AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION
CONCERNANT
L’ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES À
LA RÉALISATION DE L’ÉTUDE GRANDIR AU QUÉBEC
ENTRE
RETRAITE QUÉBEC
ET
LE MINISTRE DES FINANCES
ET
L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC
DOSSIER : 1021924-S
NOVEMBRE 2019
Dossier 1021924-S
1. CONTEXTE
Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels
1
, l’Institut de la
statistique du Québec (l’ISQ) a présenté, pour avis à la Commission d’accès à
l’information du Québec (la Commission), un projet d’entente de communication
de renseignements personnels intitulé : « Entente de communication de
renseignements nécessaires à la réalisation de l’étude Grandir au Québec »
(l’Entente) entre Retraite Québec, le ministre des Finances (Revenu Québec) et
l’ISQ.
Ce projet d’entente a pour but de déterminer les conditions et les modalités
permettant à l’ISQ d’obtenir de Retraite Québec et de Revenu Québec, via Retraite
Québec, les renseignements nécessaires à la réalisation de l’étude Grandir au
Québec.
Le présent projet d’entente s’inscrit dans la continuité d’une entente survenue en
mars 2018
2
entre les parties dans la cadre du projet pilote de la deuxième édition
de l’Étude longitudinale du développement des enfants du Québec (étude Grandir
au Québec). Compte tenu des résultats positifs de ce pilote, l’ISQ dépose une
nouvelle demande de communication de renseignements aux fins de la réalisation
de l’enquête principale.
Après analyse du projet d’entente soumis pour avis et de l’information obtenue par
sa Direction de la surveillance, la Commission émet un avis favorable.
2. ANALYSE
Le projet d’entente présenté à la Commission repose sur les articles 2 et 5 de la
Loi sur l’Institut de la statistique du Québec
3
, les articles 2, 69.1 et 69.8 de la Loi
sur l’administration fiscale
4
, les articles 4 et 8 de la Loi sur l’Agence du revenu du
Québec
5
, l’article 1029.8.61.50 de la Loi sur les impôts
6
et sur la Loi sur l’accès.
Les dispositions pertinentes relatives à ce projet d’entente sont reproduites en
annexe du présent avis.
1
RLRQ, c. A-2.1, Loi sur l’accès.
2
Dossier 1017658-S
3
RLRQ, c. I-13.001.
4
RLRQ, c. A-6.002, LAF
5
RLRQ, c. A-7.003, LARQ
6
RLRQ, c. I-3
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Dossier 1021924-S
1.
Renseignements personnels communiqués par Retraite Québec pour le
compte de Revenu Québec
Le 29 août 2019, conformément au deuxième alinéa de l’article 69.8 de la LAF,
l’ISQ a transmis à la Commission, pour avis, le présent projet d’entente.
La Commission tient à préciser que le quatrième alinéa de l’article 69.8 de la LAF
prévoit que cette disposition s’applique malgré les articles 67.3, 67.4, 68, 68.1
et 70 de la Loi sur l’accès. Par conséquent, la Commission comprend qu’elle n’est
pas requise, dans le cadre du présent avis, d’évaluer l’impact de la communication
des renseignements sur la vie privée des personnes concernées, le cas échéant,
par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui
en reçoit communication. Dans ces circonstances, la Commission informe qu’elle
n’a pas évalué la nécessité de communiquer ou de recevoir chacun des fichiers
ou des renseignements prévus à l’Entente. Par ailleurs, la Commission rappelle
néanmoins que d’autres dispositions de la Loi sur l’accès peuvent s’appliquer, le
cas échéant.
Partant, la Commission prend acte dans le cadre du présent avis, que le projet
d’entente contient les éléments prévus aux paragraphes a) à f) du premier alinéa
de l’article 69.8 de la LAF.
2.
Renseignements personnels communiqués par Retraite Québec pour
son propre compte
Dans le cadre de son analyse, la Commission doit, conformément à l’article 70 de
la Loi sur l’accès, prendre en considération :
• La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68;
• L’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie
privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité
du
renseignement
pour
l’organisme
ou
la
personne
qui
en
reçoit
communication.
La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68 de la
Loi sur l’accès
En principe, un organisme public ne peut communiquer un renseignement
personnel sans le consentement des personnes concernées. Toutefois, la Loi sur
l’accès prévoit qu’une telle communication est possible en vertu de l’article 68 de
cette loi.
