AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION SUR L’AVENANT N o 1 À L’ENTENTE CONCERNANT LA COMMUNICATION DE CERTAINS RENSEIGNEMENTS NOMINATIFS DANS LE CADRE DE RECHERCHES DES ANTÉCÉDENTS BIOLOGIQUES ENTRE LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC ET LE DIRECTEUR DE LA PROTECTION DE LA JEUNESSE D’UN CENTRE DE PROTECTION DE L’ENFANCE ET DE LA JEUNESSE DOSSIER 100 98 57 Janvier 2015
CONTEXTE En mai 1993, la Commission d’accès à l’information (La Commission) émettait un avis favorable relatif à l’Entente concernant la communication de certains renseignements nominatifs dans le cadre de recherches des antécédents biologiques entre la Régie de l’assurance maladie du Québec et le Directeur de la protection de la jeunesse d’un Centre de protection de l’enfance et de la jeunesse (l’Entente de 1993). En septembre 2014, la Commission a reçu une demande d’avis de la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) sur « l’Avenant n o 1 à l’Entente concernant la communication de certains renseignements nominatifs dans le cadre de recherches des antécédents biologiques entre la Régie de l’assurance maladie du Québec et le Directeur de la protection de la jeunesse d’un Centre de protection de l’enfance et de la jeunesse » (l’Avenant n o 1). La RAMQ a informé la Commission que les modifications énumérées dans l’Avenant n o 1 s’expliquent par la décision de l’organisme de prendre les mesures nécessaires afin de renforcer la sécurité des communications de renseignements personnels qu’il réalise avec les Directions de la protection de la jeunesse (DPJ) dans le cadre de l’Entente de 1993. Cette entente demeurera en vigueur, mais nécessite d’être modifiée pour se conformer non seulement à la politique administrative de la RAMQ intitulée : « Sécurité des échanges d’information » 1 , mais aussi au Cadre global de gestion des actifs informationnels appartenant aux organismes du réseau de la santé et des services sociaux - Volet sur la sécurité 2 du Ministère de la Santé et des Services sociaux. Une copie de ces deux documents a été fournie à la Commission dans le cadre de la présente demande d’avis. Par conséquent, le présent avis porte sur le projet d’avenant reçu à la Commission le 10 novembre 2014, lequel vise à modifier le libellé des clauses 3.1 et 3.2 de l’Entente de 1993. OBJET DES MODIFICATIONS À L’ENTENTE DE 1993 L’article 3.1 de l’Entente de 1993 prévoyait ce qui suit : « Les échanges de renseignements visés par la présente entente se font au moyen du formulaire joint à la présente entente (annexe 1) ou, lorsque le volume le justifie, par support magnétique selon les formats prescrits par la Régie ». 1 RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE, Sécurité des échanges d’information, Politique administrative adoptée le 17 juillet 2006 (Référence : 2-50000-007). 2 MINISTÈRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX, Cadre global de gestion des actifs informationnels appartenant aux organismes du réseau de la santé et des services sociaux, Septembre 2002, ci-après « Cadre global du MSSS ». Page 1 de 4
Comme le prévoit la clause 5 de l’Avenant n o 1, l’article 3.1 de l’Entente de 1993 sera remplacé par le suivant: « Les échanges de renseignements visés par la présente entente se font au moyen du formulaire joint à la présente entente (annexe 1). La RAMQ a informé la Commission que le « support magnétique » ne sera plus utilisé dans le cadre des communications de renseignements. L’article 3.2 de l’Entente de 1993 prévoyait ce qui suit : « La transmission des formulaires ou des disquettes s’effectue par messagerie interne ou par transporteur sécuritaire avec mention « Envoi confidentiel » à l’attention du chef du service Admissibilité et Inscription des bénéficiaires de la Régie. Les réponses sont adressées aux personnes nommées par le D.P.J. conformément au paragraphe 4.6 de la présente entente avec la mention « Envoi confidentiel »». Comme le prévoit la clause 6 de l’Avenant n o 1, l’article 3.2 de l’Entente de 1993 sera remplacé par le suivant: « La transmission des fichiers se fait au moyen d’une télécommunication