AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT UNE ENTENTE EN VERTU DE LA LOI SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE RETRAITE QUÉBEC ET LE MINISTRE DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE DOSSIER 1014159 Août 2016
Dossier : 1014159 Page : 1 de 9 1. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , le ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale 2 (MTESS) a présenté pour avis, à la Commission d’accès à l’information (Commission), un projet intitulé : « Entente sur la communication de renseignements personnels nécessaires à l’exécution du mandat gouvernemental confié au comité Entraide-secteurs public et parapublic », à être conclue entre Retraite Québec et le ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MTESS) (l’Entente). Le projet d’Entente a pour objet la communication de renseignements personnels par Retraite Québec 3 au Comité Entraide – secteurs public et parapublic (Comité) afin que ce dernier puisse exercer les attributions qui lui ont été confiées par le gouvernement du Québec en application du Décret 408-2016 concernant le Comité Entraide – secteurs public et parapublic, son secrétariat permanent et la campagne annuelle de sollicitation du 18 mai 2016 4 (Décret), lequel est en vigueur pour une durée de cinq ans. Le gouvernement du Québec a mandaté le Comité pour promouvoir et coordonner les activités de la campagne annuelle de sollicitation au profit des Centraide du Québec, de la division québécoise de la Société canadienne de la Croix-Rouge, ainsi que Partenaire Santé-Québec et ses membres. Le ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale a été désigné dans le Décret comme ministre responsable de la campagne annuelle de sollicitation et du Secrétariat permanent; lequel assurera l’expertise et le soutien professionnel au Comité. Le Décret prévoit que le Comité, après entente avec Retraite Québec, est autorisé à solliciter les retraités des ministères et organismes visés par ce Décret 1 RLRQ, c. A-2.1, (Loi sur l’accès). 2 Depuis le 1 er janvier 2016, le ministère du Travail et celui de l’Emploi et de la Solidarité sociale sont regroupés en un seul ministère nommé le ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale. 3 Depuis le 1 er janvier 2016, la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (CARRA) et la Régie des rentes du Québec (RRQ) sont regroupées en un seul organisme nommé Retraite Québec. 4 Gazette officielle du Québec, 8 juin 2016, 148 e année, N o 23, Partie 2.
Dossier : 1014159 Page : 2 de 9 dans le cadre de ses campagnes annuelles 5 . Les renseignements personnels nécessaires au Comité pour solliciter les retraitées sont détenus par Retraite Québec. Considérant que Retraite Québec communiquera des renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées au MTESS, le projet d’Entente a été présenté à la Commission pour avis, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès. 2. ASSISES LÉGALES Le projet d’Entente présenté à la Commission s’appuie sur les dispositions législatives suivantes : les articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès : 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion; […] Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique : 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente. 5 Il est prévu au Décret que « sur la recommandation du ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale […] que le Comité soit autorisé, après entente avec Retraite Québec, à solliciter les personnes retraitées des ministères et organismes visés par le présent décret ».
Dossier : 1014159 Page : 3 de 9 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. Le Décret 408-2016 du 18 mai 2016.
Dossier : 1014159 Page : 4 de 9 3. CONSTATS Conformément aux paragraphes 1° et 2° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit prendre en considération certains éléments dans le cadre d’un avis à émettre sur une entente de communication de renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées. Il s’agit de la conformité du projet d’Entente aux conditions prévues à l’article 68 de la Loi sur l’accès et de l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication. À l’examen du projet d’Entente soumis pour avis, et de l’information obtenue auprès du MTESS et de Retraite Québec, la Commission constate ce qui suit concernant la communication de renseignements personnels en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès : QUANT À L’IDENTIFICATION DE L’ORGANISME PUBLIC QUI COMMUNIQUE LE RENSEIGNEMENT ET CELLE DE LA PERSONNE OU DE L’ORGANISME QUI LE RECUEILLE Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme qui le reçoit. La clause 2 du projet d’Entente prévoit que Retraite Québec communiquera les renseignements personnels énumérés à l’Annexe A dudit projet au Comité. QUANT AUX FINS POUR LESQUELLES LE RENSEIGNEMENT EST COMMUNIQUÉ Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué. La clause 1 du projet d’Entente précise que les renseignements personnels qui seront communiqués par Retraite Québec permettront au Comité de communiquer, par écrit, avec les retraités visés par le Décret, et ce, dans le but de les solliciter au profit de la campagne annuelle dirigée par le Comité. QUANT À LA NATURE DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués.
