AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION DU QUÉBEC CONCERNANT UNE ENTENTE DE COMMUNICATION DE FICHIERS DE RENSEIGNEMENTS DANS LE CADRE DE L’ENQUÊTE SUR LES PRATIQUES DE FORMATION EN EMPLOI AU QUÉBEC ENTRE LE MINISTRE DES FINANCES ET L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC DOSSIER 101 03 86 Février 2015
101 03 86 1. CONTEXTE Le ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) et la Commission des partenaires du marché du travail (CPMT) ont mandaté l’ISQ afin de réaliser une enquête sur les pratiques de formation dans les entreprises du Québec pour l’année d’imposition 2014. Il s’agit du deuxième mandat confié à l’ISQ. Le premier mandat a également fait l’objet d’une entente entre Revenu Québec et l’ISQ, lequel avait reçu un avis favorable de la Commission le 24 août 2012. 1 Cette enquête permettra à la CPMT de préparer le rapport qu’elle doit remettre au ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale au plus tard le 22 juin 2018, et ce, conformément à l’article 68 de la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main d’œuvre 2 . L’enquête permettra également d’alimenter le rapport stratégique du MESS qui sera déposé à l’Assemblée nationale au printemps 2016. Afin de réaliser les travaux confiés par le MESS, l’ISQ doit détenir les renseignements nécessaires à la réalisation de l’enquête. Revenu Québec est en mesure de fournir les renseignements et les statistiques nécessaires à l’ISQ. Dans ce contexte, Revenu Québec soumet pour avis à la Commission d’accès à l’information (la Commission) un projet d’entente de communication de renseignements personnels intitulé « Entente de communication de fichiers de renseignements dans le cadre de l’enquête sur les pratiques de formation en emploi au Québec » (l’Entente) entre le ministre des Finances 3 et l’Institut de la statistique du Québec (ISQ). Conformément à l’article 69.8 de la Loi sur l’administration fiscale 4 , la communication d’un renseignement contenu dans un dossier fiscal ne peut se réaliser que dans le cadre d’une entente écrite soumise à la Commission pour avis. 2. OBJET DE L’ENTENTE L’entente a pour objet de déterminer les conditions et modalités selon lesquelles Revenu Québec communique à l’ISQ des fichiers de renseignements afin de 1 Dossier 100 50 45 2 RLRQ, c. D-8.3, a. 68 3 Exerçant les fonctions et assumant les responsabilités du ministre du Revenu, conformément au décret 362-2014 du 24 avril 2014. 4 RLRQ, c. A-6.002, ci-après la LAF.
101 03 86 réaliser l’enquête sur les pratiques de formation en emploi en 2014 dans les entreprises ayant une masse salariale de 250 000 $ et plus au Québec. Un rapport sur les résultats de l’enquête sera également fait. 3. ASSISES LÉGALES La Commission constate que le projet d’entente réfère aux dispositions législatives suivantes : - Articles 2 et 5 de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec 5 2. L’Institut a pour mission de fournir des informations statistiques qui soient fiables et objectives sur la situation du Québec quant à tous les aspects de la société québécoise pour lesquels de telles informations sont pertinentes. L’Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement, sauf à l’égard d’une telle information que ceux-ci produisent à des fins administratives. Il est le responsable de la réalisation de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général. 5. Pour la réalisation de sa mission, l’Institut peut: 1° faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec; […] 5° fournir aux ministères et organismes du gouvernement et à ses autres clients des services de nature scientifique ou technique dans le domaine de la statistique; 11. Lorsque l’Institut recueille un renseignement auprès d’une personne, il doit au préalable s’identifier et l’informer: 1° du but de l’enquête; 2° du caractère obligatoire ou facultatif de la demande; 3° le cas échéant, de l’existence de toute entente sur le partage de données et du droit de s’opposer par écrit, conformément à l’article 10, à ce que les renseignements soient communiqués à l’autre partie à l’entente. Le directeur général détermine qu’une demande a un caractère obligatoire s’il est d’avis que cela est nécessaire pour assurer la fiabilité des statistiques produites. Toute personne est tenue de répondre à une demande de renseignements à caractère obligatoire de l’Institut aux fins de la présente loi et de lui transmettre ces renseignements dans le délai et selon la forme qu’il prescrit. 25. Le directeur général, les fonctionnaires et toute autre personne dont les services sont utilisés par le directeur général dans l’exercice de ses fonctions ne 5 RLRQ, c. I-13.011, ci-après la LISQ.
