AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION PORTANT SUR L’AVENANT No 1 À L’ENTENTE CONCERNANT LA MISE À JOUR DE LA LISTE ÉLECTORALE PERMANENTE ENTRE LE DIRECTEUR GÉNÉRAL DES ÉLECTIONS DU QUÉBEC ET LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC DOSSIER 101 46 38 Novembre 2016
CONTEXTE En septembre 2008, la Commission d’accès à l’information (la Commission) émettait un avis favorable relatif à l’Entente concernant la mise à jour de la liste électorale permanente entre le Directeur général des élections du Québec et la Régie de l’assurance maladie du Québec 1 (l’Entente de 2008). En octobre 2016, la Commission a reçu une demande d’avis de la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) relative à un projet d’avenant visant à modifier l’Entente de 2008 intitulé « Avenant n o 1 à l’Entente concernant la mise à jour de la liste électorale permanente entre le Directeur général des élections du Québec et la Régie de l’assurance maladie du Québec » (l’Avenant n°1). La RAMQ a informé la Direction de la surveillance de la Commission qu’une modification à l’Entente de 2008 est nécessaire afin que le Directeur général des élections du Québec (DGEQ) ait accès aux renseignements concernant les personnes ayant le statut « Radié », et ce, afin d’assurer l’intégrité des renseignements qu’il détient pour la confection des listes électorales aux paliers provincial, municipal et scolaire. Or, selon l’Entente de 2008, la RAMQ ne divulgue pas au DGEQ les renseignements concernant les personnes ayant un tel statut car, en vertu du paragraphe c) du premier alinéa de l’article 2 de cette entente, la RAMQ doit détruire le code de recoupement d’une personne lorsque cet organisme est informé de la radiation d’une personne (électeur) de la Liste électorale permanente (LEP). Ce code de recoupement 2 permet d’associer l’électeur inscrit à la LEP au Fichier d’inscription des personnes assurées (FIPA) et, actuellement, lorsqu’un électeur est radié de la LEP, le code de recoupement est conservé dans la table de recoupement avec la mention « Radié ». Or, le DGEQ a informé la Direction de la surveillance de la Commission qu’il survient des cas où le statut de la personne ne concorde pas entre la LEP et le FIPA. Dans ces cas, le DGEQ ne peut pas recevoir, comme prévu à l’article 40.7 de la Loi électorale 3 , les changements relatifs à la personne concernée (l’électeur). L’article 40. 7 de la Loi électorale prévoit ce qui suit : 40.7 Le directeur général des élections obtient de la Régie de l’assurance maladie du Québec les changements relatifs au nom, à l’adresse, à la date de naissance et au sexe d’une personne 1 CAI : 08 13 42. 2 Numéro séquentiel attribué par la RAMQ à chaque électeur, distinct du FIPA, et ne servant qu’aux fins de communications avec le DGEQ. 3 RLRQ, c. E-3.3. Dossier 101 46 38 Page 1 de 4
inscrite sur la liste électorale permanente ainsi que, le cas échéant, la date de son décès et les codes de péremption de l’adresse de cette personne. Il obtient également le nom, l’adresse, la date de naissance et le sexe d’une personne majeure qui a informé la Régie de l’acquisition de sa citoyenneté canadienne ou qui s’est nouvellement inscrite auprès de la Régie en indiquant détenir la citoyenneté canadienne. Il obtient enfin les mêmes renseignements concernant toute personne qui atteindra l’âge de 18 ans, et ce, au moins six mois avant qu’elle n’atteigne cet âge ainsi que les renseignements concernant toute personne qui répond aux critères énoncés aux paragraphes 1° à 3° du premier alinéa de l’article 1 et qui n’est pas inscrite sur la liste électorale permanente. Lorsque la Régie n’a pu identifier dans son fichier des personnes assurées un électeur inscrit sur la liste électorale, le directeur général des élections peut communiquer avec l’électeur visé pour vérifier l’exactitude des renseignements le concernant et lui demander de les corriger ou de les compléter, le cas échéant. Le directeur général des élections obtient de la Régie, sur demande, tout autre renseignement personnel nécessaire à la confection et à la mise à jour de la liste électorale permanente, après avoir reçu l’avis de la Commission d’accès à l’information. Il obtient également de la Régie, sur demande, l’ensemble des adresses résidentielles qu’elle détient au Québec. Ainsi, la RAMQ et le DGEQ jugent nécessaire que le paragraphe c) du premier alinéa de l’article 2 de l’Entente de 2008 soit modifié afin que l’obligation de destruction du code de recoupement n’y figure plus de manière à pouvoir le conserver. Ce faisant, l’entente modifiée respectera les dispositions législatives en vigueur et permettra au DGEQ d’assurer une meilleure intégrité et cohérence des listes électorales qu’il doit produire. Par conséquent, le présent avis porte sur le projet d’Avenant n°1 reçu à la Commission en octobre 2016, lequel vise à modifier le libellé du paragraphe c) du premier alinéa de l’article 2 de l’Entente de 2008. OBJET DE LA MODIFICATION À L’ENTENTE DE 2008 Le paragraphe c) du premier alinéa de l’article 2 de l’Entente de 2008 prévoyait ce qui suit : « c) d'informer la Régie de la radiation de tout électeur de la liste électorale permanente de façon à détruire le code de recoupement qui lui était attribué ». Comme le prévoit la clause 5 de l’Avenant n o 1, le paragraphe c) du premier alinéa de l’article 2 de l’Entente de 2008 sera remplacé par le suivant: Dossier 101 46 38 Page 2 de 4
« c) d’informer la Régie de la radiation de tout électeur de la liste électorale permanente de façon à mettre à jour le statut des informations de recoupement ». ASSISES LÉGALES Dans le cadre du présent avis, la Commission doit prendre en considération la conformité du projet d’Avenant n°1 avec le deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 4 . Cette disposition prévoit : 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l'entente aux conditions visées à l'article 68 ou à l'article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. […] CONSTATS Après avoir pris connaissance des documents reçus et de l’information qui lui a été fournie dans le cadre de la présente demande d’avis, la Commission constate que : l’Avenant n°1 remplace uniquement le paragraphe c) du premier alinéa de l’article 2 de l’Entente de 2008. Il sera déposé en annexe de l’Entente de 2008 pour en faire partie intégrante; les articles de l’Entente de 2008, à l’exception du paragraphe c) du premier alinéa de l’article 2, demeurent en vigueur. S’il devait y avoir un conflit entre l’Entente de 2008 et l’Avenant n°1, il est prévu que ce dernier prévaudra; la modification proposée ne porte que sur le code de recoupement des citoyens radiés de la LEP; le statut « Radié » sera conservé par la RAMQ et l’accès aux renseignements personnels relatifs aux personnes ayant ce statut est jugé nécessaire pour la 4 RLRQ, c. A-2.1. Dossier 101 46 38 Page 3 de 4
réalisation de la mission du DGEQ lorsqu’il doit confectionner les listes électorales; l’Avenant n°1 ne modifie pas l’objet de l’Entente de 2008, ni la provenance et la nature des renseignements communiqués ainsi que les obligations découlant de la réception et de la transmission des renseignements personnels; la nécessité des renseignements et l’impact de leur communication demeurent inchangés par rapport à l’Entente de 2008. CONCLUSION Ces constats faits, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception de l’Avenant n o 1 approuvé et signé par les représentants des organismes concernés et dont le contenu sera substantiellement conforme au projet soumis par la RAMQ et reçu à la Commission le 18 octobre 2016. Dossier 101 46 38 Page 4 de 4
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