Dossier : 1014159 Page : 5 de 9 Les renseignements personnels communiqués au Comité par Retraite Québec sont énumérés à l’annexe A du projet d’Entente. Ces renseignements sont : Nom et prénom; Numéro d’identification attribué par Retraite Québec; Adresse personnelle; Code de langue. Le nom et les coordonnées des retraités, ainsi que la langue utilisée (français ou anglais), sont nécessaires au Comité pour transmettre les avis de sollicitation aux personnes concernées. Notons que le Centre de services partagés du Québec sera chargé de la gestion des correspondances postales aux personnes sollicitées. La Commission prend acte que la Fiche de souscription transmise aux retraités contiendra leur Numéro d’identification personnel attribué par Retraite Québec. Il s’agit d’un numéro aléatoire à 10 chiffres propre à chaque retraité, ce qui évite à l’organisme de confondre des personnes pouvant avoir des noms ou prénoms identiques ou semblables à d’autres qui seraient inscrits dans ses fichiers. Advenant que la personne sollicitée souhaite que Retraite Québec procède à des prélèvements à la source pour sa contribution financière volontaire, ce numéro devient nécessaire à l’organisme pour qu’il procède ainsi et, se faisant, s’assure que les retraits se réalisent auprès de la personne concernée, et non auprès d’une autre. Dans ces circonstances, il est nécessaire pour Retraite Québec d’identifier, sans risque d’erreur, la personne qui souhaite bénéficier d’une retenue à la source. Quant à la nécessité de préinscrire le Numéro d’identification de la personne sollicitée sur la Fiche de souscription de la campagne Entraide, Retraite Québec a informé la Commission que malgré le fait que l’organisme utilise ce numéro dans ses communications personnalisées avec sa clientèle dans le cadre de sa mission, il ne s’agit pas d’un identifiant connu ou fréquemment utilisé par les personnes concernées. De cette façon, l’inscription du Numéro d’identification personnel sur la Fiche de souscription évite à la personne de faire des démarches supplémentaires auprès de l’organisme pour le connaître, ce qui réduit les risques d’erreur de transcription sur le document à remplir. Le Numéro d’identification personnel évite aussi d’utiliser un autre identifiant comme le numéro d’assurance sociale de la personne sollicitée ou sa date de naissance.
Dossier : 1014159 Page : 6 de 9 Le cas échéant, le Numéro d’identification personnel de Retraite Québec pourra également servir aux communications entre les membres du personnel autorisés des organismes concernés pour préciser ou compléter un renseignement qui a été fourni conformément au projet d’Entente. La Commission prend également acte que la communication des renseignements par Retraite Québec au Secrétariat Entraide (MTESS) concernera environ 75 000 retraités par année. La Commission prend aussi acte que si une personne retraitée demandait à ne plus être sollicitée dans le cadre de la campagne annuelle, cette information sera transmise par le MTESS à Retraite Québec pour que l’organisme la retire du fichier transmis annuellement au ministère. QUANT AU MODE DE COMMUNICATION UTILISÉ Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme receveur. La clause 3 de l’annexe A du projet d’Entente énumère les moyens de transmission des renseignements personnels décrits à la clause 1 de cette annexe que les parties pourront convenir d’utiliser. Cette clause prévoit aussi que des employés des organismes concernés pourront s’échanger verbalement de l’information au besoin, et ce, uniquement pour des fins de précisons ou pour compléter un renseignement déjà communiqué dans le cadre du projet d’Entente. QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ PROPRES À ASSURER LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité qui seront mises en œuvre pour assurer la protection des renseignements personnels communiqués. La clause 6 du projet d’Entente précise les obligations relatives à la protection et à la sécurité des renseignements personnels communiqués que le Comité s’engage à respecter. En lien avec cette disposition, l’annexe B du projet d’Entente énumère les mesures de sécurité, de contrôle et de conservation qui seront appliquées aux renseignements.
