AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT UNE ENTENTE PORTANT SUR LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES À L’IMPARTITION DU REMBOURSEMENT DES MÉDICAMENTS COUVERTS PAR L’ASSURANCE AUTOMOBILE ENTRE LA SOCIÉTÉ DE L’ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC ET LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC DOSSIER 1009301 Août 2014
1. CONTEXTE ET OBJET DE L’ENTENTE La Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) et la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ) présentent un projet d’entente concernant la communication de renseignements personnels dans le cadre du « Protocole d’entente sur l’impartition du remboursement des médicaments couverts par l’assurance automobile ». Ce protocole a été conclu le 27 mars 2013. Ce Protocole vise à : • offrir un meilleur service aux personnes accidentées par l’accès immédiat à leur médication en pharmacie, sans nécessité d’en assumer les coûts et d’effectuer des demandes de remboursement auprès de la SAAQ; • assurer l’accès à leur médication pour les personnes accidentées en situation financière précaire; • donner suite à l’une des recommandations de la Commission de l’administration publique visant l’élimination de la facturation « papier ». Ce projet d’entente, rédigé suivant l’article 68, paragraphe 3, de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 et l’article 65 de la Loi sur l’assurance maladie 2 , est soumis à la Commission d’accès à l’information (la Commission) pour avis en vertu de l’article 70 de la Loi sur l’accès. Ce projet d’entente vise à identifier correctement les personnes accidentées qui demandent à recevoir de leur pharmacien le remboursement direct du coût des médicaments couverts par l’assurance automobile. Ce remboursement se fait par l’entremise de la RAMQ puisque c’est cet organisme qui possède le système permettant de rembourser directement le pharmacien. Dans ce contexte, l’entente détermine les termes, conditions et modalités selon lesquels la SAAQ et la RAMQ se communiquent des renseignements personnels. Selon l’information qui lui a été fournie par la SAAQ, la Commission comprend que la communication des renseignements identifiés dans l’entente concerne environ 18 000 personnes actuellement indemnisées par cet organisme. Pour les personnes qui feront éventuellement une première demande d’indemnisation, la Commission a été informée que le formulaire de la SAAQ et son guide explicatif feront mention de la possibilité d’adhérer au programme de remboursement direct auprès du pharmacien. Seuls les renseignements concernant les personnes qui choisiront d’adhérer au programme seront communiqués. 1 RLRQ, c. A-2.1, Loi sur l’accès. 2 RLQR, c. A-29. Page 1 de 13
2. ASSISES LÉGALES Les dispositions suivantes de la Loi sur l’accès sont pertinentes à l’analyse de l’entente soumise pour avis. 67.2 Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme si cette communication est nécessaire à l'exercice d'un mandat ou à l'exécution d'un contrat de service ou d'entreprise confié par l'organisme public à cette personne ou à cet organisme. Dans ce cas, l'organisme public doit : 1° confier le mandat ou le contrat par écrit; 2° indiquer, dans le mandat ou le contrat, les dispositions de la présente loi qui s'appliquent au renseignement communiqué au mandataire ou à l'exécutant du contrat ainsi que les mesures qu'il doit prendre pour en assurer le caractère confidentiel, pour que ce renseignement ne soit utilisé que dans l'exercice de son mandat ou l'exécution de son contrat et pour qu'il ne le conserve pas après son expiration. En outre, l'organisme public doit, avant la communication, obtenir un engagement de confidentialité complété par toute personne à qui le renseignement peut être communiqué, à moins que le responsable de la protection des renseignements personnels estime que cela n'est pas nécessaire. Une personne ou un organisme qui exerce un mandat ou qui exécute un contrat de service visé au premier alinéa doit aviser sans délai le responsable de toute violation ou tentative de violation par toute personne de l'une ou l'autre des obligations relatives à la confidentialité du renseignement communiqué et doit également permettre au responsable d'effectuer toute vérification relative à cette confidentialité. Le deuxième alinéa ne s'applique pas lorsque le mandataire ou l'exécutant du contrat est un membre d'un ordre professionnel. De même, le paragraphe 2° du deuxième alinéa ne s'applique pas lorsque le mandataire ou l'exécutant du contrat est un autre organisme public. 