AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT UNE ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE LA FINANCIÈRE AGRICOLE DU QUÉBEC ET LA FÉDÉRATION DES PRODUCTEURS DE POMMES DE TERRE DU QUÉBEC DOSSIER 1009937 Février 2015
1. CONTEXTE La Fédération des producteurs de pommes de terre du Québec (FPPTQ) a présenté à la Commission d’accès à l’information (Commission) un projet d’entente de communication de renseignements personnels concernant des entreprises ou des producteurs de pommes de terre du Québec. Le projet d’entente soumis par la FPPTQ à la Commission est intitulé : « Entente concernant la communication de renseignements détenus par la Financière agricole du Québec dans le cadre du programme d’assurance récolte et des programmes Agri-stabilité, Agri-investissement et Agri-Québec à la Fédération des producteurs de pommes de terre» (l’Entente). Les renseignements demandés par la FPPTQ sont détenus par la Financière agricole du Québec (FADQ) dans le cadre du Programme d’assurance récolte ou des programmes Agri-stabilité, Agri-investissement et Agri-Québec. En vertu de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche 1 , les producteurs d’un produit agricole peuvent soumettre à la Régie des marché agricoles et alimentaires du Québec (la Régie) un projet de plan conjoint permettant d’établir les conditions de production et de mise en marché de ce produit et désigner un syndicat professionnel composé exclusivement de producteurs du produit agricole visé pour appliquer le plan. La FPPTQ a été désignée par les producteurs de pommes de terre du Québec. À ce titre, et conformément à l’article 6 du Plan conjoint des producteurs de pommes de terres du Québec 2 (Plan conjoint), la FPPTQ est chargée de l'application et de l’administration du Plan conjoint approuvé par la Régie. Conformément au Règlement sur l'enregistrement des exploitations et sur la transmission des renseignements des producteurs de pommes de terre du Québec 3 (Règlement sur l’enregistrement), tout producteur visé par le Plan conjoint est tenu de s’enregistrer à la FPPTQ en remplissant un formulaire dédié à cette fin. L’article 1 du règlement prévoit ce qui suit: 1. Tout producteur visé par le Plan conjoint des producteurs de pommes de terre du Québec (chapitre M-35.1, r. 269) est tenu d'enregistrer son exploitation auprès de la Fédération des producteurs de pommes de terre du Québec, au plus tard le 30 juin de chaque année, en remplissant un document fourni à cet effet par la Fédération et en y inscrivant les renseignements suivants : 1° ses nom et adresse; 1 RLRQ, c. M-35.1. 2 RLRQ, c. M-35.1, r. 269. 3 RLRQ, c. M-35.1, r. 267. Page 1 de 7
2° la description des lots servant à la production de pommes de terre avec l'indication de la superficie pour chacun; 3° les cultivars pour chaque lot; 4° l'utilisation à laquelle sa production est destinée; 5° la capacité et le type d'entreposage de pommes de terre dont il dispose; 6° les modalités d'emballage, de conditionnement et de vente de ses pommes de terre; 7° sa signature ou celle d'une personne qu'il autorise. Conformément au Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de pommes de terre du Québec 4 (Règlement sur le fichier des producteurs), la FPPTQ dresse et tient à jour un fichier où elle inscrit les noms et adresses de chaque producteur de pommes de terre dont elle connaît l’identité. L’article 1 du règlement prévoit ce qui suit : 1. La Fédération dresse et tient à jour un fichier où elle consigne les nom et adresse de chaque producteur visé par le Plan conjoint des producteurs de pommes de terre du Québec (chapitre M-35.1, r. 269) dont elle connaît l'identité. Ce fichier indique si le producteur est membre d'un syndicat affilié à la Fédération et, le cas échéant, la catégorie de producteurs à laquelle il appartient. Conformément au Règlement sur le regroupement des producteurs de pommes de terre du Québec en catégories selon leurs activités 5 (Règlement sur le regroupement), la FPPTQ est habilitée, en l’absence de choix exprimés par les producteurs, à regrouper les producteurs de pommes de terre en catégories de production, et ce, sur la foi des renseignements fournis en vertu du Règlement sur l’enregistrement. 2. OBJET DE L’ENTENTE La clause 1 du projet d’entente prévoit que « l’Entente a pour objet de permettre la communication de renseignements détenus par la [FADQ] à la [FPPTQ], afin que celle-ci obtienne les informations nécessaires à l’application du plan conjoint et des différents règlements édictés en vertu de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche 6 ». La clause 2 du projet d’entente prévoit que les renseignements communiqués à la FPPTQ par la FADQ sont : 1. le numéro d’identification ministériel (NIM); 2. le numéro d’entreprise du Québec (NEQ); 3. nom, adresse complète, numéros de téléphone; 4 RLRQ, c. M-35.1, r. 268. 5 RLRQ, c. M-35.1, r. 271, article 4. 6 RLRQ, c. M-35.1. Page 2 de 7
