainsi que le numéro d’immatriculation du véhicule ainsi que, le cas échéant, celui de la remorque ou de la semi-remorque qui ont servi au transport de l’animal, pour un animal reçu à l’exploitation sauf si les renseignements sont transmis en application des sections III ou IV, dans les 7 jours suivant l’arrivée de l’animal à l ’exploitation ou avant sa sortie de l’exploitation, selon la première éventualité; 2° ses nom et adresse, les renseignements visés aux paragraphes 6° et 12° du premier alinéa de l’article 2 et les nom et adresse du propriétaire ou, le cas échéant, du gardien précédent ou, s’il n’est pas en mesure de transmettre ces derniers renseignements, les nom et adresse du transporteur ainsi que le numéro d’immatriculation du véhicule ainsi que, le cas échéant, celui de la remorque ou de la semi-remorque qui ont servi au transport de l’animal, pour un animal reçu dans tout lieu autre qu’une exploitation ou qu’un pâturage communautaire et sauf si les renseignements sont transmis en 6 de 16
application des sections III ou IV ou de l’article 25, dans les 7 jours de la réception ou de la fin de la tenue de l’exposition de l’animal ou de la récupération ou de la réception de l’animal mort, selon le cas. 21. Tout propriétaire ou gardien d’animaux qui achemine un animal à un pâturage communautaire doit transmettre au ministre ou, selon le cas, à l’organisme gestionnaire ses nom et adresse, ceux du responsable de la gestion du pâturage et les renseignements visés aux paragraphes 3, 6, 12 et 14 du premier alinéa de l’article 2 dans les 7 jours suivant l’arrivée de l’animal à ce pâturage ou, avant sa sortie du pâturage, selon la première éventualité. Dans le présent règlement, on entend par « pâturage communautaire » un site où des animaux provenant d’exploitations différentes peuvent se retrouver. 28.1. Les droits exigibles sont fixés à : 1° 3 $ par jeu d’étiquettes électronique et avec code à barres pour une série de 9 jeux et de 2 $ par jeu de ces étiquettes pour une série de 29 jeux, pour la délivrance des étiquettes commandées en application de l’article 4; 2° 3,48 $ pour une étiquette électronique et 1,32 $ pour une étiquette avec codes à barres, qui est destinée à compléter l’identification et qui porte le même numéro que celui apparaissant sur l’étiquette déjà apposée sur l’animal, pour la délivrance des étiquettes commandées en application de l’article 4; 3° 0,70 $ par étiquette vierge pour la délivrance des étiquettes commandées en application de l’article 4; 4° 2 $ pour l’inscription par le ministre ou, selon le cas, l’organisme gestionnaire des renseignements transmis en application de l’article 20, à l’égard de chaque animal visé par ces renseignements qui est reçu à l’exploitation, sauf si le deuxième alinéa de l’article 12 s'applique ou s’il s’agit d’animaux destinés à la production laitière ou de type « boucherie » destinés à des fins de reproduction. 28.2. Les droits visés aux paragraphes 1 à 3 de l’article 28.1 doivent être payés au moment de la commande des étiquettes et ceux visés au paragraphe 4 de cet article doivent l’être au moment de la transmission des renseignements visés par ce paragraphe ou, au plus tard le 30 juin ou le 31 décembre de chaque année, selon la plus hâtive de ces deux dates. 7 de 16
29. Tout propriétaire ou gardien d’animaux doit, avant le 15 avril 2002, identifier ou faire identifier à l’ exploitation tout animal qu’il détient au Québec le 14 avril 2002 par l’apposition d’u ne étiquette électronique sur l’une des oreilles de l’animal et d’une étiquette avec code à barres sur l’autre oreille; les deux étiquettes doivent être conformes aux exigences de l’article 3 et porter le même numéro d’identification. En outre, il doit transmettre au ministre ou, selon le cas, à l’organisme gestionnaire ses nom et adresse, les nom et adresse de l’exploitation de même que les renseignements visés au paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 2, si dans ce dernier cas il les connaît ou aurait dû les connaître, et ceux visés aux paragraphes 3 o à 10 o et 13 o de cet alinéa avant le 1 er juin 2002 ou avant la sortie de l’animal de l’exploitation, selon la première éventualité. Les articles 32, 57, 83 et 83.1 du programme ASRA prévoient : 32. L’adhérent doit : 1 o identifier ses animaux au moyen d’une étiquette sous forme de boucle d’oreille destinée à la production bovine, reconnue en vertu du Règlement sur l’identification et la traçabilité de certains animaux (décret no 161-2004 du 