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En effet, l’article 68 de la Loi sur l’accès prévoit les conditions d’ouverture à la
communication de renseignements personnels sans le consentement de la
personne concernée et ce que l’Entente doit contenir.
Communication nécessaire
Selon le premier paragraphe du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès,
la communication :
• doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur;
• ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion.
En l’espèce, la communication des renseignements personnels est nécessaire aux
attributions de l’ISQ.
En effet, l’ISQ s’est vue confier le mandat d’effectuer, pour le compte du Ministre
de la Famille, du Ministre de l’Éducation, du Ministre de la Santé et des Services
sociaux, du Ministre du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale, du Conseil
de gestion de l’assurance parentale et de la Fondation Lucie et André Chagnon,
et pour son propre compte également
7
, la première collecte de données de
l’enquête principale de l’Étude Grandir au Québec. Celle-ci vise à identifier les
trajectoires de développement et les facteurs qui contribuent à la réussite
éducative, à l’adaptation sociale et au bien-être des jeunes Québécois.
L’échantillon prévu comptera au maximum 9 000 nourrissons qui naîtront au
Québec entre octobre 2019 et septembre 2020 et dont l’âge gestationnel
8
comptera moins de 24 semaines ou plus de 42 semaines.
La présente demande s’inscrit dans la continuité d’une entente survenue en 2018
entre l’ISQ, Retraite Québec et Revenu Québec dans le cadre du pilote
9
de la
deuxième édition de l’Étude Grandir au Québec. Compte tenu des résultats positifs
de ce pilote, l’ISQ dépose une demande de communication de renseignements
personnels à Retraite Québec et Revenu Québec aux fins de la réalisation de
l’enquête principale. Les renseignements sont nécessaires afin de :
•
permettre la validation de l’appariement des données;
•
construire un indicateur de pauvreté socioéconomique au niveau individuel.
Cet indicateur, construit pour des fins de statistique, permettra de créer des
groupes d’enfants qui vivent en situation de pauvreté socioéconomique
7
Ci-après « Les partenaires financiers ».
8
L’âge gestationnel est la somme de la durée de grossesse et de l’âge de l’enfant en semaines.
9
Une entente de communication, ayant reçu un avis favorable de la Commission en mars 2018, a
été établie entre les parties pour la réalisation du pilote de l’Étude (dossier 1017658).
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parmi la population visée. Une fois l’indicateur créé, il sera jumelé à la base
de sondage
10
;
•
contacter les familles;
•
ajuster les données d’enquête, ce qui consiste à analyser l’ampleur de la
non-participation
à
l’enquête
et
à
identifier,
le
cas
échéant,
des
caractéristiques associées aux non-participants;
•
effectuer des analyses.
De plus, ils sont nécessaires notamment parce que les partenaires financiers ont
identifié une sous-population d’intérêt prioritaire pour laquelle les analyses doivent
être possibles avec un bon niveau de précision, et ce, pour toute la durée de
l’étude. Il s’agit des enfants vivant à la naissance en contexte de vulnérabilité,
définie dans le cadre de cette étude par la pauvreté socioéconomique (PSE). Le
plan de sondage doit permettre d’identifier les bébés issus de famille ayant un
faible revenu ou dont la mère a un faible niveau de scolarité, par le biais d’une
stratification adéquate. Bien que les analyses soient toujours en cours, les
résultats du pilote indiquent que les renseignements communiqués par Retraite
Québec et Revenu Québec ont répondu aux besoins d’identification de ces
enfants.
Contenu de l’Entente
La Commission constate que le projet d’entente contient les éléments prévus aux
paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès. Elle
souligne les éléments suivants :
Identification des organismes : Conformément au paragraphe 1° du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme
public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme
qui le reçoit.
La clause 2 du projet d’entente prévoit que Retraite Québec est l’organisme qui
communiquera les renseignements personnels et l’ISQ est celui qui recevra les
fichiers contenant les renseignements.
Finalité de la communication : Conformément au paragraphe 2° du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour
lesquelles un renseignement est communiqué.
10
Liste ou fichier permettant de sélectionner un échantillon de la population visée.
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Comme prévu à la clause 2.3 du projet, l’Entente a pour but de permettre à l’ISQ
de réaliser la première collecte de données de l’enquête principale et d’exécuter
les travaux méthodologiques subséquents afin d’assurer la représentativité de
l’échantillon participant pendant toute la durée de l’Étude. Tel que mentionné
précédemment, cette étude vise à identifier les trajectoires de développement et
les facteurs qui contribuent à la réussite éducative, à l’adaptation sociale et au
bien-être des jeunes Québécois.
