AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION SUR L’ENTENTE RELATIVE AUX ÉCHANGES DE RENSEIGNEMENTS CONCERNANT LES PRESTATAIRES D’ASSISTANCE-EMPLOI ET LA CLIENTÈLE UNIVERSITAIRE ENTRE LE MINISTÈRE DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE ET LE MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION, DES LOISIRS ET DU SPORT DOSSIER 08 13 58 SEPTEMBRE 2008
1. MISE EN CONTEXTE Le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) et le ministère de l’Éducation, des loisirs et du sport (MELS) présentent un projet de modification à l’entente signée le 27 septembre 2001 intitulée « Entente sur les échanges de renseignements concernant les prestataires d’assistance-emploi et la clientèle universitaire » et qui concernait la communication de renseignements personnels entre ces deux ministères. Le projet présenté remplace l’entente initiale. La Loi sur l’aide aux personnes et aux familles (L.R.Q., chapitre A-13.1.1, ci-après appelée la LAPF) prévoit que les personnes fréquentant un établissement d’enseignement universitaire ne peuvent recevoir d’aide financière provenant des programmes d’aide sociale ou de solidarité sociale du MESS. Considérant que le MESS est chargé de l’application de la LAPF, il se doit d’identifier les prestataires d’aide sociale qui fréquentent un établissement d’enseignement universitaire afin d’exercer un contrôle sur les prestations qu’il octroie. Ainsi, l’entente initiale vise à encadrer le jumelage des fichiers de prestataires d’aide sociale du MESS et des étudiants universitaires inscrits dans les fichiers du MELS afin d’identifier les personnes qui reçoivent de l’aide financière du MESS tout en fréquentant un établissement universitaire. Une entente existe déjà entre ces deux ministères à propos de l’échange de renseignements concernant la clientèle de niveau collégial. 1.1 Modification Considérant que les deux ministères concernés ont modifié leurs moyens de communication de renseignements personnels, des modifications à l’entente de septembre 2001 sont apportées. En effet, l’amélioration des traitements informatiques a permis de retirer certaines variables parmi celles échangées jusqu’à tout récemment. 1.1.1 Renseignements retranchés - statut d’étudiant à l’étape du premier fichier transmis par le MELS - numéro de dossier du MESS - numéro d’individu du MESS - code d’appariement 1.1.2 Renseignement changé La variable « nombre de remorques d’activités inscrites à l’horaire de l’étudiant » a été changé pour « nombre d’occurrences d’activités inscrites à l’horaire de l’étudiant ». 2 de 11
2. OBJET DE L’ENTENTE La présente entente a pour objet de permettre au MESS d’identifier les prestataires du « Programme d’aide sociale » et du « Programme de solidarité sociale » qui fréquentent, au sens du Règlement sur l’aide aux personnes et aux familles (R.R.Q., c. A-13.1.1, r.1, ci-après appelé RAPF), un établissement d’enseignement universitaire et qui, en raison de cette fréquentation, sont inadmissibles, ou leur famille, à recevoir une aide financière en vertu des dispositions du paragraphe 1 de l’article 27 de la LAPF et de l’article 23 du RAPF. 3. ASSISE LÉGALE Le MESS est chargé de l’application de la LAPF qui est entrée en vigueur le 1 er janvier 2007. L’article 27 de la LAPF prévoit : 27. N'est pas admissible à une aide financière, sauf dans les cas et conditions prévus par la présente loi ou par règlement, l'adulte qui : 1° fréquente, au sens du règlement, un établissement d'enseignement secondaire en formation professionnelle ou postsecondaire, et une famille qui compte un tel adulte ; 2° est membre d'une communauté religieuse qui est en mesure de subvenir aux besoins de ses membres ; 3° est seul et est un mineur non pleinement émancipé ; 4° est incarcéré dans un pénitencier, dans un établissement de détention ou dans toute autre prison ou tenu de loger dans un établissement en vue de sa réinsertion sociale. L’article 84 de la LAPF prévoit : 84. Sous réserve du deuxième alinéa, le ministre peut prendre entente avec un ministère ou un organisme du gouvernement du Québec ou d’un autre gouvernement, une personne ou une entreprise, dont le nom apparaît dans la liste dressée par le gouvernement et publiée à la Gazette officielle du Québec, pour recueillir ou communiquer un renseignement personnel nécessaire à l’application de la présente loi et de ses règlements, notamment : 1° pour vérifier l’admissibilité d’une personne ou de sa famille à un montant accordé en vertu de la présente loi et établir ce montant; 2° pour identifier, y compris par un appariement de fichiers, une situation non déclarée par une personne qui est de nature à influer sur le montant qui lui est accordé ou qui lui a été accordé en vertu de la présente loi; 3° pour vérifier la solvabilité d’une personne qui doit rembourser un montant en vertu du chapitre II du présent titre ou identifier son lieu de résidence; 3 de 11
