AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION SUR L’ENTENTE RELATIVE À UNE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS SUR LES DÉCÈS EN VERTU DE L’ARTICLE 68.1 DE LA LOI SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (L.R.Q., chapitre A-2.1) ENTRE LA COMMISSION DE LA SANTÉ ET DE LA SÉCURITÉ DU TRAVAIL ET LE MINISTRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DOSSIER 09 06 99 Mai 2009
1. MISE EN CONTEXTE La Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST) et le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) présentent un projet d’entente intitulé « Entente relative à une communication de renseignements sur les décès en vertu de l’article 68.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels » qui concerne la communication de renseignements personnels entre les deux organismes afin de comparer deux fichiers de renseignements. 2. OBJET DE L’ENTENTE Cette entente a pour objet de déterminer les termes, conditions et modalités selon lesquels le Ministre peut communiquer des renseignements qu’il détient sur les personnes décédées et dont l’appariement avec les clients de la CSST est nécessaire à l’application des règles régissant le versement d’indemnités et de prestations par cette dernière. En outre, la CSST a besoin d’être avisée du décès des bénéficiaires d’indemnités et de prestations afin de cesser les versements lorsque le décès du bénéficiaire survient. 3. ASSISES LÉGALES La CSST est chargée de l’application de la Loi sur les accidents de travail et les maladies professionnelles (L.R.Q., c. A-3.001), de la Loi sur la santé et la sécurité au travail (L.R.Q., c. S-2.1), de la Loi sur l’indemnisation des victimes d’amiantose ou de silicose dans les mines et les carrières (L.R.Q., c. I-7), de la Loi sur les accidents du travail (L.R.Q., c. A-3), de la Loi sur l’indemnisation des victimes d’actes criminels (L.R.Q., c. I-6) et de la Loi visant à favoriser le civisme (L.R.Q., c. C-20). L’article 170 de la Loi sur la santé et la sécurité du travail prévoit que: 170. La Commission peut conclure des ententes conformément à la loi avec un ministère ou un organisme du gouvernement, un autre gouvernement ou l’un de ses ministères ou organisme en vue de l’application des lois et des règlements qu’elle administre. Malgré toute autre disposition législative ou réglementaire, lorsqu’une telle entente étend les bénéfices découlant de ces lois ou de ces règlements à toute personne visée dans cette entente, la Commission peut, par règlement, pour lui donner effet, prendre les mesures nécessaires à son application. Ce règlement et cette entente sont immédiatement déposés à l’Assemblée nationale, si elle est en session ou, si elle ne l’est pas, dans les quinze jours de l’ouverture de la session suivante ou de la reprise des travaux, selon le cas. 1 de 6
L’article 57 de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles prévoit que : 57. Le droit à l’indemnité de remplacement du revenu s’éteint au premier des événements suivants : 1° lorsque le travailleur redevient capable d’exercer son emploi, sous réserve de l’article 48; 2° au décès du travailleur; ou 3° au soixante-huitième anniversaire de naissance du travailleur ou, si celui-ci est victime d’une lésion professionnelle alors qu’il est âgé d’au moins 64 ans, quatre ans après la date du début de son incapacité d’exercer son emploi. Pour sa part, le MSSS est chargé notamment de l’application de la Loi sur la santé publique (L.R.Q., c. S-4.2). L’article 44 de cette loi prévoit : 44. Le ministre doit établir et maintenir, notamment à des fins de surveillance continue de l’état de santé de la population, un système de collecte de renseignements sociosanitaires, personnels ou non, sur les naissances, les mortinaissances et les décès, dont les modalités d’application sont fixées par règlement. Une entente concernant la cueillette, l’analyse, la compilation et la diffusion d’informations démographiques et sociosanitaires intervenue entre l’Institut de la statistique du Québec (ISQ) et le MSSS permet à l’ISQ de transmettre, au nom du ministre, les renseignements personnels provenant du fichier des décès qui peuvent lui être demandés en application de la Loi sur l’accès aux documents publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée Loi sur l’accès). Les articles 68.1 et 70 de la Loi sur l’accès prévoient : 68.1. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels aux fins de le comparer avec un fichier détenu par une personne ou un organisme si cette communication est nécessaire à l’application d’une loi au Québec, que cette communication soit ou non prévue expressément par la loi. Dans le cas où la communication de renseignements personnels n’est pas prévue expressément par la loi, elle s’effectue dans le cadre d’une entente écrite. La communication prévue expressément par la loi s’effectue dans le cadre d’une entente écrite transmise à la Commission. L’entente entre en vigueur 30 jours après sa réception par la Commission. 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 2 de 6