101 03 86 peuvent révéler ni faire révéler, par quelque moyen que ce soit, des renseignements obtenus en vertu de la présente loi si ces révélations permettent de rattacher un renseignement à une personne, à une entreprise, à un organisme ou à une association en particulier. - Extraits pertinents des articles 2, 69.1 et 69.8 de la LAF 2. Le ministre du Revenu est responsable de l'application des lois fiscales. Il assume en outre toute autre responsabilité qui lui est confiée par une autre loi ou par le gouvernement. 69.1. Un renseignement contenu dans un dossier fiscal peut être communiqué, sans le consentement de la personne concernée, aux personnes mentionnées au deuxième alinéa et pour les seules fins prévues à cet alinéa. Les personnes qui ont ainsi droit à une telle communication sont les suivantes : […] k) l’Institut de la statistique du Québec, mais uniquement dans la mesure où le renseignement est nécessaire à l’application de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011); […]. 69.8. La communication d’un renseignement contenu dans un dossier fiscal ne peut se faire, en vertu de l’un des paragraphes a.1 à e de l’article 69.0.1, de l’article 69.1, à l’exception des paragraphes a à d, i, s, x, y et z.1 du deuxième alinéa, ou de l’article 69.2, que dans le cadre d’une entente écrite précisant notamment : a) la nature des renseignements communiqués et les fins pour lesquelles ils sont communiqués; b) les modes de communication utilisés; c) les moyens mis en œuvre et les mesures de sécurité prises pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués; d) la périodicité de la communication; e) les moyens retenus pour informer les personnes concernées; f) la durée de l’entente. Une entente visée au premier alinéa doit être soumise à la Commission d’accès à l’information pour avis et elle entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou, à défaut d’avis, le 60e jour suivant la réception de l’entente par la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le
101 03 86 cas échéant, les conditions qu’il entend fixer ainsi qu’un avis à l’effet qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. Le présent article s’applique malgré les articles 67.3, 67.4, 68, 68.1 et 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). - Articles 4 et 8 de la Loi sur l’Agence du revenu du Québec 6 4. L'Agence a pour mission de fournir au ministre du Revenu l'appui nécessaire à l'application ou à l'exécution de toute loi dont la responsabilité est confiée au ministre ainsi que de lui fournir l'appui nécessaire pour s'acquitter de toute autre responsabilité qui lui est confiée par une loi, un règlement, un décret, un arrêté ou une entente. Elle perçoit des sommes affectées au financement des services publics de l'État et participe aux missions économique et sociale du gouvernement en administrant notamment des programmes de perception et de redistribution de fonds. 8. Le président-directeur général exerce les fonctions et les pouvoirs du ministre qui sont relatifs à l'application ou à l'exécution de toute loi ou entente ou de tout règlement, décret ou arrêté à l'endroit de toute personne ou de toute entité sujette à cette application ou à cette exécution. […]. 4. CONSTATS À l’examen du projet d’entente soumis pour avis et à la lumière des informations qui lui ont été fournies par Revenu Québec et l’ISQ, la Commission a pris en considération les éléments suivants prévus à l’article 69.8 de la LAF pour rendre son avis. Quant à la nature des renseignements communiqués et les fins pour lesquelles ils sont communiqués Tel que mentionné précédemment, l’Entente a pour objet de déterminer les conditions et modalités selon lesquelles Revenu Québec communique des renseignements à l’ISQ, et ce, afin de réaliser une enquête sur les pratiques de formation en emploi en 2014 dans les entreprises ayant une masse salariale de 250 000 $ et plus au Québec. 6 RLRQ, c. A-7.003.