4° pour vérifier la survenance d’un événement ou l’existence d’un droit visés à l’article 90, ainsi que la date et les modalités de réalisation de ce droit. Le ministre peut également prendre une telle entente avec le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences du Canada, ainsi qu’avec les ministères et organismes suivants du gouvernement du Québec : le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport, le ministère de la Justice, le ministère de l’Immigration et des Communautés culturelles, le ministère du Revenu, le ministère de la Sécurité publique, la Commission de la santé et de la sécurité du travail, la Régie de l’assurance maladie du Québec, la Régie des rentes du Québec et la Société de l’assurance automobile du Québec. Le ministre peut, aux fins d’identifier des personnes visées par une entente mentionnée au présent article, communiquer leur nom, date de naissance, sexe, adresse, numéro d’assurance maladie, numéro d’assurance sociale et numéro de dossier. Le ministère, l’organisme, la personne ou l’entreprise qui reçoit ces renseignements doit les détruire lorsque les fins pour lesquelles ils ont été communiqués sont accomplies à moins qu’il n’y ait légalement droit. Ces renseignements sont échangés conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). L’article 23 du RAPF prévoit : 23. Pour l'application du paragraphe 1 de l'article 27 de la Loi, constitue la fréquentation d'un établissement d'enseignement secondaire en formation professionnelle ou postsecondaire le fait pour l'adulte : 1° de poursuivre des études secondaires en formation professionnelle à temps plein ; 2° de poursuivre des études postsecondaires : a) à temps plein ; b) pour plus de 2 cours ou pour des cours donnant droit à plus de 6 crédits ou unités par session ; c) pour un ou des cours donnant droit à des crédits ou unités comportant au total plus de 6 périodes ou heures d'enseignement par semaine, incluant les laboratoires et les travaux pratiques dirigés ; d) s'il est inscrit pour plus de 6 crédits par session en vue de la rédaction d'un mémoire ou d'une thèse au deuxième ou au troisième cycle de l'ordre d'enseignement universitaire ; 3° d'être réputé y poursuivre à temps plein des études reconnues, au sens de l'article 10 de la Loi sur l'aide financière aux études (L.R.Q., c. A-13.3) ou de l'article 46 du Règlement sur l'aide financière aux études (D. 344-2004; 04-04-07) ; 4° d'être réputé inscrit à cet établissement, au sens de l'article 27 de ce règlement. 4 de 11
Les articles 68, 68.1 et 70 de la Loi sur l’accès aux documents publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée Loi sur l’accès) prévoient ce qui suit : 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel: 1° à un organisme public ou à un organisme d'un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou à la mise en oeuvre d'un programme dont cet organisme a la gestion; 1.1° à un organisme public ou à un organisme d'un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée; 2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient; 3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d'un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l'identification de cette personne. Cette communication s'effectue dans le cadre d'une entente écrite qui indique: 1° l'identification de l'organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l'organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l'entente. 68.1. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels aux fins de le comparer avec un fichier détenu par une personne ou un organisme si cette communication est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que cette communication soit ou non prévue expressément par la loi. Dans le cas où la communication de renseignements personnels n'est pas prévue expressément par la loi, elle s'effectue dans le cadre d'une entente écrite. La communication prévue expressément par la loi s'effectue dans le cadre d'une entente écrite transmise à la Commission. L'entente entre en vigueur 30 jours après sa réception par la Commission. 5 de 11
