AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION
RELATIVEMENT À
L’ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS
NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION DU PILOTE
DE L’ÉTUDE GRANDIR AU QUÉBEC
ENTRE
RETRAITE QUÉBEC
ET
LE MINISTRE DES FINANCES
ET
L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC
DOSSIER 1017658-S
Mars 2018
Dossier : 1017658-S
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1. CONTEXTE
Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels
1
, l’Institut de la
statistique du Québec (ISQ) a présenté pour avis, à la Commission d’accès à
l’information (Commission), un projet d’entente avec Retraite Québec et le ministre
des Finances (Revenu Québec).
Le projet d’entente reçu à la Commission est intitulé : Entente de communication de
renseignements nécessaires à la réalisation du pilote de l’étude grandir au Québec,
ci-après, « l’Entente ».
2. ASSISES LÉGALES
Le projet d’Entente repose notamment sur les dispositions législatives suivantes:
Loi sur l’institut de la statistique du Québec
2
2. L ‘Institut a pour mission de fournir des informations statistiques
qui soient fiables et objectives sur la situation du Québec quant à
tous les aspects de la société québécoise pour lesquels de telles
informations sont pertinentes.
L‘Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de
l’information statistique pour les ministères et organismes du
gouvernement, sauf à l’égard d’une telle information que ceux-ci
produisent à des fins administratives. Il est le responsable de la
réalisation de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général.
5. Pour la réalisation de sa mission, l’institut peut:
1° faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la
diffusion de l’information et en assurer le traitement de façon à
permettre des comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec;
(…)
5° fournir aux ministères et organismes du gouvernement et à ses
autres clients des services de nature scientifique ou technique dans
le domaine de la statistique;
(…)
7° développer les méthodologies, les cadres d’intégration et les
autres outils requis.
1
RLRQ, c. A-2.1, « Loi sur l’accès ».
2
RLRQ, c. I-13.001
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25. Le directeur général, les fonctionnaires et toute autre personne
dont les services sont utilisés par le directeur général dans l‘exercice
de ses fonctions ne peuvent révéler ni faire révéler, par quelque
moyen que ce soit, des renseignements obtenus en vertu de la
présente loi si ces révélations permettent de rattacher un
renseignement à une personne, à une entreprise, à un organisme ou
à une association en particulier.
Loi sur l’administration fiscale
3
69.1. Un renseignement contenu dans un dossier fiscal peut être
communiqué, sans le consentement de la personne concernée, aux
personnes mentionnées au deuxième alinéa et pour les seules fins
prévues à cet alinéa.
Les personnes qui ont ainsi droit à une telle communication sont les
suivantes:
(…)
k) l’Institut de la statistique du Québec, mais uniquement dans la
mesure où le renseignement est nécessaire à l’application de la Loi
sur l’Institut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011);
(…)
n) Retraite Québec dans la mesure où le renseignement:
(…)
1° se rapporte aux gains et cotisations des cotisants et est
nécessaire à l’application de la Loi sur le régime de rentes du
Québec (chapitre R-9);
2° est nécessaire à la tenue du registre des cotisants au sens de
la Loi sur le régime de rentes du Québec;
3° est nécessaire pour établir le droit d’une personne au versement
d’un crédit d’impôt pour le soutien aux enfants ou à une prestation
en vertu de la Loi sur les prestations familiales (chapitre P-19.1);
(…)
69.8. La communication d’un renseignement contenu dans un
dossier fiscal ne peut se faire, en vertu de l’un des
paragraphes a.1 à e de l’article 69.0.1, de l’article 69.1, à l’exception
des paragraphes a à d, i, s, x, y et z.1 du deuxième alinéa, ou de
3
RLRQ, c. A-6.002.
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l’article 69.2, que dans le cadre d’une entente écrite précisant
notamment:
a) la nature des renseignements communiqués et les fins pour
lesquelles ils sont communiqués;
b) les modes de communication utilisés;
c) les moyens mis en œuvre et les mesures de sécurité prises pour
assurer la confidentialité des renseignements communiqués;
d) la périodicité de la communication;
e) les moyens retenus pour informer les personnes concernées;
f) la durée de l’entente.
Une entente visée au premier alinéa doit être soumise à la
Commission d’accès à l’information pour avis et elle entre en vigueur
sur avis favorable de la Commission ou, à défaut d’avis, le 60
e
jour
suivant la réception de l’entente par la Commission ou à toute date
ultérieure prévue à l’entente.
(…).
Loi sur les impôts
4
1029.8.61.49. Retraite Québec administre le versement d’un
montant au titre d’un paiement de soutien aux enfants.
Loi sur l’accès
68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne
concernée, communiquer un renseignement personnel :
1° à un organisme public ou à un organisme d'un autre
gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à
l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou à la mise en
œuvre d'un programme dont cet organisme a la gestion :
(…)
Cette communication s'effectue dans le cadre d'une entente écrite
qui indique :
1° l'identification de l'organisme public qui communique le
renseignement et celle de la personne ou de l'organisme qui le
recueille;
2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué;
4
RLRQ, c. I-3
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3° la nature du renseignement communiqué;
4° le mode de communication utilisé;
5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du
renseignement personnel;
6° la périodicité de la communication;
7° la durée de l'entente.
