AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION DE L’ENQUÊTE SUR LA CONSOMMATION DE CANNABIS ET LES PERCEPTIONS, 2018 ENTRE LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC ET L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC DOSSIER 1017459-S Janvier 2018
Dossier : 1017459-S 1. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , l’Institut de la statistique du Québec (ISQ) a présenté pour avis, à la Commission d’accès à l’information (Commission), un projet d’entente avec la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ). Le projet reçu à la Commission est intitulé « Entente de communication de renseignements nécessaires à la réalisation de l’enquête sur la consommation de cannabis et les perceptions, 2018 » (l’Entente). Le projet d’Entente a pour objet de déterminer les conditions et modalités selon lesquelles la RAMQ communiquera à l’ISQ des renseignements personnels nécessaires à cet organisme pour la réalisation d’une enquête sur la consommation de cannabis et la perception des Québécois de 15 ans et plus à ce sujet (l’Enquête). Comme le mentionne le cinquième «Attendu» du projet d’Entente, le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) a confié à l’ISQ le mandat de réaliser l’Enquête. Pour ce faire, l’ISQ doit recevoir communication de renseignements personnels détenus par la RAMQ afin de pouvoir transmettre une lettre invitant les personnes sélectionnées au hasard à participer à l’Enquête. Dans ces circonstances, la communication des renseignements personnels à l’ISQ doit s’effectuer dans le cadre d’une entente écrite, et ce, conformément au deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès. Le 21 décembre 2017, l’ISQ a informé la Direction de la surveillance de la Commission que le Comité d’éthique de l’ISQ a rendu un avis favorable au projet d’enquête 2018 sur le cannabis. 2. ASSISES LÉGALES Le projet d’Entente présenté à la Commission s’appuie sur les dispositions législatives suivantes : • Loi sur l’Institut de la statistique du Québec 2 2. L ‘Institut a pour mission de fournir des informations statistiques qui soient fiables et objectives sur la situation du Québec quant à tous les aspects de la société québécoise pour lesquels de telles informations sont pertinentes. 1 RLRQ, c. A-2.1, « Loi sur l’accès ». 2 RLRQ, c. I-13.001, « Loi sur l’Institut ». Page 2 sur 10
Dossier : 1017459-S L‘Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement, sauf à l’égard d’une telle information que ceux-ci produisent à des fins administratives. Il est le responsable de la réalisation de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général. 5. Pour la réalisation de sa mission, l’institut peut: 1° faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec; (…) 5° fournir aux ministères et organismes du gouvernement et à ses autres clients des services de nature scientifique ou technique dans le domaine de la statistique; (…) 7° développer les méthodologies, les cadres d’intégration et les autres outils requis. 25. Le directeur général, les fonctionnaires et toute autre personne dont les services sont utilisés par le directeur général dans l’exercice de ses fonctions ne peuvent révéler ni faire révéler, par quelque moyen que ce soit, des renseignements obtenus en vertu de la présente loi si ces révélations permettent de rattacher un renseignement à une personne, à une entreprise, à un organisme ou à une association en particulier. • Loi sur l’assurance maladie 3 63. Les membres, les fonctionnaires et les employés de la Régie, de même que les membres et les employés d’un comité de révision constitué en vertu de l’article 41 et d’un conseil d’arbitrage visé à l’article 54 ne doivent pas révéler, autrement que suivant l’article 283 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01), un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente loi. (…) 67. L’article 63 n’interdit pas de révéler, pour fins de statistiques, des renseignements obtenus pour l’exécution de la présente loi, pourvu qu’il ne soit pas possible de les relier à une personne particulière. (…) 3 RLRQ, c. A-29 Page 3 sur 10
Dossier : 1017459-S Il n’interdit pas non plus de révéler un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente loi à l’Institut de la statistique du Québec institué en vertu de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011) lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice de ses attributions, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). • Loi sur l’accès 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1°à un organisme public ou à un organisme d'un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou à la mise en œuvre d'un programme dont cet organisme a la gestion : (…) Cette communication s'effectue dans le cadre d'une entente écrite qui indique : 1° l'identification de l'organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l'organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l'entente. 70. Une entente visée à l'article 68 ou au deuxième alinéa de l'article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l'entente aux conditions visées à l'article 68 ou à l'article 68.1; 2° l'impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l'organisme ou la personne qui en reçoit communication. Page 4 sur 10
