AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT UNE ENTENTE DE COMMUNICATION EN VERTU DE LA LOI SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC ET L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC DOSSIER : 1014424 Octobre 2016
Dossier : 1014424 Page : 1 de 8 1. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , l’Institut de la statistique du Québec (ISQ) a présenté pour avis, à la Commission d’accès à l’information (Commission), un projet intitulé : « Entente de communication de renseignements concernant l’enquête québécoise sur l’expérience des soins des usagers inscrits dans un groupe de médecine familiale » (Entente). Le projet d’Entente s’inscrit dans le cadre d’un mandat confié à l’ISQ par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) visant à réaliser l’Enquête québécoise sur l’expérience des soins des usagers inscrits dans un groupe de médecine familiale (Enquête) afin de documenter certaines dimensions concernant la qualité des services de première ligne au Québec. Pour réaliser cette Enquête, l’ISQ a besoin de recevoir communication de renseignements personnels détenus par la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ). 2. ASSISES LÉGALES Le projet d’Entente présenté à la Commission s’appuie sur les dispositions législatives suivantes : les articles 2 et 5 de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec 2 : 2. L’Institut a pour mission de fournir des informations statistiques qui soient fiables et objectives sur la situation du Québec quant à tous les aspects de la société québécoise pour lesquels de telles informations sont pertinentes. L’Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement, sauf à l’égard d’une telle information que ceux-ci produisent à des fins administratives. Il est le responsable de la réalisation de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général. 5. Pour la réalisation de sa mission, l’Institut peut : 1° faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de l’information et en assurer le traitement de façon à 1 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès. 2 RLRQ, c. I-13.011, la Loi sur l’Institut.
Dossier : 1014424 Page : 2 de 8 permettre des comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec; […] 7° développer les méthodologies, les cadres d’intégration et les autres outils requis. l’article 67 alinéa 5 de la Loi sur l’assurance maladie 3 : 67. […] [L’article 63] n’interdit pas non plus de révéler un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente loi à l’Institut de la statistique du Québec institué en vertu de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011) lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice de ses attributions, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). […] les articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès : 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme d'un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou à la mise en œuvre d'un programme dont cet organisme a la gestion; […] Cette communication s'effectue dans le cadre d'une entente écrite qui indique : 1° l'identification de l'organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l'organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 3 RLRQ, c. A-29.
Dossier : 1014424 Page : 3 de 8 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l'entente. 70. Une entente visée à l'article 68 ou au deuxième alinéa de l'article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l'entente aux conditions visées à l'article 68 ou à l'article 68.1; 2° l'impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l'organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d'au plus 60 jours de la réception de la demande d'avis accompagnée de l'entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d'avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l'entente dans le délai de 60 jours. L'entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l'entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d'avis dans le délai prévu, les parties à l'entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d'avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d'approuver l'entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l'entente et, le cas échéant, les conditions qu'il entend fixer avec un avis qu'il pourra approuver l'entente à l'expiration d'un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L'entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l'entente. L'entente visée au cinquième alinéa ainsi que l'avis de la Commission et l'approbation du gouvernement sont déposés à l'Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si
Dossier : 1014424 Page : 4 de 8 l'Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. 3. CONSTATS Conformément aux paragraphes 1° et 2° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit prendre en considération certains éléments dans le cadre d’un avis à émettre sur une entente de communication de renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées. Il s’agit de la conformité de l’entente aux conditions prévues à l’article 68 de la Loi sur l’accès et de l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication. À l’examen du projet d’Entente soumis pour avis et de l’information obtenue de l’ISQ, la Commission constate ce qui suit concernant la communication de renseignements personnels en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès : QUANT À L’IDENTIFICATION DE L’ORGANISME PUBLIC QUI COMMUNIQUE LE RENSEIGNEMENT ET CELLE DE LA PERSONNE OU DE L’ORGANISME QUI LE RECUEILLE Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme qui le reçoit. La clause 2.1 du projet d’Entente prévoit que la RAMQ communiquera à l’ISQ un fichier contenant les renseignements énumérés à l’annexe A dudit projet. QUANT AUX FINS POUR LESQUELLES LE RENSEIGNEMENT EST COMMUNIQUÉ Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué. Comme mentionné à sa clause 1, le projet d’Entente a pour objet de déterminer les conditions et les modalités par lesquelles la RAMQ communiquera à l’ISQ les renseignements nécessaires à la réalisation de l’Enquête. La Commission prend acte que les renseignements qui seront communiqués serviront à contacter les répondants d’abord par envoi d’une lettre présentant les objectifs de l’Enquête ainsi que le choix d’un mode de collecte (web ou
Dossier : 1014424 Page : 5 de 8 téléphonique). Ils seront également utilisés lors des rappels téléphoniques pour ceux n’ayant pas répondu ou encore n’ayant pas exprimé un refus de participer à l’Enquête. QUANT À LA NATURE DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués. La RAMQ communiquera les renseignements décrits à l’annexe A du projet d’Entente précisant également les critères de sélection des personnes sélectionnées pour participer au pré-test et à l’Enquête. Les renseignements proviennent du Fichier des inscriptions dans un groupe de médecine familiale (GMF), du Registre de consultations GMF, du Fichier des services rémunérés à l’acte et du Fichier d’inscription des personnes assurées (FIPA) de la RAMQ. La Commission prend acte que tous les renseignements énumérés dans cette annexe ont été jugés nécessaires par l’ISQ pour la réalisation du pré-test et de l’Enquête. QUANT AU MODE DE COMMUNICATION UTILISÉ Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme receveur. La clause 2.1 du projet d’Entente précise que la communication se fera au moyen d’une télécommunication sécurisée suivant une technologie convenue entre les parties. QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ PROPRES À ASSURER LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité qui seront mises en œuvre pour assurer la protection des renseignements personnels communiqués.
