AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT UNE ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE LE MINISTÈRE DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE ET REVENU QUÉBEC DOSSIER 1010373 Mars 2015
1. CONTEXTE Le 18 décembre 2014, la Commission d’accès à l’information (la Commission) a reçu un projet d’entente de communication de renseignements personnels entre le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) et Revenu Québec. Ce projet s’intitule « Entente relative à la communication de renseignements en matière d’aide financière de dernier recours – Test Pilote » (l’Entente). Le projet d’Entente a pour objet de déterminer les termes, conditions et modalités d’un test pilote qui est requis pour évaluer la volumétrie de nouveaux renseignements qui sont nécessaires au MESS pour optimiser le recouvrement de créances et la vérification de la conformité dans le cadre des processus d’attribution de l’aide et d’enquête en application de la Loi sur l’aide aux personnes et aux familles (LAPF) 1 . Si les résultats du test pilote sont concluant pour le MESS, l’« Entente relative à la communication quotidienne de renseignements en matière d’aide financière de dernier recours » qui a fait l’objet, en septembre 2008, d’un avis favorable 2 de la Commission sera modifié afin de prévoir la communication des seuls renseignements ayant une volumétrie jugée probante pour le MESS. Cette modification sera soumise à la Commission pour avis. Le projet d’Entente est soumis en vertu de l’article 69.8 de la Loi sur l’administration fiscale (LAF) 3 , qui prévoit que la communication d’un renseignement contenu dans un dossier fiscal ne peut se réaliser que dans le cadre d’une entente écrite soumise à la Commission pour avis. Le présent avis porte sur le projet d’Entente tel que modifié le 16 février 2015 et qui comprend les annexes A, B, C et D. 2. OBJET DE L’ENTENTE Le projet d’Entente, comme spécifié à la clause 1, a pour objet de déterminer les termes, conditions et modalités du test pilote requis pour évaluer la volumétrie de nouveaux renseignements qui sont nécessaires au MESS pour optimiser le recouvrement de créances et la vérification de la conformité dans le cadre des processus d’attribution de l’aide et d’enquête. 3. ASSISES LÉGALES Pour évaluer le projet d’Entente, la Commission doit se référer à plusieurs dispositions législatives, et plus particulièrement : 1 RLRQ, chapitre A-13.1.1. 2 Avis de la Commission d’accès à l’information sur l’entente relative à la communication quotidienne de renseignements en matière d’aide financière de dernier recours entre le Ministère de l’emploi et de la solidarité sociale et le Ministère du revenu de Québec, Septembre 2008 (Dossier 08 12 70). 3 RLRQ, chapitre A-6.002. Page 2 de 8
- à l’article 84 de la LAPF qui prévoit ce qui suit : 84. Sous réserve du deuxième alinéa, le ministre peut prendre entente avec un ministère ou un organisme du gouvernement du Québec ou d'un autre gouvernement, une personne ou une entreprise, dont le nom apparaît dans la liste dressée par le gouvernement et publiée à la Gazette officielle du Québec, pour recueillir ou communiquer un renseignement personnel nécessaire à l'application de la présente loi et de ses règlements, notamment: 1° pour vérifier l'admissibilité d'une personne ou de sa famille à un montant accordé en vertu de la présente loi et établir ce montant; 2° pour identifier, y compris par un appariement de fichiers, une situation non déclarée par une personne qui est de nature à influer sur le montant qui lui est accordé ou qui lui a été accordé en vertu de la présente loi; 3° pour vérifier la solvabilité d'une personne qui doit rembourser un montant en vertu du chapitre II du présent titre ou identifier son lieu de résidence; 4° pour vérifier la survenance d'un événement ou l'existence d'un droit visé à l'article 90, ainsi que la date et les modalités de réalisation de ce droit. Le ministre peut également prendre une telle entente avec le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences du Canada, ainsi qu'avec les ministères et organismes suivants du gouvernement du Québec: le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport, le ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie, le ministère de la Justice, le ministère de l'Immigration et des Communautés culturelles, le ministère de la Sécurité publique, l'Agence du revenu du Québec, la Commission de la santé et de la sécurité du travail, la Régie de l'assurance maladie du Québec, la Régie des rentes du Québec et la Société de l'assurance automobile du Québec. Le ministre peut, aux fins d'identifier des personnes visées par une entente mentionnée au présent article, communiquer leur nom, date de naissance, sexe, adresse, numéro d'assurance maladie, numéro d'assurance sociale et numéro de dossier. Le ministère, l'organisme, la personne ou l'entreprise qui reçoit ces renseignements doit les détruire lorsque les fins pour lesquelles ils ont été communiqués sont accomplies à moins qu'il n'y ait légalement droit. Ces renseignements sont échangés conformément à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). Page 3 de 8
