AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION DE L’ENQUÊTE SUR LA MALTRAITANCE DES PERSONNES AÎNÉES AU QUÉBEC ENTRE LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC ET L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC DOSSIER 1018165-S Avril 2018
Dossier : 1018165-S 1. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , l’Institut de la statistique du Québec (ISQ) a présenté pour avis à la Commission d’accès à l’information (Commission) un projet d’entente avec la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ). Le projet d’entente reçu à la Commission est intitulé «Entente de communication de renseignements nécessaires à la réalisation de l’Enquête sur la maltraitance des personnes aînées au Québec» (Entente). Le projet d’Entente a pour objet de déterminer les conditions et modalités selon lesquelles la RAMQ communiquera à l’ISQ des renseignements personnels nécessaires à cet organisme pour la réalisation de l’Enquête sur la maltraitance envers les personnes aînées du Québec (l’EMPAQ) à portée provinciale. Le cinquième « Attendu » du projet d’Entente précise que l’ISQ a reçu le mandat du ministère de la Famille 2 de réaliser l’EMPAQ. Elle devrait se dérouler entre les mois de septembre 2018 (pour le pré-test) et mai 2019 (pour la collecte-enquête), et ce, auprès des personnes sélectionnées de 65 ans et plus 3 . La Commission est informée que le Secrétariat aux aînés a confié cette enquête à l’ISQ dans le cadre du Plan d’action pour contrer la maltraitance envers les personnes aînées, dans lequel la mesure 42 prévoit une enquête québécoise sur la prévalence de la maltraitance envers cette population. 2. ASSISES LÉGALES Le projet d’Entente présenté à la Commission repose sur les dispositions législatives suivantes : Loi sur l’Institut de la statistique du Québec 4 2. L’Institut a pour mission de fournir des informations statistiques qui soient fiables et objectives sur la situation du Québec quant à tous les aspects de la société québécoise pour lesquels de telles informations sont pertinentes. 1 RLRQ, c. A-2.1, ci-après, la « Loi sur l’accès ». 2 Secrétariat aux aînés. 3 À partir d’un échantillon constitué d’au plus 15 000 personnes pour obtenir une participation d’environ 8 000 personnes. La collecte de renseignements est évaluée à au plus 1 000 personnes pour le pré- test. 4 RLRQ, c. I-13.001. Page 1 de 9
Dossier : 1018165-S L‘Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement, sauf à l’égard d’une telle information que ceux-ci produisent à des fins administratives. Il est le responsable de la réalisation de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général. 5. Pour la réalisation de sa mission, l’institut peut: 1° faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec; (…) 5° fournir aux ministères et organismes du gouvernement et à ses autres clients des services de nature scientifique ou technique dans le domaine de la statistique; (…) 7° développer les méthodologies, les cadres d’intégration et les autres outils requis. 25. Le directeur général, les fonctionnaires et toute autre personne dont les services sont utilisés par le directeur général dans l’exercice de ses fonctions ne peuvent révéler ni faire révéler, par quelque moyen que ce soit, des renseignements obtenus en vertu de la présente loi si ces révélations permettent de rattacher un renseignement à une personne, à une entreprise, à un organisme ou à une association en particulier. Loi sur l’assurance maladie 5 63. Les membres, les fonctionnaires et les employés de la Régie, de même que les membres et les employés d’un comité de révision constitué en vertu de l’article 41 et d’un conseil d’arbitrage visé à l’article 54 ne doivent pas révéler, autrement que suivant l’article 283 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01), un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente loi. (…) 67. L’article 63 n’interdit pas de révéler, pour fins de statistiques, des renseignements obtenus pour l’exécution de la présente loi, pourvu qu’il ne soit pas possible de les relier à une personne particulière. (…) 5 RLRQ, c. A-29. Page 2 de 9
Dossier : 1018165-S Il n’interdit pas non plus de révéler un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente loi à l’Institut de la statistique du Québec institué en vertu de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011) lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice de ses attributions, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). Loi sur l’accès 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1°à un organisme public ou à un organisme d'un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou à la mise en œuvre d'un programme dont cet organisme a la gestion : (…) Cette communication s'effectue dans le cadre d'une entente écrite qui indique : 1° l'identification de l'organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l'organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l'entente. 70. Une entente visée à l'article 68 ou au deuxième alinéa de l'article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l'entente aux conditions visées à l'article 68 ou à l'article 68.1; 2° l'impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l'organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d'au plus 60 jours de la réception de la demande d'avis accompagnée de Page 3 de 9
