AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION RELATIVEMENT À LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE LE MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION, DU LOISIR ET DU SPORT ET LA COMMISSION ADMINISTRATIVE DES RÉGIMES DE RETRAITE ET D’ASSURANCES DOSSIER 09 01 64 Mars 2009 Marie-Claude Asselin
1. MISE EN CONTEXTE Le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) sollicite l’avis de la Commission d’accès à l’information (Commission) relativement à un projet d’échange de renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées, avec la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (CARRA). Ce projet a pour but de rendre accessibles au MELS les renseignements qui lui sont nécessaires pour anticiper les départs à la retraite chez le personnel enseignant afin de planifier le recrutement de personnel pour leur remplacement et de coordonner l’ajustement des contingentements dans les programmes de formation. Pour réaliser ses travaux, le MELS doit connaître le nombre d’années de service reconnues aux fins de l’admissibilité à la retraite des enseignants réguliers à l’emploi des commissions scolaires. En vertu de l’entente, le MELS communiquera la liste des numéros d’assurance sociale de ces enseignants à la CARRA qui la retournera, après y avoir ajouté l’information requise par le MELS. Cette entente s’appuie sur l’article 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée Loi sur l’accès) qui édicte qu’un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un organisme public lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur. 2. OBJET DE L’ENTENTE La présente entente a pour objet de permettre à la CARRA de communiquer au MELS certains renseignements qui lui sont nécessaires pour des fins méthodologiques de planification de la main-d’œuvre enseignante. À cette fin, la communication de renseignements vise à : a) estimer le nombre de départs à la retraite chez le personnel enseignant régulier à l’emploi des commissions scolaires et le nombre d’enseignants qui vont remplacer les directeurs d’école qui prennent leur retraite; b) déterminer les besoins de recrutement de personnel enseignant des établissements d’enseignement; c) ajuster les contingentements annuels des inscriptions dans les programmes de formation à l’enseignement en collaboration avec la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ). 3. ASSISES LÉGALES Les articles 1.3 et 3 de la Loi sur le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (L.R.Q., c. M-15) prévoient : 1.3. Aux fins de l’exercice de ses fonctions, le ministre peut notamment : 1 de 7
1° fournir à toute personne, groupe ou organisme les services qu’il juge nécessaires; 2° accorder, aux conditions qu’il croit devoir fixer, une aide financière sur les sommes mises à sa disposition à cette fin; 3° contribuer au développement d’établissements d’enseignement ou de recherche; 4° conseiller le gouvernement, les ministères et les organismes et, le cas échéant, leur faire des recommandations; 5° participer, avec les ministres concernés et dans le cadre de la politique en matière d’affaires intergouvernementales canadiennes et de celle en matière d’affaires internationales, à l’élaboration et à la réalisation de programmes de coopération avec l’extérieur dans les secteurs où les échanges favorisent le développement des domaines de sa compétence; 6° collaborer à l’application de l’article 24 de la Loi sur le ministère des Relations internationales (chapitre M-25.1.1) et de l’article 3.12 de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (chapitre M-30) pour toute question relative aux domaines de sa compétence; 7° obtenir des ministères et organismes les renseignements nécessaires; 8° compiler, analyser et publier les renseignements disponibles. 3. Le ministre peut exécuter ou faire exécuter les études et recherches qu’il juge utiles ou nécessaires à la poursuite de l’activité du ministère, par toute personne ou tout organisme qu’il désigne, ou par tout comité qu’il constitue à cette fin. Les articles 63.1, 67.3, 68 et 70 de la Loi sur l’accès prévoient : 63.1. Un organisme public doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. 67.3. Un organisme public doit inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels visée aux articles 66, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1, à l’exception de la communication d’un renseignement personnel requis par une personne ou un organisme pour imputer, au compte d’un membre d’un organisme public, de son conseil d’administration ou de son personnel, un montant dont la loi oblige la retenue ou le versement. Un organisme public doit aussi inscrire dans ce registre une entente de collecte de renseignements personnels visée au troisième alinéa de l’article 64, de même que l’utilisation de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis visées aux paragraphes 1° à 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1. 2 de 7
