AVIS DE LA COMMISION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT DES MODIFICATIONS AU PROJET D’ENTENTE ENTRE LE CURATEUR PUBLIC ET LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC Dossier 08 19 85 JANVIER 2009
1. MISE EN CONTEXTE La Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) et le Curateur public du Québec (Curateur public) présentent un projet d’entente qui modifie en partie l’entente qui a été approuvée par la Commission le 20 septembre 2004. Cette entente concernait la communication de renseignements au Curateur public afin de retracer des propriétaires introuvables ou autres ayants droit de biens non réclamés, d’une part, et, d’autre part, il visait la mise à jour du registre des mandats homologués donnés par une personne en prévision de son inaptitude. 1.1 Modifications La RAMQ et le Curateur public souhaitent que la partie qui concerne les propriétaires introuvables demeure inchangée. Cette partie vise désormais le ministère du Revenu qui exerce depuis avril 2006 les attributions concernant les biens non réclamés. En ce qui concerne la deuxième partie relative aux mandats en prévision de l’inaptitude, les parties désirent ajouter à la mise à jour du registre des mandataires visés par un mandat homologué la confirmation du décès des mandants, la mise à jour des registres des tuteurs et curateurs privés et de leur pupille ainsi que des personnes représentées par le Curateur public. 2. OBJECTIFS DE L’ENTENTE Le projet de modification de l’entente vise à permettre au Curateur public de réaliser sa mission en regard des situations où il doit : - mettre à jour le registre des mandats homologués donnés par une personne en prévision de son inaptitude en retirant les noms des mandants lorsqu’ils sont décédés; - surveiller des tuteurs et curateurs privés; - protéger d’office la personne inapte dépourvue d’un tuteur, curateur ou mandant en raison de son décès; - enquêter un tuteur ou curateur privé, un mandant et un mandataire et prendre des mesures provisoires afin de protéger la personne représentée ou le mandant et ses biens de manière urgente; - ouvrir un dossier et entreprendre des procédures en vue d’ouvrir un régime de protection pour une personne; - assurer la protection des personnes qu’il représente et qui sont dans le besoin advenant l’application du Plan de détermination et de maintien des services essentiels en cas de pandémie d’influenza ou d’autres situations semblables. 1 de 8
3. ASSISES LÉGALES Les articles 12, 54 et 40 de la Loi sur le Curateur public (L.R.Q., c. C-81) prévoient que : 12. Le curateur public exerce les attributions que lui confèrent le Code civil, la présente loi ou toute autre loi. Il est notamment chargé : 1° de la surveillance de l’administration des tutelles et curatelles aux majeurs, de certaines tutelles aux mineurs et des tutelles aux absents; 2° des tutelles, curatelles ou autres charges d’administrateur du bien d’autrui, lorsque ces charges lui sont confiées par un tribunal; 3° de la tutelle aux biens des mineurs, ainsi que de la tutelle ou de la curatelle aux majeurs sous un régime de protection qui ne sont pas pourvus d’un tuteur ou curateur. Certaines des attributions prévues par la présente loi sont toutefois exercées par le ministre du Revenu, notamment en ce qui concerne l’administration provisoire de biens prévue à la section V du chapitre II. 54. Le curateur public doit maintenir un registre des tutelles au mineur, un registre des tutelles et curatelles au majeur, un registre des mandats homologués donnés par une personne en prévision de son inaptitude et un registre des biens sous administration provisoire, autres que ceux prévus au paragraphe 5° de l’article 24. Les registres ne contiennent que les renseignements prévus par règlement. Ces renseignements ont un caractère public; ils sont conservés sur les registres jusqu’à la fin de l’administration du curateur public ou, lorsque cette administration se termine dans les conditions prévues au deuxième alinéa de l’article 40, jusqu’à l’expiration de la période prévue par règlement. 40. L’administration du curateur public ou du ministre du Revenu se termine de plein droit : 1° lorsque la tutelle ou la curatelle prend fin ou qu’un jugement nomme un autre tuteur ou curateur; 2° lorsque l’absent revient, que l’administrateur qu’il a désigné se présente, qu’un tuteur est nommé à ses biens ou qu’un jugement le déclare décédé; 3° lorsque les héritiers ou un tiers, désigné conformément aux dispositions testamentaires du défunt ou par le tribunal, sont en mesure d’exercer la charge de liquidateur de la succession; 4° dans tous les autres cas où un ayant droit se présente pour réclamer les biens soumis à son administration, de même que dans tous ceux où un autre administrateur est nommé à l’égard des biens administrés. L’administration du ministre du Revenu se termine également de plein droit, en l’absence d’un bénéficiaire de l’administration et dans tous les cas où les biens sont administrés pour le compte de l’État, lorsque la liquidation des biens par le ministre du Revenu prend fin et que les opérations permettant 2 de 8