- aux articles 69.1 et 69.8 de la LAF qui prévoient que : 69.1. Un renseignement contenu dans un dossier fiscal peut être communiqué, sans le consentement de la personne concernée, aux personnes mentionnées au deuxième alinéa et pour les seules fins prévues à cet alinéa. Les personnes qui ont ainsi droit à une telle communication sont les suivantes: […] j) le ministre de l'Emploi et de la Solidarité sociale, mais uniquement dans la mesure où ce renseignement est nécessaire pour vérifier l'admissibilité d'une personne ou de sa famille à un programme ou à une mesure en vertu de la Loi sur l'aide aux personnes et aux familles (chapitre A-13.1.1), pour établir le montant qui peut être accordé à cette personne ou à sa famille en vertu de cette loi, pour identifier une situation non déclarée par cette personne ou un membre de sa famille, ainsi que pour vérifier le lieu de résidence et la solvabilité d'une personne qui doit rembourser un montant en vertu du chapitre II du titre III de cette loi; […] 69.8. La communication d'un renseignement contenu dans un dossier fiscal ne peut se faire, en vertu de l'un des paragraphes a.1 à e de l'article 69.0.1, de l'article 69.1, à l'exception des paragraphes a à d, i, s, x, y et z.1 du deuxième alinéa, ou de l'article 69.2, que dans le cadre d'une entente écrite précisant notamment: a) la nature des renseignements communiqués et les fins pour lesquelles ils sont communiqués; b) les modes de communication utilisés; c) les moyens mis en œuvre et les mesures de sécurité prises pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués; d) la périodicité de la communication; e) les moyens retenus pour informer les personnes concernées; f) la durée de l'entente. Une entente visée au premier alinéa doit être soumise à la Commission d'accès à l'information pour avis et elle entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou, à défaut d'avis, le 60 e jour suivant la réception de l'entente par la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l'entente. […] Page 4 de 8
4. CONSTATS À la suite de l’analyse du projet d’Entente et à la lumière des informations qui lui ont été fournies par Revenu Québec, la Commission a pris en considération les éléments suivants prévus à l’article 69.8 de la LAF pour rendre son avis. La nature des renseignements communiqués et les fins pour lesquelles ils sont communiqués Tel que mentionné précédemment, le projet d’Entente a pour objet de déterminer les termes, conditions et modalités du test pilote requis pour évaluer la volumétrie de nouveaux renseignements qui sont nécessaires au MESS pour optimiser le recouvrement de créances et la vérification de la conformité dans le cadre des processus d’attribution de l’aide et d’enquête. La clause 2 du projet d’Entente précise que les renseignements communiqués entre le MESS et Revenu Québec sont ceux énumérés à l’Annexe A selon la fréquence et les modalités prévues à cet effet. L’article 1.1 de l’Annexe A du projet d’Entente précise les renseignements que le MESS transmettra à Revenu Québec. Ces derniers concernent une sélection de débiteurs, de prestataires et de conjoints non déclarés sous enquête. Revenu Québec comparera les renseignements ainsi transmis avec ses propres donnés. Par la suite, Revenu Québec fera parvenir au MESS une série de renseignements concernant non seulement les débiteurs identifiés, mais aussi les prestataires et conjoints non déclarés sous enquête. Ces renseignements portent sur l’année fiscale la plus récente. La Commission constate que les renseignements communiqués seront à la fois des renseignements permettant d’identifier une personne physique que des renseignements de nature fiscale. Les modes de communication utilisés La Commission constate que les renseignements énumérés à l’Annexe A du projet d’Entente seront communiqués au moyen d’un courriel sécurisé, comme expliqué par Revenu Québec. Ainsi, comme mentionné à l’article 2.2.1 de l’Annexe A du projet d’Entente, la communication des renseignements s’effectuera de la façon suivante : - Une personne autorisée du MESS communique par téléphone avec la personne autorisée de Revenu Québec pour que cette dernière initie le courriel sécurisé; - Une personne autorisée du MESS envoie un fichier Excel (ou semblable) à la personne autorisée de Revenu Québec par courriel sécurisé; Page 5 de 8
