AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION SUR L’ENTENTE RELATIVE À LA TRANSMISSION DE BANQUES DE DONNÉES PORTANT SUR LES PERSONNES HANDICAPÉES AYANT EU RECOURS AUX PROGRAMMES CONTRAT D’INTÉGRATION AU TRAVAIL ET CENTRES DE TRAVAIL ADAPTÉ/SUBVENTIONS AUX ENTREPRISES ADAPTÉES ENTRE LE MINISTÈRE DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE ET L’OFFICE DES PERSONNES HANDICAPÉES DU QUÉBEC DOSSIER 08 14 50 SEPTEMBRE 2008
1. MISE EN CONTEXTE En avril 2001, l’Office des personnes handicapées du Québec (OPHQ) et le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) ont conclu une entente de transfert du programme « Contrat d’intégration au travail » (CIT) de l’OPHQ vers le MESS incluant l’ensemble des banques d’information nécessaire à l’opérationnalisation et à l’administration du programme pour les clientèles participantes. Par contre, les données antérieures au transfert du programme sont demeurées à l’OPHQ. En avril 2006, une entente similaire a été conclue en regard du transfert du programme « Subventions aux entreprises adaptées » (SEA) anciennement « Centres de travail adapté » (CTA). Ce programme est donc, depuis cette entente, administré par le MESS et sous sa responsabilité. Par contre, les données antérieures au transfert du programme sont demeurées à l’OPHQ. En 2004, une entente Canada-Québec concernant la participation des personnes handicapées au marché du travail engageant des montants de 46 millions de dollars annuellement a vu le jour. Après discussion entre les parties impliquées, il a été convenu d’entreprendre une étude sur le cheminement des clientèles handicapées à travers les divers ministères et organismes en regard du développement de leur employabilité. De plus, le Plan d’action ministériel 2008-2009 à l’égard des personnes handicapées prévoit la réalisation de cette étude dans le but de favoriser l’optimisation des services offerts à cette clientèle. Le MESS et l’OPHQ présentent un projet d’entente relativement à la transmission des banques de données des programmes CIT et CTA/SEA antérieures au transfert des programmes de l’OPHQ vers le MESS. C’est dans l’optique d’une étude sur le cheminement des clientèles handicapées que le transfert des banques de données de l’OPHQ vers le MESS sera effectué. L’analyse des banques de données longitudinales permettra de connaître : - les cheminements ou parcours des personnes dans les mesures ou programmes; - si les personnes participantes vivent une constante progression de leur employabilité ou si elles atteignent un seuil; - s’il y a des obstacles pour les transitions au sein d’une même organisation et de son réseau particulier et entre les mesures et programmes des différentes organisations. Afin de réaliser cette étude, l’OPHQ accepte de transférer une copie des banques de données des programmes CIT et CTA/SEA depuis 1998 jusqu’au moment du transfert des programmes au MESS. 1 de 7
2. OBJET DE L’ENTENTE La présente entente a pour objet le transfert de l’OPHQ au MESS d’une copie des banques de données des personnes handicapées ayant participé au CIT entre 1998 et avril 2001, moment du transfert du programme au MESS, et celles des personnes handicapées ayant participé à CTA/SEA jusqu’au moment de son transfert, en avril 2006. 3. ASSISE LÉGALE Le MESS est chargé de l’évaluation et de la mise en œuvre des programmes CIT et CTA, maintenant appelés SEA. Les articles 68, 68.1 et 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée Loi sur l’accès) prévoient ce qui suit : 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en oeuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion; 1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée; 2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient; 3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette personne. Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique : 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente. 68.1. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels aux fins de 2 de 7
le comparer avec un fichier détenu par une personne ou un organisme si cette communication est nécessaire à l’application d’une loi au Québec, que cette communication soit ou non prévue expressément par la loi. Dans le cas où la communication de renseignements personnels n’est pas prévue expressément par la loi, elle s’effectue dans le cadre d’une entente écrite. La communication prévue expressément par la loi s’effectue dans le cadre d’une entente écrite transmise à la Commission. L’entente entre en vigueur 30 jours après sa réception par la Commission. 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. 3 de 7