67.3 Un organisme public doit inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels visée aux articles 66, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1, à l’exception de la communication d’un renseignement personnel requis par une personne ou un organisme pour imputer, au compte d’un membre d’un organisme public, de son conseil d’administration ou de son personnel, un montant dont la loi oblige la retenue ou le versement. Un organisme public doit aussi inscrire dans ce registre une entente de collecte de renseignements personnels visée au troisième alinéa de l’article 64, de même que l’utilisation de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis visées aux paragraphes 1° à 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1. Page 2 de 13
Dans le cas d’une communication d’un renseignement personnel visée au premier alinéa, le registre comprend : 1° la nature ou le type de renseignement communiqué; 2° la personne ou l’organisme qui reçoit cette communication; 3° la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l’indication, le cas échéant, qu’il s’agit d’une communication visée à l’article 70.1; 4° la raison justifiant cette communication. Dans le cas d’une entente de collecte de renseignements personnels, le registre comprend : 1° le nom de l’organisme pour lequel les renseignements sont recueillis; 2° l’identification du programme ou de l’attribution pour lequel les rensei-gnements sont nécessaires; 3° la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission; 4° la nature ou le type de renseignements recueillis; 5° la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis; 6° la catégorie de personnes, au sein de l’organisme qui recueille les renseignements et au sein de l’organisme receveur, qui a accès aux renseignements. Dans le cas d’utilisation d’un renseignement personnel à une autre fin que celle pour laquelle il a été recueilli, le registre comprend : 1° la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l’article 65.1 permettant l’utilisation; 2° dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1, la disposition de la loi qui rend nécessaire l’utilisation du renseignement; 3° la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l’utilisation indiquée. 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion; 1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée; 2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient; 3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette personne. Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique : 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; Page 3 de 13
3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente. 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. Outre ces dispositions de la Loi sur l’accès, il importe également de mentionner les articles suivants aux fins du présent avis. Page 4 de 13
Les sous-paragraphes 1 a) et 2 b) de l’article 2 de la Loi sur la Société de l’assurance automobile du Québec 3 , prévoient : 2. 1. La Société a pour fonctions : a) d’administrer, en qualité de fiduciaire, le Fonds d’assurance automobile du Québec, ci-après appelé « Fonds d’assurance »; […] 2. Aux fins prévues au paragraphe 1, la Société peut, en son nom ou pour le Fonds d’assurance, selon le cas : […] b) acquitter, dans la mesure prévue par la Loi sur l’assurance automobile (chapitre A-25), les demandes d’indemnités qui peuvent lui être présentées en vertu de cette loi. Pour leur part, les derniers alinéas des articles 83.2 et 83.24 de la Loi sur l’assurance automobile 4 prévoient : 83.2. Une victime a droit, dans les cas et aux conditions prescrits par règlement et dans la mesure où ils ne sont pas déjà couverts par un régime de sécurité sociale, au remboursement des frais qu’elle engage en raison de l’accident : […] La victime a également droit, dans les cas et aux conditions prescrits par règlement, au remboursement de tous les autres frais que la Société détermine par règlement. 