70. Une entente visée à l'article 68 ou au deuxième alinéa de l'article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération: 1° la conformité de l'entente aux conditions visées à l'article 68 ou à l'article 68.1; 2° l'impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l'organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d'au plus 60 jours de la réception de la demande d'avis accompagnée de l'entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d'avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l'entente dans le délai de 60 jours. L'entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l'entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d'avis dans le délai prévu, les parties à l'entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d'avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d'approuver l'entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l'entente et, le cas échéant, les conditions qu'il entend fixer avec un avis qu'il pourra approuver l'entente à l'expiration d'un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L'entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l'entente. L'entente visée au cinquième alinéa ainsi que l'avis de la Commission et l'approbation du gouvernement sont déposés à l'Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l'Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. 6 de 11
4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS 4.1 Pour chaque étudiant, le MELS transmet au MESS, pour chacun des trimestres, soit été, automne et hiver de chaque année scolaire, les renseignements suivants sur toute la clientèle inscrite à titre d’étudiant régulier ou libre : a) nom; b) prénom; c) date de naissance; c) sexe; d) identifiant individu MELS. 4.2 Retour d’information Le MESS compare les données d’identification transmises par le MELS avec ses propres données inscrites dans les fichiers des prestataires du « Programme d’aide sociale » et du « Programme de solidarité sociale ». Dans les cas où il y a concordance, le MESS identifie les étudiants prestataires et retourne au MELS les renseignements suivants : a) identifiant individu MELS; b) numéro de référence du MESS. 4.3 Le MELS transmet au MESS, pour chaque prestataire identifié comme étudiant, les renseignements suivants : a) nom; b) prénom; c) date de naissance; d) sexe; e) numéro de référence du MESS; f) code d’identification de l’établissement; g) nom de l’établissement d’enseignement universitaire; h) année universitaire; i) code d’identification du trimestre universitaire; j) nom du programme ou de la première composante du programme universitaire; k) statut de l’étudiant; l) régime d’étude; m) nombre d’occurrences d’activités inscrites à l’horaire de l’étudiant; n) pour chaque activité: - numéro; - nom; - nombre de crédits; - durée. 7 de 11
5. CONSTATS 5.1 QUANT AUX RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Parmi les renseignements transmis par le MELS lors de la première étape, un identifiant individu MELS est ajouté au jeu de variables permettant d’identifier une personne dans les bases de données du MESS. L’identifiant individu MELS est un numéro séquentiel généré par le système informatique du MELS qui permet à ce dernier d’assurer l’identification et le suivi du dossier dans les autres étapes. Ce numéro n’est pas utilisé par le MESS. Parmi les renseignements transmis par le MESS, un numéro de référence est associé à l’identifiant individu MELS pour retrouver cet individu dans les fichiers du MELS. Ce numéro est attribué à chaque dossier pour lequel des informations sont transmises. Il n’est créé et utilisé que pour l’échange et il sert à faciliter le repérage et le suivi des dossiers dans les autres étapes. Ces identifiants et codes de référence permettent de restreindre la communication d’informations nominatives lors de la deuxième étape du transfert des renseignements. 5.2 QUANT À LA FRÉQUENCE DES COMMUNICATIONS Le MELS transmet au MESS, pour chacun des trimestres, soit été, automne et hiver de chaque année scolaire, les renseignements inscrits aux points 4.1 et 4.2. 5.2 QUANT AUX MODALITÉS DE COMMUNICATION Les renseignements visés aux articles 4.1 et 4.2 proviennent de la banque de données du MELS relative au système de gestion des données sur l’effectif universitaire et d’une banque de données informatisées du MESS, soit les fichiers du « Programme d’aide sociale » et du « Programme de solidarité sociale ». Les renseignements communiqués sont inscrits sur des supports électroniques dans des fichiers de type XML, au moyen d’outils éprouvés. Les fichiers ainsi constitués et qui sont échangés entre les deux ministères font usage de protocoles de connexité éprouvés, sécurisés et encodés. La signature numérique assure l’intégrité des fichiers transmis en plus d’identifier leur provenance tandis que le chiffrement assure la confidentialité tout en renforçant l’intégrité des données. Finalement, la transmission électronique des fichiers est prise en charge par un courtier d’intégration. La communication et l’accès aux fichiers transférés entre les deux ministères se font par l’intermédiaire d’un serveur du MELS à l’aide du chiffrement des données et avec l’utilisation d’une signature numérique au moyen d’une procédure systématique dont la sécurité est éprouvée. 8 de 11