101 03 86 La clause 2 du projet d’entente précise que les renseignements communiqués entre Revenu Québec et l’ISQ sont ceux énumérés à l’annexe A selon les modalités et la fréquence qui sont prévues à cet effet. Les renseignements communiqués à l’ISQ par Revenu Québec sont énumérés à l’article 1 de l’annexe A du projet d’entente. Selon l’article 1 de l’annexe A, les renseignements communiqués concernent les entreprises ayant une masse salariale de 250 000 $ et plus pour les années civiles 2013 et 2014. La Commission constate que le fichier communiqué contiendra, entre autres, le nom de l’entreprise, son adresse complète, le nom et prénom du représentant ainsi que ses numéros de téléphone. Par ailleurs, compte tenu que toutes les formes juridiques d’entreprises seront comprises dans les fichiers communiqués à l’ISQ, ceux-ci pourront inclure le nom des personnes physiques faisant affaires sous leurs noms et prénoms. L’ISQ précise également que l’année de référence pour l’Enquête est 2014. Toutefois, « l’échantillon sera sélectionné à partir d’une base de sondage 2013. Nous aurons donc besoin des données de 2013 pour établir l’admissibilité (masse salariale).» L’ISQ précise que les renseignements communiqués par Revenu Québec concernent environ 55 000 entreprises ayant une masse salariale de 250 000 $ et plus. Le fichier communiqué servira de référence afin de sélectionner un échantillon d’environ 6400 entreprises. De plus, l’ISQ mentionne que les répondants dans les entreprises sélectionnées recevront, dans un premier temps, une lettre d’introduction et le questionnaire de l’enquête par voie postale, incluant l’adresse web pour répondre en ligne. Deuxièmement, un suivi téléphonique sera réalisé par l’ISQ, soit environ deux semaines après l’envoi du questionnaire, et ce, afin de recueillir les réponses fournies par le répondant de l’entreprise n’ayant pas répondu par voie postale ou en ligne. La collecte des renseignements devrait débuter le 5 août 2015 et prendre fin le 31 octobre 2015. L’ISQ indique également que l’enquête sera obligatoire pour les entreprises sélectionnées conformément à l’article 11 de la LISQ. Enfin, l’ISQ indique que le MESS et la CPMT recevront un fichier dénominalisé concernant les réponses fournies par les entreprises qui auront répondu à l’enquête. Les entreprises seront informées de cette communication.
101 03 86 Quant aux modes de communication utilisés et à la périodicité de la communication La Commission prend acte que le projet d’entente prévoit que les renseignements énumérés à l’annexe A seront communiqués de façon sécuritaire, sur un support d’information jugé adéquat par les deux parties. L’article 2 de l’annexe A prévoit que les renseignements personnels énumérés à l’article 1 de l’annexe A seront chiffrés et transmis de façon sécuritaire par Revenu Québec le 10 juillet 2015. Par ailleurs, afin de mettre à jour le portrait de la population, Revenu Québec transmettra à l’ISQ, le 16 octobre 2015, un tableau présentant l’effectif pour chacune des cellules résultant du croisement des variables de l’article 1 de l’annexe A. Quant aux moyens mis en œuvre et aux mesures de sécurité prises pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués L’article 5 du projet d’entente prévoit que les fichiers de renseignements communiqués demeurent la propriété de Revenu Québec. L’ISQ reconnaît également le caractère confidentiel de ces renseignements et s’engage à : - Protéger ces renseignements et à leur appliquer les mesures de sécurité, de conservation et de contrôle prévues à l’annexe B; - Ne pas les utiliser ou permettre qu’ils soient utilisés à des fins différentes de celles prévues par l’entente; - Ne pas communiquer ou permettre que soient communiquées les données brutes obtenues; plus particulièrement, l’ISQ s’engage à ne pas altérer ou autrement communiquer les fichiers de renseignements ou un extrait de ceux-ci à qui que ce soit, sans l’autorisation de Revenu Québec Toutefois, à des fins d’amélioration de l’échantillon par l’ajout de numéros de téléphone aux noms et adresses des entreprises visées par l’Enquête, Revenu Québec autorise l’ISQ à communiquer à un tiers un extrait du fichier de renseignements, soit : • Le nom de l’entreprise; • L’adresse de l’entreprise (numéro civique, rue, bureau, ville, province, numéros de téléphone); • Le code postal de l’entreprise.
