Montréal, le 19 décembre 2019 Maître Normand Boucher Revenu Québec 3800, rue de Marly, secteur 5-2-3 Québec (Québec) G1X 4A5 Objet : Enquête concernant deux plaintes à l’endroit de Revenu Québec N/Réf. : 1013224-S Maître, La présente vise à vous informer que la Commission d’accès à l’information (la Commission) ne donnera pas suite à la plainte de monsieur (le plaignant) à l’endroit de Revenu Québec (l’organisme). Le plaignant reprochait notamment 1 à l’organisme de colliger le numéro d’assurance sociale (NAS) et la date de naissance auprès des candidats à un emploi au moment de la préembauche. De plus, il reproche à l’organisme d’avoir consulté son dossier fiscal lorsqu’il a fait une demande d’accès concernant le dossier d’un tiers qu’il représentait. La Commission a procédé à une enquête, conformément à l’article 129 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 2 dans le cadre de laquelle le plaignant et l’organisme ont fourni leur version des faits et transmis les documents pertinents à la Direction de la surveillance de la Commission. Collecte de renseignements personnels en préembauche L’organisme est assujetti à la Loi sur l’accès qui prévoit qu’un organisme public ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions 3 . 1 Le plaignant ayant déposé plusieurs plaintes à l’égard de l’organisme, celles-ci portant sur plusieurs aspects, l’enquête a été partiellement fermée; voir la lettre de fermeture du 9 septembre 2016. 2 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès. 3 Article 64 de la Loi sur l’accès. ... 2
N/Réf. :1013224-S 2 Dans un contexte de préembauche, cette disposition vise à minimiser l’atteinte à la vie privée en limitant la collecte de renseignements personnels aux seuls renseignements nécessaires à l’évaluation des aptitudes d’un candidat pour un emploi. En l’espèce, l’organisme recueille le NAS et les antécédents judiciaires auprès des candidats à un emploi. À cet égard, l’enquête a permis de constater les éléments suivants : - Lorsqu’un candidat est sélectionné et retenu pour l’emploi et qu’il n’a jamais été employé par l’organisme, il doit indiquer son NAS et sa date de naissance sur le formulaire de demande de main-d’œuvre approprié; - L’organisme possède des politiques et des directives internes sur la confidentialité et d’autres qui prévoient la tenue d’une enquête préemploi pour les candidats qui sont sélectionnés par le gestionnaire à l’embauche. Ceci concerne tous les types d’emplois qui nécessitent l’application de l’article 47 de la Loi sur l’Agence du revenu du Québec 4 qui prévoit : 47. Malgré toute disposition inconciliable d’une loi, d’un règlement, d’une convention collective au sens du Code du travail (chapitre C-27) ou d’une sentence arbitrale qui en tient lieu, le président-directeur général peut refuser qu’un emploi de l’Agence soit comblé par une personne qui, au cours des cinq années précédentes, a été déclarée coupable d’une infraction à l’une des lois suivantes, dans la mesure où cette infraction est incompatible avec l’emploi à combler, à moins qu’elle n’en ait obtenu pardon: 1° une loi fiscale, au sens que donne à cette expression l’article 1 de la Loi sur l’administration fiscale (chapitre A-6.002); 2° une loi du Parlement du Canada ou d’une autre province qui prévoit l’imposition ou la perception d’un impôt, d’une taxe ou d’un droit de cette nature; 3° le Code criminel (L.R.C. 1985, c. C-46); 4° la Loi sur les aliments et drogues (L.R.C. 1985, c. F-27); 5° la Loi réglementant certaines drogues et autres substances (L.C. 1996, c. 19). 4 RLRQ, c. A-7.003.
N/Réf. :1013224-S 3 - L’organisme collecte le NAS afin d’effectuer une enquête sur un candidat sélectionné pour faire des recherches dans ses systèmes et vérifier si le candidat a commis, entre autres, une infraction fiscale qui serait incompatible avec l’emploi; - En 2017 et 2018, la collecte du NAS se fait après l’étape de la sélection et de la qualification du candidat retenu pour l’emploi, quand l’offre d’emploi officielle lui est formulée. Les formulaires ont été révisés pour permettre la saisie du numéro d’employé, lorsqu’il en possède déjà un, afin d’éviter la collecte et l’utilisation du NAS. Consultation du dossier fiscal du plaignant Quant au second volet concernant la consultation du dossier fiscal du plaignant, il ressort de l’enquête les éléments suivants : - Le dossier fiscal du représentant d’un tiers n’est habituellement pas consulté et le cas du plaignant est un cas d’espèce, car l’employé de Revenu Québec a voulu vérifier son identité de cette manière; - L’organisme a fait des rappels aux divers intervenants et s’appuie sur son Code de protection des renseignements confidentiels pour faire appliquer les règles de confidentialité au sein de toutes ses directions; - L’organisme a décrit les procédures qui doivent être appliquées en cas de demandes d’accès par un représentant dans lesquelles on constate les règles de confidentialité au regard de la consultation d’un dossier fiscal. Conclusion Après analyse et à la lumière de l’enquête, la Commission conclut que l’organisme a démontré que la collecte du NAS et de la date de naissance des candidats sélectionnés pour un emploi était nécessaire pour vérifier les antécédents en application de l’article 47 de la Loi sur l’Agence du revenu du Québec. La plainte n’est donc pas fondée. D’autre part, l’organisme a admis qu’aucune consultation du dossier fiscal du plaignant n’aurait dû être faite alors que ce dernier agissait comme représentant. Toutefois, il s’agit d’un cas isolé, seuls les renseignements d’identification ont été consultés et un rappel des règles a été fait aux employés afin d’éviter qu’une telle situation ne se reproduise. Par conséquent, bien que cet aspect de la plainte était fondé, l’intervention de la Commission n’est pas nécessaire, puisque l’organisme a pris les mesures nécessaires pour y remédier.
N/Réf. :1013224-S 4 Considérant ce qui précède, la Commission procède à la fermeture du présent dossier. Veuillez agréer, Maître, l’expression de nos meilleurs sentiments. «Original signé» M e Lina Desbiens Membre de la Commission, section surveillance c. c.
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