Nature des renseignements : Conformément au paragraphe 3° du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des
renseignements communiqués.
Le tableau 3.1 de l’annexe A du projet d’entente, intitulé « Renseignements
personnels communiqués par Retraite Québec pour son propre compte »,
énumère les renseignements qui seront communiqués à l’ISQ par Retraite Québec
pour son propre compte. Il s’agit de renseignements issus de la banque Crédit
d’impôt remboursable Allocation famille (CIRAF) et du Fichier d’inscription de la
clientèle (FIC) :
1. Numéro banalisé du (des) bénéficiaire(s);
2. Numéro banalisé de l’enfant;
3. Numéro unique;
4. Nom et prénom du bénéficiaire;
5. Sexe du bénéficiaire;
6. Nom et prénom du conjoint du bénéficiaire;
7. Sexe du conjoint du bénéficiaire;
8. Nom et prénom de l’enfant;
9. Sexe de l’enfant;
10. Année/mois/jour de naissance de l’enfant;
11. Région administrative du bénéficiaire;
12. Coordonnées complètes du (des) bénéficiaire(s) (numéro civique, rue, numéro
d’appartement s’il y a lieu, municipalité) incluant le code postal à six positions;
13. Numéros de téléphone du bénéficiaire (tous);
14. Langue de correspondance du bénéficiaire;
15. Nombre d’enfants de moins de 18 ans à l’adresse du bénéficiaire (en continu);
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16. Nombre d’enfants de moins de 18 ans en garde partagée (définie pour un
enfant comme la présence de 2 bénéficiaires à des adresses différentes reliées
au même numéro banalisé de l’enfant) à l’adresse du bénéficiaire (en continu);
17. Montant des prestations (en continu);
18. Supplément pour enfant handicapé (en continu);
19. Statut conjugal (monoparental ou biparental);
20. Indicateur de décès de l’enfant;
21. Indicateur de décès du ou des bénéficiaires;
22. Indicateur du décès du conjoint;
23. Date de la dernière mise à jour des coordonnées du (des) bénéficiaire(s).
Mode de communication utilisé : Conformément au paragraphe 4° du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de
communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme
receveur.
La clause 3.2 du projet d’entente mentionne que les renseignements seront
communiqués par des moyens sécurisés. À ce propos, l’ISQ précise que « Le
recours à un site de transfert sécurisé sera privilégié, soit celui de Retraite Québec,
soit celui de l'ISQ. Toutefois, compte tenu des échéanciers serrés nécessaires
pour la réalisation du projet, il a été jugé préférable de laisser une certaine latitude
dans le moyen sécurisé utilisé afin de pallier tout problème technique imprévu. »
La section intitulée « Modalités des communications » de l’annexe A du projet
d’entente décrit quant à elle les différentes étapes de communication entre les
parties et avec le Directeur de l’état civil (DEC)
11
.
Mesure de sécurité : Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de
l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité
propres à assurer la protection du renseignement personnel.
11
Dans le document explicatif, il est mentionné que le DEC recevra de l’ISQ les périodes de
naissance visées par chaque vague de l’étude. Il en extraira les naissances visées et créera un
numéro unique (NU) qu’il associera, à l’interne, au numéro de constat de naissance (NCN) et au
numéro d’inscription au registre de l’état civil (NIREC). Le DEC retournera à l’ISQ la clé NU-NCN
et à Retraite Québec la clé NU-NIREC. Retraite Québec et l’ISQ seront donc en mesure de
communiquer entre eux en utilisant le NU. Le processus de communication et le rôle du DEC sont
similaires à l’entente survenue dans le dossier 1017658-S, c’est-à-dire qu’il ne reçoit que les dates
de début et de fin des périodes visées. Dans les deux dossiers, les parties n’ont pas jugé
nécessaire de le faire intervenir à l’Entente. Toutefois, l’ISQ a conclu une entente avec le DEC pour
définir et circonscrire son implication dans l’étude.
