AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT UNE ENTENTE EN VERTU DE L’ARTICLE 68 DE LA LOI SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE LA VILLE DE MIRABEL ET LE MINISTRE DE LA FAMILLE DOSSIER 1013405 Septembre 2016
1013405 Page : 1 de 9 1. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , le ministère de la Famille (le Ministère) a présenté pour avis, à la Commission d’accès à l’information (la Commission), un projet d’entente intitulé : « Entente entre la Ville de Mirabel et le Ministre de la famille portant sur la communication de renseignements personnels relatifs aux responsables des services de garde en milieu familial » (l’Entente). Afin d’établir des schémas de couverture de risques et de sécurité civile fixant, pour tout leur territoire, des objectifs, d’une part, de protection contre les incendies et, d’autre part, de réduction de leur vulnérabilité aux risques de sinistre majeur ainsi que les actions requises pour les atteindre, conformément à la Loi sur la sécurité incendie 2 et à la Loi sur la sécurité civile 3 , les autorités régionales, comme la Ville de Mirabel (la Ville), doivent être en mesure de cartographier la présence de services de garde en milieu familial sur leurs territoires pour prévoir les ressources à déployer en cas d’urgence. Les renseignements personnels nécessaires à la Ville pour réaliser cette cartographie sont détenus par le Ministère. 2. ASSISES LÉGALES Le projet d’Entente présenté à la Commission s’appuie sur les dispositions législatives suivantes : les articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès qui prévoient que : 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion; […] 1 RLRQ, c. A-2.1, (Loi sur l’accès). 2 RLRQ, c. S-3.4. 3 RLRQ, c. S-2.3.
1013405 Page : 2 de 9 Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique : 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente. 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des
1013405 Page : 3 de 9 commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. les articles 1, 59 et 102 de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance 4 ; lesquels prévoient ce qui suit : 1. La présente loi a pour objet de promouvoir la qualité des services de garde éducatifs fournis par les prestataires de services de garde qui y sont visés en vue d’assurer la santé, la sécurité, le développement, le bien-être et l’égalité des chances des enfants qui reçoivent ces services, notamment ceux qui présentent des besoins particuliers ou qui vivent dans des contextes de précarité socio-économique. Elle a également pour objet de favoriser le développement harmonieux de l’offre de services de garde en tenant compte des besoins des parents, notamment en facilitant la conciliation de leurs responsabilités parentales et professionnelles, ainsi que de leur droit de choisir le prestataire de services de garde. 59. Un bureau coordonnateur doit tenir un registre des personnes responsables d’un service de garde en milieu familial reconnues dans son territoire et en transmettre copie au ministre. Ce registre doit contenir les noms, le numéro d’assurance sociale et les coordonnées de chacune des personnes reconnues ainsi que la date de leur reconnaissance, le nombre d’enfants qu’elles se sont engagées à recevoir et le nombre de places dont les services de garde sont subventionnés qui leur ont été consenties. Le bureau coordonnateur doit communiquer sans délai au ministre les changements concernant les informations contenues à ce registre au fur et à mesure qu’ils surviennent. Le ministre peut, en tout temps, exiger du bureau coordonnateur qu’il lui transmette une copie à jour du registre. 4 RLRQ, c. S-4.1.1.
