AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION DE L’ENQUÊTE DE SANTÉ 2018 AU SAGUENAY-LAC-SAINT-JEAN ENTRE L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC ET LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC DOSSIER 1017558-S Février 2018
Dossier : 1017558-S 1. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , l’Institut de la statistique du Québec (ISQ) a présenté pour avis à la Commission d’accès à l’information (Commission) un projet d’entente avec la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ). Le projet d’entente reçu à la Commission est intitulé « Entente de communication de renseignements nécessaires à la réalisation de l’enquête de santé au Saguenay-Lac-St-Jean 2018 » (Entente). Le projet d’entente a pour objet de déterminer les conditions et modalités selon lesquelles la RAMQ communiquera à l’ISQ des renseignements personnels nécessaires à la réalisation du deuxième cycle de l’Enquête de santé du Saguenay-Lac-Saint-Jean 2018 (Enquête). L’Enquête devrait se dérouler entre les mois de mars et mai 2018 auprès des personnes concernées 2 . 2. ASSISES LÉGALES Le projet d’entente présenté à la Commission repose sur les dispositions législatives suivantes : Loi sur l’Institut de la statistique du Québec 3 2. L ‘Institut a pour mission de fournir des informations statistiques qui soient fiables et objectives sur la situation du Québec quant à tous les aspects de la société québécoise pour lesquels de telles informations sont pertinentes. L‘Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement, sauf à l’égard d’une telle information que ceux-ci produisent à des fins administratives. Il est le responsable de la réalisation de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général. 5. Pour la réalisation de sa mission, l’institut peut: 1° faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec; 1 RLRQ, c. A-2.1, « Loi sur l’accès ». 2 À partir d’un échantillon constitué d’au plus 6 500 personnes pour obtenir une participation d’au plus 4 000 personnes. 3 RLRQ, c. I-13.001. Page : 2 de 10
Dossier : 1017558-S (…) 5° fournir aux ministères et organismes du gouvernement et à ses autres clients des services de nature scientifique ou technique dans le domaine de la statistique; (…) 7° développer les méthodologies, les cadres d’intégration et les autres outils requis. 25. Le directeur général, les fonctionnaires et toute autre personne dont les services sont utilisés par le directeur général dans l’exercice de ses fonctions ne peuvent révéler ni faire révéler, par quelque moyen que ce soit, des renseignements obtenus en vertu de la présente loi si ces révélations permettent de rattacher un renseignement à une personne, à une entreprise, à un organisme ou à une association en particulier. Loi sur l’assurance maladie 4 63. Les membres, les fonctionnaires et les employés de la Régie, de même que les membres et les employés d’un comité de révision constitué en vertu de l’article 41 et d’un conseil d’arbitrage visé à l’article 54 ne doivent pas révéler, autrement que suivant l’article 283 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01), un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente loi. (…) 67. L’article 63 n’interdit pas de révéler, pour fins de statistiques, des renseignements obtenus pour l’exécution de la présente loi, pourvu qu’il ne soit pas possible de les relier à une personne particulière. (…) Il n’interdit pas non plus de révéler un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente loi à l’Institut de la statistique du Québec institué en vertu de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011) lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice de ses attributions, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). 4 RLRQ, c. A-29. Page : 3 de 10
Dossier : 1017558-S Loi sur l’accès 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1°à un organisme public ou à un organisme d'un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou à la mise en œuvre d'un programme dont cet organisme a la gestion : (…) Cette communication s'effectue dans le cadre d'une entente écrite qui indique : 1° l'identification de l'organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l'organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l'entente. 70. Une entente visée à l'article 68 ou au deuxième alinéa de l'article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l'entente aux conditions visées à l'article 68 ou à l'article 68.1; 2° l'impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l'organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d'au plus 60 jours de la réception de la demande d'avis accompagnée de l'entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d'avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l'entente dans le délai de 60 jours. L'entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l'entente. La Commission doit rendre Page : 4 de 10