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Les renseignements communiqués seront chiffrés et conservés sur le serveur de
l’ISQ dont les accès font l’objet de contrôles logiques et soumis à des règles
d’accès strictes. Les locaux de l’ISQ sont verrouillés et la circulation y est
contrôlée. Les employés de l’ISQ auront accès aux seuls renseignements requis
pour réaliser leur mandat. De plus, les renseignements permettant l’identification
du nourrisson et de ses parents ne seront pas conservés avec les données
socioéconomiques. Une clé numérique différente du numéro banalisé de Retraite
Québec sera utilisée pour faire le lien entre les deux fichiers. La clause 5 du projet
d’entente prévoit que l’ISQ reconnaît le caractère confidentiel des renseignements
qui lui sont communiqués. À cette fin, l’ISQ s’engage à prendre les mesures de
sécurité qui sont énoncées aux points 5.1.1 à 5.1.10 ainsi qu’aux points 5.2
à 5.5 de l’Entente.
Périodicité de la communication : Conformément au paragraphe 6° du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité
des communications de renseignements.
La fréquence des communications des renseignements personnels sera réalisée
conformément
à
la
clause
3
de
la
section
intitulée
«
Modalités
des
communications » de l’annexe A du projet d’entente. La communication des
renseignements personnels entre Retraite Québec et l’ISQ se fera en plusieurs
communications, soit de six à neuf fois pour la réalisation de la première collecte
de données de l’enquête principale et une fois par année pour les mises à jour des
renseignements de la base de sondage.
Durée de l’entente : Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de
l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée.
La clause 6 du projet d’entente prévoit les modalités d’entrée en vigueur de
l’Entente et sa durée. L’Entente entre en vigueur à la date de la dernière signature
et prend fin le 31 décembre 2040.
L’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie
privée des personnes concernées
Après avoir vérifié la conformité du projet d’entente aux conditions visées par
l’article 68, la Commission doit prendre en considération l’impact de la
communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes
concernées par rapport à la nécessité des renseignements pour l’organisme qui
en reçoit communication, et ce, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès.
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À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis
que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative,
considérant que :
• la nécessité de communiquer les renseignements personnels a été
démontrée par l’ISQ dans les documents fournis à cet effet à la Direction de
la surveillance de la Commission dans le cadre de la présente demande
d’avis;
• les renseignements personnels communiqués ne serviront qu’aux fins du
projet d’entente;
• Retraite Québec s’engage à conserver la correspondance entre le numéro
unique communiqué par le Directeur de l’État civil, les numéros banalisés
associés aux enfants et aux bénéficiaires et le numéro d’inscription au
registre de l’état civil de la base de sondage pour les communications avec
l’ISQ jusqu’en 2040.
• des mesures sont prévues au projet d’entente pour assurer la confidentialité
et la sécurité des renseignements personnels communiqués;
• l’ISQ reconnaît et déclare que les renseignements personnels de Retraite
Québec
et
de
Revenu
Québec
communiqués
par
Retraite
Québec
demeurent leur propriété respective et qu’ils lui sont fournis uniquement pour
les fins prévues à la présente Entente;
• l’ISQ reconnaît le caractère confidentiel des renseignements visés par le
projet d’entente et des mesures de sécurité sont prévues pour en assurer la
protection;
• au sein de l’ISQ, seuls les employés dont les fonctions le requièrent et les
mandataires
dûment
autorisés
peuvent
accéder
aux
renseignements
communiqués par Retraite Québec et pour elle-même et pour le compte de
Revenu Québec;
• Revenu Québec prend les dispositions nécessaires pour informer les
personnes
concernées
de
la
communication
des
renseignements
confidentiels qu’il détient au moyen d’un avis publié annuellement dans les
guides ou les documents qui leur sont destinés;
• L’ISQ prend les moyens nécessaires pour informer les personnes visées que
les renseignements proviennent de Retraite Québec et de Revenu Québec;
• les mesures de sécurité relatives à l’intégrité physique des lieux où sont
conservés les renseignements personnels transférés sont conformes aux
normes et pratiques en vigueur au sein de l’ISQ;
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• le projet d’entente énonce les principes régissant la destruction des
renseignements communiqués.
3. CONCLUSION
Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous
réserve de la réception d’une Entente approuvée et signée par les représentants
des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au
projet d’entente reçu par sa Direction de la surveillance le 19 septembre 2019.
p. j. Annexe - Dispositions législatives relatives au présent projet d’entente
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Annexe
Dispositions législatives relatives à l’Entente de communication de
renseignements nécessaire à la réalisation de l’Étude Grandir au Québec entre
Retraite Québec, le ministre des Finances et l’Institut de la statistique du
Québec
Dispositions législatives spécifiques
•
Loi sur l’institut de la statistique du Québec
2. L’Institut a pour mission de fournir des informations statistiques qui soient
fiables et objectives sur la situation du Québec quant à tous les aspects de la
société québécoise pour lesquels de telles informations sont pertinentes.
