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AVIS DE LA COMMISSION DACCÈS À LINFORMATION CONCERNANT UNE ENTENTE EN VERTU DE LARTICLE 68 DE LA LOI SUR LACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE LE CENTRE INTÉGRÉ UNIVERSITAIRE DE SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DU CENTRE-SUD-DE-LÎLE-DE-MONTRÉAL ET LE MINISTRE DE LÉDUCATION, DE LENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR ET DE LA RECHERCHE DOSSIER 1011551 Février 2016
Dossier : 1011551 Page : 1 de 12 1. CONTEXTE Conformément à larticle 70 de la Loi sur laccès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , le Centre Intégré Universitaire de Santé et des Services Sociaux du Centre-Sud-de-lÎle-de-Montréal (CIUSSS) représenté par le Directeur de santé publique de Montréal (DSP de Montréal) a présenté pour avis, à la Commission daccès à linformation (la Commission), un projet intitulé : « Entente de communication de renseignements personnels aux fins de la réalisation de lenquête TOPO 2016-17 entre le Centre Intégré Universitaire de Santé et des Services Sociaux du Centre-Sud-de-lÎle-de-Montréal et le ministre de lÉducation, de lEnseignement supérieur et de la Recherche » (lEntente). Selon la Loi sur la santé publique 2 , le ministre de la Santé et des Services sociaux (MSSS) doit élaborer, en conformité avec le plan stratégique pluriannuel visé à larticle 431.1 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux 3 , un programme national de santé publique qui encadre les activités de santé publique aux niveaux national, régional et local (PNSP). Le PNSP doit comporter des orientations, des objectifs et des priorités en ce qui concerne la surveillance continue de létat de santé de la population de même que de ses facteurs déterminants. Selon la LSP, la fonction de surveillance continue de létat de santé de la population est confiée notamment aux directeurs de santé publique, dont le DSP de Montréal 4 . Ce dernier a élaboré 5 un Plan régional de surveillance de létat de santé de la population de Montréal 2011-2015 (PRSM) qui a été soumis 6 pour avis au comité déthique de lInstitut national de santé publique du Québec. Comme autorisé par la LSP 7 , le DSP de Montréal souhaite réaliser lEnquête sur la santé des jeunes de 6 e année du primaire 2016-17 (Enquête TOPO 2016-17) afin dexercer sa fonction de surveillance pour laquelle il lui est nécessaire dobtenir des renseignements personnels spécifiés dans le PRSM et détenus par le ministre de lÉducation, de lEnseignement supérieur et de la Recherche 1 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur laccès. 2 RLRQ, c. S-2.2, articles 7 et 8 alinéa 1 paragraphe 1, la LSP. 3 RLRQ, c. S-4.2. 4 LSP, article 34. 5 LSP, article 35. 6 LSP, article 36. 7 LSP, article 42.
Dossier : 101 15 51 Page : 2 de 12 (MEESR). Cette enquête a été, conformément à la LSP 8 , soumise pour avis au Comité déthique de santé publique (CESP). 2. ASSISES LÉGALES Le projet dEntente présenté à la Commission réfère aux dispositions législatives suivantes : les articles 7, 8, 34, 35, 36, 42 et 43 de la Loi sur la santé publique qui se lisent comme suit : 7. En conformité avec le plan stratégique pluriannuel visé à larticle 431.1 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2), le ministre élabore un programme national de santé publique qui encadre les activités de santé publique aux niveaux national, régional et local. Le ministre doit évaluer les résultats de son programme et le mettre à jour régulièrement. Il en assure la coordination nationale et interrégionale. 8. Le programme national de santé publique doit comporter des orientations, des objectifs et des priorités en ce qui concerne: 1° la surveillance continue de létat de santé de la population de même que de ses facteurs déterminants; […] 34. La fonction de surveillance continue de létat de santé de la population est confiée exclusivement au ministre et aux directeurs de santé publique. Toutefois, le ministre peut confier à lInstitut national de santé publique du Québec le mandat dexercer, en tout ou en partie, sa fonction de surveillance ou certaines activités de surveillance, aux conditions et dans la mesure qu'il juge appropriées. Il peut aussi confier un tel mandat à un tiers, mais dans ce cas le mandat doit être préalablement soumis pour avis à la Commission d'accès à l'information. 35. Le ministre et les directeurs de santé publique, chacun pour leur fin, doivent élaborer des plans de surveillance de létat de santé de la population qui spécifient les finalités recherchées, les objets de surveillance, les renseignements personnels ou non quil est nécessaire dobtenir, les sources dinformation envisagées et le plan d'analyse de ces renseignements qui leur sont nécessaires pour pouvoir exercer leur fonction de surveillance. Lorsque le ministre confie 8 LSP, article 43.
