AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT UNE ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN VERTU DE LA LOI SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC ET LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC DOSSIER 100 61 36 Mars 2013
TABLE DES MATIÈRES 1. CONTEXTE ............................................................................................................................. 1 2. ASSISES LÉGALES ................................................................................................................ 1 3. CONSTATS .............................................................................................................................. 4 3.1 QUANT À L’IDENTIFICATION DE L’ORGANISME PUBLIC QUI COMMUNIQUE LE RENSEIGNEMENT ET CELLE DE LA PERSONNE OU DE L’ORGANISME QUI LE RECUEILLE ...... 4 3.2 QUANT AUX FINS POUR LESQUELLES LE RENSEIGNEMENT EST COMMUNIQUÉ ................... 5 3.3 QUANT À LA NATURE DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS ........................................... 6 3.4 QUANT AU MODE DE COMMUNICATION UTILISÉ ................................................................ 9 3.5 QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ PROPRES À ASSURER LA PROTECTION DU RENSEIGNEMENT PERSONNEL ............................................................................................ 9 3.6 QUANT À LA PÉRIODICITÉ DE LA COMMUNICATION ......................................................... 12 3.7 QUANT À LA DURÉE DE L’ENTENTE ................................................................................. 13 4. ANALYSE .............................................................................................................................. 13 5. CONCLUSION ....................................................................................................................... 15
1. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics 1 et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès) , l’Institut de la statistique du Québec (ISQ) présente pour avis, à la Commission d’accès à l’information (Commission), un projet d’entente intitulé « Entente en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements person-nels entre l’Institut de la statistique du Québec et la Régie de l’assurance maladie du Québec ». Les renseignements communiqués en vertu de l’entente seront extraits du Fichier d’inscription des personnes assurées de la RAMQ. Le préambule du projet d’entente stipule que la communication des renseignements personnels se réalise sans le consentement des personnes concernées en vertu d’une entente écrite visée par le paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, la communication des renseignements personnels par la RAMQ étant nécessaire aux attributions de l’ISQ. Dans ce cadre, l’ISQ a informé la Commission que les 2 renseignements communiqués permettront à Statistique Québec d’effectuer, pour le 3 compte de la Direction de santé publique de l’Outaouais (DSP de l’Outaouais) , l’Étude sociale et de santé outaouaise régionale (l’Étude). L’objectif poursuivi est de connaître l’état de santé de la population de cette région afin de mieux cibler les actions à prendre pour l’améliorer. Considérant ce qui précède, le présent avis de la Commission porte sur le projet d’entente, du 7 février 2013, présenté par l’ISQ et l’information obtenue s’y référant. 2. ASSISES LÉGALES 4 Les articles 2 et 5 de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec prévoient : 2. L’Institut a pour mission de fournir des informations statistiques qui soient fiables et objectives sur la situation du Québec quant à tous les aspects de la société québécoise pour lesquels de telles informations sont pertinentes. L’Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement, sauf à l’égard d’une telle information que ceux-ci produisent à des fins administratives. Il est le responsable de la réalisation de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général. 1 L.R.Q., c. A-2.1. 2 L’ISQ a été institué par une loi adoptée par l’Assemblée nationale en juin 1998. En vertu de cette loi, l’organisme peut être désigné sous l’appellation « Statistique Québec ». www.stat.gouv.qc.ca 3 Agence de la santé et des services sociaux de l’Outaouais (l’ASSS de l’Outaouais). 4 L.R.Q., c. I-13.011.
