AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION
PORTANT SUR L’AVENANT No 1 À L’ENTENTE EN VERTU DE LA LOI
SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR
LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS INTERVENUE
ENTRE
LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC
ET
LA SOCIÉTÉ DE L’ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC
DOSSIER 101 58 43
Avril 2017
101 58 43
CONTEXTE
En juin 2006, la Commission d’accès à l’information (Commission) a émis un avis
favorable relativement à l’« Entente en vertu de la Loi sur l’accès aux documents
des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels entre
la Régie de l’assurance maladie du Québec et la Société de l’assurance
automobile du Québec »
1
(Entente de 2006).
L’Entente de 2006, soumise à la Commission en vertu de l’article 68.1 de la Loi
sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels
2
, permet à la Régie de l’assurance maladie du
Québec (RAMQ) de recevoir communication de la Société de l’assurance
automobile du Québec (SAAQ) des changements d’adresse des titulaires de
permis de conduire et de certificat d’immatriculation de véhicules et ce, afin de
mettre à jour de façon continue le Fichier d’inscription des personnes assurées
(FIPA), pour les fins d’application de la Loi sur l’assurance maladie du Québec
3
et
du Règlement sur l’admissibilité des personnes auprès de la Régie de l’assurance
maladie du Québec
4
.
Compte tenu des responsabilités qui lui sont confiées dans la gestion du système
de santé au Québec, le FIPA de la RAMQ doit être à jour afin de vérifier
l’admissibilité des personnes au régime public d’assurance maladie et aux autres
programmes qui sont confiés à cet organisme. Le FIPA sert également à la
délivrance, par la RAMQ, de la carte d’assurance maladie et à l’émission des avis
de renouvellement aux personnes concernées.
.
OBJET DE LA MODIFICATION À L’ENTENTE DE 2006
En mars 2017, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission a
reçu de la RAMQ pour avis le document intitulé « Avenant n°1 à l’Entente en vertu
de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels entre la Régie de l’assurance maladie du Québec
et la Société de l’assurance automobile du Québec » (Avenant n°1).
Le projet d’Avenant n°1 vise à abroger l’article 2.2 de l’Entente de 2006 qui se lit
comme suit :
2.2. Aucun renseignement n’est communiqué à la [RAMQ] à
l’égard d’un titulaire du permis de conduire ou de certificat
d’immatriculation ayant utilisé le Service québécois de
changement d’adresse pour aviser la Société [SAAQ] de sa
nouvelle adresse.
1
Dossier CAI 06 08 47.
2
RLRQ, c. A-2.1 ci-après, « la Loi sur l’accès ».
3
RLRQ, c. A-29.
4
RLRQ, c. A-29, r.0.01.
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En effet, la RAMQ a informé la Direction de la surveillance de la Commission qu’en
2006 elle avait renoncé à recevoir communication de renseignements personnels
communiqués à la SAAQ par le Service québécois de changement d’adresse
(SQCA) et ce, essentiellement pour des raisons d’incompatibilités technologiques
entre les systèmes existant et ainsi éviter d’affecter l’intégrité des composantes du
FIPA. Les parties avaient alors convenu d’exclure de l’Entente de 2006 la
communication de renseignements à la RAMQ concernant un titulaire de permis
de conduire ou d’un certificat d’immatriculation ayant utilisé le SQCA pour informer
la SAAQ de sa nouvelle adresse.
La RAMQ a informé la Direction de la surveillance de la Commission qu’elle juge
maintenant nécessaire d’abroger l’article 2.2 de l’Entente de 2006 et ce, afin
d’assurer l’exactitude des renseignements personnels qu’elle doit détenir dans le
FIPA.
Par ailleurs, la RAMQ a indiqué qu’elle a été avisée par le Directeur général des
élections du Québec (DGEQ) que certaines adresses qui lui étaient
communiquées [par la RAMQ] comportaient des lacunes.