Dossier : 101 15 51 Page : 3 de 12 à un tiers certaines activités de surveillance ou une partie de sa fonction, le plan de surveillance doit le prévoir. 36. Les projets de plans de surveillance doivent être soumis pour avis au comité d'éthique de lInstitut national de santé publique du Québec. Lorsqu'un plan de surveillance prévoit une communication de renseignements personnels sur laquelle la Commission daccès à l'information doit se prononcer en vertu de la Loi sur laccès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1) ou lorsque cette dernière doit examiner un mandat confié par le ministre en vertu de larticle 34 de la présente loi, une copie de l'avis du comité d'éthique de lInstitut national de santé publique du Québec doit être remise à la Commission. 42. La réalisation des enquêtes nationales est confiée à lInstitut de la statistique du Québec créé en vertu de la Loi sur lInstitut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011), qui les exécute en conformité avec les objectifs établis par le ministre. Les directeurs de santé publique peuvent réaliser des enquêtes socio-sanitaires régionales. 43. Les enquêtes socio-sanitaires faites à des fins de surveillance de létat de santé de la population doivent être préalablement soumises pour avis au comité d'éthique de lInstitut national de santé publique du Québec. Toutefois, dans le cas des enquêtes nationales, le ministre peut soustraire un projet denquête à cette obligation si lexamen éthique de ce projet est assuré par le comité déthique de lInstitut de la statistique du Québec. larticle 431.1 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux qui prévoit que : 431.1. Dans le respect des standards daccès, dintégration, de qualité, defficacité et defficience reconnus ainsi que des ressources disponibles, le ministre élabore un plan stratégique pluriannuel contenant, pour lensemble du Québec, les éléments suivants: 1° une description de la mission du ministère; 2° un état des besoins sociosanitaires et les particularités de la population en fonction d'une connaissance de l'état de santé et de bien-être de celle-ci; 3° une description du contexte dans lequel évolue le ministère et les principaux enjeux auxquels il fait face;
Dossier : 101 15 51 Page : 4 de 12 4° les orientations et les objectifs poursuivis concernant notamment laccessibilité, la continuité, la qualité et la sécurité des soins et des services, dans le but ultime daméliorer la santé et le bien-être de la population; 5° les résultats visés au terme de la période couverte par le plan; 6° les indicateurs de performance utilisés pour mesurer latteinte des résultats. les articles 67.3, 68 et 70 de la Loi sur laccès qui prévoient que : 67.3. Un organisme public doit inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels visée aux articles 66, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1, à lexception de la communication dun renseignement personnel requis par une personne ou un organisme pour imputer, au compte dun membre dun organisme public, de son conseil dadministration ou de son personnel, un montant dont la loi oblige la retenue ou le versement. […] Dans le cas dune communication dun renseignement personnel visée au premier alinéa, le registre comprend: 1° la nature ou le type de renseignement communiqué; 2° la personne ou lorganisme qui reçoit cette communication; 3° la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et lindication, le cas échéant, quil sagit dune communication visée à l'article 70.1; 4° la raison justifiant cette communication. […] 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme dun autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à lexercice des attributions de lorganisme receveur ou à la mise en œuvre dun programme dont cet organisme a la gestion; […] Cette communication seffectue dans le cadre dune entente écrite qui indique : 1° lidentification de lorganisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de lorganisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé;
Dossier : 101 15 51 Page : 5 de 12 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de lentente. 70. Une entente visée à larticle 68 ou au deuxième alinéa de larticle 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de lentente aux conditions visées à larticle 68 ou à larticle 68.1; 2° limpact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour lorganisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai dau plus 60 jours de la réception de la demande davis accompagnée de lentente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande davis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant lexpiration de ce délai, le prolonger dune période nexcédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à lentente dans le délai de 60 jours. Lentente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à lentente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut davis dans le délai prévu, les parties à lentente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas davis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant dapprouver lentente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec lentente et, le cas échéant, les conditions quil entend fixer avec un avis quil pourra approuver lentente à lexpiration dun délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. Lentente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à lentente. Lentente visée au cinquième alinéa ainsi que lavis de la Commission et lapprobation du gouvernement sont déposés à lAssemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si lAssemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa.