10 mars 2004 (2004, G.O. 2, 1481) et ses modifications), numérotée et non réutilisable. l’adhérent ne doit en aucun temps retirer une boucle d’un animal assuré; 2 o communiquer à Agri-Traçabilité Québec inc., tel que stipulé au Règlement sur l’identification et la traçabilité de certains animaux, lors de la naissance, de l’achat ou de la mortalité d’animaux, notamment, le numéro de boucle d’oreille, la date de naissance, le sexe, le poids, les dates d’entrée, de sortie et du décès, et ce, pour les animaux admissibles; 3 o lors de l’opération prévue pour déclarer le volume assurable, spécifier le numéro des boucles d’oreilles de chaque animal identifié selon les modalités prévues à l’article 57; 4 o posséder et utiliser, pour la saillie de ses femelles de reproduction, au moins un taureau de qualité génétique supérieure attesté par un représentant dûment autorisé du ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation ou faire inséminer au moins 50 % de ses femelles de reproduction avec de la semence provenant de taureaux de qualité génétique supérieure reconnus de la même façon. 57. Pour déterminer le nombre de veaux d’embouche assurables, La Financière agricole dresse, à chaque année d’assurance, un inventaire des vaches de type de boucherie ou des taures de type de boucherie ayant mis bas avant le 1 er juin de l’année d’assurance. Cet inventaire est effectué selon l’une ou l’autre des méthodes suivantes, soit : 8 de 16
1 o en procédant à un décompte du nombre de vaches ou de taures chez l’adhérent; 2 o en exigeant de l’adhérent qu’il déclare le nombre de vaches et de taures admissibles dans le délai fixé par La Financière agricole. L’adhérent doit également déclarer les numéros de boucles d’oreilles des animaux ayant été identifiés, puis catégorisés par La Financière agricole en fonction de leur groupe d’âge, dans le délai fixé par La Financière agricole. Cette catégorisation est effectuée à partir des numéros de boucles d’oreilles provenant de la base de données que détient Agri-Traçabilité Québec inc. pour les adhérents au produit Veaux d’embouche. Seules sont considérées aux fins de la détermination du volume assurable : 1 o les vaches et les taures vivantes au jour de l’inventaire; et 2 o les vaches et les taures qui auront appartenu à l’entreprise agricole pendant au moins 6 mois avant de faire l’objet d’une transaction. 83. La Financière agricole peut conclure avec un groupement d’adhérents un accord relatif à toute mesure appropriée pour la mise en application du Programme et pour le prélèvement, à même les compensations qu’elle verse en vertu du Programme, des contributions exigibles en vertu d’un plan conjoint approuvé par la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec. 83.1. La Financière agricole peut également conclure avec Agri-Traçabilité Québec inc. un accord relatif à toute mesure appropriée pour la mise en application du Programme et pour le prélèvement, à même les compensations qu’elle verse en vertu du Programme, des droits exigibles en vertu de la Loi sur la protection sanitaire des animaux (L.R.Q., c. P-42). L’article 28 de la Loi sur La Financière agricole du Québec (L.R.Q., c. L-0.1) prévoit : 28. L’association accréditée en vertu de la Loi sur les producteurs agricoles (chapitre P-28), une fédération ou un syndicat spécialisé constitués en vertu de la Loi sur les syndicats professionnels (chapitre S-40) ou un office constitué en vertu de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1) peut prendre entente avec la société pour recueillir des renseignements personnels nécessaires pour vérifier l’application des plans conjoints visés par la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche et ses règlements ou pour établir 9 de 16
objectivement le niveau des cotisations ou contributions obligatoires en vertu de la Loi sur les producteurs agricoles ou pour en assurer le paiement. L’entente précise notamment la nature des renseignements transmis, les moyens mis en œuvre pour en assurer la confidentialité ainsi que les mesures de sécurité. Cette entente est soumise pour avis à la Commission d’accès à l’information selon les modalités prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). Les articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre A-2.1, ci-après Loi sur l’accès) prévoient : 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme d'un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou à la mise en oeuvre d'un programme dont cet organisme a la gestion; 1.1° à un organisme public ou à un organisme d'un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée; 2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient; 3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d'un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l'identification de cette personne. Cette communication s'effectue dans le cadre d'une entente écrite qui indique : 1° l'identification de l'organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l'organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l'entente. 10 de 16
