AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT UNE ENTENTE D’ÉCHANGE DE RENSEIGNEMENTS ENTRE LA SOCIÉTÉ D’HABITATION DU QUÉBEC ET LE MINISTRE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE DOSSIER 101 23 11 8 décembre 2015
1012311 Page 2 de 9 1. CONTEXTE La Société d’habitation du Québec (SHQ) et le Ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MTESS) ont présenté, pour avis à la Commission d’accès à l’information (Commission), un projet d’entente concernant la communication de renseignements personnels. Le projet d’entente reçu à la Commission est intitulé : Entente d’échange de renseignements entre la Société d’habitation du Québec et le Ministre du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale (Entente). À la suite d’un recours collectif intenté par le Regroupement des comités logement et associations de locataires du Québec (Regroupement), la Cour supérieure a rendu un jugement déclarant que la SHQ « ne pouvait réduire la subvention accordée dans le cadre des programmes de suppléments de loyer par le calcul d’un montant additionnel mensuel de 8 $ pour chaque cuisinière et réfrigérateur inclus dans un logement » 1 . La SHQ est ainsi condamnée à payer les sommes perçues en trop pour la période allant de juillet 2004 à janvier 2015. Dans un autre jugement, la Cour supérieure ordonne, entre autres, à la SHQ de publier un avis informant les membres du recours collectif de leur possibilité de réclamer le remboursement du montant correspondant à la charge mensuelle additionnelle pour la cuisinière ou le réfrigérateur perçue pour un mois ou plusieurs mois 2 . Elle a également pris acte « de l’engagement de la [SHQ] à effectuer des démarches additionnelles, […], afin de tenter d’obtenir les adresses actuelles de membres du groupe qui ne seraient plus bénéficiaires de programme de supplément aux loyers […] » 3 . Ainsi, les membres du Regroupement qui avaient un dossier actif à la SHQ, comme bénéficiaires du Programme de soutien au logement (PSL), ont été informés par l’organisme. Toutefois, la SHQ évalue qu’il y aurait environ 1 000 membres qui seraient admissibles à un remboursement mais qu’elle ne peut pas les contacter car elles auraient quitté leur logement et que la SHQ ne détient pas leurs adresses actuelles 1 Regroupement des comités logement et associations de locataires du Québec c. Société d'habitation du Québec, 2015 QCCS 600, par. 93. 2 Regroupement des comités logement et associations de locataires du Québec c. Société d'habitation du Québec, 2015 QCCS 3184, par. 25 et Annexe. 3 Id, par. 33.
1012311 Page 3 de 9 dans ses fichiers. C’est pourquoi la SHQ et le MTESS ont soumis le présent projet d’entente à la Commission. Les membres du recours collectif ont jusqu’au 12 mars 2016 pour acheminer leur formulaire de réclamation au gestionnaire des réclamations 4 . Pour ce faire, il est prévu que la SHQ contacte les membres au début du mois de janvier 2016 afin de leur laisser le temps de faire leur réclamation. 2. OBJET DE L’ENTENTE Le projet d’entente a pour objet de permettre à la SHQ d’obtenir du MTESS l’adresse actuelle des prestataires de l’aide financière de dernier recours qui ont droit à un remboursement en vertu du jugement rendu par la Cour supérieure et ce, afin que la SHQ puisse les informer de leur droit avant la date limite pour produire une réclamation 5 . Il est précisé dans le projet d’entente que la grande majorité des membres devant être retracées sont des personnes à faible revenu qui ont bénéficié du PSL et que le remboursement représente une somme importante pour elles. Il est également précisé qu’un nombre important des membres du recours collectif reçoit des prestations d’aide financière de dernier recours administrées par le MTESS en vertu de la Loi sur l’aide aux personnes et aux familles 6 . Il est aussi précisé que la SHQ détient le numéro d’assurance sociale (NAS) et la date de naissance d’un certain nombre des membres du recours dont elle n’a plus l’adresse. Il est enfin précisé que le MTESS détient le NAS, la date de naissance et l’adresse actuelle de ces membres dans la mesure où leur dossier est actif à l’aide financière de dernier recours. Il est dès lors prévu que la SHQ communiquera au MTESS une liste des membres qu’elle a identifiée comme ayant droit à un remboursement 7 . Après avoir vérifié qu’il détient un dossier actif sur ces membres, le MTESS transmettra à la SHQ l’adresse actuelle de correspondance des membres dont le dossier est actif 8 . 3. ASSISES LÉGALES Le projet d’entente présenté à la Commission, pour avis, réfère aux articles 68 alinéa 1 paragraphe 1.1° et 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 9 qui se lisent comme suit : 4 Id, Avis aux membres selon l’article 1030 du Code de procédure civile. 5 Projet d’entente, clause 1. 6 RLRQ, c. A-13.1.1. 7 Projet d’entente, clause 5. 8 Projet d’entente, clauses 6 et 7. 9 RLRQ, c. A-2.1, ci-après, « la Loi sur l’accès ».