Dossier : 101 15 51 Page : 6 de 12 3. CONSTATS Conformément aux paragraphes 1° et 2° du deuxième alinéa de larticle 70 de la Loi sur laccès, la Commission doit prendre en considération certains éléments dans le cadre dun avis à émettre sur une entente de communication de renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées. Il sagit de la conformité de lentente aux conditions prévues à larticle 68 de la Loi sur laccès et de limpact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour lorganisme qui en reçoit communication. À lexamen du projet dEntente soumis pour avis et de linformation obtenue auprès du DSP de Montréal, la Commission constate ce qui suit concernant la communication de renseignements personnels en vertu de larticle 68 de la Loi sur laccès : QUANT À LIDENTIFICATION DE LORGANISME PUBLIC QUI COMMUNIQUE LE RENSEIGNEMENT ET CELLE DE LA PERSONNE OU DE LORGANISME QUI LE RECUEILLE Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de larticle 68 de la Loi sur laccès, une entente doit identifier lorganisme public qui communique le renseignement personnel et la personne ou lorganisme qui le reçoit. La clause 2.5 du projet dEntente prévoit que le MEESR communiquera les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de lEnquête TOPO 2016-17 au DSP de Montréal. QUANT AUX FINS POUR LESQUELLES LE RENSEIGNEMENT EST COMMUNIQUÉ Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de larticle 68 de la Loi sur laccès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué. La clause 1.1 du projet dEntente précise que celle-ci a pour but de permettre au MEESR de communiquer au DSP de Montréal certains renseignements personnels quil détient dans le cadre de lexercice de ses fonctions dans le secteur de léducation, dont celles quil exerce en vertu de la Loi sur linstruction publique 9 et de la Loi sur lenseignement privé 10 ainsi que de leur règlement dapplication, et ce, aux fins de la réalisation de lEnquête TOPO 2016-17. 9 RLRQ, c. I-13.3. 10 RLRQ, c. E-9.1.
Dossier : 101 15 51 Page : 7 de 12 Le projet dEntente précise que lEnquête TOPO 2016-17 vise à recueillir des renseignements sur : a) la santé et ses déterminants de lensemble des élèves de 6 e année du primaire qui fréquentent principalement les écoles publiques ainsi que les établissements denseignement privés situés sur le territoire de la région sociosanitaire de Montréal; b) leurs parents. La clause 1.2 du projet dEntente indique que lobjectif de lEnquête TOPO 2016-17 est de mettre à jour et de compléter les données nécessaires au suivi des indicateurs retenus dans le cadre de la surveillance de la santé et du bien-être des jeunes et de ses déterminants, en sattardant sur les habitudes de vie, létat émotionnel, ladaptation sociale, les comportements à risque, lintimidation subie et les problèmes de comportement. Dans le cadre de lEnquête TOPO 2016-17, le DSP de Montréal sengage à limiter celle-ci aux enfants inscrits en 6 e année du primaire dans une école ou un établissement situé dans la région sociosanitaire sous sa responsabilité le 30 septembre 2016. QUANT À LA NATURE DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de larticle 68 de la Loi sur laccès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués. Les renseignements personnels communiqués par le MEESR au DSP de Montréal sont énumérés à la clause 2.4 du projet dEntente. Ces renseignements, comme mentionné à la clause 1.3 du projet dEntente, concernent : a) tout élève détenant une adresse effective pour le MEESR et qui est inscrit pour lannée 2016-17 dans une classe régulière de la 6 e année du primaire, selon le cas : dune école établie en vertu de la Loi sur linstruction publique et située dans la région sociosanitaire sous la responsabilité du DSP de Montréal; dun établissement denseignement privé régi par la Loi sur lenseignement privé et situé dans la région sociosanitaire sous la responsabilité du DSP de Montréal; dun établissement dont le régime denseignement est lobjet dune entente internationale au sens de la Loi sur le ministère des Relations