4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Les renseignements communiqués sont les périodes de participation inscrites aux dossiers des individus de 1998 jusqu’à la période la plus récente, incluant la durée et les dates de début et de fin de participation à ces programmes. De plus, les renseignements communiqués concernent les organismes associés aux programmes ainsi que les caractéristiques sociodémographiques des personnes à chaque participation, notamment leur âge ou date de naissance, sexe, niveau de scolarité, région ou code postal de résidence, région où est administré le programme ou code postal. D’autres informations nécessaires à la connaissance, la compréhension ou l’interprétation du cheminement peuvent apparaître s’il y a lieu. L’OPHQ accompagnera ce transfert d’informations de toute documentation existante précisant la signification, le sens et la portée de chaque type de renseignements communiqués. Cette documentation inclura également les règles d’interprétation utilisées par l’OPHQ lors de la production et de la diffusion de ses propres statistiques. 5. CONSTATS 5.1 RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Les renseignements communiqués sont nécessaires à l’étude entreprise par le MESS. Il appert que les variables ayant trait à l’âge, au sexe, au niveau de scolarité et à la région de résidence des participants aux différents programmes aident à la connaissance de la clientèle cible et à la compréhension des cheminements à travers les programmes évalués. Les durées de participation aux programmes de chaque individu permettent également de mieux comprendre le cheminement de ces derniers. Les banques de données qui seront communiquées couvrent les périodes de 1998 à 2001 pour le CIT et de 1998 à 2006 pour le CTA/SEA. 5.2 FRÉQUENCE DES COMMUNICATIONS Le transfert des données aura lieu une seule fois, soit dans les trois mois suivant la signature de l’entente. 5.3 MODALITÉS DE COMMUNICATION Le transfert par l’OPHQ des banques de données s’effectuera de la manière suivante : a) les banques de données seront compressées avec une clé pour la décompression et enregistrées sur un CD-ROM; b) ce CD-ROM sera acheminé par transmission sécurisée encodée au responsable de l’entente; 4 de 7
c) la clé permettant la décompression des banques de données sera communiquée séparément au responsable de l’entente. La Direction des services de soutien à la gestion de l’OPHQ sera responsable de transférer les banques de données. La Direction de la recherche, de l’évaluation et de la statistique (DRES) du MESS sera responsable de recueillir les banques de données. 5.4 MESURES DE SÉCURITÉ, DE CONTRÔLE ET DE CONSERVATION À L’ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Mesures de sécurité prévues par le MESS : a) informer son personnel des obligations stipulées à l’entente et diffuser à cet égard toute l’information pertinente; b) utiliser les renseignements obtenus uniquement aux fins de cette étude; c) prendre toutes les mesures de sécurité requises pour assurer la confidentialité des renseignements obtenus, notamment en ce qui a trait au contrôle des accès à ces renseignements et à leur conservation; d) faire signer un engagement de confidentialité à tout employé ou à tout mandataire appelé à utiliser les renseignements obtenus; e) s’assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux renseignements obtenus; f) ne publier, dans les rapports compilés grâce à ces données, aucun renseignement susceptible de permettre l’identification d’une personne; g) supprimer ou regrouper, dans les tableaux produits avec les renseignements obtenus, tous les effectifs inférieurs à 10; h) ne verser, en aucun cas, les données transférées par l’OPHQ dans d’autres banques de données administratives que celles constituées exclusivement pour les fins de la présente étude de cheminement et dans le cadre de la présente entente; i) ne communiquer ces données à aucun tiers, incluant tout autre ministère ou organisme gouvernemental, à moins que la loi ne le permette. Une fois que les personnes participantes aux programmes CIT ou CTA/SEA auront été identifiées et appariées aux différents programmes, mesures ou services du MESS, la banque de données résultante renfermant toutes les informations pertinentes à l’analyse du cheminement depuis 1998 sera entièrement anonymisée, c’est-à-dire exempte des identifiants directs, tels les nom, prénom, numéro d’assurance maladie, numéro d’assurance sociale, etc. Les banques contenant les identifiants directs seront alors détruites. Finalement, un an après que l’évaluation du programme aura été complétée et approuvée par les autorités du MESS et transmise au Comité conjoint Canada-Québec de l’entente sur la participation des personnes handicapées au marché du travail, la banque d’informations complète sera détruite. Mesures de sécurité prévues par l’OPHQ : 5 de 7
Voir modalités de communication au point 5.3. 5.5 CONSERVATION DES DONNÉES Les banques de données de l’OPHQ seront conservées dans les locaux du MESS, au 425, rue Saint-Amable, 4 e étage, à Québec, et conservées pendant la période d’appariement. Une fois que les banques auront été jumelées avec celles du MESS et que l’équipe aura repéré les personnes participantes aux programmes CIT et CTA/SEA dans les banques du MESS, la copie qui aura été transmise par l’OPHQ sera détruite et une copie de travail dépourvue d’identifiants sera créée. L’accès direct à ces banques de données sera restreint aux membres du personnel de la DRES du MESS, notamment au directeur de l’évaluation et à la chargée de projet. Des copies de travail anonymisées seront utilisées par les personnes autorisées, puis détruites à la fin de l’étude. 5.6 OBLIGATIONS DES PARTIES Le MESS s’engage à tenir un registre du transfert des banques de données. Le MESS s’engage également à informer l’OPHQ des résultats obtenus de l’évaluation des cheminements avant la publication de ces résultats. De plus, il indiquera la provenance des données lors de la diffusion de rapports faisant état de leurs résultats. De son côté, l’OPHQ s’engage à communiquer une copie fidèle des banques de données, mais ne garantit toutefois pas l’exactitude des renseignements. Le MESS convient que l’OPHQ ne peut, en aucun cas, être tenu responsable des dommages résultant du transfert d’un renseignement inexact ou incomplet. 