1. MISE EN CONTEXTE Le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) peut être amené à accorder une aide financière à des personnes qui n’ont pas de NAS ou qui ont un NAS temporaire. Le NAS tempo-raire est délivré à des personnes qui ne sont ni des citoyens canadiens, ni des résidents permanents, mais qui ont besoin de travailler. Ce NAS possède une date d’expiration et, lorsque le détenteur reçoit son statut de résident permanent, il peut alors se procurer un NAS permanent. Toutefois, dans le cas des dossiers pour lesquels le MESS doit effectuer du recouvrement, la mise à jour du NAS temporaire est impossible lorsque le débiteur est inactif à un programme d’aide du MESS et qu’il ne peut être localisé. De plus, le Centre de recouvrement ne peut néces-sairement l’obtenir auprès des ministères et organismes qui ont déjà conclu des ententes avec le MESS, car ce renseignement n’est pas toujours disponible et sa mise à jour ne relève pas de leur responsabilité. Le MESS souhaite donc conclure une entente avec la Régie des rentes du Québec (RRQ) dans le but d’obtenir le NAS permanent des débiteurs inactifs à un programme d’aide pour lesquels le MESS ne possède qu’un NAS temporaire ou pour lesquels le NAS est absent. 2. OBJET DE L'ENTENTE La présente entente a pour objet de permettre au MESS d’obtenir de la RRQ le NAS absent ou de mettre à jour le NAS de statut temporaire de certains débiteurs. 3. ASSISE LÉGALE Les articles 84, 86, 87, 88 et 105 de la Loi sur l’aide aux personnes et aux familles (L.R.Q., c. A-15) prévoient : 84. Sous réserve du deuxième alinéa, le ministre peut prendre entente avec un ministère ou un organisme du gouvernement du Québec ou d'un autre gouverne-ment, une personne ou une entreprise, dont le nom apparaît dans la liste dressée par le gouvernement et publiée à la Gazette officielle du Québec, pour recueillir ou communiquer un renseignement personnel nécessaire à l'application de la pré-sente loi et de ses règlements, notamment : 1° pour vérifier l'admissibilité d'une personne ou de sa famille à un montant accordé en vertu de la présente loi et établir ce montant; 2° pour identifier, y compris par un appariement de fichiers, une situation non déclarée par une personne qui est de nature à influer sur le montant qui lui est accordé ou qui lui a été accordé en vertu de la présente loi; 3° pour vérifier la solvabilité d'une personne qui doit rembourser un montant en vertu du chapitre II du présent titre ou identifier son lieu de résidence; 4° pour vérifier la survenance d'un événement ou l'existence d'un droit visés à l'article 90, ainsi que la date et les modalités de réalisation de ce droit. 1 de 8
Le ministre peut également prendre une telle entente avec le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences du Canada, ainsi qu'avec les ministères et organismes suivants du gouvernement du Québec : le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport, le ministère de la Justice, le ministère de l'Immigration et des Communautés culturelles, le ministère du Revenu, le ministère de la Sécurité publique, la Commission de la santé et de la sécurité du travail, la Régie de l'assurance maladie du Québec, la Régie des rentes du Québec et la Société de l'assurance automobile du Québec. Le ministre peut, aux fins d'identifier des personnes visées par une entente men-tionnée au présent article, communiquer leur nom, date de naissance, sexe, adresse, numéro d'assurance maladie, numéro d'assurance sociale et numéro de dossier. Le ministère, l'organisme, la personne ou l'entreprise qui reçoit ces ren-seignements doit les détruire lorsque les fins pour lesquelles ils ont été communi-qués sont accomplies à moins qu'il n'y ait légalement droit. Ces renseignements sont échangés conformément à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). 86. Une personne doit rembourser au ministre tout montant accordé en vertu de la présente loi qui n'aurait pas dû être accordé à elle-même ou à sa famille, sauf un montant déterminé par règlement ou un montant accordé à la suite d'une erreur administrative qu'elle ne pouvait raisonnablement pas constater. Une personne, une association, une société ou un organisme doit également rembourser tout montant accordé dans le cadre d'une entente conclue avec le ministre en vertu de la présente loi, dans les cas et conditions prévus à cette entente. Une personne visée à l'article 57 n'est pas tenue de rembourser un montant qui lui a été accordé à la suite d'une déclaration erronée de son père ou de sa mère. Ce montant est recouvrable par le ministre, conformément aux dispositions du présent chapitre, auprès du parent ayant effectué cette déclaration. 