1012311 Page 4 de 9 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel: (…) 1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée; (…) Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique: 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente. 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. […]
1012311 Page 5 de 9 4. CONSTATS À la lumière de l’information qui lui a été fournie dans le cadre de la présente demande d’avis, la Commission prend acte de ce qui suit. La clause 5 du projet d’entente énumère les renseignements personnels qui seront communiqués par la SHQ au MTESS. Ainsi, si la SHQ détient le NAS de la personne concernée, les renseignements communiqués au MTESS seront : - le(s) nom(s) et prénom(s); - le NAS. Les renseignements personnels, dont le NAS, sont recueillis lors de la demande initiale de logement, qui peut être accompagnée des preuves de revenus pour des fins de subventions dont les personnes concernées peuvent bénéficier, tel le PSL. La SHQ a informé la Commission qu’elle détient le NAS des anciens bénéficiaires du PSL ayant droit à un remboursement, puisque ce renseignement a été recueilli par un de ses mandataires, conformément à l'article 44 du Règlement sur l’habitation 10 . La SHQ demande à ses mandataires de conserver leurs dossiers de renseignements pendant 7 ans. Par ailleurs, la SHQ a indiqué que le recours collectif a été introduit en 2007 et qu’une ordonnance de conservation des dossiers a été rendue par la Cour supérieure en 2011, en vue de faciliter un éventuel recouvrement par les membres du Regroupement. Cette ordonnance obligeait la SHQ, et ses mandataires, à conserver tous les dossiers pertinents depuis 2004, et ce, jusqu'à ce qu’une décision finale soit rendue par la Cour. La Commission retient ce qui suit des explications fournies par la SHQ concernant la nécessité de communiquer le NAS au MTESS : le NAS est le moyen le plus efficace pour repérer une personne et recevoir communication de son adresse actuelle par le MTESS. Si le NAS était remplacé par d’autres variables, les risques d’erreurs ou de doublons pourraient augmenter; considérant la date limite du 12 mars 2016 fixée par la Cour supérieure, la SHQ estime que le gestionnaire des réclamations devra transmettre ses avis aux membres au début du mois de janvier 2016. Sachant que les 10 RLRQ. c. S-8, r.7. Art. 44. La Société peut, pour la mise en œuvre de la programmation prévue à l'article 42, confier à un office municipal d'habitation, un organisme sans but lucratif ou à un de ses bureaux régionaux, par voie de convention, la gestion partielle ou totale d'un programme de supplément au loyer.
1012311 Page 6 de 9 fichiers du MTESS contiennent des milliers de dossiers relatifs aux membres, et qu’il faut prévoir 10 à 15 jours avant qu’il ne puisse transmettre l’adresse des membres à la SHQ, l’utilisation du NAS aidera l’organisme à rencontrer l’échéance qui s’applique; les membres du Regroupement sont en grande partie des personnes à faible revenu et prestataires d’aide de dernier recours. Le MTESS détient le NAS de ces personnes considérant son obligation d’émettre des relevés fiscaux; dans les cas où le MTESS détient un dossier actif sur la personne concernée, il transmettra son adresse actuelle de correspondance à la SHQ; si le MTESS ne possède pas le NAS correspondant à celui qu’il a reçu de la SHQ, il n’y aura pas d’autres communications de renseignements au MTESS pour tenter de repérer l’adresse de la personne; la communication des noms et prénoms est nécessaire pour identifier les membres avec leur NAS dans les fichiers actifs du MTESS. si la SHQ ne détient pas le NAS de la personne concernée, l’organisme communiquera au MTESS les renseignements suivants : - le(s) nom(s) et prénom(s); - le sexe; - la date de naissance (année-mois-jour); - la dernière adresse connue. La communication des noms et prénoms est nécessaire pour identifier les membres dans les fichiers du MTESS. La SHQ a informé la Commission que la date de naissance et le sexe sont nécessaires au MTESS pour vérifier l’exactitude de l’identité de la personne, advenant qu’il y ait des doublons ou des discordances dans la façon dont les noms ou prénoms sont consignés dans les fichiers du ministère par rapport à ceux de la SHQ. La dernière adresse connue par la SHQ de la personne à joindre est nécessaire à l’exactitude du résultat de l’appariement qui sera réalisé par le MTESS. Si la personne était bénéficiaire de l’aide financière de dernier recours administrée par le MTESS à l’époque où elle bénéficiait du PSL, il est fort probable que le MTESS ait conservé cette adresse dans ses fichiers. Il sera alors capable de procéder à
