AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION
CONCERNANT
L’ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES À
LA RÉALISATION DE L’ENQUÊTE QUÉBÉCOISE SUR LA GARDE NON
PARENTALE
ENTRE
RETRAITE QUÉBEC
ET
LE MINISTRE DES FINANCES
ET
L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC
DOSSIER : 1021549-S
OCTOBRE 2019
Dossier : 1021549-S
1. CONTEXTE
L’Institut de la statistique du Québec (ISQ) a présenté, pour avis à la Commission
d’accès à l’information (Commission), un projet d’entente de communication de
renseignements
personnels
intitulé
:
«
Entente
de
communication
de
renseignements nécessaires à la réalisation de l’Enquête québécoise sur la garde
non parentale » (l’Entente) entre Retraite Québec, le ministre des Finances
(Revenu Québec) et l’Institut de la statistique du Québec.
Ce projet d’entente a pour but :
1. De déterminer les conditions et modalités selon lesquelles, pour le compte
de
Revenu
Québec,
Retraite
Québec
communique
à
l’ISQ
des
renseignements relativement à l’Allocation famille et qui sont nécessaires à
l’ISQ pour la réalisation de l’Enquête, l’ajustement des données d’enquête
ainsi que pour les contacts avec les familles des enfants sélectionnés;
2. De déterminer les conditions et modalités selon lesquelles Retraite Québec
communique à l’ISQ des renseignements relatifs aux ménages dans
lesquels vit au moins un enfant de moins de 6 ans, dont le parent ou les
parents sont bénéficiaires de l’Allocation famille, et qui sont nécessaires à
l’ISQ pour la réalisation de l’Enquête;
3. De préciser la nature des renseignements visés par la communication et
qui concernent les ménages avec au moins un enfant de moins de 6 ans et
admissibles à l’Allocation famille.
Après analyse du projet d’entente soumis pour avis et de l’information obtenue par
sa Direction de la surveillance, la Commission émet un avis favorable.
2. ANALYSE
Le projet d’entente présenté à la Commission repose sur les articles 2 et 5 de la
Loi sur l’Institut de la statistique du Québec
1
, les articles 2, 69.1 et 69.8 de la Loi
sur l’administration fiscale
2
, l’article 1029.8.61.50 de la Loi sur les impôts
3
et les
articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et
sur la protection des renseignements personnels
4
. Les dispositions pertinentes
relatives à ce projet d’entente sont reproduites en annexe du présent avis.
1
RLRQ, c. I-13.001.
2
RLRQ, c. A-6.002, LAF
3
RLRQ, c. I-3
4
RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
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1. Renseignements personnels communiqués par Retraite Québec pour
le compte de Revenu Québec
Le 18 juillet 2019, conformément au deuxième alinéa de l’article 69.8 de la LAF,
l’ISQ a transmis à la Commission, pour avis, le présent projet d’entente.
La Commission tient à préciser que le quatrième alinéa de l’article 69.8 de la LAF
prévoit que cette disposition s’applique malgré les articles 67.3, 67.4, 68, 68.1 et
70 de la Loi sur l’accès. Par conséquent, la Commission comprend qu’elle n’est
pas requise, dans le cadre du présent avis, d’évaluer l’impact de la communication
des renseignements sur la vie privée des personnes concernées, le cas échéant,
par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui
en reçoit communication. Dans ces circonstances, la Commission informe qu’elle
n’a pas évalué la nécessité de communiquer ou de recevoir chacun des fichiers
ou des renseignements prévus à l’Entente. Par ailleurs, la Commission rappelle
néanmoins que d’autres dispositions de la Loi sur l’accès peuvent s’appliquer, le
cas échéant.
Partant, concernant la communication de renseignements personnels pour le
compte de Revenu Québec, la Commission prend acte, dans le cadre du présent
avis, que le projet d’entente contient les éléments prévus aux paragraphes a) à f)
du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF.
2. Renseignements personnels communiqués par Retraite Québec pour
son propre compte
Dans le cadre de son analyse, la Commission doit, conformément à l’article 70 de
la Loi sur l’accès, prendre en considération :
• La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68;
• L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la
personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du
renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68 de la
Loi sur l’accès
En principe, un organisme public ne peut communiquer un renseignement
personnel sans le consentement des personnes concernées. Toutefois, la Loi sur
l’accès prévoit qu’une telle communication est possible, sans le consentement de
ces personnes, en vertu de l’article 68 de cette loi.
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En effet, l’article 68 de la Loi sur l’accès prévoit les conditions d’ouverture à la
communication de renseignements personnels sans le consentement de la
personne concernée et ce que l’entente doit contenir.