87. Une personne doit également rembourser au ministre les montants accordés en vertu d'un programme d'aide financière de dernier recours, sauf ceux détermi-nés par règlement, dès que cesse un empêchement légal à l'aliénation d'un bien et jusqu'à concurrence du bénéfice net provenant du produit de la disposition de ce bien ou, dans les autres cas et selon les conditions prévus par règlement, le mon-tant qui n'aurait pas été accordé à elle ou à sa famille si ce bien avait été consi-déré dans le calcul de la prestation, jusqu'à concurrence de la valeur de ce bien. 88. Une personne doit également rembourser au ministre les montants accordés en vertu d'un programme d'aide financière de dernier recours, sauf dans les cas déterminés par règlement, alors que des allocations ou prestations accordées à elle ou à sa famille en vertu d'une autre loi en vigueur au Québec ou ailleurs 2 de 8
étaient réduites par compensation d'un montant versé en trop, jusqu'à concurrence du montant de ces réductions et dès que celles-ci cessent. 105. Le recouvrement d'un montant dû en vertu de la présente loi se prescrit par cinq ans à compter du moment où il devient exigible. S'il y a eu fausse déclaration, il se prescrit par cinq ans à compter de la date où le ministre a eu connaissance du fait que ce montant est exigible, mais au plus tard 15 ans après la date d'exigibi-lité. L’article 214 de la Loi sur le régime de rentes du Québec (L.R.Q., c. R-9) prévoit : 214. La Régie peut, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des rensei-gnements personnels (chapitre A-2.1), fournir à un ministère ou à un organisme qui relève du Gouvernement du Québec des renseignements obtenus en vertu de la présente loi. Toutefois, les renseignements concernant les gains et les cotisations ne peuvent être communiqués, à moins que la communication ne soit nécessaire à l'exécution d'un contrat visé à l'article 69.7 de la Loi sur le ministère du Revenu (chapitre M-31). Les articles 68, 70 et 72 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée Loi sur l’accès) prévoient : 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme d'un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou à la mise en oeuvre d'un programme dont cet organisme a la gestion; 1.1° à un organisme public ou à un organisme d'un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée; 2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient; 3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d'un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l'identification de cette personne. Cette communication s'effectue dans le cadre d'une entente écrite qui indique : 1° l'identification de l'organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l'organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 3 de 8
5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l'entente. 70. Une entente visée à l'article 68 ou au deuxième alinéa de l'article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l'entente aux conditions visées à l'article 68 ou à l'article 68.1; 2° l'impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la per-sonne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l'organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d'au plus 60 jours de la réception de la demande d'avis accompagnée de l'entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d'avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l'entente dans le délai de 60 jours. L'entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l'entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d'avis dans le délai prévu, les parties à l'entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d'avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d'ap-prouver l'entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l'entente et, le cas échéant, les conditions qu'il entend fixer avec un avis qu'il pourra approuver l'entente à l'expiration d'un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L'entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l'entente. L'entente visée au cinquième alinéa ainsi que l'avis de la Commission et l'approbation du gouvernement sont déposés à l'Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l'Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. 72. Un organisme public doit veiller à ce que les renseignements personnels qu'il conserve soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés. 4 de 8