70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. 4. RENSEIGNEMENTS AJOUTÉS À L’ENTENTE 4.1 Renseignements communiqués pour le suivi de la clientèle commune visée par la perception des droits exigibles, pour la fiabilité du système d’identification et pour l’application du Programme dans les produits Veaux d’embouche et Agneaux : 11 de 16
De la part du MAPAQ par ATQ à La Financière : a) le numéro de client de La Financière incluant ceux attribués aux membres d’une coopérative adhérente; b) le numéro d’intervenant (producteur) chez ATQ; c) le ou les critères de concordance ayant servi à ATQ pour identifier la clientèle commune assurée au Programme. 4.2 Renseignements communiqués pour la fiabilité du système d’identification et pour l’application du Programme pour les produits Veaux d’embouche/Agneaux : De la part du MAPAQ par ATQ à La Financière : a) le numéro de client à La Financière incluant ceux attribués aux membres d’une coopérative adhérente; b) le numéro d’intervenant chez ATQ; c) le numéro du ou des sites de production de chaque assuré; d) le numéro de la boucle de l’animal gardé, déplacé ou de celle posée si né à la ferme, le cas échéant; e) le sexe; f) la catégorie (boucherie ou laitière); g) le type de production (bovin ou ovin); h) le type d’événement (naissance, entrée, sortie, décès); i) la date de l’événement (naissance, entrée, sortie, décès); j) le type de date de naissance (réelle ou estimée); k) le numéro du site associé à l’événement (incluant le code de province ou pays s’il y a lieu); l) le poids associé à l’événement, s’il y a lieu; m) l’unité de poids (livre ou kilogramme); n) le type de poids (vif ou carcasse); o) la source de la déclaration de l’événement. Les soulignements indiquent les ajouts 4.3 Renseignements communiqués pour la gestion des identifiants à l’égard de tous les produits du Programme concerné par la présente entente (Bouvillons et bovins d’abattage, Veaux de grain, Veaux de lait, Veaux d’embouche et Agneaux) 12 de 16
De la part du MAPAQ par ATQ à La Financière : a) le numéro de client à La Financière incluant celui attribué aux membres d’une coopérative adhérente, le cas échéant; b) le numéro d’intervenant chez ATQ; c) la raison sociale ou nom de l’exploitation agricole ayant acheté les étiquette chez ATQ; d) le nom du demandeur ou du membre d’une coopérative ayant acheté les étiquettes; e) l’adresse et langue de correspondance; f) le code postal; g) la municipalité; h) le numéro de téléphone; i) le numéro de site de production pour lequel les étiquettes ont été vendues; j) le type de production (bovin/ovin); k) la catégorie (boucherie ou laitière); l) les numéros des étiquettes vendues par ATQ; m) la version de l’étiquette; n) le statut de la commande (expédiée, transmise); o) le statut de l’étiquette (active ou inactive); p) la date de chacun des statuts; q) le numéro des étiquettes de remplacement s’il y a lieu. 5. MODALITÉS DE COMMUNICATION Les mêmes modalités que dans l’entente du dossier 07 22 07 ont été reprises à quelques exceptions près qui sont soulignées. 5.1 CONCERNANT LA FRÉQUENCE Le MAPAQ, par l’intermédiaire de son mandataire ATQ, et La Financière auront accès aux renseignements énumérés au point 4 de façon récurrente, soit en temps réel et de façon continue au fur et à mesure que les renseignements sont disponibles sur le serveur dédié à cet effet. 5.2 CONCERNANT LES MÉCANISMES D’ACCÈS La communication s’effectue par le dépôt sur un serveur dédié à la communication sécurisée des renseignements nécessaires regroupés sous forme de table informatique selon l’usage auquel ils sont destinés, soit pour la perception des droits exigibles ou pour la fiabilité du système d’identification et de traçabilité d’animaux. 13 de 16