1013405 Page : 4 de 9 102. Un titulaire de permis, un bureau coordonnateur de la garde en milieu familial ainsi qu’une personne responsable d’un service de garde en milieu familial reconnue communiquent au ministre, sur demande, les renseignements personnels ou autres qui lui sont nécessaires pour l’application de la présente loi, notamment à des fins d’études ou de recherches ou à des fins d’administration d’une subvention. Dans le cas d’un bureau coordonnateur, sont aussi visés par le premier alinéa les renseignements obtenus de la personne qu’il a reconnue à titre de responsable d’un service de garde en milieu familial. De même, cette dernière, sur demande, communique au bureau coordonnateur les renseignements nécessaires pour l’exercice de ses attributions ou pour l’administration d’une subvention. […]. le premier et le deuxième alinéa de l’article 8 de la Loi sur la sécurité incendie 5 , qui prévoient ce qui suit : 8. Les autorités régionales, à savoir les municipalités régionales de comté et l’Administration régionale Kativik, doivent, en liaison avec les municipalités locales qui en font partie, et en conformité avec les orientations déterminées par le ministre, établir un schéma de couverture de risques fixant, pour tout leur territoire, des objectifs de protection contre les incendies et les actions requises pour les atteindre. Sont, à cette fin, assimilées à des autorités régionales les villes de Gatineau, Laval, Lévis, Longueuil, Mirabel, Montréal et Québec et toute autre municipalité qui pourra être désignée par le ministre, par le gouvernement ou par la loi. […]. le premier et le deuxième alinéa de l’article 16 de la Loi sur la sécurité civile 6 , qui prévoient ce qui suit : 16. Les autorités régionales, à savoir les municipalités régionales de comté et l’Administration régionale Kativik, doivent, en liaison avec les municipalités locales qui en font partie, et en conformité avec les orientations déterminées par le ministre, établir un schéma de sécurité civile fixant, pour tout leur territoire, des objectifs de réduction 5 RLRQ, c. S-3.4. 6 RLRQ, c. S-2.3.
1013405 Page : 5 de 9 de leur vulnérabilité aux risques de sinistre majeur ainsi que les actions requises pour les atteindre. Sont, à cette fin, assimilées à des autorités régionales les villes de Gatineau, Laval, Lévis, Longueuil, Mirabel, Montréal et Québec et toute autre municipalité qui pourra être désignée par le ministre, par le gouvernement ou par la loi. […]. 3. CONSTATS Conformément aux paragraphes 1° et 2° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit prendre en considération certains éléments dans le cadre d’un avis à émettre sur une entente de communication de renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées. Il s’agit de la conformité de l’entente aux conditions prévues à l’article 68 de la Loi sur l’accès et de l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication. À l’examen du projet d’entente soumis pour avis, et de l’information obtenue du Ministère, la Commission constate ce qui suit concernant la communication des renseignements personnels à la Ville en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès : QUANT À L’IDENTIFICATION DE L’ORGANISME PUBLIC QUI COMMUNIQUE LE RENSEIGNEMENT ET CELLE DE LA PERSONNE OU DE L’ORGANISME QUI LE RECUEILLE Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme qui le reçoit. La clause 1 du projet d’Entente prévoit que le Ministère communiquera des renseignements personnels à la Ville. QUANT AUX FINS POUR LESQUELLES LE RENSEIGNEMENT EST COMMUNIQUÉ Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué. Le projet d’Entente a pour but, comme mentionné à la clause 1, de permettre à la Ville de recevoir communication de renseignements concernant les personnes
1013405 Page : 6 de 9 responsables d’un service de garde en milieu familial (RSG) agissant sur son territoire, et ce, dans le but de pouvoir intervenir efficacement dans les résidences concernées advenant une situation d’urgence en matière d’incendie ou de sécurité. QUANT À LA NATURE DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués. La clause 3 du projet d’Entente énumère les renseignements personnels qui seront communiqués à la Ville ainsi que le nombre d’enfants que la RSG est autorisée à recevoir simultanément. La Direction de la surveillance de la Commission a été informée que ces renseignements sont logés dans l’application CAFE (Conception Administrative Famille Enfance), qui est la base de données corporative du Ministère. QUANT AU MODE DE COMMUNICATION UTILISÉ Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme receveur. La clause 7 du projet d’Entente prévoit que les parties s’engagent à mettre en place les mesures de sécurité nécessaires afin d’assurer la confidentialité et l’intégrité des renseignements que le Ministère communiquera à la Ville. De plus, le Ministère a informé la Direction de la surveillance de la Commission des mesures qui seront ainsi mises en place. QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ PROPRES À ASSURER LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité qui seront mises en œuvre pour assurer la protection des renseignements personnels communiqués. La clause 4 du projet d’Entente intitulé : « Engagement de la Ville de Mirabel », prévoit les mesures de sécurité qui seront appliquées aux renseignements communiqués par le Ministère.