1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. 4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS La présente entente concerne les personnes décédées qui sont inscrites au fichier des décès du MSSS. Le fichier qui sera transmis du MSSS à la CSST sera apparié au fichier regroupant tous les bénéficiaires d’indemnités ou de prestations de la CSST. Les renseignements qui seront transmis du MSSS à la CSST sont les suivants : - nom et prénom; - date de naissance; - code de sexe; - numéro d’assurance maladie (NAM); - date de décès; - lieu de naissance; 3 de 6
- code postal; - municipalité de résidence. Le MSSS transmettra à la CSST, aux trois mois, un fichier contenant les renseignements mentionnés précédemment afin de lui permettre d’identifier, parmi ses clients, ceux à qui elle est justifiée de cesser des versements d’indemnités. Ainsi, la CSST vérifiera dans ses dépôts si des indemnités sont versées malgré le décès. Au terme du processus, la CSST conservera à ses dossiers la date de décès de ses clients. Le fichier de renseignements transmis par le MSSS, par l’entremise de son mandataire, l’ISQ, sera conservé sur l’ordinateur central de la CSST jusqu’au terme du processus d’appariement, soit 30 jours. 5. CONSTATS 5.1 RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Les renseignements échangés entre le MSSS et la CSST permettront à cette dernière de cesser le versement d’indemnités ou de prestations à ses clients décédés. La comparaison des deux fichiers permettra de s’assurer que les personnes décédées ne reçoivent plus d’indemnités ou de prestations de la CSST et permettra d’établir la date à laquelle le versement doit cesser. 5.2 FRÉQUENCE DES COMMUNICATIONS Les échanges de renseignements s’effectueront à tous les trois mois. 5.3 MODALITÉS DE COMMUNICATION La communication des renseignements entre les deux parties s’effectuera au moyen d’un lien sécurisé HTTPS. Les renseignements transmis par le MSSS, via son mandataire, l’ISQ, seront téléchargés par la Direction générale des technologies de l’information de la CSST, via un canal sécurisé entre les deux organismes. Une authentification à l’aide d’un code d’identité et d’un mot de passe sera nécessaire pour accéder au fichier. 5.4 MESURES DE SÉCURITÉ, DE CONTRÔLE ET DE CONSERVATION À L’ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS La CSST s’engage à : 4 de 6
a) veiller à ce que les personnes non autorisées ne puissent accéder à ces renseignements en mettant en place toutes les mesures de sécurité propres à assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués; b) ne divulguer les renseignements qu’elle conserve au terme de l’appariement que dans la mesure autorisée par la loi et à ne permettre à ses employés ou mandataires d’en prendre connaissance que lorsque l’exercice de leurs fonctions le requiert; c) fournir, à la demande du ministre, toute l’information pertinente au sujet de la protection des renseignements personnels communiqués en vertu de la présente entente; d) informer sans délai les responsables de l’accès et de la protection des renseignements personnels du MSSS de tout manquement aux obligations prévues à la présente disposition ou de tout événement pouvant risquer de porter atteinte à la sécurité ou à la confidentialité des renseignements personnels communiqués en vertu de la présente entente. 5.5 CONSERVATION Le fichier de renseignements transmis par le Ministre sera conservé sur l’ordinateur central de la CSST jusqu’au terme du processus de l’appariement, soit 30 jours au maximum. Parmi ceux reçus, les renseignements qui seront déposés dans les dossiers des clients, c’est-à-dire la date de leur décès, seront soumis à la procédure de gestion des documents en vigueur à la CSST. Le fichier de renseignements transmis sera ensuite détruit de manière sécuritaire. 5.6 DURÉE DE L’ENTENTE La présente entente entrera en vigueur sur avis favorable de la Commission d’accès à l’information (Commission) ou au plus tard 60 jours après la réception de la présente entente par la Commission, à moins d’un avis de prolongation de cette période par cette dernière. La présente entente sera par la suite reconduite tacitement d’une année à l’autre, sauf si l’une des parties transmet à l’autre partie, par courrier recommandé ou certifié au moins 90 jours avant l’avènement du terme, un avis écrit à l’effet qu’elle entend y mettre fin ou y apporter des modifications que la partie désire apporter. 6. ANALYSE D’emblée, l’objet de l’entente semble nécessaire dans le but de s’assurer que les personnes décédées cessent de recevoir des indemnités ou des prestations de la CSST. Cette entente permet également à la CSST d’inclure, dans ses dossiers clients, la date de décès de ces derniers. 5 de 6