d’assurer la remise des sommes administrées ou provenant de cette liquidation sont complétées. Les cinquième et sixième alinéas de l’article 65 de la Loi sur l’assurance maladie (L.R.Q., c. A-29) permettent à la RAMQ de révéler notamment au Curateur public certains renseignements obtenus pour l’application de cette loi, et ce, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après Loi sur l’accès) : 65. […] La Régie peut aussi, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), transmettre à un établissement ou à un professionnel de la santé, afin que les renseignements contenus dans les fichiers ou index locaux de cet établissement ou de ce professionnel soient à jour, exacts et complets ou, le cas échéant, afin de vérifier l’admissibilité d’une personne au régime d’assurance maladie, au régime d’assurance médicaments institué par la Loi sur l’assurance médicaments (chapitre A-29.01) ou au régime d’assurance-hospitalisation institué par la Loi sur l’assurance-hospitalisation (chapitre A-28), les renseignements suivants: les nom, prénom, date de naissance, sexe, adresse, code de langue, numéro d’assurance maladie, date d’expiration de la carte d’assurance maladie, numéro de téléphone, numéro d’identification unique, date de décès et numéro d’assurance sociale des usagers, des bénéficiaires, des patients ou des personnes assurées de cet établissement ou auxquels ce professionnel de la santé dispense des services de santé ainsi que les nom et prénom de la mère et du père de ces usagers, de ces bénéficiaires, de ces patients ou de ces personnes assurées ou, le cas échéant, de leur représentant légal. Le numéro d’assurance sociale ne peut être transmis qu’aux seules fins d’en vérifier la validité ou de faciliter le transfert des autres renseignements. Elle peut également, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, transmettre les mêmes renseignements, à l’exception du numéro d’identification unique, au ministère des Ressources humaines et du Développement social du Canada, au ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada, à Héma-Québec ainsi qu’aux ministères ou organismes suivants du gouvernement du Québec: le ministère de la Santé et des Services sociaux, le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale, le ministère du Travail, le ministère des Transports, le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport, le ministère de l’Immigration et des Communautés culturelles, le ministère du Revenu, le ministère des Finances, le ministère des Ressources naturelles et de la Faune, la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances, la Régie des rentes du Québec, la Société de l’assurance automobile du Québec, la Commission de la santé et de la sécurité du travail, la Commission des normes du travail, Services Québec et le Curateur public. 3 de 8
[…] L’article 2.2, les deux premiers alinéas de l’article 4 et les articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès prévoient : 2.2. L’accès aux documents contenus dans un dossier que le curateur public détient sur une personne qu’il représente ou dont il administre les biens, de même que la protection des renseignements personnels contenus dans un tel dossier, sont régis par la Loi sur le curateur public (chapitre C-81). À l’égard des renseignements personnels contenus dans un tel dossier, la présente loi ne s’applique que pour permettre à la Commission d’exercer la fonction visée au paragraphe 6° de l’article 123 et les pouvoirs visés au paragraphe 3° de l’article 127 et à l’article 128.1. 4. Les organismes gouvernementaux comprennent les organismes non visés dans les articles 5 à 7, dont le gouvernement ou un ministre nomme la majorité des membres, dont la loi ordonne que le personnel soit nommé suivant la Loi sur la fonction publique (chapitre F-3.1.1) ou dont le fonds social fait partie du domaine de l’État. Aux fins de la présente loi, le curateur public est assimilé à un organisme gouvernemental, dans la mesure où il détient des documents autres que ceux visés par l’article 2.2. […] 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en oeuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion; 1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée; 2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient; 3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette personne. Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique : 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 4 de 8
3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente. 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. Les dispositions précédentes sont générales. Toutefois, on retrouve des dispositions particulières que l’on peut consulter dans l’entente. 5 de 8
4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Le Curateur public communique à la RAMQ les renseignements suivants concernant un mandant, un mandataire, un tuteur ou un curateur privé, une personne représentée ou une personne visée par une requête en homologation de mandat donné en prévision de son inaptitude ou en ouverture de régime de protection : a) le nom à la naissance et le prénom usuel; b) la date de naissance; c) le sexe; d) le numéro d’assurance sociale, lorsque disponible; e) la dernière adresse portée à la connaissance du Curateur public et date de la dernière mise à jour; f) le numéro de dossier du Curateur public; g) le numéro d’intervenant; h) le code identificateur. La RAMQ vérifie si la personne identifiée apparaît dans son « Fichier d’inscription des personnes assurées » puis retourne les renseignements reçus au Curateur public accompagnés des éléments suivants : i) l’adresse, si différente de celle fournie; j) le statut de l’adresse, k) la date de la dernière mise à jour, l) la date de décès, le cas échéant, m) un code de résultat de l’appariement. Ces renseignements sont en tous points semblables à ceux visés par l’entente de 2004. 5. CONSTATS 5.1 MODALITÉS DE COMMUNICATION La transmission se fait par télécommunication sécurisée et exceptionnellement par messagerie interne ou par transporteur sécuritaire. Il n’y a pas de changement avec l’entente de 2004. 6 de 8