5. Pour la réalisation de sa mission, l’Institut peut : 1° faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec; […] 5° fournir aux ministères et organismes du gouvernement et à ses autres clients des services de nature scientifique ou technique dans le domaine de la statistique; […]. 5 Le cinquième alinéa de l’article 67 de la Loi sur l’assurance maladie stipule : 67. L’article 63 n’interdit pas de révéler, pour fins de statistiques, des renseignements obtenus pour l’exécution de la présente loi, pourvu qu’il ne soit pas possible de les relier à une personne particulière. […] Il n’interdit pas non plus de révéler un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente loi à l’Institut de la statistique du Québec institué en vertu de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011) lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice de ses attributions, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). […]. Les articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès stipulent : 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en oeuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion; […] 5 L.R.Q., c. A-29. Page 4 de 13
Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique : 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente. 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie Page 5 de 13
à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. 6 Il est à noter que la Loi sur la santé publique confère aux directeurs de santé publique du Québec, dont celui de la région de l’Outaouais, la responsabilité d’exercer une surveillance continue de l’état de santé de la population de leur territoire. Dans ce cadre, l’ISQ doit obtenir des renseignements personnels détenus par la RAMQ pour la réalisation de son mandat. 3. CONSTATS Conformément aux paragraphes 1° et 2° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit prendre en considération certains éléments dans le cadre d’un avis portant sur une entente de communication de renseignements personnels. Plus particulièrement, la conformité de l’entente aux conditions visées par l’article 68 de la Loi sur l’accès et l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. À l’examen du projet d’entente soumis pour avis et de l’information obtenue à cet effet, la Commission constate ce qui suit : 3.1. QUANT À L’IDENTIFICATION DE L’ORGANISME PUBLIC QUI COMMUNIQUE LE RENSEIGNEMENT ET CELLE DE LA PERSONNE OU DE L’ORGANISME QUI LE RECUEILLE - Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, l’entente doit identifier l’organisme public qui communique le renseignement et la personne ou l’organisme qui le reçoit. Selon le projet d’entente, la RAMQ communique des renseignements personnels à l’ISQ. 6 L.R.Q., c. S-2.2. Page 6 de 13
3.2. QUANT AUX FINS POUR LESQUELLES LE RENSEIGNEMENT EST COMMUNIQUÉ - Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, l’entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué. Comme le stipule la clause 1.1 du projet soumis, l’entente permettra à l’ISQ de recevoir communication de certains renseignements personnels détenus par la RAMQ, et ce, afin de permettre à Statistique Québec de réaliser une enquête téléphonique pour le compte de la DSP de l’Outaouais. Comme prévu au paragraphe b) de la clause 3.2 du projet d’entente, la RAMQ communiquera à l’ISQ des renseignements personnels concernant 5 000 personnes qui ont été sélectionnées au hasard pour les fins de l’Enquête, et ce, à partir des spécifications de l’ISQ. Selon l’ISQ, la taille de l’échantillon demandé est fondée sur un algorithme qui prend en considération le taux de réponse anticipé ainsi que le nombre de personnes qui seront considérées comme inadmissibles. Qui plus est, les paragraphes a) et c) de la clause 3.2 prévoient la communication de tableaux présentant des tailles de population. Quant aux modalités de sélection des participants potentiels à l’Enquête, la clause 1.2 de l’entente prévoit que les personnes faisant partie de l’échantillonnage sont celles âgées de 18 ans et plus, admissibles à l’assurance maladie et possédant une adresse effective dans la région sociosanitaire de l’Outaouais au moment de l’Enquête. Celle-ci devrait avoir lieu au printemps 2013 selon l’information fournie par l’ISQ à la Commission. La Commission est informée que l’ISQ communiquera dans un premier temps, par écrit, avec les personnes échantillonnées, et ce, afin de les informer qu’elles ont été sélectionnées pour participer à l’Enquête. Une copie de la lettre d’annonce a été présentée à la Commission par l’ISQ dans le cadre