4. la superficie pour chacun des cultivars ensemencés; 5. la superficie ensemencée et la superficie en abandon au champ; 6. les unités productives reliées à la pomme de terre; 7. la valeur des revenus et des inventaires concernant la production de pomme de terre (table, transformation, semence); 8. la destination de la production selon les catégories à l’état frais, à la transformation en prépelage, à la transformation en croustilles et au marché des semences. La nécessité de recevoir communication des renseignements détenus par la FADQ a notamment été présentée dans la section intitulée «Nécessité de la transmission des données et des informations» que l’on retrouve dans le document explicatif présenté à la Commission par la FPPTQ. À cet effet, on constate ce qui suit : La FPPTQ affirme qu’elle ne connaît pas l’identité de toutes les entreprises ou de tous les producteurs de pommes de terre visés par le Plan conjoint et, conséquemment, n’est pas en mesure d’établir la contribution exigible de ces derniers et de tenir à jour le Fichier des producteurs. Ce fichier est détenu par la FPPTQ comme prescrit par le Règlement sur le fichier des producteurs. En raison du fait, d’une part, que la contribution exigible au Plan conjoint est basée sur la superficie et, d’autre part, que la superficie ensemencée en pommes de terre est connue par la FADQ dans le cadre de la participation des producteurs à l’un ou l’autre des programmes offerts par cet organisme, la FPPTQ considère qu'il est essentiel pour elle de pouvoir comparer son fichier avec celui de la FADQ, et ce, aux fins de l’application de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche et de ses règlements. La FPPTQ a porté à l’attention de la Commission qu’il y aurait 254 producteurs de pommes de terre au Québec. Or, certaines statistiques indiqueraient que le nombre réel de producteurs potentiellement visé par le Plan conjoint serait supérieur à ce nombre. C’est dans ce contexte que la FPPTQ a fait valoir à la Commission que les renseignements énumérés à la clause 2 du projet d’entente lui permettront, d’une part, d’assujettir un plus grand nombre de producteurs au Plan conjoint et, d’autre part, d’appliquer la règlementation qui encadre la production et la mise en marché de la pomme de terre produite au Québec. Page 3 de 7
3. ASSISES LÉGALES Ce projet d’entente est soumis à la Commission pour avis en vertu de l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 7 (Loi sur l’accès), et ce, comme le prévoit l’article 28 de la Loi sur La Financière agricole du Québec 8 . 28. L'association accréditée en vertu de la Loi sur les producteurs agricoles (chapitre P-28), une fédération ou un syndicat spécialisé constitués en vertu de la Loi sur les syndicats professionnels (chapitre S-40) ou un office constitué en vertu de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1) peut prendre entente avec la société pour recueillir des renseignements personnels nécessaires pour vérifier l'application des plans conjoints visés par la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche et ses règlements ou pour établir objectivement le niveau des cotisations ou contributions obligatoires en vertu de la Loi sur les producteurs agricoles ou pour en assurer le paiement. L'entente précise notamment la nature des renseignements transmis, les moyens mis en œuvre pour en assurer la confidentialité ainsi que les mesures de sécurité. Cette entente est soumise pour avis à la Commission d'accès à l'information selon les modalités prévues à l'article 70 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). L’article 70 de la Loi sur l’accès prévoit ce qui suit : 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. […]. 7 RLRQ, c. A-2.1. 8 RLRQ, c. L-0.1. Page 4 de 7