L‘Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de
l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement,
sauf à l’égard d’une telle information que ceux-ci produisent à des fins
administratives. Il est le responsable de la réalisation de toutes les enquêtes
statistiques d’intérêt général.
5. Pour la réalisation de sa mission, l’institut peut:
1° faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de
l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des
comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec;
(…)
5° fournir aux ministères et organismes du gouvernement et à ses autres
clients des services de nature scientifique ou technique dans le domaine de
la statistique;
(…)
7° développer les méthodologies, les cadres d’intégration et les autres outils
requis.
•
Loi sur l’administration fiscale
2. Le ministre du Revenu est responsable de l’application des lois fiscales.
Il assume en outre toute autre responsabilité qui lui est confiée par une autre
loi ou par le gouvernement.
69.1.
Un
renseignement
contenu
dans
un
dossier
fiscal
peut
être
communiqué, sans le consentement de la personne concernée, aux
personnes mentionnées au deuxième alinéa et pour les seules fins prévues
à cet alinéa.
Les personnes qui ont ainsi droit à une telle communication sont les
suivantes:
(…)
k) l’Institut de la statistique du Québec, mais uniquement dans la mesure où
le renseignement est nécessaire à l’application de la Loi sur l’Institut de la
statistique du Québec (chapitre I-13.011);
(…)
n) Retraite Québec dans la mesure où le renseignement:
1° se rapporte aux gains et cotisations des cotisants et est nécessaire à
l’application de la Loi sur le régime de rentes du Québec (chapitre R-9);
2° est nécessaire à la tenue du registre des cotisants au sens de la Loi sur
le régime de rentes du Québec;
3° est nécessaire pour établir le droit d’une personne au versement d’un
crédit d’impôt pour le soutien aux enfants ou à une prestation en vertu de
la Loi sur les prestations familiales (chapitre P-19.1);
(…)
69.8. La communication d’un renseignement contenu dans un dossier fiscal
ne peut se faire, en vertu de l’un des paragraphes a.1 à e de l’article 69.0.1,
de l’article 69.1, à l’exception des paragraphes a à d, i, s, x, y, z.1, z.3 et z.6
du deuxième alinéa de cet article 69.1, ou de l’article 69.2, que dans le cadre
d’une entente écrite précisant notamment:
a) la nature des renseignements communiqués et les fins pour lesquelles ils
sont communiqués;
b) les modes de communication utilisés;
c) les moyens mis en œuvre et les mesures de sécurité prises pour assurer
la confidentialité des renseignements communiqués;
d) la périodicité de la communication;
e) les moyens retenus pour informer les personnes concernées;
f) la durée de l’entente.
Une entente visée au premier alinéa doit être soumise à la Commission
d’accès à l’information pour avis et elle entre en vigueur sur avis favorable
de la Commission ou, à défaut d’avis, le 60e jour suivant la réception de
l’entente par la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur
demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant
d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du
Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer ainsi
qu’un avis à l’effet qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de
30 jours de cette publication. L’entente entre en vigueur le jour de son
approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue
à l’entente.
Le présent article s’applique malgré les articles 67.3, 67.4, 68, 68.1 et 70 de
la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels (chapitre A-2.1).
•
Loi sur l’Agence du revenu du Québec
4. L’Agence a pour mission de fournir au ministre du Revenu l’appui
nécessaire à l’application ou à l’exécution de toute loi dont la responsabilité
est confiée au ministre ainsi que de lui fournir l’appui nécessaire pour
s’acquitter de toute autre responsabilité qui lui est confiée par une loi, un
règlement, un décret, un arrêté ou une entente. Elle perçoit des sommes
affectées au financement des services publics de l’État et participe aux
missions
économique
et
sociale
du
gouvernement
en
administrant
notamment des programmes de perception et de redistribution de fonds.
8. Le président-directeur général exerce les fonctions et les pouvoirs du
ministre qui sont relatifs à l’application ou à l’exécution de toute loi ou entente
ou de tout règlement, décret ou arrêté à l’endroit de toute personne ou de
toute entité sujette à cette application ou à cette exécution.
