AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ENTENTE MODIFIANT L’ENTENTE DE COMMUNICATION DE FICHIERS DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS POUR LA RÉALISATION DE TRAVAUX STATISTIQUES EN RECHERCHE SCIENTIFIQUE ET DÉVELOPPEMENT EXPÉRIMENTAL ENTRE LE MINISTRE DES FINANCES ET L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC DOSSIER 1019204-S Novembre 2018
1. CONTEXTE À la suite d’un avis préliminaire formulé en février 2011, la Commission d’accès à l’information (Commission) a émis un avis favorable en mai 2011 relatif à l’Entente de communication de fichiers de renseignements confidentiels pour la réalisation de travaux statistiques en recherche scientifique et développement expérimental entre le ministre du Revenu 1 et l’Institut de la statistique du Québec (ISQ) (l’Entente de 2011). L’avis de la Commission a été rendu conformément à l’article 69.8 de la Loi sur l’administration fiscale 2 . En septembre 2018, en application de la LAF et conformément à clause 11 de l’Entente de 2011, Revenu Québec a demandé l’avis de la Commission sur un projet visant à modifier l’Entente de 2011. Le document présenté est l’Entente modifiant l’Entente de communication de fichiers de renseignements confidentiels pour la réalisation de travaux statistiques en recherche scientifique et développement expérimental (l’Entente modificative) entre le ministre des Finances (Revenu Québec) et l’Institut de la statistique du Québec (ISQ). 2. OBJET DES MODIFICATIONS À L’ENTENTE DE 2011 Selon Revenu Québec, l’Entente de 2011 doit être modifiée pour les raisons suivantes : - les renseignements communiqués à l’ISQ par Revenu Québec ne correspondent plus aux besoins de cet organisme; et, - les formulaires de déclarations de revenus produits par Revenu Québec ont été modifiés depuis 2011, ce qui nécessite d’harmoniser les renseignements demandés par l’ISQ à ceux apparaissant dans les nouveaux formulaires. Dans ces circonstances, il y a lieu de procéder à la mise à jour de l’annexe A 3 de l’Entente de 2011 concernant les renseignements communiqués à l’ISQ. L’Entente modificative prévoit aussi des changements au mode de communication des renseignements. Par conséquent, la Commission comprend que les annexes A et B de l’Entente de 2011 seront modifiées mais que les autres termes et conditions de cette entente demeurent inchangés et pleinement en vigueur. 1 Le Président-directeur général de Revenu Québec agissant pour le ministre du Revenu. 2 RLRQ, c. A-6.002, ci-après « LAF ». 3 Renseignements communiqués, modalités et fréquence de la transmission (Article 2 de l’entente). Page 2 de 5
Modifications apportées à l’annexe A de l’Entente de 2011 : Clause 1 de l’annexe A Cette clause relative aux renseignements communiqués à l’ISQ est modifiée par le retrait de certains renseignements, mais aussi par remplacement d’autres. Retrait de renseignements - Numéro de téléphone - Superdéductions pour R-D - Crédit additionnel pour la recherche et développement - Crédit grande société - Salaires versés pour la R-D (Source: RD-1029.7, 152D) - Contrepartie versée à une personne liée (Source: RD-1029.7, 152E) - Contrepartie versée à une personne non liée (Source: RD-1029.7, 154G) - Taux 1 applicable au crédit (Source: RD 1029.7, ligne 220) - Taux 2 applicable au crédit (Source: RD-1029.7, ligne 231) Remplacement de renseignements Entente de 2011 Crédit pour la recherche universitaire ou faite par un centre de recherche public ou un consortium de recherche Crédit pour la recherche précompétitive, projet mobilisateur ou projet d’innovation Dans ce contexte, des modifications ont aussi été apportées à la section « Usage », concernant les notes explicatives sur la nécessité de communiquer les renseignements à l’ISQ. Clause 2 de l’annexe A Cette clause est modifiée pour se lire comme suit : Entente de 2011 Revenu Québec communique annuellement à l’Institut un fichier contenant des données unitaires personnalisées. Ce fichier est confectionné à partir du dossier fiscal des contribuables ayant produit une déclaration de revenus pour les années d’imposition correspondantes à l’année civile courante moins deux (2) ans, moins trois (3) ans et moins quatre (4) ans. Le fichier est transmis au coordonnateur de l’Institut en un seul exemplaire une fois par année, le ou vers le 30 septembre. 