Le serveur est situé dans les bureaux de la Financière et des accès ou liens dédiés exclusivement aux communications entre les parties sont mis en place. Seuls les intervenants autorisés pourront recevoir les communications requises et y avoir accès. Des échanges quotidiens se feront en utilisant le protocole d’échange informatique de fichiers sécurisés tel que décrit à l’article 4.5 de l’entente. 5.3 CONCERNANT LES MESURES DE SÉCURITÉ Chaque partie reconnaît le caractère confidentiel des renseignements personnels qui lui sont communiqués. Chaque partie garantit qu’en aucun cas ils ne seront divulgués à un tiers sans le consentement de la personne concernée et garantit qu’ils ne seront utilisés que pour la réalisation de l’entente. Le MAPAQ s’engage à faire en sorte que les renseignements personnels qui lui sont communiqués par La Financière, par l’intermédiaire de son mandataire ATQ, ne soient accessibles qu’aux seuls employés du MAPAQ et aux seuls employés d’ATQ à qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. La Financière s’engage à faire en sorte que les renseignements personnels qui lui sont communiqués par le MAPAQ, par l’intermédiaire de son mandataire ATQ, ne soient accessibles qu’aux seuls employés de La Financière à qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Le MAPAQ, ATQ et La Financière s’engagent à : a) informer et à diffuser des directives à l’intention de leur personnel quant aux obligations stipulées à la présente entente et quant au respect de la Loi sur l’accès; b) prendre toutes les mesures de sécurité relatives à l’intégrité physique des lieux où sont stockés les renseignements personnels afin que leur confidentialité soit garantie, tant lors de leur utilisation que lors de leur conservation; c) détruire, le cas échéant, conformément au Guide pour la destruction des documents renfermant des renseignements personnels, les renseignements personnels communi-qués par l’une ou l’autre des parties dès qu’ils ne sont plus nécessaires. 5.4 CONCERNANT LES RÈGLES DU PROTOCOLE D’ÉCHANGE INFORMATIQUE DE FICHIERS SÉCURISÉS a) Le protocole comprend un répertoire d’échange disponible sur un serveur de La Financière dont l’accès par Internet est initié par l’utilisation d’un nom d’usager et d’un mot de passe à ATQ. 14 de 16
b) L’accès à ce répertoire est limité aux systèmes autorisés et aux seuls employés d’ATQ et de La Financière à qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions, les paramètres d’accès n’étant connus que par ceux-ci. c) L’accès à ce répertoire par Internet est initié par une connexion à un serveur de La Financière. d) Le transfert sur Internet de l’information avec le serveur de La Financière oblige un mode encrypté par « Secure Socket Layer » (SSL). 6. ANALYSE D’emblée, il appert que les modifications qui ont été faites aux ententes précédentes visent à intégrer le produit Agneaux et Veaux d’embouche dans l’utilisation des données liées à l’identification permanente et la traçabilité des espèces animales visées. De plus, les modifications apportées permettront aux adhérents du Programme d’assurance stabilisation des revenus agricoles de se conformer aux exigences du Règlement en vigueur concernant l’identification et la traçabilité de certains animaux. Par ailleurs, nous retenons qu’a priori cette entente vise la communication de renseignements concernant des animaux et leurs propriétaires. Les propriétaires ne sont pas toujours considérés comme étant des entreprises et il arrive fréquemment que les coordonnées de leur ferme soient les mêmes que celles de leur résidence. Par conséquent, les renseignements suivants sont considérés comme étant des renseignements personnels : - numéro de client de La Financière agricole; - numéro d’identification ministériel; - nom du demandeur; - adresse du demandeur; - code postal; - numéro de téléphone. En ce qui concerne l’entente soumise à la Commission pour avis, au terme de l’article 68 de la Loi sur l’accès, certaines informations doivent apparaître dans l’entente telles que décrites à la section 3 du présent avis. À la lecture des documents fournis, il appert que la durée de l’entente n’est pas mentionnée. 15 de 16
7. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des documents reçus, la Commission fait les constats suivants quant au projet d’entente : - il annule et remplace l’entente précédente intitulée « Modification à la Modification à l’entente concernant la communication de renseignements personnels ». - il est soumis à la Commission en vertu de l’article 22.4 de la Loi sur la protection sanitaire des animaux et de l’article 28 de la Loi sur La Financière agricole du Québec; - il a été établi que la communication de renseignements personnels au MAPAQ est nécessaire afin de lui permettre d’exercer les fonctions qui lui sont dévolues en matière de santé animale notamment par la Loi sur la protection sanitaire des animaux et son Règlement sur l’identification et la traçabilité de certains animaux et afin d’assurer la fiabilité du système d’identification à l’égard des bovins d’engraissement; - il a été démontré que la communication de renseignements personnels à La Financière est nécessaire afin de lui permettre de percevoir des droits exigibles en vertu du Règlement sur l’identification et la traçabilité de certains animaux à même les compensations du Programme; - conformément à l’article 28 de la Loi sur la Financière agricole du Québec, il précise, notamment, la nature des renseignements transmis, les moyens mis en œuvre pour en assurer la confidentialité, ainsi que les mesures de sécurité; - il respecte les modalités prévues aux articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès à l’exception faite de la durée de l’entente; - il prévoit des modalités visant à informer les personnes concernées. Ces constats faits, la Commission émettra un avis favorable concernant la communication de renseignements personnels visée par la présente entente, et ce, sur réception d’une entente approuvée par les organismes concernés dont le contenu serait substantiellement conforme au projet soumis, mais dont la durée aura été précisée. 16 de 16
Québec, le 22 mai 2009 Madame Hélène Jolicoeur Responsable de la Loi sur l’accès Ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation 200, chemin Sainte-Foy, 12 e étage Québec (Québec) G1R 4X6 N/Réf. : 09 05 12 (07 22 07, 06 17 38, 04 08 17, 04 03 37) Madame, La Commission d’accès à l’information (Commission) a procédé à l’examen de l’entente concernant la communication de renseignements personnels entre le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation (MAPAQ), la Financière agricole du Québec (La Financière) et Agri-Traçabilité-Québec inc. (ATQ). Après avoir pris connaissance des différents documents reçus, la Commission fait les constats suivants quant au projet d’entente : - il annule et remplace l’entente précédente intitulée « Modification à la Modification à l’entente concernant la communication de renseignements personnels ». - il est soumis à la Commission en vertu de l’article 22.4 de la Loi sur la protection sanitaire des animaux et de l’article 28 de la Loi sur La Financière agricole du Québec; - il a été constaté que les seuls renseignements personnels visés par cette entente sont ceux concernant les propriétaires de ferme qui ne sont pas considérés comme des entreprises (non incorporés ou non enregistrés); - il a été établi que la communication de renseignements personnels au MAPAQ est nécessaire afin de lui permettre d’exercer les fonctions qui lui sont dévolues en matière de santé animale notamment par la Loi sur la protection sanitaire des
2 animaux et son Règlement sur l’identification et la traçabilité de certains ani-maux et afin d’assurer la fiabilité du système d’identification à l’égard des bovins d’engraissement; - il a été démontré que la communication de renseignements personnels à La Financière est nécessaire afin de lui permettre de percevoir des droits exigibles en vertu du Règlement sur l’identification et la traçabilité de certains animaux à même les compensations du Programme; - conformément à l’article 28 de la Loi sur la Financière agricole du Québec, il précise, notamment, la nature des renseignements transmis, les moyens mis en œuvre pour en assurer la confidentialité, ainsi que les mesures de sécurité; - il respecte les modalités prévues aux articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements per-sonnels à l’exception faite de la durée de l’entente; - il prévoit des modalités visant à informer les personnes concernées. Ces constats faits, la Commission émet, à l’égard de la communication des renseignements personnels de propriétaires qui ne sont pas considérés comme des entreprises, un avis favorable sous réserve de la réception d’une entente approuvée par les organismes concernés dont le contenu serait substantiellement conforme au projet soumis, mais dont la durée aura été précisée. Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes sentiments distingués. Le secrétaire, JSD/CB/lp Jean-Sébastien Desmeules c.c. M me Christine Massé, La Financière M me Linda Marchand, ATQ
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