70. Une entente visée à l'article 68 ou au deuxième alinéa de l'article
68.1 doit être soumise à la Commission pour avis.
La Commission doit prendre en considération :
1° la conformité de l'entente aux conditions visées à l'article 68 ou à
l'article 68.1;
2° l'impact de la communication du renseignement sur la vie privée
de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité
du renseignement pour l'organisme ou la personne qui en reçoit
communication.
La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d'au plus 60
jours de la réception de la demande d'avis accompagnée de
l'entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court
à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande
d'avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au
déroulement normal des activités de la Commission, le président
peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période
n'excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à
l'entente dans le délai de 60 jours.
L'entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à
toute date ultérieure prévue à l'entente. La Commission doit rendre
publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d'avis dans le délai
prévu, les parties à l'entente sont autorisées à procéder à son
exécution.
(…)
3. CONSTATS
Conformément aux paragraphes 1° et 2° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi
sur l’accès, la Commission doit prendre en considération certains éléments avant
d’émettre un avis concernant une entente de communication de renseignements
personnels qui se réalise sans le consentement des personnes concernées. Il s’agit
de la conformité de l’entente aux conditions prévues à l’article 68 de la Loi sur
l’accès et de l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de
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la personne concernée, le cas échéant, et ce, par rapport à la nécessité du
renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication.
Ainsi, à l’examen du projet d’entente soumis pour avis et de l’information transmise
par l’ISQ à sa Direction de la surveillance, la Commission constate ce qui suit
concernant la communication des renseignements personnels.
QUANT
À
L’IDENTIFICATION
DE
L’ORGANISME
PUBLIC
QUI
COMMUNIQUE
LE
RENSEIGNEMENT ET CELLE DE LA PERSONNE OU DE L’ORGANISME QUI LE RECUEILLE
Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi
sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme public qui communique le
renseignement personnel et la personne ou l’organisme qui le recueille.
Les articles 1.1, 1.2 et 1.3 du projet d’Entente prévoient que l’organisme public
Retraite Québec
5
communiquera les renseignements personnels qu’il détient à
l’ISQ.
Comme prévu dans le préambule de l’Entente
6
, la Commission comprend que
Retraite Québec a le mandat d’administrer, pour le ministère de la Famille, les
versements de montants pour les fins du programme de soutien aux enfants. Par
conséquent, Retraite Québec détient des renseignements personnels sur les
familles.
QUANT AUX FINS POUR LESQUELLES LE RENSEIGNEMENT EST COMMUNIQUÉ
Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi
sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un
renseignement est communiqué.
Le projet d’Entente a pour objet de déterminer les conditions et modalités selon
lesquelles Retraite Québec communiquera à l’ISQ les renseignements personnels
nécessaires à cet organsime pour la réalisation des travaux exploratoires et le pilote
de la deuxième édition de l’Étude longitudinale du développement des enfants du
Québec, aussi appelée « Grandir au Québec », et ci-après, « l’Étude ».
QUANT À LA NATURE DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS
Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi
sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements
communiqués.
5
Cet organisme communique des renseignements pour le compte de Revenu Québec.
6
Le 8
e
« Attendu ».
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Pour réaliser l’Étude, l’ISQ doit recevoir communication de renseignements
personnels détenus par Retraite Québec, ainsi que ceux que cet organisme détient
pour le compte de Revenu Québec. Les renseignements personnels communiqués
dans le cadre de projet d’Entente sont prévus à l’annexe A de celui-ci.
À la lumière de l’information qui a été transmise par l’ISQ à sa Direction de la
surveillance, la Commission comprend que les renseignements personnels
communiqués ont été jugés nécessaires par cet organisme pour la réalisation des
travaux exploratoires et le pilote de l’Étude.
De plus, considérant que le pilote de l’Étude est réalisé en prévision de la deuxième
édition de l’Étude longitudinale du développement des enfants du Québec en 2020;
l’ISQ a informé la Direction de la surveillance de la Commission qu’il est à prévoir
que des modifications seront vraisemblablement apportées sur le choix et le contenu
des variables (renseignements personnels) qui seront nécessaires pour l’enquête
principale. D’ici là, la Commission comprend qu’un autre projet d’entente de
communication de renseignements personnels lui sera présenté pour avis
conformément à la Loi sur l’accès.
QUANT AU MODE DE COMMUNICATION UTILISÉ
Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi
sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé.
L’ISQ a informé la Direction de la surveillance de la Commission que le mode retenu
pour la communication des renseignements est le site de transfert sécurisé de
l’organisme. Si un autre mode de communication devait être utilisé, celui-ci devra
répondre aux normes de sécurité en vigueur.
QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ PROPRES À ASSURER LA PROTECTION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi
sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité qui seront
mises en œuvre pour assurer la protection des renseignements personnels
communiqués.