Le jumelage du fichier des décès détenu par le MSSS et celui des bénéficiaires d’indemnités et de prestations de la CSST permettra à cette dernière de cesser les versements aux bénéficiaires décédés. Dans le but d’apparier les renseignements sur les personnes décédées aux renseignements des bénéficiaires de la CSST, il a été convenu de procéder par une seule communication de renseignements personnels à chaque trois mois. Cette dernière concerne l’ensemble des personnes décédées inscrites au fichier des décès du MSSS. Ainsi, l’ISQ, en tant que mandataire du MSSS, communiquera à la CSST les renseignements permettant à cette dernière d’identifier les personnes décédées dans ses fichiers de bénéficiaires. Les renseignements concernant les personnes décédées qui ne se sont pas bénéficiaires de la CSST seront détruits au maximum 30 jours après réception. De plus, tous les renseignements communiqués seront également détruits dans les 30 jours suivant la réception, à l’exception de la date de décès des bénéficiaires d’indemnités ou de prestations de la CSST qui sera colligée au dossier de ces derniers et conservée selon le calendrier de conservation de l’organisme. 7. CONCLUSION À la lumière des explications fournies, la Commission considère que : • il a été établi que la communication de renseignements concernant les personnes décédées par l’ISQ, en tant que mandataire du MSSS, et la CSST permettra à cette dernière de cesser le versement d’indemnités ou de prestations aux personnes concernées; • la communication de renseignements concernant les personnes décédées entre l’ISQ, en tant que mandataire du MSSS, et la CSST est nécessaire à l’application de l’article 57 de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles; • le MSSS et la CSST ont précisé différentes mesures afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués. La Commission prend acte des mesures prises et des engagements des parties; • le projet d’entente respecte les modalités prévues aux articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès. Ces constats faits, la Commission émet un avis favorable sous réserve de la réception d’une entente approuvée par les organismes concernés dont le contenu serait substantiellement conforme au projet soumis. 6 de 6
Québec, le 2 juin 2009 M e Diane Poitras Responsable de l’accès à l’information Commission de la santé et de la sécurité du travail 1199, rue De Bleury, 14 e étage C.P. 6056, succursale Centre-Ville Montréal (Québec) H3C 4E1 N/Réf. : 09 06 99 Chère collègue, La Commission d’accès à l’information (Commission) a procédé à l’examen de l’entente concernant la communication de renseignements personnels entre le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) et la Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST). Après avoir pris connaissance des différents documents reçus, la Commission fait les constats suivants quant au projet d’entente : • il a été établi que la communication de renseignements concernant les personnes décédées par l’Institut de la statistique du Québec (ISQ), en tant que mandataire du MSSS, et la CSST permettra à cette dernière de cesser le versement d’indemnités ou de prestations aux personnes concernées; • la communication de renseignements concernant les personnes décédées entre l’ISQ, en tant que mandataire du MSSS, et la CSST est nécessaire à l’application de l’article 57 de la Loi sur les accidents du travail et les maladies profession-nelles; • le MSSS et la CSST ont précisé différentes mesures afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués. La Commission prend acte des mesures prises et des engagements des parties;
2 • le projet d’entente respecte les modalités prévues aux articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès aux documents publics et sur la protection des renseignements person-nels. Ces constats faits, la Commission émet, à l’égard de la communication des renseigne-ments personnels concernant les personnes décédées, un avis favorable sous réserve de la réception d’une entente approuvée par les organismes concernés dont le contenu serait substantiellement conforme au projet soumis. Veuillez agréer, chère collègue, l’expression de mes sentiments distingués. Le secrétaire, JSD/CB/lp Jean-Sébastien Desmeules c.c. M. Claude Lamarre, MSSS
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