Dans le cas d’une communication d’un renseignement personnel visée au premier alinéa, le registre comprend : 1° la nature ou le type de renseignement communiqué; 2° la personne ou l’organisme qui reçoit cette communication; 3° la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l’indication, le cas échéant, qu’il s’agit d’une communication visée à l’article 70.1; 4° la raison justifiant cette communication. Dans le cas d’une entente de collecte de renseignements personnels, le registre comprend : 1° le nom de l’organisme pour lequel les renseignements sont recueillis; 2° l’identification du programme ou de l’attribution pour lequel les renseignements sont nécessaires; 3° la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission; 4° la nature ou le type de renseignements recueillis; 5° la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis; 6° la catégorie de personnes, au sein de l’organisme qui recueille les renseignements et au sein de l’organisme receveur, qui a accès aux renseignements. Dans le cas d’utilisation d’un renseignement personnel à une autre fin que celle pour laquelle il a été recueilli, le registre comprend : 1° la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l’article 65.1 permettant l’utilisation; 2° dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1, la disposition de la loi qui rend nécessaire l’utilisation du renseignement; 3° la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l’utilisation indiquée. 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion; 1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée; 2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient; 3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette personne. Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique : 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; 3 de 7
2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente. 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. 4 de 7
4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Le MELS communique à la CARRA le numéro d’assurance sociale (NAS) de tous les enseignants réguliers à l’emploi des commissions scolaires. La CARRA retourne ensuite au MELS les NAS qui lui ont été communiqués en indiquant, pour chacun d’eux, le nombre total d’années de service reconnues aux fins de l’admissibilité à la retraite de ces enseignants. 5. CONSTATS 5.1 Quant aux modalités de communication La communication des renseignements se fait une seule fois : a) sur support informatique et la structure des données respecte le format prescrit par la CARRA; b) par messagerie interne, par transporteur sécuritaire ou par télécommunication sécurisée. 5.2 Quant aux obligations découlant de la réception de renseignements Chaque partie reconnaît le caractère confidentiel des renseignements qui lui sont communiqués. À cette fin, chaque partie s’engage à prendre les mesures de sécurité suivantes : a) ne divulguer ces renseignements qu’aux personnes expressément autorisées à les recevoir; b) veiller à ce que les personnes non autorisées ne puissent accéder aux renseignements, en appliquant toutes les mesures de sécurité nécessaires; c) détruire de façon sécuritaire les fichiers reçus dès que l’objet pour lequel ils ont été obtenus a été accompli. Chaque partie s’engage à tenir un registre des communications de renseignements qu’elle effectue en y inscrivant : a) la date de la communication; b) l’organisme destinataire; c) la nature des renseignements communiqués; d) les fins pour lesquelles ces renseignements sont communiqués; e) la raison justifiant la communication. Chaque partie s’engage également à : a) aviser immédiatement l’autre partie de tout manquement aux mesures de sécurité et de tout événement pouvant porter atteinte au caractère confidentiel des renseignements; 5 de 7
b) collaborer à toute enquête ou vérification concernant le respect de la confidentialité des renseignements échangés. Au sein de chaque organisme, seuls les employés dont les fonctions le requièrent peuvent accéder aux renseignements communiqués par l’autre partie. Afin de s’assurer que l’accessibilité aux renseignements communiqués soit restreinte aux seuls employés autorisés, chaque partie nomme les employés autorisés à recevoir les renseignements et fournit à l’autre une liste des personnes ainsi autorisées, qu’elle tient à jour, et qui indique : leurs nom et prénom; leurs titre et fonction; leurs adresse et numéro de téléphone au travail. Les mesures de sécurité relatives à l’intégrité physique des lieux où sont stockés les renseignements transférés sont conformes aux normes et pratiques en vigueur au sein de chaque organisme. Chaque partie s’engage à prendre fait et cause pour la partie qui communique les renseignements si une poursuite était dirigée contre cette dernière en raison d’un acte ou d’une omission qui serait imputable à la partie qui reçoit les renseignements par son fait ou celui de ses préposés, employés ou de ses mandataires. Chaque partie s’engage à n’utiliser les renseignements qui lui sont communiqués, dans le cadre de la présente entente, que pour les fins pour lesquelles ils ont été obtenus. 