5.3 QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ, DE CONTRÔLE ET DE CONSERVATION À L’ÉGARD DE RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Chaque partie s’est engagée à : - ne pas donner accès à ces renseignements à d’autres personnes qu’à ses employés, mandataires ou prestataires de services dûment autorisés et seulement dans la mesure où l’exercice des fonctions de ceux-ci le requiert; - n’utiliser les renseignements personnels obtenus qu’aux seules fins et selon les conditions décrites dans la présente entente; - veiller à ce que les personnes non autorisées ne puissent accéder à ces renseignements en appliquant les mesures de sécurité suivantes : Mesures de sécurité prévues par le MESS : a) Les mesures de sécurité en vigueur au sein du MESS assurent la préservation, l’intégrité et la confidentialité des renseignements communiqués par le MELS; b) Les supports magnétiques sont conservés dans la salle des ordinateurs qui est protégée par un gardien et un système carte-clef; c) L’accès aux renseignements inscrits aux fichiers du « Programme d’aide sociale » et du « Programme de solidarité sociale » est limité par un code identificateur permanent attribué spécifiquement à chaque opératrice ou opérateur autorisé à travailler sur un terminal et par l’utilisation d’un mot de passe individuel que chaque opérateur ou opératrice s’attribue pour une durée maximum de trente (30) jours. Ce mot de passe peut être changé tous les jours au gré de l’opératrice ou de l’opérateur. Il est aussi limité par un code spécifique pour chaque centre local d’emploi; d) Les cas repérés en écart sont signalés dans l’agenda électronique de l’agent d’aide responsable du dossier et au plan du suivi du dossier. Chaque agent d’aide ne reçoit que les renseignements concernant les dossiers dont il a la responsabilité; e) Les documents écrits sur lesquels apparaissent des renseignements transmis par le MELS sont soumis aux procédures de gestion des documents en vigueur au MESS. Mesures de sécurité prévues par le MELS : a) Les mesures de sécurité en vigueur au sein du MELS assurent la préservation, l’intégrité et la confidentialité des renseignements communiqués par le MESS; b) Les supports magnétiques sont conservés dans une magnétothèque qui est protégée par un gardien et un système de sécurité; c) Les documents écrits sur lesquels apparaissent des renseignements transmis par le MESS sont soumis aux procédures de gestion en vigueur au MELS. 5.4 QUANT À LA CONSERVATION Le MESS s’engage à conserver et à détruire les renseignements reçus du MELS dans les délais suivants : 9 de 11
a) Les données informatiques peuvent être conservées pendant une période maximale de quatre mois. À l’expiration de ce délai, elles sont détruites de façon sécuritaire; b) L’information sur les cas repérés en écart est conservée au dossier informatique du prestataire pendant une période de 18 mois, à compter de la date de traitement de l’information; c) L’information reçue et déposée dans les dossiers des prestataires est soumise à la procédure de gestion des documents et détruite après la fermeture du dossier, selon le délai prévu dans le calendrier de conservation des documents. Le MELS s’engage à détruire les renseignements qui lui sont retournés par le MESS après l’expiration du délai de quatre (4) mois à compter de la date de production du fichier. 5.5 QUANT AUX OBLIGATIONS DES PARTIES Chaque partie, lorsqu’elle transmet à l’autre des renseignements, s’engage à ce qui suit : 5.5.1 Exactitude des renseignements Elle doit transmettre une copie fidèle des renseignements, mais elle ne garantit toutefois pas l’exactitude de ceux-ci. L’autre partie qui accède aux renseignements convient que celle qui les lui fournit ne peut, en aucun cas, être tenue responsable des dommages résultant de la transmission ou de l’utilisation d’un renseignement inexact ou incomplet. 5.5.2 Changements Elle doit prévenir l’autre partie dans des délais raisonnables de tout changement susceptible d’avoir une répercussion sur l’entente. 