AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT UNE ENTENTE SUR LES OBLIGATIONS IMPOSÉES PAR LA LOI SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À TRANSITION ÉNERGÉTIQUE QUÉBEC ET ASSUMÉES PAR LE MINISTÈRE DE L’ÉNERGIE ET DES RESSOURCES NATURELLES ENTRE LE MINISTRE DE L’ÉNERGIE ET DES RESSOURCES NATURELLES ET TRANSITION ÉNERGÉTIQUE QUÉBEC DOSSIER 101 58 25 Mars 2017
Dossier : 101 58 25 1. MISE EN CONTEXTE Le 13 mars 2017, le ministère de l’Énergie et des Ressources naturelles (MERN) a présenté à la Commission d’accès à l’information (Commission) un projet d’entente intitulé « Entente sur les obligations imposées par la Loi sur l’accès à Transition énergétique Québec et assumées par le ministère de l’Énergie et des Ressources naturelles» (projet d’Entente). Ce projet d’Entente vise à confier au MERN le mandat d’assumer toutes les obligations auxquelles Transition énergétique Québec (TEQ) est assujettie en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , incluant celles prévues au Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels 2 . Ce projet d’Entente s’explique par le fait qu’actuellement le TEQ ne dispose par des ressources nécessaires pour s’acquitter de toutes les obligations que la Loi sur l’accès lui impose quant au traitement des demandes d’accès qu’il reçoit. Ce projet d’Entente s’inscrit dans le cadre de l’article 172 de la Loi sur l’accès. Le présent avis porte sur le projet d’Entente tel que modifié le 16 mars 2017. 2. ASSISES LÉGALES La section « Préambule » du projet d’entente fait notamment état des dispositions législatives sur lesquelles s’appuie le projet d’entente. Pour les fins du présent avis, il y a lieu de noter que les premier et quatrième « Attendu » du projet d’entente stipulent que TEQ et le MERN sont des organismes publics au sens des articles 3 et 4 de la Loi sur l’accès qui se lisent comme suit : 3. Sont des organismes publics: le gouvernement, le Conseil exécutif, le Conseil du trésor, les ministères, les organismes gouvernementaux, les organismes municipaux, les organismes scolaires et les établissements de santé ou de services sociaux. […]. 4. Les organismes gouvernementaux comprennent les organismes non visés dans les articles 5 à 7, dont le gouvernement ou un ministre nomme la majorité des membres, dont la loi ordonne que le personnel soit nommé 1 RLRQ, c. A-2.1, ci-après « la Loi sur l’accès ». 2 RLRQ, chapitre A-2.1, r. 2, ci-après « le Règlement sur la diffusion ». Page 1 de 3
Dossier : 101 58 25 suivant la Loi sur la fonction publique (chapitre F-3.1.1) ou dont le fonds social fait partie du domaine de l'État. Aux fins de la présente loi, le curateur public est assimilé à un organisme gouvernemental, dans la mesure où il détient des documents autres que ceux visés par l'article 2.2. Est assimilée à un organisme gouvernemental, aux fins de la présente loi, une personne nommée par le gouvernement ou par un ministre, avec le personnel qu'elle dirige, dans le cadre des fonctions qui lui sont attribuées par la loi, le gouvernement ou le ministre. Par ailleurs, considérant que TEQ ne disposera pas des ressources nécessaires pour s’acquitter de toutes ses obligations prévues à la Loi sur l’accès et au Règlement sur la diffusion, il a été convenu de conclure une entente avec le MERN, et ce, conformément à l’article 172 de la Loi sur l’accès qui prévoit que : 172. Les obligations qu'impose la présente loi à un organisme public peuvent être assumées par un autre organisme public dans le cadre d'une entente approuvée par la Commission. 3. CONSTATS À la suite de l’analyse du projet d’Entente et à la lumière des informations qui lui ont été fournies par le MERN, la Commission constate que : - les deux parties au projet d’Entente sont des organismes publics assujettis à la Loi sur l’accès; - les obligations et engagements du MERN et de TEQ sont prévus à la clause 2 du projet d’Entente; - TEQ transmettra au responsable de l’accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels du MERN, dès sa réception, toute demande d’accès écrite ou verbale pour traitement par ce ministère, et ce, conformément aux dispositions de la Loi sur l’accès qui s’appliquent. La Commission comprend donc que les délais de traitement d’une demande d’accès auprès de TEQ commenceront à courir dès sa réception par le TEQ et non par le MERN. Le MERN a informé la Direction de la surveillance de la Commission que toute personne qui voudra adresser une demande d'accès à TEQ pourra le faire notamment par un lien sur le site Internet de cet organisme qui sera créé le er avril 2017. Ce lien redirigera le demandeur vers le MERN. Page 2 de 3
Dossier : 101 58 25 Par ailleurs, il est prévu à la clause 5 du projet d’Entente que le MERN créera des dossiers distincts pour les services rendus à TEQ, et ce, dans le but de gérer ces demandes de manière à pouvoir les distinguer de toute autre demande d’accès pouvant lui être acheminée dans le cadre de ses propres responsabilités; - la clause 4 du projet d’Entente prévoit les mesures de confidentialité qui seront mises en œuvre par le MERN; - la clause 16 du projet d’Entente prévoit que la durée de l’Entente sera d’une année. Le cas échéant, elle pourra être reconduite sous sa forme actuelle, ce qui ne nécessiterait pas un nouvel avis de la Commission pour ce faire. 4. ANALYSE À la lumière de l’information qui a été fournie par le MERN à sa Direction de la surveillance, la Commission est d’avis que les obligations qu’impose la Loi sur l’accès à TEQ pourront être assumées par le MERN et que l’article 172 de la Loi sur l’accès permet une telle délégation dans ces circonstances. La Commission a constaté que le projet d’Entente prévoit les modalités et conditions nécessaires à la délégation des obligations de TEQ au MERN. 5. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception de l’Entente, approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’Entente soumis par le MERN, le 16 mars 2017, à sa Direction de la surveillance. Page 3 de 3
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