Dossier : 1018165-S l'entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d'avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l'entente dans le délai de 60 jours. L'entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l'entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d'avis dans le délai prévu, les parties à l'entente sont autorisées à procéder à son exécution. (…) 3. CONSTATS Le neuvième « Attendu» du projet d’Entente prévoit que la communication des renseignements personnels à l’ISQ par la RAMQ, sans le consentement des personnes concernées, se réalisera en vertu du paragraphe 1⁰ du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès. Selon le dixième «Attendu», cette communication s’effectuera dans le cadre d’une entente écrite, conformément au deuxième alinéa de l’article 68 de la loi. Dans ces circonstances, une entente doit indiquer les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de cette disposition. Conformément aux paragraphes 1° et 2° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit prendre en considération certains éléments avant d’émettre un avis concernant une entente de communication de renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées. Il s’agit tout d’abord de la conformité de l’entente aux conditions prévues à l’article 68 de la Loi sur l’accès et ensuite de l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication. Ainsi, à l’examen du projet d’Entente soumis pour avis par l’ISQ et de l’information transmise par cet organisme à sa Direction de la surveillance, la Commission constate ce qui suit concernant la communication des renseignements personnels. Page 4 de 9
Dossier : 1018165-S QUANT À L’IDENTIFICATION DE L’ORGANISME PUBLIC QUI COMMUNIQUE LE RENSEIGNEMENT ET CELLE DE LA PERSONNE OU DE L’ORGANISME QUI LE RECUEILLE Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme qui le recueille. La clause 1.1 du projet d’Entente prévoit que la RAMQ est l’organisme public détenteur des renseignements personnels qui seront communiqués à l’ISQ dans le cadre de l’Entente. L’ISQ est l’organisme qui les recueillera pour les fins de l’EMPAQ. La Commission comprend de la clause 1.2 du projet d’Entente que les renseignements visés par la communication seront ceux de personnes de 65 ans et plus et qui répondent aux critères définis par les points a), b), et c) de cette disposition. Selon l’information qui a été portée à sa connaissance par l’ISQ dans le cadre de la présente demande d’avis, la Commission comprend qu’il s’agit, pour l’essentiel, de personnes à domicile. QUANT AUX FINS POUR LESQUELLES LE RENSEIGNEMENT EST COMMUNIQUÉ Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué. La clause 1.1 du projet d’Entente prévoit expressément que l’ISQ a reçu le mandat du ministère de la Famille pour réaliser l’EMPAQ. Pour ce faire, l’ISQ doit obtenir des renseignements personnels détenus par la RAMQ. À partir de l’information obtenue de l’ISQ concernant la portée de l’EMPAQ, la population visée et les échéanciers prévus, la Commission comprend que les renseignements communiqués par la RAMQ serviront dans un premier temps à contacter les répondants potentiels par une lettre d’annonce et d’information au sujet de cette enquête et, aussi, à permettre des appels téléphoniques subséquents par l’ISQ auprès des personnes concernées pour obtenir leurs réponses. La Commission comprend que les lettres d’annonce informeront aussi les personnes concernées que l’ISQ a obtenu leurs renseignements personnels de la RAMQ, dans le cadre d’une entente écrite ayant reçu un avis favorable de la Commission, et ce, conformément à la Loi sur l’accès. Page 5 de 9
Dossier : 1018165-S La Commission comprend également que les personnes contactées pourront toujours communiquer avec l’ISQ pour obtenir davantage d’information sur l’EMPAQ et refuser d’y participer, le cas échéant. Dans le cadre de sa demande d’avis à la Commission, l’ISQ a informé la Direction de la surveillance que le projet d’enquête sur la maltraitance des personnes aînées du Québec a été soumis à son Comité d’éthique le 2 mars 2018. Le 6 avril 2018, le Comité d’éthique de l’ISQ a donné un avis favorable pour la réalisation de l’EMPAQ. Une copie de cet avis a été fournie à la Commission à la demande de sa Direction de la surveillance. Quant à la nature des renseignements communiqués Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués. Les renseignements personnels communiqués à l’ISQ par la RAMQ dans le cadre du projet d’Entente sont énumérés à la clause 1 de l’annexe A dudit projet. Ces renseignements proviennent du Fichier d’inscription des personnes assurées (FIPA) de la RAMQ. La clause 2.2 du projet d’Entente énonce que les deux organismes conviennent que la communication des renseignements personnels à l’ISQ est nécessaire à la réalisation de l’EMPAQ par cet organisme. La Commission constate également que l’ISQ a fourni à sa Direction de la surveillance un tableau synthèse qui indique les fins pour lesquelles les renseignements sont nécessaires, avec des précisions supplémentaires pour chacun d’eux. Dès lors, la Commission comprend que chaque renseignement énuméré aux points 1 à 15 de l’annexe A du projet d’entente est nécessaire à l’ISQ concernant toutes les personnes sélectionnées pour participer à l’EMPAQ. QUANT AU MODE DE COMMUNICATION UTILISÉ Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé. La clause 2.1 du projet d’Entente prévoit que la communication par la RAMQ à l’ISQ des renseignements personnels énumérés à l’annexe A dudit projet se fera par un mode de communication sécurisé. La clause 11 de l’annexe A stipule que les communications de renseignements se feront par messagerie interne, par transporteur sécuritaire ou par télécommunication sécurisée. Page 6 de 9