5.3 Quant aux obligations découlant de la communication des renseignements Les renseignements qu’une partie porte à la connaissance de l’autre partie sont une copie fidèle de ceux qu’elle détient, sans garantie d’exactitude. La partie qui accède aux renseignements convient que celle qui les fournit ne peut, en aucun cas, être tenue responsable des dommages résultant de la communication ou de l’utilisation d’un renseignement inexact ou incomplet. Chaque partie s’efforce de respecter les échéances de l’autre partie, compte tenu néanmoins de ses propres priorités administratives. Le MELS convient que la CARRA ne peut, en aucun cas, être tenue responsable des dommages résultant de la transmission ou de l’utilisation d’un renseignement inexact ou incomplet. Les parties s’informent mutuellement dans un délai de 20 jours de toute modification à leurs programmes respectifs susceptible, lors de sa mise en vigueur, d’avoir une répercussion sur la présente entente, dont notamment la structure et les formats de leurs fichiers de renseignements nécessaires à l’application de la présente entente. 6 de 7
6. ANALYSE Le directeur du Bureau de l’accès et de la protection du MELS mentionne dans la lettre de transmission de l’entente que celle-ci est soumise en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès plutôt qu’en vertu de l’article 68.1, compte tenu que la communication ne vise pas la comparaison des deux fichiers à des fins de vérification. Il précise que les renseignements qui seront communiqués au MELS ne seront pas utilisés pour exercer un contrôle a posteriori sur l’admissibilité à un programme dans le but de détecter des irrégularités. La Commission est en accord avec cette interprétation de la Loi sur l’accès. Il convient de rappeler que les seuls renseignements que le MELS recevra de la CARRA sont les NAS des enseignants réguliers à l’emploi des commissions scolaires et, pour chacun d’eux, le nombre total d’années de service reconnues aux fins de l’admissibilité à la retraite. La communication de ces renseignements est nécessaire pour permettre au MELS d’anticiper les départs à la retraite chez le personnel enseignant afin de planifier le recrutement de personnel pour leur remplacement et de coordonner l’ajustement des contingentements dans les programmes de formation. Mentionnons que l’entente ne sera conclue que pour une durée de 90 jours, puisque la compilation des résultats de l’analyse des données pourra être utilisée pendant plusieurs années. 7. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des documents reçus, la Commission fait les constats suivants : - le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès; - la communication de certains renseignements par la CARRA au MELS est nécessaire pour réaliser la planification de la main-d’œuvre enseignante et ainsi assurer qu’un nombre suffisant d’enseignants sera disponible pour que les établissements d’enseignement remplissent leur mandat auprès de la population; - le MELS et la CARRA ont convenu de différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements communiqués dont la Commission pourra évaluer la pertinence et la suffisance ultérieurement. Ces constats faits, la Commission émet un avis favorable sous réserve de la réception d’une entente approuvée par les organismes concernés dont le contenu est substantiellement conforme au projet soumis. 7 de 7
Québec, le 19 mars 2009 Monsieur Paul Rémillard Directeur, Bureau de l’accès et de la protection Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport Édifice Marie-Guyart, 26 e étage 1035, rue De La Chevrotière Québec (Québec) G1R 5A5 N/Réf. : 09 01 64 Monsieur le Directeur, Pour faire suite à votre demande d’avis du 4 février 2009 concernant le projet d’entente de communication de renseignements personnels entre la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (CARRA) et le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS), la Commission d’accès à l’information (Commission) a procédé à l’examen du projet soumis. À la suite de cet examen, la Commission fait les constats suivants : - le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseigne-ments personnels; - la communication de certains renseignements par la CARRA au MELS est nécessaire pour réaliser la planification de la main-d’œuvre enseignante et ainsi assurer qu’un nombre suffisant d’enseignants sera disponible pour que les établissements d’ensei-gnement remplissent leur mandat auprès de la population; - le MELS et la CARRA ont convenu de différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements communiqués dont la Commission pourra évaluer la pertinence et la suffisance ultérieurement. 1
2 Ainsi, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une entente approuvée par les autorités des organismes concernés dont le contenu est substantiel-lement conforme au projet soumis. Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de mes sentiments distingués. Le secrétaire, JSD/MCA/lp Jean-Sébastien Desmeules p.j. (1) c.c. M me Sophie Vaillancourt, CARRA
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