Dossier : 1017558-S publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d'avis dans le délai prévu, les parties à l'entente sont autorisées à procéder à son exécution. (…) 3. CONSTATS Le neuvième «Attendu» du projet d’entente prévoit que la communication des renseignements personnels à l’ISQ par la RAMQ, sans le consentement des personnes concernées, se réalisera en vertu du paragraphe 1⁰ du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès. En vertu de cette disposition les renseignements personnels communiqués par la RAMQ sont jugés nécessaires aux attributions de l’organisme receveur qu’est l’ISQ. Le dixième «Attendu» du projet d’entente précise que cette communication s’effectuera dans le cadre d’une entente écrite, conformément au deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès. Dans ce cas, l’Entente doit contenir les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° de cette disposition. Conformément aux paragraphes 1° et 2° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit prendre en considération certains éléments avant d’émettre un avis concernant une entente de communication de renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées. Il s’agit tout d’abord de la conformité de l’entente aux conditions prévues à l’article 68 de la Loi sur l’accès et ensuite de l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication. Ainsi, à l’examen du projet d’entente soumis pour avis par l’ISQ et de l’information transmise par cet organisme à sa Direction de la surveillance, la Commission constate ce qui suit concernant la communication des renseignements personnels. QUANT À L’IDENTIFICATION DE L’ORGANISME PUBLIC QUI COMMUNIQUE LE RENSEIGNEMENT ET CELLE DE LA PERSONNE OU DE L’ORGANISME QUI LE RECUEILLE Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme qui le recueille. La clause 1.1 du projet d’entente prévoit que la RAMQ est l’organisme public détenteur des renseignements personnels qui seront communiqués à l’ISQ dans le cadre de l’Entente. L’ISQ est l’organisme qui les recueillera pour les fins de l’Enquête. Page : 5 de 10
Dossier : 1017558-S En lien avec ce qui précède, la clause 1.2 du projet d’entente prévoit que les renseignements visés par la communication seront ceux de personnes de 18 ans et plus qui répondent aux critères définis par les points a), b), et c) de cette disposition de l’Entente. QUANT AUX FINS POUR LESQUELLES LE RENSEIGNEMENT EST COMMUNIQUÉ Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué. L’ISQ a informé la Direction de la surveillance qu’il a reçu, du Centre intégré universitaire de santé et des services sociaux du Saguenay-Lac-Saint-Jean (CIUSSS), le mandat de réaliser l’Enquête, et ce, conformément aux dispositions de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec. À partir de l’information obtenue de l’ISQ concernant la portée de l’Enquête, la population visée et les échéancier prévus, la Commission comprend que les renseignements communiqués par la RAMQ serviront dans un premier temps à contacter les répondants potentiels par une lettre d’annonce et d’information au sujet de l’Enquête et, aussi, pour des appels téléphoniques subséquents par l’ISQ auprès des personnes concernées pour la réalisation de celle-ci. QUANT À LA NATURE DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués. Les renseignements personnels communiqués à l’ISQ par la RAMQ dans le cadre du projet d’entente sont énumérés à la clause 1 de l’annexe A du projet. Ces renseignements proviennent du Fichier des personnes assurées (FIPA) de la RAMQ. La clause 2.2 du projet d’entente dispose que les deux organismes conviennent que la communication des renseignements personnels extraits du FIPA par la RAMQ à l’ISQ est nécessaire à la réalisation de l’Enquête. La Commission constate également que l’ISQ a fourni à sa Direction de la surveillance un tableau synthèse qui indique les fins pour lesquelles les renseignements sont nécessaires, avec des précisions supplémentaires pour chacun d’eux. Dès lors, la Commission comprend que chaque renseignement énuméré aux points 1 à 15 de l’annexe A du projet d’entente est nécessaire à l’ISQ concernant toutes les personnes sélectionnées pour participer à l’Enquête. Page : 6 de 10