Dossier : 1017459-S La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d'au plus 60 jours de la réception de la demande d'avis accompagnée de l'entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d'avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l'entente dans le délai de 60 jours. L'entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l'entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d'avis dans le délai prévu, les parties à l'entente sont autorisées à procéder à son exécution. (…) 3. CONSTATS Conformément aux paragraphes 1° et 2° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit prendre en considération certains éléments avant d’émettre un avis concernant une entente de communication de renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées. Il s’agit de la conformité de l’entente aux conditions prévues à l’article 68 de la Loi sur l’accès et de l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication. À l’examen du projet d’Entente et de l’information transmise par l’ISQ à sa Direction de la surveillance, la Commission constate ce qui suit concernant la communication de renseignements personnels. QUANT À L’IDENTIFICATION DE L’ORGANISME PUBLIC QUI COMMUNIQUE LE RENSEIGNEMENT ET CELLE DE LA PERSONNE OU DE L’ORGANISME QUI LE RECUEILLE • Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme qui le recueille. La clause 1.1 du projet d’Entente prévoit que la RAMQ est l’organisme public détenteur des renseignements personnels qui seront communiqués à l’ISQ pour les fins de l’Enquête. Page 5 sur 10
Dossier : 1017459-S La Commission constate que la clause 1.2 du projet d’Entente prévoit que les renseignements communiqués par la RAMQ à l’ISQ sont ceux de personnes de 15 ans et plus. QUANT AUX FINS POUR LESQUELLES LE RENSEIGNEMENT EST COMMUNIQUÉ • Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué. La communication des renseignements personnels à l’ISQ dans le cadre du projet d’Entente a pour but de réaliser l’Enquête. Comme le prévoit le cinquième paragraphe de l’article 5 de la Loi sur l’Institut, l’ISQ est habilité à fournir aux ministères et organismes du gouvernement du Québec, et à ses autres clients, des services de nature scientifique ou technique dans le domaine de la statistique. À partir de l’information dont elle a pris connaissance, la Commission comprend que les renseignements communiqués par la RAMQ à l’ISQ serviront, dans un premier temps, à contacter les répondants potentiels à l’Enquête, et ce, au moyen d’une lettre d’annonce et d’information à ce sujet. Dans le cas des personnes mineures, ce seront les parents (titulaires de l’autorité parentale) qui recevront cette lettre de l’ISQ 4 . Ensuite, des appels téléphoniques seront effectués par l’ISQ auprès des personnes concernées pour réaliser l’Enquête. La Commission a pris connaissance de la lettre d’annonce de l’ISQ aux personnes sélectionnées pour participer à l’Enquête. Elle contient des renseignements supplémentaires qui les informent notamment sur la façon dont l’ISQ a obtenu leurs renseignements personnels, les mesures en matière de confidentialité qui seront appliquées et l’encadrement éthique de l’Enquête. QUANT À LA NATURE DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS • Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués. Les renseignements personnels communiqués par la RAMQ à l’ISQ dans le cadre du projet d’Entente sont énumérés à la clause 1 de l’annexe A. Ces renseignements proviennent du Fichier des personnes assurées (FIPA) de la RAMQ. 4 La Commission est informée que la lettre d’annonce de l’Enquête aux parents prévoit qu’ils peuvent refuser que leur enfant y participe, que celle-ci se réalise sur une base volontaire et que la personne (majeure ou mineure) peut mettre fin à l’entrevue en tout temps. Page 6 sur 10
Dossier : 1017459-S Dans le cadre de sa demande d’avis à la Commission, l’ISQ a fourni de l’information qui indique les fins pour lesquelles les renseignements lui sont nécessaires et des précisions à cet effet. De ce fait, la Commission comprend que chaque renseignement énuméré aux points 1 à 17 de l’annexe A s’avère nécessaire à l’ISQ pour réaliser l’Enquête, sans quoi celle-ci ne pourrait se réaliser en conformité avec les règles scientifiques applicables en matière de sondages et d’enquêtes auprès de la population. QUANT AU MODE DE COMMUNICATION UTILISÉ • Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé. La clause 2.1 du projet d’Entente prévoit que la communication par la RAMQ à l’ISQ des renseignements personnels énumérés à l’annexe A se fera par un mode de communication