sécurisée suivant une technologie convenue entre les parties, ou par tout autre moyen sécurisé ». Dans le cadre de sa demande d’avis, la RAMQ a fait part à la Commission des mesures de sécurité qui seront utilisées pour assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels communiqués avec les DPJ. À cet effet, les échanges de renseignements seront réalisés par courrier électronique, au moyen de Winzip 16, lequel logiciel permet la compression et le chiffrement (cryptage) des données. Un mot de passe à dix caractères 3 , communiqué séparément et modifié périodiquement, sera attribué à chaque DPJ. Il appert que la méthode retenue par les parties pour communiquer les renseignements entre elles répond aux exigences énoncées dans le Cadre global du MSSS. ASSISES LÉGALES Le paragraphe 4 de l’alinéa 1 de l’article 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 4 , applicable en l’espèce prévoit: 3 Comprenant à la fois des majuscules/minuscules et des caractères spéciaux. 4 RLRQ, c. A-2.1 ci-après, « Loi sur l’accès ». Page 2 de 4
68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme d'un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou à la mise en oeuvre d'un programme dont cet organisme a la gestion; […] Cette communication s'effectue dans le cadre d'une entente écrite qui indique : […] 4° le mode de communication utilisé; […]. Dans le cadre du présent avis, la Commission doit prendre en considération la conformité du projet d’avenant avec le deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès. Cette disposition prévoit : 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l'entente aux conditions visées à l'article 68 ou à l'article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication; […] CONSTATS Après avoir pris connaissance des documents reçus et de l’information qui lui a été fournie dans le cadre de la présente demande d’avis, la Commission constate que : • l’Avenant n o 1 remplace uniquement les articles 3.1 et 3.2 de l’Entente de 1993. Il sera déposé en annexe de l’Entente de 1993 pour en faire partie intégrante; Page 3 de 4
• les articles de l’Entente de 1993, à l’exception des articles 3.1 et 3.2 relatifs aux modalités et à la fréquence des communications, demeurent en vigueur. S’il devait y avoir un conflit entre l’Entente de 1993 et l’avenant, il est prévu que ce dernier prévaudra; • les mesures de sécurité propres à assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels communiqués en vertu de l’Entente de 1993 demeurent en application; • les parties ont convenu de renforcer les moyens par lesquels sont communiqués les renseignements personnels. Ces derniers seront dorénavant transmis par courrier électronique chiffré, dont les mécanismes de chiffrement et de déchiffrement permettront d’assurer la protection et la confidentialité des données. La Commission comprend que les moyens retenus à cet effet rencontrent les exigences prévues au Cadre global du MSSS; • l’Avenant n°1 ne modifie pas l’objet de l’Entente de 1993, la provenance et la nature des renseignements communiqués ainsi que les obligations découlant de la réception et de la transmission des renseignements personnels. La Commission considère donc que la nécessité des renseignements et que l’impact de leur communication demeurent inchangés par rapport à l’Entente de 1993. En terminant, il y a lieu de souligner qu’il a été porté à l’attention de la RAMQ que l’Entente de 1993 mériterait d’être actualisée dans le cadre de l’Avenant n o 1, et ce, en raison notamment des changements survenus en matière de numérotation d’articles dans la Loi sur l’assurance maladie 5 et de citations de loi utilisées dans l’entente qui ne sont plus d’usages depuis. La RAMQ n’a pas jugé opportun d’y donner suite. CONCLUSION Ces constats faits, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception de l’Avenant n o 1 approuvé et signé par les représentants des organismes concernés et dont le contenu sera substantiellement conforme au projet soumis par la RAMQ le 10 novembre 2014. 5 RLRQ, c. A-29. Page 4 de 4
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