1019204-S Entente modificative Crédit pour la recherche universitaire ou la recherche effectuée par un centre de recherche public ou par un consortium de recherche Crédit pour la recherche précompétitive en partenariat privé Entente modificative Revenu Québec communique annuellement à l’Institut un fichier contenant des données unitaires personnalisées, comportant des renseignements mentionnés à l’article 1 de cette annexe. Ce fichier est confectionné à partir du dossier fiscal des contribuables ayant produit une déclaration de revenus pour les années d’imposition correspondantes à l’année civile courante moins deux (2) ans, moins trois (3) ans et moins quatre (4) ans. Le fichier est transmis au coordonnateur de l’Institut en un seul exemplaire une fois par Page 2 de 4
Clause 3 de l’annexe A Cette clause est modifiée pour se lire comme suit : Entente de 2011 Revenu Québec communique une seule fois à l’Institut et en un seul exemplaire, à la date d’entrée en vigueur de l’entente, un fichier contenant les renseignements mentionnés à l’article 1 de cette annexe et correspondant aux années 1997 à 2008 inclusivement. Le fichier est transmis au coordonnateur de l’Institut. Clause 4 de l’annexe A Cette clause est modifiée pour se lire comme suit : Entente de 2011 Le fichier est inscrit sur CD-ROM crypté ou sur tout autre support d’information numérique sécurisé adéquat. Il est transmis par messager de Revenu Québec, par une entreprise de messagerie, par poste certifiée ou par un moyen électronique sécurisé. Modifications apportées à l’annexe B de l’Entente de 2011 : Clause 1 de l’annexe B Le paragraphe e) de cette clause est modifié pour se lire comme suit : Entente de 2011 e) L’Institut applique également la Directive sur la sécurité de l’information gouvernementale entrée en vigueur le 1 er mai 2006. Clause 2 de l’annexe B Cette clause est modifiée pour se lire comme suit : Entente de 2011 2. L’Institut s’engage à conserver et à détruire 2. L’Institut s’engage à conserver et à détruire les renseignements obtenus de Revenu les Québec, incluant l’original sur CD-ROM et la Québec incluant les copies de sécurité, de la copie de sécurité, de la façon suivante : a. l’Institut détruira toutes les données reçues a. l’Institut détruira toutes les données reçues au plus tard dans le délai d’un mois qui suit le au plus tard dans le délai d’un mois qui suit le premier des jours suivants : - dix (10) années suivant la réception du fichier - dix (10) années suivant la réception du fichier 1019204-S année, le ou vers le 30 septembre (notre soulignement). Entente modificative Pour les années d’imposition correspondantes à l’année civile 2018 moins deux (2) ans, moins trois (3) ans et moins quatre (4) ans, Revenu Québec communique le fichier contenant des données unitaires personnalisées au plus tard deux mois après la signature de l’entente modificative. Entente modificative Le fichier est transmis par courriel sécurisé ou par un moyen électronique sécurisé Entente modificative L’Institut applique également la Directive sur la sécurité de l’information gouvernementale entrée en vigueur le 15 janvier 2014. Entente modificative renseignements obtenus de Revenu façon suivante : premier des jours suivants : Page 3 de 4
par l’Institut; par l’Institut; - le jour de la terminaison de l’entente; - le jour de la terminaison de l’entente; b. L’Institut informe par écrit la Commission b. L’Institut informe par écrit la Commission d’accès à l’information qu’il s’est conformé à d’accès à l’information qu’il s’est conformé à ses obligations de destruction au plus tard ses obligations de destruction au plus tard trente (30) jours après leur destruction trente (30) jours après leur destruction c. L’Institut s’engage à fournir à Revenu c. L’Institut s’engage à fournir à Revenu Québec, sur demande l’état de conservation Québec, sur demande l’état de conservation des données transmises par ce dernier et ce, des données transmises par ce dernier et ce, jusqu’à destruction complète. jusqu’à destruction complète. 3. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception de l’Entente modificative, approuvée et signée par les représentants de Revenu Québec et de l’ISQ, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente soumis par Revenu Québec le 24 octobre 2018, à la Direction de la surveillance de la Commission et dont les modifications concernant les annexes A et B sont décrites ci-dessus. 1019204-S Page 4 de 4
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