de la préparation du présent avis. À cet effet, la Commission prend acte que la lettre d’annonce adressée aux participants potentiels les informe des éléments suivants concernant l’Enquête : que l’objectif de l’Enquête est d’obtenir de l’information détaillée sur l’état de santé de la population et qu’ils ont été choisis par hasard; que leurs renseignements personnels, dont leurs coordonnées, ont été obtenus de la RAMQ, et ce, en vertu d’une entente écrite ayant fait l’objet d’un avis favorable de la Commission, conformément à la Loi sur l’accès; qu’un interviewer de Statistique Québec communiquera prochainement avec les participants par téléphone pour répondre à un questionnaire d’une durée d’environ dix minutes; que leur participation est volontaire et qu’ils peuvent se désister de l’entrevue à tout moment, et ce, sans conséquence ou préjudice; que les renseignements collectés pour les fins de l’Enquête seront communiqués à la DSP de l’Outaouais, à l’exception de leurs nom, adresse et numéro de téléphone. Les Page 7 de 13
renseignements seront gardés confidentiels et ne serviront qu’à des fins statistiques. Il ne sera pas possible d’identifier des personnes dans des rapports ou études; les personnes sélectionnées peuvent communiquer avec l’ISQ via un numéro de téléphone sans frais ou consulter le site Web de cet organisme pour obtenir plus d’information. La Commission est informée que les renseignements des participants à l’enquête reçus de la RAMQ, à l’exception de l’identifiant banalisé attribué par la RAMQ, seront détruits une fois que la constitution du fichier de microdonnées pour l’analyse statistique sera terminée. Cette date est fixée au plus tard au 30 avril 2014. Concernant les personnes sélectionnées qui refuseront de participer à l’Enquête, la Commission est informée que l’ISQ conservera les renseignements fournis par la RAMQ jusqu’au moment où les opérations nécessaires à la validation et à la pondération des données seront complétées. Les informations concernant les non-répondants sont nécessaires pour déterminer quel est leur poids relatif dans l’échantillon à partir duquel on infère les résultats à l’ensemble de la population de l’unité géographique étudiée. Selon l’information obtenue, ces renseignements seront détruits dans un délai de six à huit mois après la fin de la collecte. Considérant ce qui précède, la Commission recommande : Que la lettre d’annonce aux participants potentiels à l’Enquête indique l’adresse complète du site Web menant à la rubrique « Information aux participants ». 3.3. QUANT À LA NATURE DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS - Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, l’entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués. Les renseignements personnels communiqués à l’ISQ concernant 5 000 personnes échantillonnées pour l’Enquête sont ceux énumérés à la clause 2.2.1 du projet d’entente. Ces renseignements sont : identifiant banalisé de la personne assurée; nom et prénom; adresse postale complète; numéro de téléphone de jour et de soir (lorsque disponible); réseau local de service; groupe d’âge; sexe; date de naissance (année et mois); numéro de strate; langue de correspondance avec la RAMQ; Page 8 de 13
nom et prénom du conjoint ou de la conjointe s’il y a lieu (ayant la même adresse que la personne sélectionnée pour l’Enquête); nombre de personnes ayant la même adresse. La Commission constate ce qui suit quant aux renseignements personnels communiqués : L’identifiant banalisé L’entente prévoit qu’un identifiant banalisé sera attribué par la RAMQ à chaque personne faisant partie de l’échantillon. Il s’agit d’un identifiant unique et anonyme qui prend la forme d’un numéro séquentiel qui ne pourrait, à sa face même, être associé à un individu en particulier. La clause 2.2.2 de l’entente stipule que l’ISQ conservera l’identifiant banalisé afin de procéder à des travaux supplémentaires, si requis, à la suite de la réalisation de l’Enquête. La Commission est informée que l’identifiant banalisé n’est pas communiqué à la DSP de l’Outaouais. La clause 4.6 du projet d’entente stipule que la RAMQ autorise l’ISQ à conserver l’identifiant banalisé et à l’utiliser seulement lors de ses communications ultérieures avec la RAMQ. Dans ce cadre, l’ISQ s’engage formellement à garder confidentiel l’identifiant banalisé et à ne pas le communiquer à quiconque. Dans l’éventualité où des travaux de recherche ultérieurs impliqueraient l’appariement des résultats de l’Enquête avec l’identifiant banalisé ou nécessiteraient une communication quelconque