La Commission a pris connaissance de l’article 5 de l’annexe A du projet d’Entente
ainsi que des dispositions prévues à l’annexe B intitulée : Mesures de sécurité à
l’égard des renseignements communiqués. Cette annexe prévoit notamment
l’application de l’article 63.1 de la Loi sur l’accès et stipule que l’ISQ doit se
conformer à sa Politique de sécurité de l’information.
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En tant qu’organisme receveur des renseignements, la section 5 du projet d’Entente
prévoit les obligations de l’ISQ concernant la protection et la confidentialité des
renseignements personnels.
QUANT À LA PÉRIODICITÉ DE LA COMMUNICATION
Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi
sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de
renseignements.
La Commission a pris connaissance des dispositions de l’annexe A du projet
d’Entente concernant la fréquence de communication des renseignements et
l’échéancier prévu pour les travaux exploratoires et le pilote de l’Étude
7
.
QUANT À LA DURÉE DE L’ENTENTE
Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi
sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée.
Comme prévu à l’article 6 du projet d’Entente, l’Entente prendra fin lorsque les
communications de renseignements prévues à l’annexe A seront réalisées. La
Commission tient comprend que cet article prévoit que les dispositions relatives à la
confidentialité et à l’usage des renseignements communiqués demeureront en
vigueur après la fin de l’Entente.
4. ANALYSE
Ayant pris connaissance des documents reçus relatifs à la présente demande d’avis
par l’ISQ dans le cadre du projet d’Entente qui lui a été présenté, la Commission
constate que la communication des renseignements personnels peut se réaliser en
vertu du paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, lequel
prévoit qu’un organisme public peut, sans le consentement de la personne
concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels lorsque cette
communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur
[l’ISQ] ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion.
Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit rendre un avis
motivé sur une entente de communication de renseignements personnels visée par
le paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la loi.
Pour ce faire, la Commission doit prendre en considération :
7
Tableau concernant l’échéancier des communications des renseignements nécessaires à la réalisation des
travaux exploratoires et du pilote de l’Étude.
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La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68;
L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la
personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du
renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
4.1. LA CONFORMITÉ DU PROJET D’ENTENTE AUX CONDITIONS VISÉES À L’ARTICLE 68
DE LA LOI SUR L’ACCÈS
Selon l’article 68 de la Loi sur l’accès, la communication doit être nécessaire :
-
à l’exercice des attributions de l’organisme receveur; ou
-
à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion.
Selon l’information fournie à sa Direction de la surveillance par l’ISQ et dont elle a
pris connaissance, la Commission est d’avis que les renseignements personnels
communiqués sont nécessaires à l’exercice des attributions de l’ISQ, telles que
prévues par la Loi sur l’Institut, et plus particulièrement dans le cas présent pour la
réalisation des travaux exploratoires et le pilote de la deuxième édition de l’Étude
longitudinale de développement des enfants du Québec, aussi appelée « Grandir au
Québec »
8
.
Comme en font foi les sections précédentes du présent avis, et conformément au
paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la
Commission constate que le projet d’entente contient les éléments prévus aux
paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la loi.
4.2. L’IMPACT DE LA COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS SUR LA VIE PRIVÉE DES
PERSONNES CONCERNÉES
La Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des
renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par
rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit
communication.
À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis
que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative,
considérant, notamment, que :
les renseignements personnels communiqués seront limités à ceux énumérés
à l’annexe A du projet d’Entente;
8
Le 5
e
« Attendu » dans le préambule de l’Entente.
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les renseignements ne serviront qu’aux fins prévues par le projet d’Entente;
la nécessité de communiquer les renseignements personnels a été
démontrée par l’ISQ dans les documents fournis à cet effet à la Direction de
la surveillance de la Commission dans le cadre la présente demande d’avis;
des numéros banalisés seront attribués aux renseignements communiqués et
l’ISQ est autorisé par Retraite Québec à les utiliser seulement lors de ses
communications ultérieures avec cet organisme jusqu’en 2036 ;
aucun renseignement pouvant identifier une personne physique ne sera
publié dans des rapports ou études par les organismes concernés;
des mesures de sécurité sont prévues au projet d’Entente pour assurer la
protection et la confidentialité des renseignements personnels faisant l’objet
des communications, mais aussi pour assurer que les renseignements seront
conservés dans des répertoires différents et avec des accès distincts;
des clauses relatives à la destruction des renseignements sont prévues au
projet d’Entente;
des mesures visant à informer les personnes concernées du projet d’Entente
sont prévues. À cet effet, et conformément à sa politique d’information au
participant, l’ISQ a fait part à la Direction de la surveillance de la Commission
que l’organisme informe dans ses lettres les personnes concernées du
processus d’obtention des renseignements personnels utilisés pour les
joindre et qu’un avis de la Commission a été obtenu conformément à la Loi
sur l’accès, le cas échéant.
5. CONCLUSION
Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous
réserve de la réception d’une entente approuvée et signée par les représentants des
organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet
d’Entente qui a été soumis à sa Direction de la surveillance le 27 février 2018.
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