5.7 INFORMATION DES CITOYENS Lors des transferts des programmes de l’OPHQ vers le MESS, les personnes participantes ont été informées du changement d’administrateur de ces programmes, et ce, lors de la signature de leur contrat ou lors du renouvellement de celui-ci par les agents d’Emploi-Québec. Par ailleurs, les autres personnes qui n’étaient plus au CIT ou au CTA/SEA lors des transferts n’ont pas été informées. Certaines de ces personnes peuvent être présentes dans les banques de données qui font l’objet du présent transfert. Dans tous les cas, il n’est pas prévu que les personnes soient informées de cet échange d’informations. 5.8 DURÉE DE L’ENTENTE La présente entente entrera en vigueur à la date de l’avis favorable de la Commission et sera valable pour une durée d’un an après que l’étude de cheminement aura été complétée et 6 de 7
approuvée par les autorités du MESS et transmise au Comité conjoint Canada-Québec. Elle se conclura par la destruction de la banque de données complète par le MESS. 6. ANALYSE La présente entente concerne le transfert de banques de données concernant les programmes CIT et CTA/SEA dont la responsabilité est passée des mains de l’OPHQ à celles du MESS. Dans cette optique, le MESS a le mandat d’évaluer, d’administrer et de mettre en œuvre ces programmes. C’est dans le but d’en faire l’évaluation que cette entente a vu le jour. Pour ce faire, il importe de faire une analyse des banques de données longitudinales concernant la clientèle de ces programmes. Ainsi, le MESS prévoit dresser le portrait de la clientèle des programmes visés et analyser le cheminement de cette dernière. Cette clientèle est constituée de personnes handicapées qui bénéficient de programmes d’aide à l’intégration ou à la réintégration au marché du travail. Par ailleurs, comme le prévoit l’article 68 de la Loi sur l’accès, la nouvelle entente précise la nature des renseignements communiqués et les fins pour lesquelles ils sont communiqués, les modes de communication utilisés, les moyens mis en œuvre et les mesures de sécurité prises pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués, la périodicité de la communication, les moyens qui ont été utilisés pour informer les personnes concernées et la durée de l’entente. 7. CONCLUSION Compte tenu que : l’OPHQ communique les bases de données concernant les programmes CIT et CTA/SEA dans le cadre de l’évaluation de ces programmes, l’OPHQ et le MESS ont précisé différentes mesures afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués, les renseignements communiqués seront détruits un an après que l’étude aura été complétée, approuvée par les autorités du MESS et transmise au Comité conjoint Canada-Québec, la Commission émet un avis favorable sous réserve de la réception de l’entente approuvée par les parties concernées et dont le contenu est substantiellement conforme au projet soumis. 7 de 7
Québec, le 30 septembre 2008 Madame Pierrette Brie Responsable ministérielle de l’accès aux documents Ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale 425, rue Saint-Amable, 4 e étage Québec (Québec) G1R 4Z1 N/Réf. : 08 14 50 Madame, Vous trouverez ci-joint l’avis de la Commission d’accès à l’information concernant l’Entente relative à la transmission de banques de données portant sur les personnes handicapées ayant eu recours aux programmes Contrat d’intégration au travail et Centres de travail adapté/Subventions aux entreprises adaptées entre le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) et l’Office des personnes handicapées du Québec (OPHQ). La Commission comprend que le projet d’entente qui lui est soumis vise à entreprendre une étude sur le cheminement des clientèles handicapées à travers les divers ministères et organismes en regard du développement de leur employabilité. La Commission considère que le projet d’entente est nécessaire à l’analyse et à l’évaluation des programmes « Contrat d’intégration au travail » et « Centres de travail adapté », maintenant appelé « Subventions aux entreprises adaptées ». Cette étude requiert l’analyse des banques de données longitudinales et justifie la communication de ces banques entre l’OPHQ et le MESS. Par ailleurs, la Commission prend acte des moyens mis en œuvre pour assurer la confi-dentialité et la sécurité des renseignements et se réserve le droit d’en évaluer la pertinence et la suffisance.
2 La Commission retient qu’une fois l’appariement fait entre les banques de données que vous recevrez de l’OPHQ avec celles du MESS, des copies de travail dépourvues d’identifiants seront créées et la copie originale sera détruite. Ainsi, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception de l’entente approuvée par les autorités des organismes concernés dont le contenu est substantielle-ment conforme au projet soumis. Veuillez agréer, Madame, l’expression de nos sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/CB/lp Jean-Sébastien Desmeules p.j. (1) c.c. M e Karine Boucher, OPHQ M me Françoise Tarte, MESS
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