de celui-ci pour d’autres fins que celles prévues à la présente entente, une nouvelle demande d’avis devra être adressée à la Commission, conformément à la Loi sur l’accès. Nom, prénom et adresse postale Un envoi postal sera effectué afin d’informer les personnes sélectionnées qu’elles seront jointes ultérieurement par téléphone par un intervieweur de Statistique Québec pour participer à une enquête sur la santé. Ainsi, les noms, prénoms et adresses postales sont nécessaires à l’ISQ pour cette étape de l’Enquête. Numéro de téléphone de jour et de soir (lorsque disponible) Ce renseignement, lorsque disponible dans les fichiers de la RAMQ, sert aux intervieweurs de Statistique Québec pour communiquer par téléphone avec les participants potentiels à l’Enquête. Sexe Cette variable sert à la stratification et à la pondération des données. Année et mois de naissance L’ISQ a informé la Commission que le mois de naissance des participants à l’Enquête permet de créer la variable « âge à l’enquête ». Cette donnée est ensuite regroupée en Page 9 de 13
catégorie d’âges pour des fins d’analyse (exemple : 18-24 ans; 25-34; 35-44, etc.). Elle se calcule en fonction de la date de l’entrevue et le mois et l’année de naissance de la personne. Il appert que cette variable sert également pour la reconstitution des groupes d’âge pour l’analyse de la non-réponse. Au paragraphe a) de la clause 3.2, l’âge servant er à la constitution des groupes d’âge par la RAMQ s’appuie sur l’âge atteint au 1 février 7 2013 . Considérant que l’Enquête devrait se dérouler de mars à juin 2013, il est à prévoir que certaines personnes auront changé de groupe d’âge. Ainsi, l’année et le mois de naissance sont requis afin de pouvoir créer une variable à jour qui sera établie au moment où Statistique Québec communiquera avec la personne participant à l’Enquête. Toutefois, la Commission s’interroge sur la nécessité de recevoir communication du mois de naissance, dans la mesure où la RAMQ peut constituer des groupes d’âge au moment de l’extraction des renseignements (voir paragraphe f de la clause 2.2.1) et que le mois de naissance peut être recueilli auprès du participant lors de l’interview téléphonique. Nom et prénom du conjoint ou de la conjointe Le projet d’entente prévoit la communication des nom et prénom du conjoint ou de la conjointe ayant la même adresse que le participant potentiel à l’enquête. Cette communication aura lieu dans la mesure où la RAMQ ne posséderait pas le numéro de téléphone de la personne sélectionnée ou bien que ce numéro s’avère inexact ou hors service. Selon l’information fournie par l’ISQ, il appert que cette variable sert à faire une recherche dans un répertoire téléphonique où le nom du conjoint(e) qui y apparaît, qui a la même adresse que le participant potentiel, indiquerait fort probablement le numéro de téléphone du participant potentiel, et ce, du fait qu’ils ont la même adresse. Cette démarche contribue à l’atteinte d’un taux de réponse optimal. À cet effet, l’ISQ a informé la Commission qu’il ne possède pas de données ou de statistiques faisant état du nombre de fois où le recours à ce renseignement s’est avéré nécessaire dans le cadre d’autres enquêtes du même type. Considérant que la communication des nom et prénom du conjoint ou de la conjointe du participant à l’ISQ concerne un tiers et que cette personne n’a pas été sélectionnée pour participer à l’Enquête, la Commission est d’avis que seulement le nom de famille du conjoint ou de la conjointe serait nécessaire pour les fins recherchées. Il appert qu’un nom de famille, jumelé avec une adresse (celle du participant potentiel), permet de trouver un numéro de téléphone dans des répertoires téléphoniques de type Canada 411. Ainsi, le numéro de téléphone du tiers, qui figure dans le répertoire téléphonique, sera présumé être celui par lequel un intervieweur de Statistique Québec pourra joindre le participant. Considérant ce qui précède, la Commission recommande : Que le paragraphe k) de la clause 2.2.1 du projet d’entente soit modifié par ce qui suit : « Nom du conjoint ou de la conjointe, s’il y a lieu, ayant la même adresse que le participant potentiel à l’enquête ». 7 Pourrait être modifiée en raison des délais de traitement, le cas échéant. Page 10 de 13