101 03 86 - Avant la communication, obtenir un engagement à la confidentialité complété par toute personne à qui le renseignement peut être communiqué conformément à l’article 25 de la LISQ; - Ne pas coupler les renseignements obtenus avec les autres fichiers qu’il détient, sous réserve de l’exception prévue au deuxième alinéa du paragraphe 5.3 de l’entente; - Aviser immédiatement Revenu Québec de tout incident susceptible d’entrainer la perte des fichiers de renseignements ou d’une partie de ceux-ci; - Collaborer avec l’autre partie à toute vérification concernant le respect de la confidentialité des renseignements communiqués et le contrôle de leur utilisation. L’article 1 de l’annexe B précise les mesures de sécurité que l’ISQ prendra afin d’assurer la protection des renseignements personnels obtenus de Revenu Québec : - Les mesures de sécurité en vigueur au sein de l’ISQ assurent la préservation, l’intégrité et la confidentialité des renseignements notamment en limitant l’accès à ses employés concernés dans l’exercice de leurs fonctions; - L’original du fichier de renseignement et la copie de sécurité que l’ISQ est autorisé à créer sont conservés dans la salle des ordinateurs (sur des serveurs à accès restreint au personnel autorisé et dans un dossier barré) qui est protégée par une entrée à accès restreint; - L’accès aux renseignements inscrits (zone à accès restreint sur les serveurs) est limité par un code identifiant permanent attribué spécifiquement à chaque opérateur autorisé à travailler sur un terminal et par l’utilisation d’un mot de passe individuel que chaque opérateur s’attribue pour une durée maximale de 40 jours. Ce mot de passe n’est connu que de cet opérateur et peut être changé tous les jours à son gré; - Les documents sur lesquels apparaissent des données obtenues de Revenu Québec sont soumis aux procédures de gestion des documents en vigueur à l’ISQ. Par ailleurs, il est indiqué que l’ISQ applique la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des
101 03 86 entreprises du gouvernement 7 ainsi que la Directive sur la sécurité de l’information gouvernementale entrée en vigueur le 15 janvier 2014. Quant aux moyens retenus pour informer les personnes concernées Le projet d’entente contient une section intitulée « Information des citoyens ». L’article 9.1 du projet d’entente prévoit que Revenu Québec prend les dispositions nécessaires pour informer les personnes concernées que des renseignements provenant de leur dossier fiscal peuvent être communiqués à l’ISQ, notamment par la publication dans le Guide de la déclaration de revenus, d’un avis précisant les pouvoirs que lui donne la LAF en matière de communication de renseignements L’article 9.2 du projet d’entente précise quant à lui que l’ISQ prend les moyens nécessaires pour informer les personnes concernées que les renseignements proviennent de Revenu Québec. Quant à la durée de l’entente L’article 11 du projet d’entente prévoit que l’Entente entrera en vigueur lors de l’apposition de la dernière signature et suite à l’avis favorable de la Commission et prendra fin au plus tard le 30 avril 2019. 5. ANALYSE À la lumière des informations qui lui ont été fournies par Revenu Québec dans le cadre de sa demande d’avis sur le projet d’entente avec l’ISQ, la Commission constate ce qui suit : o le projet d’entente a été présenté pour avis à la Commission par Revenu Québec conformément à l’article 69.8 de la LAF; o la Commission constate que le projet d’entente contient les éléments énumérés aux paragraphes a) à f) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF; o l’annexe A du projet d’entente énumère les renseignements nécessaires à l’exécution du mandat qui seront communiqués par Revenu Québec à l’ISQ 7 RLRQ, c. G-1.03)
101 03 86 dans le cadre de l’Entente ainsi que la fréquence et les modalités de communication de ceux-ci; o le projet d’entente prévoit que Revenu Québec et l’ISQ ont convenu de mesures de sécurité qu’ils considèrent adéquates afin d’assurer le caractère confidentiel et la protection des renseignements communiqués; o les renseignements communiqués concernent des entreprises; o l’ISQ recevra les renseignements concernant les entreprises ayant une masse salariale de 250 000$ et plus pour les années civiles 2013 et 2014; o les renseignements d’identifications communiqués par Revenu Québec à l’ISQ permettront également à l’ISQ de recruter les entreprises afin de participer à l’enquête; o les renseignements concernant la masse salariale et le statut de l’entreprise permettront à l’ISQ de s’assurer que les entreprises correspondent aux critères de sélection; o le projet d’entente prévoit que les organismes prendront les moyens qui sont prévus à l’article 9 pour informer les entreprises de la communication de leurs renseignements. 6. CONCLUSION Pour ces considérations, la Commission émet un avis favorable sous réserve de la réception d’une entente approuvée et signée par les organismes concernés dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente soumis.
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