Pour les fins du présent avis, soulignons qu’en vertu de l’article 65.0.1 de la Loi
sur l’assurance maladie, la RAMQ doit transmettre au DGEQ le changement
d’adresse d’une personne assurée à la RAMQ inscrite sur une liste électorale du
Québec.
65.0.1. La Régie transmet au directeur général des élections
les changements relatifs au nom, à l’adresse, à la date de
naissance et au sexe d’une personne assurée inscrite sur la
liste électorale permanente constituée en vertu de l’article
40.1 de la Loi électorale (chapitre E-3.3) ainsi que, le cas
échéant, la date de son décès et les codes de péremption de
l’adresse de cette personne. Elle transmet également le
nom, l’adresse, la date de naissance et le sexe d’une
personne assurée majeure qui a informé la Régie de
l’acquisition de sa citoyenneté canadienne ou qui s’est
nouvellement inscrite auprès de celle-ci en indiquant détenir
la citoyenneté canadienne. Elle transmet enfin les mêmes
renseignements concernant toute personne assurée qui
atteindra l’âge de 18 ans et ce, au moins six mois avant
qu’elle n’atteigne cet âge ainsi que les renseignements
concernant toute personne assurée qui répond aux critères
énoncés aux paragraphes 1° à 3° du premier alinéa de
l’article 1 de la Loi électorale et qui n’est pas inscrite sur la
liste électorale permanente.
La Régie transmet au directeur général des élections, sur
demande, tout autre renseignement personnel nécessaire à
la confection et à la mise à jour de la liste électorale
permanente, après avoir reçu l’avis de la Commission
d’accès à l’information.
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La Régie transmet, sur demande, au directeur général des
élections, l’ensemble des adresses résidentielles qu’elle
détient au Québec.
La RAMQ ne recevant pas les changements d’adresses effectués à la SAAQ au
moyen du SQCA, il en résulte que certaines adresses détenues par la RAMQ ne
sont pas forcément à jour.
Afin d’assurer l’intégrité des renseignements personnels que possède la RAMQ
pour réaliser sa mission, cet organisme soutient donc qu’il doit obtenir tous les
changements d’adresse effectués à la SAAQ, y compris ceux réalisés par le biais
du SQCA.
La RAMQ précise qu’elle dispose maintenant d’un système informatique lui
permettant de recevoir les renseignements personnels nécessaires quant aux
changements d’adresse et ce, peu importe leur provenance.
En ce qui a trait à la communication des adresses au DGEQ par la RAMQ,
l’Entente modifiée de 2006 par le projet d’Avenant n°1 respectera les dispositions
législatives en vigueur, ce qui permettra au DGEQ d’assurer une meilleure intégrité
et une meilleure cohérence des listes électorales qu’il doit produire.
Par conséquent, le présent avis porte sur le projet d’Avenant n°1 reçu à la
Commission en mars 2017, lequel vise à abroger l’article 2.2 de l’Entente de 2006.
CONSTATS
Après avoir pris connaissance des documents reçus et de l’information qui a été
fournie par la RAMQ à sa Direction de la surveillance dans le cadre de la présente
demande d’avis par cet organisme, la Commission constate que :
l’Avenant n°1 vise à abroger la clause 2.2 de l’Entente de 2006;
les clauses de l’Entente de 2006 qui ne sont pas affectées par l’Avenant n°1
demeurent en vigueur;
s’il devait y avoir un conflit entre l’Entente de 2006 et l’Avenant n°1, il est prévu
que les modalités de ce dernier prévaudront;
l’Avenant n°1, dûment signé par les parties, sera déposé en annexe de
l’Entente de 2006 pour en faire partie intégrante;
la nécessité des renseignements personnels et l’impact de leur communication
demeurent inchangés par rapport à l’Entente de 2006.
CONCLUSION
Ces constats faits, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la
réception de l’Avenant n
o
1 approuvé et signé par les représentants des
organismes concernés et dont le contenu sera substantiellement conforme au
projet soumis par la RAMQ et reçu à la Commission le 24 mars 2017.
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