Nombre de personnes ayant la même adresse Selon l’ISQ, le nombre de personnes ayant la même adresse permet d’ajuster l’échantillon en fonction du poids attribué à une personne dans un groupe, à savoir le poids démographique des personnes vivant seules par rapport à celles vivant en groupe. L’ISQ considère également que le taux de réponse à l’Enquête peut varier selon le nombre de personnes vivant à la même adresse. La Commission comprend que la variable communiquée correspond à un chiffre uniquement. De plus, selon l’information obtenue, il appert que cette information ne révèle pas nécessairement le nombre de personnes vivant à la même adresse que le participant potentiel, mais plutôt le nombre de personnes ayant déclaré cette adresse à la RAMQ comme étant leur résidence. Langue de correspondance Cette variable correspond à la langue de correspondance déclarée à la RAMQ par la personne assurée. Ce renseignement servira à l’ISQ pour communiquer dans la langue de la personne sélectionnée et pour l’analyse du taux de réponse. 3.4. QUANT AU MODE DE COMMUNICATION UTILISÉ - Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, l’entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme receveur. Le paragraphe b) de la clause 3.1 de l’entente prévoit que la communication se réalise à partir d’un support informatique au moyen de la messagerie interne, par transporteur sécuritaire ou par télécommunication sécurisée, et ce, entre l’analyste en informatique chargé de projet de la Direction de l’analyse et de la gestion de l’information à la RAMQ et le statisticien chargé de projet à la Direction de la méthodologie et de la qualité à l’ISQ. Bien que la communication puisse être effectuée sous une des formes mentionnées ci-dessus, la Commission comprend que les renseignements seront communiqués de façon à en assurer la sécurité et la confidentialité. À cet effet, la Commission est informée que la communication des renseignements personnels se réalisera en une seule opération à partir de la RAMQ. 3.5. QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ PROPRES À ASSURER LA PROTECTION DU RENSEIGNEMENT PERSONNEL - Conformément au paragraphe 5 du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, l’entente doit indiquer les mesures de sécurité mises de l’avant pour assurer la protection des renseignements personnels communiqués. Page 11 de 13
La clause 4.1 du projet d’entente stipule que l’ISQ reconnaît le caractère confidentiel des renseignements qui lui sont communiqués et s’engage à prendre les mesures de sécurité suivantes : ne divulguer ces renseignements qu’aux personnes autorisées; veiller à ce que les personnes non autorisées ne puissent accéder aux renseignements, en appliquant toutes les mesures de sécurité nécessaires; n’intégrer, s’il y a lieu, les renseignements communiqués que dans les seuls dossiers des personnes concernées; détruire de façon sécuritaire les renseignements reçus lorsque les fins pour lesquelles ils ont été obtenus sont accomplies. La Commission prend acte que l’ISQ s’engage également à : aviser immédiatement l’autre partie, ainsi que la Commission, de tout manquement aux mesures de sécurité et de tout événement pouvant porter atteinte au caractère confidentiel des renseignements; collaborer à toute enquête ou vérification concernant le respect de la confidentialité des renseignements communiqués; ne permettre l’accès aux renseignements qu’aux seuls employés dont les fonctions le requièrent; voir à ce que les mesures de sécurité relatives à l’intégrité physique des lieux où sont stockés les renseignements transférés sont conformes aux normes et pratiques en vigueur au sein de l’ISQ; n’utiliser les renseignements qui lui sont communiqués, dans le cadre de la présente entente, que pour les fins pour lesquelles ils ont été obtenus. Par ailleurs, la RAMQ s’engage à tenir un registre de communication et à y indiquer : la date de chaque communication; les nom, titre, fonction et adresse du destinataire et de l’expéditeur; la nature des renseignements communiqués; les fins pour lesquelles les renseignements sont communiqués; la raison justifiant la communication. 3.6. QUANT À LA PÉRIODICITÉ DE LA COMMUNICATION - Conformément au paragraphe 6, du deuxième alinéa, de l’article 68 de la Loi sur l’accès, l’entente doit indiquer les moments et la fréquence où seront communiqués les renseignements personnels. Page 12 de 13