5.6 QUANT À L’INFORMATION DES CITOYENS Le MESS informe sa clientèle de l’échange de renseignements. Dès l’ouverture du dossier, le formulaire de demande de prestations d’aide financière de dernier recours inclut un avis à l’effet que des renseignements sont obtenus du MELS afin de s’assurer de l’admissibilité du prestataire. Ce formulaire stipule aussi que le MESS peut effectuer des vérifications à tout moment auprès du MELS. 5.7 QUANT À LA DURÉE DE L’ENTENTE L’entente est d’une durée d’un an à compter de son entrée en vigueur. Elle se renouvelle annuellement par tacite reconduction à moins qu’une des parties n’adresse un avis écrit contraire à son cocontractant, au plus tard 90 jours avant la date de fin de l’entente ou de celle de son renouvellement. L’entente entre en vigueur à la date de la dernière signature sous réserve d’un avis favorable de la Commission. 10 de 11
6. ANALYSE D’emblée, l’objet de l’entente semble nécessaire pour vérifier le statut des prestataires d’aide financière compte tenu de l’entrée en vigueur de la LAPF le 1 er janvier 2007. Les modifications apportées à l’entente initiale de septembre 2001 ne font que retrancher des renseignements communiqués et ne changent pas l’essence même de cette dernière. L’entente ne fait que s’adapter aux nouvelles technologies de l’information des deux ministères impliqués. Par ailleurs, comme le prévoit l’article 68 de la Loi sur l’accès, la nouvelle entente précise la nature des renseignements communiqués et les fins pour lesquelles ils sont communiqués, les modes de communication utilisés, les moyens mis en œuvre et les mesures de sécurité prises pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués, la périodicité de la communication, les moyens retenus pour informer les personnes concernées et la durée de l’entente. 7. CONCLUSION À la lumière des explications fournies, la Commission considère que : le MESS communique et collecte des renseignements dans le cadre de l’application de l’article 84 de la LAPF; le MELS et le MESS ont précisé différentes mesures afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués. La Commission prend acte des mesures prises et des engagements des parties; la Commission prend acte que cette entente remplace l’entente initiale datée du 27 septembre 2001. Ces constats faits, la Commission émet un avis favorable sous réserve de la réception de l’entente approuvée par les ministères concernés dont le contenu est substantiellement conforme au projet soumis. 11 de 11
Québec, le 26 septembre 2008 Madame Pierrette Brie Responsable ministérielle de l’accès aux documents Ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale 425, rue Saint-Amable, 4 e étage Québec (Québec) G1R 4Z1 N/Réf. : 08 13 58 Madame, Vous trouverez ci-joint l’avis de la Commission d’accès à l’information portant sur l’entente relative à la communication de renseignements concernant les personnes admises aux « Programme d’aide sociale » et au « Programme de solidarité sociale » et la clientèle universitaire entre le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) et le ministère de l’Éducation, des Loisirs et du Sport (MELS). La Commission comprend que le projet d’entente qui lui est soumis remplace, à compter de sa date d’entrée en vigueur, l’entente conclue le 27 septembre 2001 et intitulée : « Entente sur les échanges de renseignements concernant les prestataires d’assistance-emploi et la clientèle universitaire ». La Commission considère que le projet d’entente est nécessaire pour l’application des dispositions de l’article 27 de la Loi sur l’aide aux personnes et aux familles (L.R.Q., chapitre A-13.1.1). En ce sens, la Commission n’a pas de commentaire à formuler concernant les aspects qui ont été modifiés par le nouveau projet d’entente et qui se résument ainsi : - le retrait de certains renseignements; - la mise à jour des références aux articles de loi à la suite de l’entrée en vigueur de la Loi sur l’aide aux personnes et aux familles le 1 er janvier 2007;
2 - le changement d’appellation de certaines variables; - l’apport de précisions concernant l’accès dans le contexte des services partagés gouvernementaux. Par ailleurs, la Commission prend acte des moyens mis en œuvre pour assurer la confi-dentialité et la sécurité des renseignements et se réserve le droit d’en évaluer la pertinence et la suffisance. Ainsi, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception de l’entente approuvée par les autorités des organismes concernés dont le contenu est substantiel-lement conforme au projet soumis. Veuillez agréer, Madame, l’expression de nos sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/CB/sj Jean-Sébastien Desmeules p.j. Avis de la Commission d’accès à l’information c.c. M me Diane Gagnon, MELS
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