Dossier : 1014159 Page : 7 de 9 QUANT À LA PÉRIODICITÉ DE LA COMMUNICATION Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de renseignements. La clause 2 de l’annexe A du projet d’Entente prévoit que les renseignements personnels décrits à la clause 1 de cette annexe seront communiqués une seule fois par année à un moment convenu entre Retraite Québec et le MTESS. QUANT À LA DURÉE DE L’ENTENTE Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée. La clause 21 du projet d’Entente prévoit que celle-ci prendra fin le 18 mai 2021. Toutefois, il est mentionné que celle-ci pourrait être renouvelée tacitement si, avant son expiration, un nouveau décret venait remplacer le Décret du 18 mai 2016 en reprenant substantiellement le contenu de ce dernier. La clause 22 du projet d’Entente prévoit les modalités d’entrée en vigueur de l’Entente et la clause 23 celles relatives à sa terminaison si elle devait prendre fin avant la date d’échéance prévue. Si une des parties décidait de mettre fin à l’Entente, la clause 24 du projet d’Entente prévoit que les dispositions relatives à la protection et à la sécurité des renseignements personnels communiqués continueront de s’appliquer. 4. ANALYSE Après analyse des documents reçus, la Commission constate que la communication des renseignements personnels visée par le projet d’Entente est prévue au paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès. Il prévoit qu’un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un organisme public lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit rendre un avis motivé sur une entente de communication de renseignements personnels visée par le paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la loi.
Dossier : 1014159 Page : 8 de 9 La Commission doit prendre en considération : La conformité du projet d’Entente aux conditions visées à l’article 68; L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. 4.1. La conformité du projet d’Entente aux conditions visées à l’article 68 de la Loi sur l’accès Selon l’article 68 de la Loi sur l’accès, la communication : - doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur; - ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. Selon l’information fournie à la Commission, les renseignements personnels communiqués au MTESS par Retraite Québec sont nécessaires aux attributions confiées au MTESS par le Décret. Et, comme en font foi les sections précédentes du présent avis et conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission constate que le projet d’Entente contient les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la loi. 4.2. L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée des personnes concernées La Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication. À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative, considérant que : les renseignements personnels communiqués sont limités à ceux énumérés à l’annexe A du projet d’Entente. Ces renseignements sont nécessaires à la réalisation du mandat du Comité tel que décrit dans le Décret;
Dossier : 1014159 Page : 9 de 9 les renseignements personnels communiqués ne seront utilisés qu’en conformité avec l’objet du projet d’Entente; des mesures de sécurité sont prévues au projet d’Entente pour assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels communiqués, ainsi que les obligations qui en découlent; les mesures de conservation et de destruction des renseignements personnels communiqués sont prévues à l’Annexe B du projet d’Entente; le projet d’Entente prend fin le 18 mai 2021. 5. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une Entente, approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’Entente soumis par Retraite Québec à la Commission le 17 août 2016. Toutefois, la Commission formule les recommandations suivantes aux organismes visés par le projet d’Entente : la lettre de sollicitation annuelle envoyée par le Comité aux retraités, à laquelle est jointe la Fiche de souscription, devrait les informer que leurs renseignements personnels ont été obtenus de Retraite Québec, et ce, en vertu d’une entente écrite de communication de renseignements, sans leur consentement, ayant fait l’objet d’un avis favorable de la Commission, conformément à la Loi sur l’accès. Cette information devrait également apparaître sur le site web du Comité (www.entraide.gouv.qc.ca); les retraités devraient être informés qu’ils peuvent demander à ne plus recevoir d’avis de sollicitation et indiquer la démarche à suivre, le cas échéant; les retraités devraient pouvoir communiquer avec le Secrétariat Entraide à l’aide d’un numéro de téléphone sans frais.
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