Dossier : 101 15 51 Page : 8 de 12 internationales 11 et situé dans la région sociosanitaire sous la responsabilité du DSP de Montréal. b) chacun des parents de cet élève. Il est précisé à la clause 2.2 du projet dEntente quafin de permettre au MEESR de sassurer que toute école et tout établissement sont bien situés dans la région sociosanitaire sous la responsabilité du DSP de Montréal, ce dernier doit fournir au MEESR la liste quil détient des écoles et des établissements ainsi situés, incluant les variables suivantes : le nom et le code de la commission scolaire ou de létablissement, le nom et le code de lécole et le nom et le code des immeubles. Dès lors, comme mentionné à la clause 2.3 du projet dEntente, après avoir constaté que les écoles et les établissements sont bien situés dans la région sociosanitaire sous la responsabilité du DSP de Montréal, le MEESR procède à lextraction des renseignements personnels requis par lEnquête TOPO 2016-17 et précisés à la clause 2.4 du projet dEntente. Pour réaliser lEnquête TOPO 2016-17, le DSP de Montréal adressera, en février 2017, une lettre par la poste aux parents délèves, non seulement pour les informer de lEnquête TOPO 2016-17, mais aussi pour obtenir leur consentement quant à la participation de leur enfant au Volet Jeunes de lenquête et solliciter leur participation au Volet Parents de celle-ci. Par conséquent, les nom et prénom des parents, mais aussi ladresse complète de lélève et la langue parlée à la maison sont nécessaires pour pouvoir les contacter. Le numéro de téléphone, lorsque disponible, est nécessaire considérant que les parents qui nauront pas répondu à la lettre seront contactés par téléphone dans les 7 à 10 jours suivant son envoi, puis dans les semaines suivantes jusquà la fin de la collecte auprès des parents, soit à la mi-juin 2017. Les nom et prénom de lélève sont nécessaires pour sassurer de lidentité du jeune admissible au sondage. Le sexe, la date de naissance (année et mois) et le lieu de naissance sont nécessaires pour tirer un échantillon représentatif de la population montréalaise. Le code de difficulté, sans autre précision, est requis pour linterprétation des résultats. Les renseignements sur lécole ou létablissement sont nécessaires pour présenter les résultats selon des échelles géographiques pertinentes pour le réseau de la santé et des services sociaux. 11 RLRQ, c. M-25.1.1.
Dossier : 101 15 51 Page : 9 de 12 En ce qui concerne lidentifiant banalisé de lélève de 6 e année du primaire, celui-ci permettra au MEESR et au DSP de Montréal de maintenir un registre de lensemble des jeunes ayant participé à lEnquête TOPO 2016-17. La clé dappariement entre lidentité de la personne et le dossier du MEESR est connue uniquement du MEESR. Lidentifiant banalisé est le seul renseignement qui sera conservé par le DSP de Montréal au-delà de la période de collecte et de validation, étant donné que des travaux supplémentaires peuvent être requis à la suite de la réalisation de lEnquête TOPO 2016-17. Toutefois, comme mentionné à la clause 2.4.1.2 du projet dEntente, si des projets danalyses supplémentaires en soutien aux activités de surveillance du DSP de Montréal étaient envisagés et que ces derniers requéraient une comparaison avec dautres bases de données, de tels travaux seraient soumis à la Commission. QUANT AU MODE DE COMMUNICATION UTILISÉ Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de larticle 68 de la Loi sur laccès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements à lorganisme receveur. La clause 3 du projet dEntente prévoit que la communication des renseignements personnels se fera soit sur support informatique et alors la structure des données respectera le format prescrit par le MEESR, soit sur CD-ROM par transporteur sécuritaire, soit par fichier crypté transmis par courriel avec un mot de passe transmis par téléphone. QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ PROPRES À ASSURER LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de larticle 68 de la Loi sur laccès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité qui seront mises en œuvre pour assurer la protection des renseignements personnels communiqués. La Commission prend acte que la clause 4 du projet dEntente prévoit les mesures qui seront appliquées afin dassurer la protection et la sécurité des renseignements communiqués. À cet effet, le DSP de Montréal reconnaît le caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués et sengage à leur appliquer les mesures de sécurité, de contrôle et de conservation prévues.