4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Le MESS transmet à la RRQ les renseignements suivants concernant les débiteurs qui ont un NAS temporaire ou absent : a) le NAS temporaire, s’il existe; b) le nom; c) le prénom; d) la date de naissance; e) le sexe; f) le numéro de dossier individu du MESS. À l’aide du NAS temporaire et de la date de naissance ainsi qu’une des trois autres données correspondantes (nom, prénom ou sexe), la RRQ repère le dossier correspondant. Pour les cas sans NAS, la RRQ utilise les nom et prénom ainsi que la date de naissance et le sexe de la personne. Puis, pour chacun des débiteurs, la RRQ retourne au MESS les mêmes rensei-gnements en y ajoutant le NAS qu’il détient dans son « Fichier d’inscription à la clientèle » avec le code de résultat de l’appariement. De plus, lorsque le débiteur possède des NAS alternatifs, la RRQ transmet les trois occurrences les plus récentes. Le « numéro de dossier individu du MESS » n’est toutefois pas utilisé par la RRQ. La communication de ce renseignement permet le traitement du dossier dans le système informa-tique du MESS, au retour du renseignement demandé. 5. CONSTATS 5.1 quant aux modalités de communication et à la fréquence La communication des renseignements se fait sur support informatique. La transmission se fait par messagerie interne, par transporteur sécuritaire ou par télécommunication sécurisée. L’échange de renseignements est trimestriel et se réalisera au début des mois de mars, juin, septembre et décembre. Au besoin, il pourra se faire mensuellement. 5.2 quant à l'information à la clientèle Le MESS informe sa clientèle par le formulaire de demande d’aide financière de dernier recours qui inclut un avis selon lequel le MESS procède à des échanges de renseignements avec la RRQ. De plus, des mesures seront prises afin d’informer les débiteurs de la provenance des renseigne-ments obtenus dans le cadre de l’entente. Ainsi, une note sera inscrite au relevé de compte afin d’informer le débiteur de la mise à jour du NAS. 5 de 8
5.3 quant aux mesures de confidentialité de sécurité Chaque partie reconnaît le caractère confidentiel des renseignements communiqués et s’engage à prendre différentes mesures, entre autres : - informer le personnel autorisé à avoir accès aux renseignements échangés des obligations découlant de la transmission en vertu de la présente entente; - veiller à ce que les personnes non autorisées ne puissent accéder aux renseignements en appliquant toutes mesures de sécurité nécessaires; - ne pas transmettre à une tierce partie les renseignements obtenus à moins que la loi ne le permette; - conserver les renseignements transférés conformément aux normes et pratiques en vigueur au sein de chaque organisme. De plus, le MESS s’engage à : - ne permettre l’accès aux renseignements qu’aux seuls employés du Centre de recouvrement dûment autorisés à les consulter lorsque l’exercice de leurs fonctions le requiert; - ne verser les renseignements échangés que dans les seuls dossiers des personnes concernées; - n’utiliser ces renseignements qu’aux fins prévues à la présente entente et aux motifs qui y sont présentés et acceptés; - détruire, de façon sécuritaire, les fichiers reçus de la RRQ dès que l’objet pour lequel ils ont été obtenus a été accompli. La RRQ s’engage à limiter l’accès aux renseignements communiqués par le MESS aux employés affectés aux échanges de renseignements entre organismes, pour autant que l’exercice de leurs fonctions l’exige. 5.4 quant à la durée et à l’entrée en vigueur de l’entente L’entente entre en vigueur à la date de la dernière signature et est d’une durée d’un an. Elle se renouvelle annuellement par tacite reconduction sauf si l’une des parties transmet à l’autre partie, par courrier recommandé ou certifié, au moins 90 jours avant la date d’échéance annuelle, un avis écrit selon lequel elle entend y mettre fin ou y apporter des modifications. Dans ce dernier cas, elle doit préciser la nature des modifications. 6. ANALYSE L’entente que le MESS souhaite conclure avec la RRQ est dans le but d’obtenir le NAS permanent de ses débiteurs qui ne sont plus inscrits à un programme d’aide et pour lesquels le MESS ne possède qu’un NAS temporaire ou pour lesquels le NAS est absent. Outre les informations mentionnées précédemment, le MESS souligne qu’il dénombre, au Compte-client (comptes à recevoir), 8 141 débiteurs inactifs à un programme d’aide avec un NAS temporaire et 454 avec 6 de 8