La clause 3.2 du projet d’entente prévoit que la RAMQ transmet à l’ISQ : a) un tableau présentant les tailles de population, ayant pour variable notamment l’âge er calculé au 1 février 2013; au plus tard le 14 janvier 2013; b) les renseignements concernant 5 000 personnes échantillonnées pour l’Enquête; au plus tard le 25 février 2013; c) au plus, un tableau présentant les tailles de populations liées à des exclusions spécifiques telles qu’émises par l’ISQ; au plus tard le 30 juin 2013. Considérant ce qui précède, la Commission comprend que la RAMQ transmettra à l’ISQ des renseignements personnels concernant 5 000 personnes pour les fins de l’Enquête, et ce, en une seule communication. Advenant des délais, les échéances mentionnées ci-dessus pourraient être modifiées au besoin. 3.7. QUANT À LA DURÉE DE L’ENTENTE - Conformément au paragraphe 7 du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, l’entente doit indiquer une durée. La clause 8.1 du projet d’entente stipule que l’entente prend fin lorsque les communications de renseignements prévues à l’article 3.2 seront réalisées. La Commission estime pertinent de souligner les dispositions suivantes du projet d’entente advenant une résiliation de l’entente. Il s’agit des clauses 6.4, 6.5 et 6.6 : les dispositions relatives à la confidentialité et à l’usage des renseignements communiqués demeurent en vigueur malgré la résiliation de l’entente; les règles en matière de fin d’entente, notamment quant à la destruction des renseignements, s’appliqueront dans le cas de résiliation; la partie qui résilie l’entente doit transmettre un avis à la Commission dans les 30 jours suivant la date de résiliation. 4. ANALYSE Le projet d’entente présenté à la Commission permettra à l’ISQ de recevoir communication de renseignements personnels détenus par la RAMQ, et ce, sans le consentement des personnes concernées, afin de mener une enquête sur la santé de la population de la région de l’Outaouais. L’ISQ s’est vu confier ce mandat par l’ASSS de l’Outaouais, conformément aux attributions conférées à l’ISQ par la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec. La Commission comprend que la communication des renseignements personnels prévus à l’entente se réalise en vertu du paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès. Ainsi, conformément à l’article 70 de la loi, la Commission doit rendre un avis sur une entente visée par son article 68. Ce faisant, elle doit prendre en considération les Page 13 de 13
conditions prévues à l’article 68 de la loi ainsi que l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, en tenant compte de la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication. D’une part, et comme en font foi les sections précédentes du présent avis, la Commission constate que le projet d’entente indique : l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; la nature du renseignement communiqué; le mode de communication utilisé; les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; la périodicité de la communication; la durée de l’entente. D’autre part, la Commission prend acte que les renseignements personnels communiqués dans le cadre de l’entente, par la RAMQ à l’ISQ, semblent nécessaires à la réalisation de l’Enquête et que l’impact sur la vie privée des personnes concernées semble réduit à son minimum, considérant que : les renseignements personnels communiqués sont limités à ceux énumérés à la clause 2.2.1 de l’entente; des mesures de sécurité ont été prévues pour assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels; les personnes contactées pour l’Enquête pourront refuser d’y participer et qu’aucun renseignement les concernant ne sera collecté; sauf l’identifiant banalisé, les renseignements communiqués seront détruits de façon sécuritaire lorsque les fins pour lesquelles ils ont été obtenus seront accomplies; l’ISQ communique un fichier de données à la DSP de l’Outaouais comprenant les variables mesurées par l’Enquête, et ce, sans y inclure les noms, numéros de téléphone et adresses des personnes concernées; aucun renseignement pouvant identifier une personne ne sera publié dans des rapports ou études, le cas échéant. Toutefois, la Commission tient à réitérer les recommandations suivantes : Que la lettre d’annonce aux participants potentiels à l’Enquête indique l’adresse complète du site Web menant à la rubrique « Information aux participants »; Que le paragraphe k) de la clause 2.2.1 du projet d’entente soit modifié par ce qui suit : « Nom du conjoint ou de la conjointe, s’il y a lieu, ayant la même adresse que le participant potentiel à l’enquête ». Page 14 de 13
5. CONCLUSION Ces constats faits, la Commission émet un avis favorable sous réserve de la réception d’une entente approuvée et signée par les organismes concernés dont le contenu sera substantiellement conforme au projet soumis en février 2013, après que des modifications répondant aux recommandations de la Commission aient été apportées. Page 15 de 13
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