Dossier : 101 15 51 Page : 10 de 12 QUANT À LA PÉRIODICITÉ DE LA COMMUNICATION Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de larticle 68 de la Loi sur laccès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de renseignements. La clause 3.2 du projet dEntente prévoit que le fichier des renseignements personnels énumérés à la clause 2.4 dudit projet sera communiqué au plus tard le 22 janvier 2017. QUANT À LA DURÉE DE LENTENTE Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de larticle 68 de la Loi sur laccès, une entente doit indiquer sa durée. La clause 8.1 b) du projet dEntente prévoit que lEntente prend fin lorsque les communications de renseignements prévues à la clause 3 dudit projet sont réalisées, à lexception des clauses devant assurer la confidentialité des renseignements lesquelles ont une durée indéfinie. 4. ANALYSE Après analyse des documents reçus, la Commission constate que la communication des renseignements personnels visée par le projet dEntente est prévue au paragraphe 1° du premier alinéa de larticle 68 de la Loi sur laccès, lequel prévoit quun organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels lorsque cette communication est nécessaire à lexercice des attributions de lorganisme receveur ou à la mise en œuvre dun programme dont cet organisme a la gestion. Conformément à larticle 70 de la Loi sur laccès, la Commission doit rendre un avis motivé sur une entente de communication de renseignements personnels visée par le paragraphe 1° du premier alinéa de larticle 68 de la loi. La Commission doit prendre en considération : La conformité du projet dEntente aux conditions visées à larticle 68; Limpact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour lorganisme ou la personne qui en reçoit communication.
Dossier : 101 15 51 Page : 11 de 12 4.1. La conformité du projet dEntente aux conditions visées à larticle 68 de la Loi sur laccès Selon larticle 68 de la Loi sur laccès, la communication : - doit être nécessaire à lexercice des attributions de lorganisme receveur; - ou à la mise en œuvre dun programme dont cet organisme a la gestion. Selon linformation fournie à la Commission, les renseignements personnels communiqués au DSP de Montréal par le MEESR sont nécessaires à lexercice des attributions de lorganisme receveur. Et, comme en font foi les sections précédentes du présent avis et conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de larticle 70 de la Loi sur laccès, la Commission constate que le projet dEntente contient les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de larticle 68 de la loi. 4.2. Limpact de la communication des renseignements sur la vie privée des personnes concernées La Commission doit prendre en considération limpact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour lorganisme qui en reçoit communication. À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est davis que limpact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative, considérant que : Les renseignements personnels communiqués seront limités à ceux énumérés à la clause 2.4 du projet dEntente et dont la nécessité a été démontrée par le DSP de Montréal; Les renseignements personnels ne seront utilisés que pour la réalisation de lEnquête TOPO 2016-17 et, à lexception des identifiants banalisés des élèves de 6 e année, ils seront détruits de façon sécuritaire au plus tard vingt-quatre mois suivant la date de la dernière communication de renseignements par le MEESR. Le DSP de Montréal sengage à aviser le MEESR et la Commission de cette destruction; Des mesures de sécurité sont prévues au projet dEntente pour assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels faisant lobjet de la communication;
Dossier : 101 15 51 Page : 12 de 12 La communication des résultats de lEnquête TOPO 2016-17 à un tiers doit se faire sous forme de tableaux agrégés ne permettant pas didentifier même indirectement une personne physique, une entreprise, un organisme ou une association en particulier; La communication des résultats de lEnquête TOPO 2016-17 à un établissement denseignement doit se faire à cet établissement uniquement, et ce, sous forme de tableaux agrégés ne permettant pas didentifier même indirectement les élèves ou leurs parents. 5. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception dune Entente, approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet dEntente soumis par le DSP de Montréal en date du 29 janvier 2016.
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