sécurisé. Dans le même ordre d’idée, la Commission comprend que la clause 11 de l’annexe A prévoit que les communications se feront par messagerie interne, par transporteur sécuritaire ou par télécommunication sécurisée. QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ PROPRES À ASSURER LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS • Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité qui seront mises en œuvre pour assurer la protection des renseignements personnels communiqués. Les clauses du chapitre 5 du projet d’Entente énumèrent les engagements de l’ISQ concernant la protection et la confidentialité des renseignements personnels reçus de la RAMQ. La Commission constate également que des mesures de sécurité concernant la protection des renseignements sont énoncées à l’annexe B du projet d’entente. QUANT À LA PÉRIODICITÉ DE LA COMMUNICATION • Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de renseignements. L’annexe A du projet d’Entente prévoit la fréquence de la communication des renseignements entre la RAMQ et l’ISQ. La Commission comprend que l’envoi du fichier de renseignements par la RAMQ à l’ISQ pour les fins de l’Enquête, sera Page 7 sur 10
Dossier : 1017459-S réalisé par une (1) seule communication. Cette communication se réalisera une fois que l’ISQ aura transmis ses critères de sélection à la RAMQ. QUANT À LA DURÉE DE L’ENTENTE • Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée. Comme prévu à la clause 6.2, la Commission comprend que le projet d’Entente prend fin lorsque les communications décrites à l’Annexe A seront réalisées. 4. ANALYSE Après analyse des documents reçus, la Commission constate que la communication des renseignements personnels dans le cadre de l’Entente se réalise en vertu du paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès. Cette disposition prévoit qu’un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit rendre un avis motivé sur une entente de communication de renseignements personnels visée par le paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la loi. Ainsi, la Commission doit prendre en considération : • La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68; • L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. 4.1. LA CONFORMITÉ DU PROJET D’ENTENTE AUX CONDITIONS VISÉES À L’ARTICLE 68 DE LA LOI SUR L’ACCÈS Selon l’article 68 de la Loi sur l’accès, la communication : - doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur; - ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. Selon l’information fournie par l’ISQ dans le cadre de sa demande d’avis, la Commission considère que les renseignements personnels communiqués par la RAMQ en vertu du projet d’Entente sont nécessaires à l’exercice de ses attributions, Page 8 sur 10
Dossier : 1017459-S prévues par la Loi sur l’Institut. L’ISQ doit recevoir communication des renseignements de la RAMQ pour réaliser l’Enquête. Comme en font foi les sections précédentes du présent avis et conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission constate que le projet d’entente contient les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès. 4.2. L’IMPACT DE LA COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS SUR LA VIE PRIVÉE DES PERSONNES CONCERNÉES La Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication. À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative, considérant que : • les renseignements personnels communiqués seront limités à ceux énumérés à l’annexe A du projet d’Entente; • la nécessité de recevoir communication des renseignements personnels détenus par la RAMQ a été démontrée par l’ISQ; • les renseignements communiqués ne serviront qu’aux fins du projet d’Entente; • conformément au point 1 de l’annexe A du projet d’Entente, des numéros banalisés [i.e. identifiant banalisé de la personne assurée RAMQ] seront attribués aux renseignements communiqués à l’ISQ; • aucun renseignement pouvant identifier une personne physique ne sera publié dans des rapports par les organismes concernés ou des tiers potentiels ; • des mesures de sécurité sont prévues au projet d’Entente pour assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels faisant l’objet de la communication; • la clause 7.1 du projet d’Entente prévoit la destruction des renseignements communiqués par la RAMQ après la fin de la collecte de l’Enquête, sauf l’identifiant banalisé. Page 9 sur 10
Dossier : 1017459-S Comme en a fait part l’ISQ à sa Direction de la surveillance, la Commission comprend que la clause 2 de l’annexe A devrait se lire : le 22 juin 2017, au lieu de : 16 octobre 2012. 5. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une entente approuvée et signée par les représentants des organismes concernés dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente soumis par l’ISQ au Secrétariat général de la Commission, le 23 novembre 2017. Page 10 sur 10
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