83.24. Les frais visés aux articles 79, 83, 83.1, 83.2, 83.7 ainsi que le coût de l’expertise visée à l’article 83.31 peuvent être payés, à la demande de la victime, directement au fournisseur. Le Règlement sur le remboursement de certains frais (c. A-25, r. 14) de la Loi sur l’assurance automobile prévoit : 48. Les frais engagés pour l’achat de médicaments et de pansements sont remboursables lorsqu’ils sont engagés pour une raison médicale découlant de l’accident. Enfin, l’article 63 et les cinquième et sixième alinéas de l’article 65 de la Loi sur l’assurance maladie prévoient : 63. Les membres, les fonctionnaires et les employés de la Régie, de même que les membres et les employés d’un comité de révision constitué en vertu de l’article 41 et d’un conseil d’arbitrage visé à l’article 54 ne doivent pas 3 RLQR, c.S-11.011. 4 RLRQ, c. A-25. Page 5 de 13
révéler, autrement que suivant l’article 308 du Code de procédure civile (chapitre C-25), un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente loi. Toutefois, une personne visée au premier alinéa peut, en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide, communiquer un renseignement dans les conditions prévues aux articles 59.1 et 60.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). 65. […] La Régie peut aussi, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), transmettre à un établissement ou à un professionnel de la santé, afin que les renseignements contenus dans les fichiers ou index locaux de cet établissement ou de ce professionnel soient à jour, exacts et complets ou, le cas échéant, afin de vérifier l'admissibilité d'une personne au régime d'assurance maladie, au régime d'assurance médicaments institué par la Loi sur l'assurance médicaments (chapitre A-29.01) ou au régime d'assurance-hospitalisation institué par la Loi sur l'assurance-hospitalisation (chapitre A-28), les renseignements suivants : les nom, prénom, date de naissance, sexe, adresse, code de langue, numéro d'assurance maladie, date d'expiration de la carte d'assurance maladie, numéro de téléphone, date de décès et numéro d'assurance sociale des usagers, des bénéficiaires, des patients ou des personnes assurées de cet établissement ou auxquels ce professionnel de la santé dispense des services de santé ainsi que les nom et prénom de la mère et du père de ces usagers, de ces bénéficiaires, de ces patients ou de ces personnes assurées ou, le cas échéant, de leur représentant légal. Le numéro d'assurance sociale ne peut être transmis qu'aux seules fins de vérifier la validité des autres renseignements ou d'en faciliter le transfert. Elle peut également, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, transmettre les mêmes renseignements au ministère des Ressources humaines et du Développement social du Canada, au ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada, à Héma-Québec ainsi qu’aux ministères ou organismes suivants du gouvernement du Québec : […] la Société de l’assurance automobile du Québec, la Commission de la santé et de la sécurité du travail, la Commission des normes du travail et le Curateur public. […] La communication de renseignements personnels prévue au projet d’entente soumis doit donc respecter les articles 67.2, 68 al. 1 (3) et 70 de la Loi sur l’accès et l’article 65 de la Loi sur l’assurance maladie. Page 6 de 13
3. CONSTATS Le projet d’entente est soumis, notamment en vertu de l’article 68 al. 1 (3) de la Loi sur l’accès. Selon le second alinéa de cette disposition, une entente doit être conclue entre les parties à cette communication, entente qui doit comprendre un certain nombre de renseignements. À l’examen du projet d’entente soumis pour avis et de l’information obtenue de la SAAQ, la Commission constate ce qui suit : 3.1 Quant À l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille Conformément au paragraphe 1° de l’alinéa 2 de l’article 68 de la Loi sur l’accès, l’entente doit identifier l’organisme public qui communique le renseignement ainsi que la personne ou l’organisme qui le reçoit. Dans le présent projet d’entente, la SAAQ et la RAMQ sont identifiées tant à titre d’organisme receveur qu’à titre d’organisme qui communique les renseigne-ments. La RAMQ recevra les renseignements personnels permettant d’identifier les personnes indemnisées. Pour chaque personne dont les renseignements personnels sont contenus dans ses fichiers, la RAMQ transmettra à la SAAQ un numéro d’identification unique accompagnant les renseignements d’identification. La SAAQ utilisera ce numéro d’identification unique créé par la RAMQ afin de lui communiquer les renseignements concernant les médicaments remboursés par l’assurance automobile. 