5.2 FRÉQUENCE La transmission de renseignements se fait au plus quatre fois par année autant pour les propriétaires introuvables ou autres ayants droit que pour les mandants. 5.3 MESURES DE SÉCURITÉ Chaque partie reconnaît le caractère confidentiel des renseignements qui lui sont communiqués. À cette fin, chaque partie s’engage à prendre les mesures de sécurité suivantes, entre autres : ne divulguer ces renseignements qu’aux personnes autorisées lorsque l’exercice de leurs fonctions le requiert; détruire de façon sécuritaire les fichiers reçus dès que l’objet pour lequel ils ont été obtenus a été accompli. Afin de s’assurer que l’accessibilité aux renseignements communiqués soit restreinte aux seuls employés autorisés, dans les quinze jours de l’entrée en vigueur de la présente entente, chaque partie nomme les personnes autorisées à recevoir les renseignements et fournit à l’autre une liste des personnes ainsi autorisées qu’elle tient à jour et qui indique : leurs nom et prénom; leurs titre et fonction; leurs adresse et numéro de téléphone au travail. Les mesures de sécurité sont semblables à celles de 2004. 5.4 DURÉE DE L’ENTENTE La présente entente est d’une durée de un an à compter de son entrée en vigueur. Elle se renouvelle annuellement par tacite reconduction sauf si l’une des parties transmet à l’autre partie, par courrier recommandé ou certifié, au moins 90 jours avant la date d’échéance annuelle, un avis écrit à l’effet qu’elle entend y mettre fin ou y apporter des modifications. Dans ce dernier cas, elle doit préciser la nature des modifications. L’entente entre en vigueur à la date de la dernière signature sous réserve d’un avis favorable de la Commission. 6. ANALYSE D’emblée, les communications de renseignements personnels prévues à l’entente semblent nécessaires pour permettre au Curateur public de mettre à jour les registres et exercer efficacement son rôle de surveillant et de protecteur auprès des personnes visées. 7 de 8
Les modifications apportées à l’entente du 20 septembre 2004 concernant les propriétaires introuvables prévoient que le ministre du Revenu exerce désormais les attributions concernant les biens non réclamés. La deuxième partie ajoute à la mise à jour du registre des mandataires visés par un mandat homologué certains renseignements et ne change pas l’essence même de l’entente. Par ailleurs, comme le prévoit l’article 68 de la Loi sur l’accès, l’entente précise la nature des renseignements communiqués et les fins pour lesquelles ils sont communiqués, les modes de communication utilisés, les moyens mis en œuvre et les mesures de sécurité prises pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués, la périodicité de la communication et la durée de l’entente. 7. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des documents reçus, la Commission fait les constats suivants quant au projet d’entente : - le projet d’entente vise à permettre au Curateur public de retracer des propriétaires introuvables ou autres ayants droit de biens non réclamés ainsi qu’à mettre à jour le registre des mandataires visés par un mandat homologué, la confirmation du décès des mandants, la mise à jour des registres des tuteurs et curateurs privés et de leur pupille ainsi que des personnes représentées par le Curateur public; - le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu du sixième alinéa de l’article 65 de la Loi sur l’assurance maladie qui prévoit que la communication par la RAMQ de renseignements au Curateur public est soumise aux modalités énoncées aux articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès et requiert un avis de la Commission; - le Curateur public a établi qu’il existe un rapport direct entre les pouvoirs qui lui sont dévolus par la Loi sur le Curateur public et les fins poursuivies par le projet d’entente soumis; - le Curateur public et la RAMQ ont précisé différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs communiqués; - la Commission prend acte que cette entente modifie et remplace l’entente du 20 septembre 2004. Ces constats faits, la Commission émet un avis favorable sous réserve de la réception d’une entente approuvée par les parties concernées dont le contenu est substantiellement conforme au projet soumis. 8 de 8
Québec, le 21 janvier 2009 Monsieur Raynald Leblanc Secrétaire général et responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels Curateur public 12 e étage 600, boul. René-Lévesque Ouest Montréal (Québec) H3B 4W9 N/Réf. : 08 19 85 Monsieur, Vous trouverez ci-joint l’avis de la Commission d’accès à l’information portant sur l’entente concernant la communication de renseignements par la Régie de l’assurance maladie du Québec au Curateur public afin de retracer des propriétaires introuvables ou autres ayants droit de biens non réclamés et la mise à jour du registre des mandats de protection donnés par une personne en prévision de son inaptitude et homologués par un tribunal. La Commission comprend que le projet d’entente qui lui est soumis vise à remplacer, à compter de sa date d’entrée en vigueur, l’entente conclue le 20 septembre 2004. La Commission considère que le projet d’entente est nécessaire pour le Curateur public afin d’exercer les fonctions et pouvoirs que lui attribue la Loi sur le Curateur public. Par ailleurs, la Commission prend acte des moyens prévus dans l’entente pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels et se réserve le droit d’en évaluer la pertinence et la suffisance.
2 Ainsi, la Commission émet un avis favorable sous réserve de la réception d’une entente approuvée par les autorités des organismes concernés dont le contenu est substantiellement conforme au projet soumis. Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/SDR/lp Jean-Sébastien Desmeules p.j. (1) c.c. M e André Rochon, RAMQ
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