Dossier : 1014424 Page : 6 de 8 La clause 5 du projet d’Entente prévoit que l’ISQ reconnaît le caractère confidentiel des renseignements communiqués et s’engage à leur appliquer les mesures de sécurité énoncées à l’annexe B dudit projet. La clause 7.1 du projet d’Entente indique que l’ISQ s’engage à détruire les renseignements obtenus de la RAMQ, incluant l’original et les autres copies sur tout type de support, au plus tard le 31 mai 2018. L’ISQ s’engage, selon la clause 7.3 du projet d’Entente, à en informer, par écrit, la RAMQ et la Commission au plus tard 30 jours après le jour de cette destruction. Néanmoins, la clause 7.2 du projet d’Entente précise que la RAMQ autorise l’ISQ à conserver le numéro banalisé de la personne assurée et à l’utiliser seulement lors de ses communications ultérieures avec elle. Dans ce cadre, l’ISQ s’engage formellement à garder confidentiel le numéro banalisé de la RAMQ et à ne pas le communiquer à qui que ce soit. QUANT À LA PÉRIODICITÉ DE LA COMMUNICATION Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de renseignements. La fréquence des communications des renseignements de la RAMQ à l’ISQ sont énumérées à la clause 6 de l’annexe A du projet d’Entente. QUANT À LA DURÉE DE L’ENTENTE Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée. La clause 6.2 du projet d’Entente prévoit que l’Entente prendra fin au plus tard le 31 mars 2018. 4. ANALYSE Après analyse des documents reçus, la Commission constate que la communication des renseignements personnels visée par le projet d’Entente est prévue au paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, lequel prévoit qu’un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion.
Dossier : 1014424 Page : 7 de 8 Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit rendre un avis motivé sur une entente de communication de renseignements personnels visée par le paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la loi. La Commission doit prendre en considération : La conformité du projet d’Entente aux conditions visées à l’article 68; L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. 4.1. La conformité du projet d’Entente aux conditions visées à l’article 68 de la Loi sur l’accès Selon l’article 68 de la Loi sur l’accès, la communication : - doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur; - ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. Selon l’information fournie à la Commission, les renseignements personnels communiqués à l’ISQ par la RAMQ sont nécessaires à l’exercice des attributions de l’ISQ lorsque cet organisme réalise une enquête auprès des personnes sélectionnées pour y participer, et ce, en conformité avec les dispositions applicables de la Loi sur l’Institut. Comme en font foi les sections précédentes du présent avis, et conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission constate que le projet d’Entente contient les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la loi. 4.2. L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée des personnes concernées Dans le cadre de son avis, la Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication, l’ISQ en l’espèce. À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée de ces personnes est réduit de façon significative, considérant que :
Dossier : 1014424 Page : 8 de 8 les renseignements personnels communiqués sont limités à ceux énumérés à l’annexe A du projet d’Entente; l’ISQ a démontré la nécessité de la communication de ces renseignements pour réaliser l’Enquête; les renseignements communiqués par la RAMQ à l’ISQ ne seront utilisés qu’aux fins prévues par le projet d’Entente; des mesures de sécurité sont prévues pour assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels communiqués et les obligations de l’ISQ à cet effet sont énumérées au projet d’Entente; les personnes visées par l’Enquête réalisée par l’ISQ pourront refuser d’y participer ou obtenir davantage d’information à cet effet auprès de l’organisme; les clauses 8.1 et 8.2 du projet d’’Entente prévoient que des mesures seront mises en place par la RAMQ et l’ISQ pour informer les personnes visées par l’Enquête de la provenance et des fins pour lesquelles leurs renseignements personnels ont été communiqués; l’ISQ s’engage à détruire les renseignements obtenus de la RAMQ, au plus tard le 31 mai 2018. 5. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une Entente, approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’Entente soumis par l’ISQ à la Commission le 27 septembre 2016.
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