Le président-directeur général exerce également les fonctions et les pouvoirs
qui sont relatifs à la collecte, à l’utilisation et à la communication d’un
renseignement concernant toute personne ou toute entité et se rapportant à
l’application ou à l’exécution de toute loi dont la responsabilité est confiée au
ministre ou à toute autre responsabilité qui est confiée à ce dernier par une
loi, un règlement, un décret, un arrêté ou une entente.
Dans l’exercice de ces fonctions et pouvoirs, le président-directeur général a
l’autorité du ministre et il peut en déléguer l’exercice à un autre employé ou
à une catégorie d’employés de l’Agence et en autoriser la subdélégation.
Ces fonctions et pouvoirs ne peuvent être exercés que par les employés de
l’Agence.
Toutefois,
le
président-directeur
général
peut
autoriser
la
conclusion d’un contrat visant à retenir les services d’une personne qui n’est
pas un employé de l’Agence lorsqu’il le juge nécessaire pour une affaire
particulière.
•
Loi sur les impôts
1029.8.61.50. Aux fins de l’administration du versement d’un montant au titre
d’un paiement de soutien aux enfants, Retraite Québec agit sous la
responsabilité du ministre de la Famille, des Aînés et de la Condition
féminine.
Aux fins de cette administration, Retraite Québec exerce les pouvoirs que lui
confère la présente section, ceux de la Loi sur Retraite Québec (chapitre
R-26.3) et ceux de la Loi sur le régime de rentes du Québec (chapitre R-9)
qui lui sont nécessaires, notamment le pouvoir d’enquête prévu à l’article 30
de cette loi.
•
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels
67.3. Un organisme public doit inscrire dans un registre toute communication
de renseignements personnels visée aux articles 66, 67, 67.1, 67.2, 68 et
68.1, à l’exception de la communication d’un renseignement personnel requis
par une personne ou un organisme pour imputer, au compte d’un membre
d’un organisme public, de son conseil d’administration ou de son personnel,
un montant dont la loi oblige la retenue ou le versement.
Un organisme public doit aussi inscrire dans ce registre une entente de
collecte de renseignements personnels visée au troisième alinéa de l’article
64, de même que l’utilisation de renseignements personnels à d’autres fins
que celles pour lesquelles ils ont été recueillis visées aux paragraphes 1° à
3° du deuxième alinéa de l’article 65.1.
Dans le cas d’une communication d’un renseignement personnel visée au
premier alinéa, le registre comprend:
1° la nature ou le type de renseignement communiqué;
2° la personne ou l’organisme qui reçoit cette communication;
3° la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l’indication, le
cas échéant, qu’il s’agit d’une communication visée à l’article 70.1;
4° la raison justifiant cette communication.
Dans le cas d’une entente de collecte de renseignements personnels, le
registre comprend:
1° le nom de l’organisme pour lequel les renseignements sont recueillis;
2°
l’identification
du
programme
ou
de
l’attribution
pour
lequel
les
renseignements sont nécessaires;
3° la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission;
4° la nature ou le type de renseignements recueillis;
5° la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis;
6° la catégorie de personnes, au sein de l’organisme qui recueille les
renseignements et au sein de l’organisme receveur, qui a accès aux
renseignements.
Dans le cas d’utilisation d’un renseignement personnel à une autre fin que
celle pour laquelle il a été recueilli, le registre comprend:
1° la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l’article 65.1 permettant
l’utilisation;
2° dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1, la
disposition de la loi qui rend nécessaire l’utilisation du renseignement;
3° la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de
l’utilisation indiquée.
68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne
concernée, communiquer un renseignement personnel:
1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement
lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de
l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet
organisme a la gestion;
1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement
lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne
concernée;
2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances
exceptionnelles le justifient;
3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire
dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée
par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette
personne.
Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui
indique:
1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et
celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille;
2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué;
3° la nature du renseignement communiqué;
4° le mode de communication utilisé;
5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement
personnel;
6° la périodicité de la communication;
7° la durée de l’entente.
70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1
doit être soumise à la Commission pour avis.
La Commission doit prendre en considération:
1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article
68.1;
2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la
personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du
renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours
de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la
demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la
dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui
paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la
Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger
d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties
à l’entente dans le délai de 60 jours.
L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute
date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette
entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à
l’entente sont autorisées à procéder à son exécution.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur
demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant
d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du
Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un
avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de
cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des
commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur
le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le
gouvernement ou prévue à l’entente.
L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et
l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans
les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne
siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement
peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa.
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