Dossier : 1017558-S QUANT AU MODE DE COMMUNICATION UTILISÉ Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé. La clause 2.1 du projet d’entente prévoit que la communication par la RAMQ à l’ISQ des renseignements personnels énumérés à l’annexe A du projet d’entente se fera par un mode de communication sécurisé. La clause 11 de l’annexe A du projet d’entente stipule que les communications de renseignements se feront par messagerie interne, par transporteur sécuritaire ou par télécommunication sécurisée. La Commission comprend que la communication se réalisera en conformité avec la Politique de sécurité de l’information en vigueur à l’ISQ, dont il est fait mention à l’annexe B du projet d’entente. QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ PROPRES À ASSURER LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité qui seront mises en œuvre pour assurer la protection des renseignements personnels communiqués. Les mesures de sécurité pour assurer la protection des renseignements obtenus de la RAMQ sont prévues à l’annexe B du projet d’entente. Les clauses de la section 5 du projet d’entente énumèrent les obligations et les engagements de l’ISQ concernant la protection et la confidentialité des renseignements personnels reçus de la RAMQ pour les fins de l’Entente. QUANT À LA PÉRIODICITÉ DE LA COMMUNICATION Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de renseignements. La clause 12 de l’annexe A du projet d’entente prévoit la fréquence de la communication des renseignements entre la RAMQ et l’ISQ. La Commission comprend que la date du début de la collecte de données est fixée au 1 er mars 2018 et, que les communications entre la RAMQ et l’ISQ se feront en deux temps. Page : 7 de 10
Dossier : 1017558-S QUANT À LA DURÉE DE L’ENTENTE Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée. Comme prévu à la clause 6.2 du projet d’entente, l’Entente prend fin lorsque les communications décrites à l’Annexe A du projet d’entente seront réalisées. Il s’agit de la transmission par l’ISQ à la RAMQ de ses critères d’échantillonnage et, en retour, de la communication du fichier de renseignements par la RAMQ à l’ISQ pour réaliser l’Enquête. 4. ANALYSE Après analyse des documents reçus, la Commission constate que la communication des renseignements personnels dans le cadre de l’Entente peut se réaliser en vertu du paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, lequel prévoit qu’un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit rendre un avis motivé sur une entente de communication de renseignements personnels visée par le paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la loi. La Commission doit prendre en considération : La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68; L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. 4.1. LA CONFORMITÉ DU PROJET D’ENTENTE AUX CONDITIONS VISÉES À L’ARTICLE 68 DE LA LOI SUR L’ACCÈS Selon l’article 68 de la Loi sur l’accès, la communication : - doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur; - ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. Selon l’information fournie par l’ISQ, la Commission est d’avis que les renseignements personnels communiqués par la RAMQ en vertu du projet d’entente sont nécessaires Page : 8 de 10
Dossier : 1017558-S à l’exercice de ses attributions, telles que prévues par la Loi sur l’Institut et pour les fins de l’Enquête en conformité avec l’Entente. Comme en font foi les sections précédentes du présent avis, et conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission constate que le projet d’entente contient les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la loi. 4.2. L’IMPACT DE LA COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS SUR LA VIE PRIVÉE DES PERSONNES CONCERNÉES La Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication. À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative, considérant que : les renseignements personnels communiqués seront limités à ceux énumérés à l’annexe A du projet d’entente; la nécessité de la communication des renseignements personnels a été démontrée par l’ISQ; les renseignements ne serviront qu’aux fins de la réalisation de l’objet du projet d’entente; des numéros banalisés [i.e. identifiant banalisé de la personne assurée] seront attribués aux renseignements communiqués; aucun renseignement pouvant identifier une personne physique ne sera publié dans des rapports ou études par les organismes concernés; des mesures de sécurité sont prévues au projet d’entente pour assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels faisant l’objet de la communication; la clause 7.1 du projet d’entente prévoit la destruction par l’ISQ après la fin de la collecte de l’Enquête des renseignements communiqués par la RAMQ, à l’exception du numéro banalisés. La RAMQ et la Commission seront avisés de cette destruction Page : 9 de 10
Dossier : 1017558-S 5. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception, non seulement, d’une entente approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente reçu par sa Direction de la surveillance le 15 janvier 2018, mais aussi de l’avis du Comité d’éthique de l’ISQ. Page : 10 de 10
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