1013405 Page : 7 de 9 QUANT À LA PÉRIODICITÉ DE LA COMMUNICATION Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de renseignements. La clause 5 du projet d’Entente prévoit que le Ministère communiquera les renseignements personnels prévus à l’Entente une fois l’an. Le deuxième paragraphe de cette clause prévoit que le Ministère informera les RSG concernées de la communication à la Ville des renseignements décrits à la clause 3 du projet d’Entente. QUANT À LA DURÉE DE L’ENTENTE Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée. La clause 10 du projet d’Entente prévoit que l’Entente aura une durée d’un an à compter de son entrée en vigueur. Elle se renouvellera annuellement par tacite reconduction et selon les mêmes conditions que l’Entente initiale. Advenant une modification à l’Entente, ou sa résiliation, la Commission en sera informée et émettra un avis, le cas échant. 4. ANALYSE Après analyse des documents reçus, la Commission constate que la communication des renseignements personnels visée par le projet d’entente est prévue au paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès; lequel prévoit qu’un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit rendre un avis motivé sur une entente de communication de renseignements personnels visée par le paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la loi. La Commission doit prendre en considération : La conformité du projet d’Entente aux conditions visées à l’article 68;
1013405 Page : 8 de 9 L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. 4.1. La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68 de la Loi sur l’accès Selon l’article 68 de la Loi sur l’accès, la communication : - doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur; - ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. Selon l’information fournie à la Commission, les renseignements personnels communiqués à la Ville sont nécessaires à l’exercice de ses attributions en matière de sécurité civile et d’incendie, particulièrement dans les cas où les services d’urgences de la Ville auraient à intervenir dans un service de garde en milieu familial dans lequel il pourrait y avoir entre 1 et 9 enfants au moment de l’intervention requise. La Commission a été informée que sans la communication des renseignements prévus au projet d’Entente, la Ville ne dispose pas d’autres moyens pour identifier la présence d’une RSG sur son territoire, et ainsi prévoir les ressources à déployer en cas d’urgence. Ceci est dû au fait que les coordonnées des RSG ne sont pas publiques. Elles sont détenues dans le Registre du Bureau coordonnateur qui est situé sur le territoire de la Ville, dont le Ministère obtient copie conformément à l’article 59 de Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance. 7 Sans les renseignements prévus au projet d’entente, la Ville ne peut cartographier les services de garde en milieu familial sur son territoire et ainsi prévoir les ressources à déployer advenant une situation d’urgence. Et, comme en font foi les sections précédentes du présent avis, et conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission constate que le projet d’Entente contient les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la loi. 7 La Direction de la surveillance de la Commission a été informée que les Bureaux coordonnateurs ne font pas partie de la structure administrative du Ministère. Toutefois, la Loi sur les services éducatifs à l’enfance donne aux Bureaux coordonnateurs la responsabilité de reconnaître et de coordonner les RSG.
1013405 Page : 9 de 9 4.2. L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée des personnes concernées La Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication. À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative, considérant que : les renseignements personnels communiqués seront limités à ceux énumérés à la clause 3 du projet d’Entente et ne concerneront que la clientèle identifiée à la clause 2, à savoir tous les RSG établis sur le territoire de la Ville et reconnus par un bureau coordonnateur de la garde en milieu familial. Conséquemment, la Commission prend acte que le projet d’entente ne vise pas la communication de renseignements personnels concernant d’autres personnes, comme les enfants qui fréquentent un service de garde en milieu familial sur le territoire de la Ville, ou ceux de leurs parents; les renseignements communiqués ne seront utilisés que par la Ville, et ce, pour identifier la présence des services de garde en milieu familial sur son territoire; des mesures de sécurité sont prévues au projet d’Entente pour assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels faisant l’objet de la communication; les renseignements ne seront accessibles qu’au personnel de la Ville pour qui ils sont nécessaires dans le cadre de leurs fonctions; les renseignements obtenus du Ministère seront conservés sur un support à accès restreint et détruits de façon sécuritaire, lorsque les fins pour lesquelles ils ont été obtenus seront accomplies, et ce, conformément au calendrier de conservation de la Ville. 5. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une Entente, approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’Entente soumis par le Ministère le 27 juillet 2016.
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