3.2 QUANT AUX FINS POUR LESQUELLES LE RENSEIGNEMENT EST COMMUNIQUÉ Conformément au paragraphe 2° de l’alinéa 2 de l’article 68 de la Loi sur l’accès, l’entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué. Comme le précise la clause 1, l’entente vise à identifier correctement les personnes accidentées qui peuvent bénéficier du remboursement direct des coûts des médicaments couverts par l’assurance automobile. Ce remboursement automatique se fera par l’entremise de la RAMQ. 3.3 QUANT À LA NATURE DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Page 7 de 13
Conformément au paragraphe 3° de l’alinéa 2 de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués. Les renseignements personnels communiqués entre la SAAQ et la RAMQ sont énumérés à l’Annexe A du projet d’entente. L’entente prévoit que la SAAQ communique à la RAMQ les renseignements personnels énumérés ci-dessous, et ce, concernant les personnes actuellement indemnisées par la SAAQ (environ 18 000); ces personnes pourront bénéficier du programme de remboursement direct du pharmacien des coûts des médicaments couverts par l’assurance automobile : • Numéro d’assurance maladie (NAM); • Nom de famille à la naissance; • Prénom; • Date de naissance; • Sexe. S’ajouteront à ce nombre les renseignements concernant les personnes qui feront éventuellement une nouvelle demande d’indemnisation et qui consentiront à adhérer au programme de remboursement direct au pharmacien. Après validation avec le Fichier d’inscription des personnes assurées de la RAMQ (FIPA), cet organisme attribue à ces renseignements un numéro d’identification unique. Elle communique à la SAAQ ces mêmes renseignements accompagnés de l’identifiant unique. Lorsque la SAAQ reçoit l’identifiant unique, elle communique à la RAMQ les renseignements ci-dessous concernant les médicaments remboursés aux personnes indemnisées : • Identifiant SAAQ de la personne accidentée (numéro d’identification unique attribué par la RAMQ); • Liste des couvertures médicaments de la personne accidentée; • Classe pharmacothérapeutique; • Sous-classe pharmacothérapeutique; • Sous-classe-classe pharmacothérapeutique; • Dénomination commune; • Forme pharmaceutique; • Teneur en ingrédient actif; • Numéro d’identifiant du médicament (DIN); • Date de début de la couverture médicaments de la personne accidentée; • Date de fin de la couverture médicaments de la personne accidentée; Page 8 de 13
• Indicateur de couverture médicament régulier; • Indicateur de couverture médicament d’exception. La RAMQ peut alors procéder au remboursement direct au pharmacien puisque c’est elle qui dispose du système permettant ce remboursement. Notons que les personnes qui font une demande de remboursement de leurs médicaments à la SAAQ pourront choisir entre le mode de remboursement manuel ou direct. 3.4 QUANT AU MODE DE COMMUNICATION Conformément au paragraphe 4° de l’alinéa 2 de l’article 68 de la Loi sur l’accès, l’entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements de l’organisme détenteur à l’organisme receveur. Le projet d’entente prévoit que la communication des renseignements se fera au moyen d’une télécommunication sécurisée suivant une technologie convenue entre la SAAQ et la RAMQ ou par tout autre moyen sécurisé. Les deux organismes veillent à ce que leurs processus et systèmes leur permettent de se communiquer les renseignements visés par l’entente, et ce, de façon sécuritaire. 3.5 QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ PROPRES À ASSURER LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Conformément au paragraphe 5° de l’alinéa 2 de l’article 68 de la Loi sur l’accès, l’entente doit indiquer les mesures de sécurité mises de l’avant pour assurer la protection des renseignements personnels communiqués. La Commission constate que la clause 6 du projet d’entente prévoit que la RAMQ et la SAAQ reconnaissent le caractère confidentiel des renseignements communiqués dans le cadre de l’entente et, dans ce cadre, s’engagent à : • les protéger et à leur appliquer les mesures de sécurité, de contrôle et de conservation prévues à l’annexe B; • ne pas les utiliser ou permettre qu’ils soient utilisés à des fins différentes de celles prévues par la loi; • ne pas donner accès à ces renseignements à d’autres personnes que leurs employés dûment autorisés et pour qui la connaissance des renseignements est nécessaire à l’exécution de leurs fonctions; Page 9 de 13