Dossier : 1018165-S La Commission comprend que la communication se réalisera en conformité avec la loi et les politiques et directives en matière de sécurité de l’information dont il est fait mention à l’annexe B du projet d’Entente et appliquées par l’ISQ. QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ PROPRES À ASSURER LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité qui seront mises en œuvre pour assurer la protection des renseignements personnels communiqués. Les mesures de sécurité pour assurer la protection des renseignements obtenus de la RAMQ sont prévues à l’annexe B du projet d’Entente. Les clauses de la section 5 du projet d’Entente énumèrent les obligations et les engagements de l’ISQ concernant la protection et la confidentialité des renseignements personnels reçus de la RAMQ pour les fins de l’Entente. QUANT À LA PÉRIODICITÉ DE LA COMMUNICATION Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de renseignements. La clause 12 de l’annexe A du projet d’Entente prévoit la fréquence de la communication des renseignements entre la RAMQ et l’ISQ. En vertu de cette disposition, les communications entre la RAMQ et l’ISQ se feront en quatre temps. QUANT À LA DURÉE DE L’ENTENTE Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée. Comme prévu à la clause 6.2 du projet d’Entente, l’Entente prend fin lorsque les communications décrites à l’Annexe A dudit projet seront réalisées, à l’exception du point 3 de l’annexe A qui s’applique concernant la conservation du numéro banalisé de la personne assurée par la RAMQ après la réalisation de l’EMPAQ. 4. ANALYSE Après analyse des documents reçus, la Commission constate que la communication des renseignements personnels dans le cadre de l’Entente peut se réaliser en vertu du paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, lequel prévoit Page 7 de 9
Dossier : 1018165-S qu’un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit rendre un avis motivé sur une entente de communication de renseignements personnels visée par le paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la loi. La Commission doit prendre en considération : La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68; L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. 4.1. LA CONFORMITÉ DU PROJET D’ENTENTE AUX CONDITIONS VISÉES À L’ARTICLE 68 DE LA LOI SUR L’ACCÈS Selon l’article 68 de la Loi sur l’accès, la communication : - doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur; - ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. Selon l’information fournie par l’ISQ, la Commission est d’avis que les renseignements personnels communiqués par la RAMQ en vertu du projet d’Entente sont nécessaires à l’exercice de ses attributions, telles que prévues par la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec et pour les fins de l’EMPAQ en conformité avec l’Entente. Comme en font foi les sections précédentes du présent avis, et conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission constate que le projet d’Entente contient les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la loi. 4.2. L’IMPACT DE LA COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS SUR LA VIE PRIVÉE DES PERSONNES CONCERNÉES La Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication. Page 8 de 9
Dossier : 1018165-S À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative, considérant que : les renseignements personnels communiqués seront limités à ceux énumérés à l’annexe A du projet d’Entente; la nécessité de la communication des renseignements personnels a été démontrée par l’ISQ; les renseignements ne serviront qu’aux fins de la réalisation de l’objet du projet d’Entente; des numéros banalisés [i.e. identifiants banalisés des personnes assurées] seront attribués aux renseignements communiqués; aucun renseignement pouvant identifier une personne physique ne sera publié dans des rapports ou études par les organismes concernés; des mesures de sécurité sont prévues au projet d’Entente pour assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels faisant l’objet de la communication; la clause 7.1 du projet d’entente prévoit la destruction par l’ISQ, après la fin de la collecte de l’EMPAQ des renseignements communiqués par la RAMQ, à l’exception du numéro banalisé tel que prévu à l’annexe A dudit projet. La RAMQ et la Commission seront avisés de cette destruction conformément à la clause 7.3 du projet d’Entente. 5. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une Entente approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’Entente reçu de l’ISQ par sa Direction de la surveillance, le 16 mars 2018. Page 9 de 9
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