un NAS absent. Ce nombre représente 8 % des dossiers inactifs correspondant à une somme de 24 167 953,91 $ au Compte-client du MESS. Le MESS estime que des NAS à jour lui permettraient : - de respecter ses engagements ayant trait à la compensation par les remboursements dus au ministère du Revenu du Québec (MRQ), et ce, conformément au Règlement sur l’administration fiscale; - d’améliorer la qualité de ses échanges avec des ministères et organismes, tels que le ministère de l’Immigration et des Communautés culturelles, la Régie de l’assurance maladie du Québec et les agences de renseignements (ex. Équifax), avec lesquels il détient une entente aux fins du recouvrement de ses créances. Afin d’appuyer ses affirmations, le MESS mentionne qu’en 2003, une entente administrative avait été conclue entre le MESS et la RRQ. Cette entente a permis de faire, manuellement, une seule mise à jour des NAS temporaires et, l’année suivante, une augmentation de 54,2 % des encaissements pour ces dossiers a été constatée. De plus, parmi ces encaissements, c’est la compensation au MRQ qui accuse la plus forte augmentation, de 111 588 $ à 299 048 $, soit 168 % de plus. Enfin le MESS souligne qu’en tant qu’organisme public, il doit conserver des renseignements personnels à jour. Par ailleurs, une entente conclue entre la RRQ et le gouvernement du Canada, pour le suivi du régime de rentes du Québec, permet à cette dernière l’accès au NAS permanent correspondant au NAS temporaire, lorsque disponible. Le MESS souhaite donc augmenter le taux de conformité du NAS pour ses débiteurs inactifs à un programme d’aide. Il estime que ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses attributions au sens de l’article 68 de la Loi sur l’accès. La communication proposée s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique : - l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la per-sonne ou de l’organisme qui le recueille; - les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; - la nature du renseignement communiqué; - le mode de communication utilisé; - les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; - la périodicité de la communication; - la durée de l’entente. En ce sens, l’entente présentée est conforme aux exigences de l’article 68 de la Loi sur l’accès. 7 de 8
7. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des différents documents reçus, la Commission considère que : • l’entente est prise en vertu de l’article 84 de la Loi sur l’aide aux personnes et aux familles et de l’article 214 de la Loi sur le régime de rentes du Québec; • le MESS et la RRQ ont convenu de différentes mesures visant à protéger les renseignements personnels communiqués, mesures que la Commission peut examiner dans le cadre de son mandat de surveillance; • les communications prévues à l’entente sont nécessaires à l’exercice des attributions du MESS au sens de l’article 68 de la Loi sur l’accès. La Commission émet un avis favorable concernant l’« Entente portant sur la communication du numéro d’assurance sociale (NAS) permanent pour les personnes ayant un NAS temporaire ou absent », soumise le 19 mars 2007. 8 de 8
Québec, le 17 mai 2007 Madame Pierrette Brie Responsable de la protection des renseignements personnels Ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale 425, rue St-Amable, 4 e étage Québec (Québec) G1R 4Z1 N/Réf. : 07 05 21 Madame, Vous trouverez ci-joint l’avis de la Commission d’accès à l’information (Commission) portant sur la communication du numéro d’assurance sociale (NAS) permanent pour les personnes ayant un NAS temporaire ou absent entre la Régie des rentes du Québec (RRQ) et le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS). Après avoir pris connaissance des différents documents reçus, la Commission considère que : • l’entente est prise en vertu de l’article 84 de la Loi sur l’aide aux personnes et aux familles et de l’article 214 de la Loi sur le régime de rentes du Québec; • le MESS et la RRQ ont convenu de différentes mesures visant à protéger les renseignements personnels communiqués, mesures que la Commission peut examiner dans le cadre de son mandat de surveillance; • les communications prévues à l’entente sont nécessaires à l’exercice des attributions du MESS au sens de l’article 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
2 La Commission émet un avis favorable concernant l’« Entente portant sur la communication du numéro d’assurance sociale (NAS) permanent pour les personnes ayant un NAS temporaire ou absent », soumise le 19 mars 2007. Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/LB/lp Jean-Sébastien Desmeules c.c. M e Carole Arav, RRQ
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.