Communication nécessaire
Selon le premier paragraphe du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès,
la communication doit être nécessaire :
• à l’exercice des attributions de l’organisme receveur;
• ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion.
En l’espèce, la communication des renseignements personnels est nécessaire aux
attributions de l’organisme receveur.
En effet, les renseignements sont nécessaires à l’ISQ pour la réalisation de
l’Enquête, plus particulièrement pour la constitution de la base de sondage et
l’ajustement des données d’enquête, ainsi que pour les contacts avec les familles
des enfants sélectionnés. Les renseignements communiqués pour les travaux
prévus entourant la constitution de la base de sondage seront utilisés pour
construire les différentes variables de stratification de la population visée par
l’Enquête, incluant un indicateur de pauvreté socioéconomique au niveau
individuel qui sera inclus à la base du sondage. Cet indicateur, construit à des fins
statistiques, permettra de créer des groupes d’enfants qui vivent en situation de
pauvreté socioéconomiques parmi la population visée. Une fois la stratification de
la base de sondage effectuée, l’ISQ pourra sélectionner les enfants pour lesquels
les renseignements personnels seront requis pour contacter leurs familles.
Contenu de l’entente
La Commission constate que le projet d’entente contient les éléments prévus aux
paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la loi sur l’accès. Elle
souligne les éléments suivants :
Identification des organismes : Conformément au paragraphe 1° du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme
public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme
qui le reçoit.
Finalité de la communication : Conformément au paragraphe 2° du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour
lesquelles un renseignement est communiqué.
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Nature des renseignements : Conformément au paragraphe 3° du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des
renseignements communiqués.
Mode de communication utilisé : Conformément au paragraphe 4° du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de
communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme
receveur.
Mesure de sécurité : Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de
l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de
communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme
receveur.
Périodicité de la communication : Conformément au paragraphe 6° du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité
des communications de renseignements.
Durée de l’entente : Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de
l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée.
L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée des
personnes concernées
Après avoir vérifié la conformité du projet d’entente aux conditions visées par
l’article 68, la Commission doit prendre en considération l’impact de la
communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes
concernées, et ce, par rapport à la nécessité des renseignements pour l’organisme
qui en reçoit communication, et ce, conformément à l’article 70 de la Loi sur
l’accès.
À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis
que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative,
considérant que :
• les renseignements personnels communiqués par Retraite Québec et
Revenu Québec à l’ISQ sont limités à ceux prévus au projet d’entente;
• la nécessité de recevoir communication des renseignements personnels
détenus par Retraite Québec et Revenu Québec a été démontrée par l’ISQ;
• les renseignements communiqués ne serviront qu’aux fins du projet
d’entente;
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• Retraite Québec s’engage à conserver les numéros banalisés de la base de
sondage associés aux enfants et aux bénéficiaires jusqu’à la fin de l’Entente
et à utiliser les mêmes numéros banalisés pour chaque enfant et parent tout
au long du projet;
• des mesures sont prévues au projet d’entente pour assurer la confidentialité
et la sécurité des renseignements personnels communiqués;
• les parties reconnaissent le caractère confidentiel des renseignements visés
par le projet d’entente et des mesures de sécurité sont prévues pour en
assurer la protection;
• le projet d’entente énonce les principes régissant la destruction des
renseignements communiqués;
• L’ISQ s’engage à donner accès aux renseignements à un employé
uniquement, lorsque ceux-ci sont nécessaires à son travail, au seul bénéfice
des parties et en application de son mandat.
3. CONCLUSION
Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous
réserve de la réception d’une Entente approuvée et signée par les représentants
des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au
projet d’entente reçu par sa Direction de la surveillance, le 3 octobre 2019.
p. j. Annexe - Dispositions législatives relatives au présent projet d’entente
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Annexe
Dispositions législatives relatives à l’entente de communication de
renseignements nécessaire à la réalisation de l’enquête québécoise sur la
garde non parentale entre Retraite Québec, le ministre des Finances et
l’Institut de la statistique du Québec
Dispositions législatives spécifiques
•
Loi sur l’institut de la statistique du Québec
2. L’Institut a pour mission de fournir des informations statistiques qui soient
fiables et objectives sur la situation du Québec quant à tous les aspects de la
société québécoise pour lesquels de telles informations sont pertinentes.
L‘Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de
l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement,
sauf à l’égard d’une telle information que ceux-ci produisent à des fins
administratives. Il est le responsable de la réalisation de toutes les enquêtes
statistiques d’intérêt général.