• donner des directives à leur personnel en regard, notamment, du traitement de ces renseignements et de l’utilisation qui peut en être faite et à l’informer des mesures de sécurité; • aviser immédiatement le responsable en matière de protection des renseignements confidentiels de l’autre partie de tout incident susceptible de porter atteinte au caractère confidentiel des renseignements communiqués; • collaborer avec l’autre partie à toute vérification ou enquête concernant le respect de la confidentialité des renseignements communiqués et le contrôle de leur utilisation; • mettre en œuvre les procédures et les systèmes requis pour préserver la confidentialité des renseignements communiqués. 3.6 QUANT À LA PÉRIODICITÉ DE LA COMMUNICATION Conformément au paragraphe 6° de l’alinéa 2 de l’article 68 de la Loi sur l’accès, l’entente doit indiquer les moments et la fréquence où seront communiqués les renseignements personnels. Le projet d’entente prévoit que les étapes de la communication des renseignements concernant les quelque 18 000 personnes indemnisées de la SAAQ seront effectuées le ou vers le 1 er octobre 2014. Ces étapes sont reprises lors de l’ajout d’une personne indemnisée qui adhère au mode de remboursement direct. Cet ajout s’effectue sur une base quotidienne. Les modifications au fichier concernant les personnes déjà admises au mode de remboursement direct s’effectuent également sur une base quotidienne. 3.7 QUANT À LA DURÉE DE L’ENTENTE Conformément au paragraphe 7° de l’alinéa 2 de l’article 68 de la Loi sur l’accès, l’entente doit indiquer sa durée. L’entente entrera en vigueur sur avis favorable de la Commission, au plus tard, 60 jours après la réception de la présente entente par la Commission, à moins d’un avis de prolongation de cette période par cette dernière, et ce, tel que prescrit par l’article 70 de la Loi sur l’accès ou à la date de l’apposition de la dernière signature à l’entente. Comme le prévoit la clause 17, l’entente est d’une durée d’un an et se renouvelle d’année en année. Il est également prévu à la clause 20 que chaque organisme peut mettre fin à l’entente en tout temps au moyen d’un préavis écrit d’au moins Page 10 de 13
six mois, et ce, communiqué par courrier recommandé ou certifié à l’autre organisme. Concernant la destruction des renseignements personnels communiqués, l’annexe B du projet d’entente prévoit que les renseignements visés à l’article 1 de l’annexe A, communiqués par la SAAQ, seront détruits immédiatement à la suite de la comparaison effectuée par la RAMQ pour valider l’identité de la personne et lui attribuer un numéro d’identification unique. Les renseignements mentionnés à l’article 3 de l’annexe A, détenus par la RAMQ pour le compte de la SAAQ, seront conservés et détruits de façon sécuritaire selon le délai mentionné au calendrier de conservation de la SAAQ. 4. ANALYSE Le projet d’entente présenté à la Commission pour avis vise à permettre à la RAMQ de communiquer à la SAAQ des renseignements personnels afin d’identifier correctement les personnes actuellement indemnisées par la SAAQ dans le cadre du « Protocole d’entente sur l’impartition du remboursement des médicaments couverts par l’assurance automobile », conclu entre les deux organismes. Ainsi, conformément au sixième alinéa de l’article 65 de la Loi sur l’assurance maladie, cette communication doit respecter les conditions et les formalités prévues à la Loi sur l’accès. Selon les paragraphes 1° et 2° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit prendre en considération certains éléments lorsqu’elle émet un avis sur une entente de communication de renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées. Il s’agit de la conformité de l’entente aux conditions prévues à l’article 68 de la Loi sur l’accès et de l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication. 4.1 CONFORMITÉ DE L’ENTENTE AUX CONDITIONS PRÉVUES À L’ARTICLE 68 L’analyse des informations transmises dans le présent dossier démontre que la communication des renseignements personnels visés par l’entente est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée (art. 68 al. 1 (3) de la Loi sur l’accès). En effet, la communication des renseignements vise à permettre aux personnes accidentées, qui le désirent, d’obtenir des médicaments et des pansements couverts par l’assurance automobile, sans qu’ils Page 11 de 13
