AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ADDENDUM N o 1 À L’ENTENTE PORTANT SUR LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION D’ÉTUDES ET D’ÉVALUATIONS FAITES EN APPLICATION DE LA LOI SUR L’INSTITUT NATIONAL D’EXCELLENCE EN SANTÉ ET EN SERVICES SOCIAUX INTERVENUE ENTRE LE MINISTRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX ET LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC ET L’INSTITUT NATIONAL D’EXCELLENCE EN SANTÉ ET EN SERVICES SOCIAUX DOSSIER 101 27 18 Mai 2017
Dossier : 1012718 Page 1 de 3 CONTEXTE En juillet 2016, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , la Commission d’accès à l’information (la Commission) a émis un avis favorable concernant l’«Entente portant sur la communication de renseignements nécessaires à la réalisation d’études et d’évaluations faites en application de la Loi sur l’Institut national d’excellence en santé et en services sociaux» (Entente de 2016). Cette entente est intervenue entre le ministère de la Santé et des Services sociaux, la Régie de l’assurance maladie du Québec et l’Institut national d’excellence en santé et en services sociaux (INESSS), en application de la Loi sur l’Institut national d’excellence en santé et en services sociaux 2 . Comme prévu à la clause 2 de l’Entente de 2016, celle-ci couvre les 90 projets de recherche inscrits au Plan triennal d’activités 2016-2019 de l’INESSS (Plan triennal), lesquels nécessitent l’utilisation de renseignements personnels. Les projets de recherche et les fichiers de renseignements nécessaires à l’organisme pour réaliser ses activités d’étude et d’analyse sont énumérés à l’annexe 1 de l’Entente 3 . Selon l'article 11 de la Loi sur l'INESSS, de nouveaux projets de recherche peuvent s’ajouter au Plan triennal ayant reçu l'approbation du ministre de la Santé et des Services sociaux (ministre). Cette disposition prévoit ce qui suit : 11. L’Institut soumet à l’approbation du ministre, à la date et dans la forme que ce dernier détermine, son plan triennal d’activités comprenant ses priorités. Il doit également, au plus tard le 31 mars de chaque année, transmettre au ministre une mise à jour annuelle de ce plan. L’Institut rend public, sur son site Internet, son plan triennal d’activités au plus tard 60 jours après son approbation par le ministre. Il rend également publique de la même manière chacune des mises à jour annuelles de ce plan au plus tard 60 jours après sa transmission au ministre. L’INESSS a informé la Commission que la mise à jour du Plan triennal a été transmise au ministre le 31 mars 2017. Comme cette mise à jour contient de nouveaux projets, elle doit être soumise pour avis à la Commission conformément à la clause 2.1 de l’Entente de 2016 qui se lit comme suit : 2.1. En cours d’année, les nouveaux projets de l’Institut nécessitant l’accès à des renseignements personnels devront faire l’objet d’une mise à jour du plan triennal d’activités de l’Institut et d’un addenda à la présente entente qui sera soumis pour avis à la Commission d'accès à 1 RLRQ, c. A-2.1, ci-après « la Loi sur l’accès ». 2 RLRQ, c. I-13.03, ci-après « la Loi sur l’INESSS ». 3 Liste des renseignements du Plan triennal d’activités 2016-19 de l’INESSS.
Dossier : 1012718 Page 2 de 3 l'information du Québec. Le modèle d’addenda pour inclure de nouveaux projets à l’entente est présenté à l’annexe 2. En mai 2017, la Commission a reçu de l’INESSS le document intitulé « Addendum No1 à l’Entente portant sur la communication de renseignements nécessaires à la réalisation d’études et d’évaluations faites en application de la Loi sur l’Institut national d’excellence en santé et en services sociaux » (Addendum No1). CONSTATS La Commission constate que le projet d’Addendum N°1 contient deux objets distincts qui requièrent son avis, et ce, en application de la clause 2.1 de l’Entente de 2016 (Objet A) et de l’article 70 de la Loi sur l’accès (Objet B). Objet 1 : Ajout de nouveaux projets de recherche L’Addendum No 1 prévoit l’ajout de nouveaux projets de recherche à l’annexe 1 nécessitant l’utilisation de renseignements personnels énumérés à l’annexe 6 de l’Entente de 2016. Relativement à cet ajout, la Commission constate ce qui suit : - le projet d’Addendum n°1 utilisé par l’INESSS pour aviser la Commission de l’ajout de nouveaux projets de recherche est substantiellement conforme au modèle préétabli à cette fin par l’annexe 2 de l’Entente de 2016 4 ; - la notification de l’INESSS à la Commission concernant l’ajout de nouveaux projets de recherche nécessitant l’accès à des renseignements personnels rencontre l’exigence prévue par la clause 2.1 de l’Entente de 2016 qui prévoit qu’un addendum doit être présenté à la Commission pour avis; - l’Addendum No1 contient le titre des projets ajoutés à l’Entente de 2016, un résumé descriptif des études à réaliser, les fichiers de renseignements (Banques de données) qui seront nécessaires aux nouveaux projets et les dates de début et de fin anticipées des études. Objet 2 : Ajout d’une variable L’article 6 du projet d’Addendum N o 1 prévoit l’ajout de la variable « Aire de diffusion de Statistique Canada 2011 et 2016 » à l’annexe 6 de l’Entente de 2016. Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, l’ajout d’une nouvelle variable à l’Entente de 2016 implique, dans ce cas, que la Commission doit rendre son avis en considération de l’impact de la communication du renseignement personnel sur 4 Modèle d’addendum pour l’ajout de nouveaux projets à l’Entente de 2016.
Dossier : 1012718 Page 3 de 3 la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication. L’INESSS a informé la Direction de la surveillance de la Commission que la variable « Aire de diffusion de Statistique Canada 2011 et 2016 » est une petite unité géographique construite par Statistique Canada qui comprend entre 400 et 700 personnes. Les aires créées par l’organisme fédéral couvrent l’ensemble du territoire canadien. L’INESSS explique que ce nouveau renseignement est nécessaire à ses travaux de recherche et, de ce fait, doit être ajouté à l’annexe 6 de l’Entente de 2016. Il s’agit en fait de pouvoir caractériser les territoires pour leur imputer un indice de défavorisation. De plus, l’accès à cette variable évitera à l’INESSS d’utiliser (demander de recevoir communication) une plus petite unité géographique que serait le code postal à six positions pour l’imputation de l’indice de défavorisation 5 , ce qui risquerait potentiellement de permettre d’identifier des personnes en particulier. La Commission constate ce qui suit à la lumière des éléments portés à sa connaissance : - la variable « Aire de diffusion de Statistique Canada 2011 et 2016 » ne pourra être utilisée à des fins d’identification de personnes par l’INESSS, et servira uniquement à établir un indice de défavorisation. Utilisé dans le contexte décrit par l’organisme, il s’agit d’un renseignement qui risque peu de porter atteinte à la vie privée d’une personne. Dans ces circonstances, la Commission est d’avis que l’impact potentiel de l’ajout de cette variable à l’annexe 6 de l’Entente de 2016 sur la vie privée des personnes concernées, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui le recueille, demeure inchangé par rapport à l’Entente. CONCLUSION Ces constats faits, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception de l’Addendum N o 1 approuvé et signé par les représentants des organismes publics concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’Addendum n°1 de l’INESSS du 28 avril 2017 et reçu à la Commission, pour avis, le 2 mai 2017. 5 À noter que l’Entente de 2016 inclut le code postal à trois positions de l’usager.
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