- La personne autorisée de Revenu Québec complète le fichier avec l’information disponible; - La personne autorisée de Revenu Québec renvoie le fichier complété à la personne autorisée du MESS par courriel sécurisé. Il est précisé, à l’article 2.2.2 de l’Annexe A du projet d’Entente, que la personne autorisée peut échanger verbalement avec son vis-à-vis pour clarifier des informations prévues au fichier. Les moyens mis en œuvre et les mesures de sécurité prises pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués La clause 5 du projet d’Entente précise que les parties veillent à ce que leurs processus et systèmes leur permettent de se communiquer les renseignements visées par le projet d’Entente, et ce, de façon sécuritaire. À ce titre, comme mentionné précédemment, des mesures de sécurité entourant la communication des renseignements sont mises en place par les deux organismes. La clause 6 du projet d’Entente mentionne que le MESS reconnaît le caractère confidentiel des renseignements reçus en vertu du projet d’Entente et qu’il prend plusieurs engagements à cet effet. Au surplus, l’Annexe B du projet d’Entente précise les mesures de sécurité, de contrôle et de conservation des renseignements personnels. Cette annexe stipule notamment que : - Les parties assurent la confidentialité des renseignements communiqués, transmis ou rendus accessibles en vertu du projet d’Entente; - L’accès au fichier n’est permis qu’aux personnes autorisées et que les renseignements communiqués par chaque partie sont versés dans des journaux de transactions informatiques, lesquels peuvent faire l’objet de contrôle et de vérification afin de détecter les accès non autorisés; - Les renseignements protégés sont détruits dès la fin du test pilote, sous réserve de ce que prévoit la Loi sur les archives 4 , et ce, de façon sécuritaire. La périodicité de la communication La clause 2.1 de l’Annexe A du projet d’Entente précise que le MESS transmettra une seule fois un fichier contenant les demandes pour l’exécution du test pilote. 4 RLRQ, c. A-21.1. Page 6 de 8
Les moyens retenus pour informer les personnes concernées Le projet d’Entente précise les moyens que chacun des organismes prendra pour informer les personnes concernées, à savoir que : - La clause 17 du projet d’Entente prévoit que Revenu Québec prendra les dispositions nécessaires pour informer les personnes concernées de la communication des renseignements confidentiels qu’il détient, notamment par une publication dans le Guide de la déclaration de revenus. - La clause 18 du projet d’Entente prévoit que le MESS prendra les dispositions nécessaires pour informer les requérants et les prestataires des ententes d’échange de renseignements convenues avec d’autres organisations, par l’insertion, dans les formulaires de demande de prestations d’aide financière de dernier recours, d’un avis indiquant que des renseignements peuvent être transmis ou obtenus et que des vérifications peuvent être faites auprès de divers organismes publics ou privés afin de vérifier leur admissibilité et d’établir le montant des prestations. La durée de l’entente La clause 23 du projet d’Entente précise que celle-ci est d’une durée indéterminée et qu’elle sera en vigueur uniquement pour la durée nécessaire à l’exécution du test pilote. 5. ANALYSE À la lumière des informations qui lui ont été fournies par Revenu Québec dans le cadre de sa demande d’avis sur le projet d’entente avec le MESS, la Commission constate ce qui suit : le projet d’Entente a été présenté pour avis à la Commission par Revenu Québec conformément à l’article 69.8 de la LAF; le projet d’Entente contient les éléments énumérés aux paragraphes a) à f) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF; les fins poursuivies par le projet d’Entente sont d’effectuer un test pilote qui, si les résultats sont concluants pour le MESS, nécessitera, à une étape ultérieure, de modifier l’Entente relative à la communication quotidienne de renseignements en matière d’aide financière de dernier recours (numéro de dossier CAI 08 12 70); l’Annexe A du projet d’Entente énumère les renseignements nécessaires à la réalisation du test pilote que le MESS et Revenu Québec devront se communiquer ainsi que la fréquence et les modalités de communication de ceux-ci; Page 7 de 8
le projet d’Entente prévoit que le MESS et Revenu Québec mettront en place des mesures de sécurité adéquates afin d’assurer le caractère confidentiel et la protection des renseignements communiqués; les renseignements communiqués, sans le consentement des personnes concernées, sont nécessaires à la réalisation de l’objet poursuivi par le projet d’Entente; le projet d’Entente prévoit que le MESS et Revenu Québec prendront les moyens qui sont prévus aux clauses 17 et 18 pour informer les citoyens de la communication de leurs renseignements. 6. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une entente approuvée et signée par les organismes concernés dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’Entente soumis, y incluant les modifications mentionnées le 16 février 2015 à l’effet que : - la dernière ligne de l’article 1.2.2 h) de l’Annexe A du projet d’Entente doit désormais se lire comme suit « Relevé 27 : case A et B, le numéro d’entreprise du Québec, le numéro d’identification et le type de bénéficiaire »; - l’article 1.3. d) de l’Annexe A du projet d’Entente doit désormais se lire comme suit : « tous les renseignements prévus à l’article 1.2.2. en ajoutant le Relevé 8 à l’énumération des relevés ». Page 8 de 8
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