1012311 Page 7 de 9 l’appariement de ce renseignement avec ses nom, prénom, sexe et date de naissance, ce qui permettra un niveau d’authentification plus élevé. Dans les cas où le MTESS détient un dossier actif sur la personne concernée, il transmettra son adresse actuelle de correspondance à la SHQ. À l’examen du projet d’entente soumis pour avis, la Commission constate ce qui suit : la communication des renseignements dans le cadre du projet d’entente permettra à la SHQ d’informer les membres concernés de leur droit à une réclamation financière en vertu d’un jugement rendu à cet effet par la Cour supérieure; il appert que le MTESS est habilité à conserver l’historique des adresses d’une personne qui a un dossier actif dans le cadre d’un programme d’aide financière qu’il administre; la clause 3 du projet d’entente précise que la SHQ utilisera les renseignements du MTESS uniquement pour contacter les membres du recours collectif ayant droit à un remboursement. La clause 4 du projet d’entente prévoit que ni la SHQ ni le MTESS ne pourront utiliser les renseignements échangés à une autre fin que celle prévue audit projet; la clause 8 du projet d’entente prévoit qu’il n’y aura pas d’autres renseignements personnels échangés entre l’organisme et le ministère que ceux identifiés dans ledit projet; la clause 9 du projet d’entente fixe la fréquence de la communication des renseignements, soit une seule communication réalisée avant le 12 mars 2016. Il n’y aura pas d’autres échanges de renseignements entre les parties après cette date; la clause 10 concernant le mode de communication des renseignements personnels prévoit que la SHQ les transmettra au MTESS par courriel sécurisé qui exigera un mot de passe pour l’ouvrir. Pour sa part, le MTESS remettra les renseignements en mains propres à la SHQ sur une clé USB, également protégée par mot de passe. À cet effet, la Commission comprend que les mots de passe seront échangés et divulgués de façon sécuritaire, et ce, préalablement à la communication des renseignements; la clause 12 du projet d’entente prévoit que la SHQ et le MTESS se sont engagés à conserver les renseignements échangés dans un endroit sécuritaire. La SHQ détruira les renseignements au plus tard 90 jours après la date de fin du projet d’entente. Pour sa part, le MTESS les détruira lorsqu’il les aura communiqués à la SHQ;
1012311 Page 8 de 9 la clause 13 prévoit que le projet d’entente entrera en vigueur à la date de la dernière signature qui y apparaîtra et prendra fin le 12 mars 2016. 4. ANALYSE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit rendre un avis motivé sur le projet d’entente de communication de renseignements personnels visés par le paragraphe 1.1° du premier alinéa de l’article 68 de la loi. La Commission doit prendre en considération : la conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68; l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d'avis que : la communication des renseignements personnels dans le cadre du projet d’entente, entre la SHQ et le MTESS, sera manifestement au bénéfice des personnes concernées, conformément au paragraphe 1.1° du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès; le projet d’entente est conforme aux conditions visées à l’article 68 de la Loi sur l’accès, et le consentement des personnes concernées à la communication de leurs renseignements personnels ne peut être obtenu dans les circonstances l'impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées est minimisé, considérant que : - les renseignements communiqués entre la SHQ et le MTESS permettront au MTESS de fournir avec exactitude à la SHQ l’adresse de correspondance actuelle des membres à joindre. Les membres concernés seront ensuite informées de leur droit à un remboursement; - les renseignements communiqués dans le cadre du projet d’entente seront limités à ceux énumérés à sa clause 5; - les mesures de sécurité prévues au projet d’entente pour assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels semblent adéquates; - les renseignements personnels reçus ne seront utilisés par la SHQ qu’aux seules fins prévues par le projet d’entente, et seront détruits au plus tard 90
1012311 Page 9 de 9 jours après sa date de fin. Le MTESS détruira les renseignements dès qu’il les aura communiqués à la SHQ; - les renseignements relatifs à l’identification des membres concernés qui seront communiqués par la SHQ au MTESS sont des renseignements que ce dernier peut détenir dans ses fichiers actifs et qu’il est, de ce fait, autorisé à conserver dans le cadre de la réalisation de sa mission d’aide financière de dernier recours. 5. CONCLUSION La Commission recommande à la SHQ, lorsque son gestionnaire de recouvrement communiquera par écrit aux membres concernés leur droit à un remboursement, de les informer que l’organisme a obtenu leurs adresses du MTESS dans le cadre d’une entente de communication de renseignements personnels ayant fait l’objet d’un avis favorable de la Commission, et ce, en vertu de la Loi sur l’accès. La Commission rappelle aux parties l’application de l’article 67.3 de la Loi sur l’accès concernant l’inscription, dans un registre, d’une communication de renseignements personnels réalisée en vertu de l’article 68 de cette loi. Ces constats faits, malgré la sensibilité du NAS et considérant les circonstances particulière du présent dossier, la Commission émet un avis favorable sous réserve de la réception d’une entente approuvée et signée par les parties concernées, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente soumis le 16 novembre 2015 par la SHQ.
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