4. CONSTATS À l’examen du projet d’entente soumis pour avis et de l’information obtenue, la Commission constate ce qui suit : Quant à la conformité du projet d’entente aux conditions prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès concernant l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour la personne qui en reçoit communication À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact de la communication de renseignements personnels, sans consentement, sur la vie privée des personnes concernées est minimisé, considérant que : le Règlement sur l’enregistrement demande à tout producteur de pommes de terre du Québec visé par le Plan conjoint de s’enregistrer annuellement auprès de la FPPTQ; les noms et adresses des producteurs de pommes de terre sont des renseignements que la FPPTQ est habilitée à recueillir, conformément au Règlement sur le fichier des producteurs. Les numéro de téléphone sont, quant à eux, demandés dans le Formulaire d’enregistrement des exploitations des producteurs de pommes du terre du Québec (Formulaire de la FPPTQ); les NIM (Numéro d’identification ministériel) 9 et les NEQ (Numéro d’entreprise du Québec), serviront de clés de concordance à la FPPTQ dans le cadre de ses communications avec la FADQ; la superficie pour chacun des cultivars ensemencés 10 est un renseignement que la FPPTQ est habilitée à recueillir auprès des producteurs, et ce, conformément au paragraphe 3° de l’article 1 du Règlement sur l’enregistrement; la superficie ensemencée et en abandon 11 est un renseignement que la FPPTQ est habilitée à recueillir, selon le même article cité ci-dessus. Il est demandé au producteur d’inscrire au formulaire de la FPPTQ la description des lots servant à la production de pommes de terre avec l’indication de la superficie pour chacun. C’est en regard de la superficie que les contributions au Plan conjoint sont exigibles; 9 Attribué par le Ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec. 10 Renseignement No.4 de l’Entente. 11 Renseignement No.5 de l’Entente. Page 5 de 7
les unités productives reliées à la pomme de terre 12 désignent les unités propres à chacune des productions végétales (pommes de terre). Les unités indiquent le nombre d’hectares ensemencé par la culture visée. Ce renseignement est prévu au Règlement sur l’enregistrement; la FPPTQ, en tant qu’office de mise en marché, négocie des ententes et des conventions de vente avec diverses associations. Ces ententes comportent des clauses d’approvisionnement et de fixation des prix du produit. La valeur des revenus 13 est le moyen retenu pour établir si les prix indiqués dans les conventions de vente sont respectés; le Règlement sur le regroupement prévoit que la FPPTQ regroupe les producteurs en catégories 14 ; des renseignements communiqués par la FADQ concernent des données relatives aux activités commerciales d’entreprises agricoles visées par le Plan conjoint; les renseignements personnels communiqués par la FADQ ne seront utilisés qu’aux fins prévues par l’entente dans le cadre de l’administration du Plan conjoint par la FPPTQ. Quant à la nature des renseignements transmis, les mesures de sécurité et les moyens mis en œuvre pour en assurer la confidentialité, conformément à l’article 28 de la Loi sur la Financière agricole du Québec Comme prévu aux clauses 3.2, 4.1, 4.2 et 4.3 du projet d’entente, la Commission constate que des mesures de sécurité sont prévues pour assurer la protection, l’usage restreint et la confidentialité des renseignements personnels faisant l’objet de la communication dans le cadre de la présente entente. 5. ANALYSE La Commission est informée que tout producteur de pommes de terre visé par le Plan conjoint est tenu de s’enregistrer auprès de la FPPTQ, et ce, en vertu du Règlement sur l'enregistrement. La FPPTQ a informé la Commission qu’elle ne connaît pas l’identité de toutes les personnes visées par le Plan conjoint alors qu'elles sont tenues de s’enregistrer 12 Renseignement No.6 de l’Entente. 13 Renseignement No.7 de l’Entente. 14 Renseignement No.8 de l’Entente. Page 6 de 7
auprès de celle-ci selon la règlementation en vigueur. Les contraintes rencontrées par la FPPTQ qui l’empêcheraient de connaître l’identité de tous les producteurs de pommes de terre du Québec sont exposées dans le document explicatif qu’elle a présenté à la Commission dans le cadre de la présente demande d’avis. À la lumière de ce qui précède, la Commission considère qu'il est nécessaire à la FPPTQ de recevoir communication de la FADQ des noms, adresses postales et numéros de téléphone des producteurs de pommes de terre du Québec, lesquels sont assujettis au Plan conjoint. Ces renseignements permettront à la FPPTQ de communiquer avec ses personnes pour les enregistrer. La Commission constate que FPPTQ est habilitée par les lois et la règlementation en vigueur à recueillir les renseignements prévus à l’Entente. 6. CONCLUSION Ces constats faits, la Commission émet un avis favorable sous réserve de la réception d’une entente approuvée et signée par les organismes concernés dont le contenu sera substantiellement conforme au dernier projet d’entente soumis. Page 7 de 7
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