n’aient à en assumer les coûts en pharmacie et à faire des demandes de remboursement auprès de la SAAQ. Pour ce faire, il est nécessaire de bien identifier les personnes pouvant bénéficier de ce remboursement direct de même que les médicaments admissibles. Les renseignements qui seront communiqués entre la RAMQ et la SAAQ sont nécessaires pour atteindre cet objectif. Toutefois, la communication n’est nécessaire que dans les cas où la personne assurée souhaite adhérer au programme de remboursement direct. Or, le projet d’entente soumis à la Commission prévoit la communication à la RAMQ des renseignements concernant l’ensemble des personnes actuellement accidentées. Soulignons également qu’après discussion avec la Commission, la SAAQ a convenu d’informer ses clients actuels par écrit de l’implantation du nouveau système de remboursement automatisé des médicaments, et ce, avant la communication de leurs renseignements à la RAMQ. Le cas échéant, les personnes concernées pourront exprimer leur refus à la SAAQ et ne verront pas leurs renseignements communiqués à la RAMQ. La SAAQ a présenté à la Commission un projet de lettre à cet effet. La Commission est d’avis que cette façon de faire permet de communiquer uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins poursuivies. Elle est également conforme aux dispositions de la Loi sur l’assurance automobile, notamment l’article 83.24, qui prévoit que le remboursement directement au fournisseur se fait à la demande de la personne assurée. En ce qui concerne le contenu de l’entente, la Commission constate qu’elle contient les différents éléments prévus par l’alinéa 2 de l’article 68 : • l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; • les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; • la nature du renseignement communiqué; • le mode de communication utilisé; • les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; • la périodicité de la communication; • la durée de l’entente. 4.2 IMPACT DE LA COMMUNICATION SUR LA VIE PRIVÉE DES PERSONNES CONCERNÉES À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée des personnes est minimisé, considérant que : Page 12 de 13
• Les renseignements personnels communiqués sont nécessaires dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée; • Seuls les renseignements énumérés à l’annexe A du projet d’entente seront communiqués; • La SAAQ informera l’ensemble des personnes actuellement indemnisées du programme de remboursement automatique des médicaments à venir en leur donnant la possibilité de ne pas y adhérer; • Les renseignements concernant les personnes qui ne souhaitent pas adhérer au programme de remboursement automatique ne seront pas transmis à la RAMQ; • Les renseignements communiqués en vertu de l’entente ne pourront être utilisés qu’aux fins du remboursement automatique des médicaments couverts par l’assurance automobile; • Des mesures de sécurité sont prévues au projet d’entente pour assurer la protection, l’usage restreint et la confidentialité des renseignements personnels faisant l’objet de la communication; • Les renseignements communiqués seront dépersonnalisés à l’aide du numéro d’identification unique créé par la RAMQ; • Les renseignements servant à l’identification des personnes ne seront pas communiqués avec les renseignements concernant les médicaments; • Les renseignements concernant les médicaments communiqués par la SAAQ seront conservés par la RAMQ pour la durée prévue au projet d’entente, mais seul le pharmacien y aura accès afin de rembourser directement les personnes. 5. CONCLUSION Ces constats faits, la Commission émet un avis favorable sous réserve de la réception d’une entente approuvée et signée par les organismes concernés et dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente soumis par la SAAQ le 13 août 2014. Page 13 de 13
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