5. Pour la réalisation de sa mission, l’institut peut:
1° faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de
l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des
comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec;
(…)
5° fournir aux ministères et organismes du gouvernement et à ses autres
clients des services de nature scientifique ou technique dans le domaine de
la statistique;
(…)
7° développer les méthodologies, les cadres d’intégration et les autres outils
requis.
•
Loi sur l’administration fiscale
2. Le ministre du Revenu est responsable de l’application des lois fiscales.
Il assume en outre toute autre responsabilité qui lui est confiée par une autre
loi ou par le gouvernement.
69.1.
Un
renseignement
contenu
dans
un
dossier
fiscal
peut
être
communiqué, sans le consentement de la personne concernée, aux
personnes mentionnées au deuxième alinéa et pour les seules fins prévues
à cet alinéa.
Les personnes qui ont ainsi droit à une telle communication sont les
suivantes:
(…)
k) l’Institut de la statistique du Québec, mais uniquement dans la mesure où
le renseignement est nécessaire à l’application de la Loi sur l’Institut de la
statistique du Québec (chapitre I-13.011);
(…)
n) Retraite Québec dans la mesure où le renseignement:
1° se rapporte aux gains et cotisations des cotisants et est nécessaire à
l’application de la Loi sur le régime de rentes du Québec (chapitre R-9);
2° est nécessaire à la tenue du registre des cotisants au sens de la Loi sur
le régime de rentes du Québec;
3° est nécessaire pour établir le droit d’une personne au versement d’un
crédit d’impôt pour le soutien aux enfants ou à une prestation en vertu de
la Loi sur les prestations familiales (chapitre P-19.1);
(…)
69.8. La communication d’un renseignement contenu dans un dossier fiscal
ne peut se faire, en vertu de l’un des paragraphes a.1 à e de l’article 69.0.1,
de l’article 69.1, à l’exception des paragraphes a à d, i, s, x, y, z.1, z.3 et z.6
du deuxième alinéa de cet article 69.1, ou de l’article 69.2, que dans le cadre
d’une entente écrite précisant notamment:
a) la nature des renseignements communiqués et les fins pour lesquelles ils
sont communiqués;
b) les modes de communication utilisés;
c) les moyens mis en oeuvre et les mesures de sécurité prises pour assurer
la confidentialité des renseignements communiqués;
d) la périodicité de la communication;
e) les moyens retenus pour informer les personnes concernées;
f) la durée de l’entente.
Une entente visée au premier alinéa doit être soumise à la Commission
d’accès à l’information pour avis et elle entre en vigueur sur avis favorable
de la Commission ou, à défaut d’avis, le 60e jour suivant la réception de
l’entente par la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur
demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant
d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du
Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer ainsi
qu’un avis à l’effet qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de
30 jours de cette publication. L’entente entre en vigueur le jour de son
approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue
à l’entente.
Le présent article s’applique malgré les articles 67.3, 67.4, 68, 68.1 et 70 de
la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels (chapitre A-2.1).
•
Loi sur les impôts
1029.8.61.50. Aux fins de l’administration du versement d’un montant au titre
d’un paiement de soutien aux enfants, Retraite Québec agit sous la
responsabilité du ministre de la Famille, des Aînés et de la Condition
féminine.
Aux fins de cette administration, Retraite Québec exerce les pouvoirs que lui
confère la présente section, ceux de la Loi sur Retraite Québec (chapitre R-
26.3) et ceux de la Loi sur le régime de rentes du Québec (chapitre R-9) qui
lui sont nécessaires, notamment le pouvoir d’enquête prévu à l’article 30 de
cette loi.
•
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels
68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne
concernée, communiquer un renseignement personnel:
1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement
lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de
l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet
organisme a la gestion;
1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement
lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne
concernée;
2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances
exceptionnelles le justifient;
3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire
dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée
par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette
personne.
Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui
indique:
1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et
celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille;
2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué;
3° la nature du renseignement communiqué;
4° le mode de communication utilisé;
5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement
personnel;
6° la périodicité de la communication;
7° la durée de l’entente.
70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1
doit être soumise à la Commission pour avis.
La Commission doit prendre en considération:
1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article
68.1;
2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la
personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du
renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours
de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la
demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la
dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui
paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la
Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger
d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties
à l’entente dans le délai de 60 jours.
L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute
date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette
entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à
l’entente sont autorisées à procéder à son exécution.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur
demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant
d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du
Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un
avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de
cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des
commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur
le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le
gouvernement ou prévue à l’entente.
L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et
l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans
les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne
siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement
peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa.
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.