RECOMMANDÉ Montréal le 19 février 2020 Monsieur Arnaud Saint-Laurent Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels 5650, rue d’Iberville, 2 e étage Montréal (Québec) H2G 2B3 Dossier : Plainte à l’égard de la Ville de Montréal, arrondissement Rosemont – La Petite Patrie 1011613-S Monsieur, La présente est pour vous aviser que la Commission d’accès à l’information (la Commission) ne donne pas suite à la plainte déposée à l’égard de la Ville de Montréal, arrondissement Rosemont – La Petite Patrie (l’arrondissement). Contexte La plainte porte sur la collecte et la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Plus particulièrement, la plaignante soutient que l’arrondissement, son employeur, à l’époque des faits à l’origine de la plainte, a recueilli, sans son consentement, l’ensemble des renseignements médicaux la concernant, incluant des expertises médicales, détenus par son assureur, SSQ Groupe Financier. Elle soutient également que ses renseignements personnels ont été rendus accessibles, par la suite, à des personnes travaillant au sein de l’arrondissement qui n’avaient pas, selon elle, la qualité pour les recevoir et pour qui les renseignements personnels n’étaient pas nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
Dossier : 1011613-S Page : 2 À la suite de cette plainte, la Commission procède à une enquête 1 et interpelle l’arrondissement, par le biais d’un avis d’intention 2 , pour obtenir ses observations 3 . Constats Au regard du dossier d’enquête et des observations formulées par l’arrondissement, la Commission constate que ce dernier ne conteste pas les faits à l’origine de la plainte. Elle constate aussi que : - le formulaire Demande de prestations – Déclaration de la personne assurée a été élaboré, en 2009, lors de la conclusion du contrat d’assurance collective entre la Ville de Montréal et SSQ Groupe Financier, dont relève l’arrondissement, et qu’il est toujours en vigueur 4 ; - la plaignante a signé, , le formulaire Demande de prestations – Déclaration de la personne assurée autorisant « la SSQ à échanger les renseignements pertinents aux activités de tarification et de paiement des demandes de règlements avec mon employeur et fournir, aux professionnels de la santé de la Division du suivi des absences de la Ville de Montréal ou au responsable désigné par mon arrondissement, tous les renseignements se rapportant à ma demande de prestations et nécessaires à l’avancement de mon dossier »; - les prestations pour invalidité de la plaignante ont pris fin le 5 ; - l’arrondissement, à partir de ce moment, a géré le dossier de présence au travail de la plaignante 6 ; - la plaignante demeurant médicalement inapte au travail selon son médecin traitant 7 8 ; 1 Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1, article 123, la Loi sur l’accès. Il convient de préciser que la Commission a également interpellé SSQ Groupe Financier pour obtenir sa version des faits et ce, même si la plainte ne vise pas cette entreprise. 2 Avis d’intention de la Commission envoyé le 18 décembre 2019. 3 Loi sur l’accès, article 129. 4 Réponse de l’assureur en date du 16 novembre 2018 5 Lettre de l’arrondissement en date du 1 er juin 2015 remise par la plaignante au soutien de sa plainte. Voir également les observations de l’arrondissement en date du 16 janvier 2020. 6 Observations de l’arrondissement en date du 16 janvier 2020. 7 Observations de l’arrondissement en date du 16 janvier 2020. 8 Lettre de l’arrondissement en date du 1 er juin 2015.
Dossier : 1011613-S Page : 3 - l’arrondissement a reçu une lettre du médecin traitant de la plaignante, le , mentionnant qu’il était contre-indiqué qu’elle retourne travailler au sein de l’arrondissement 9 ; - le l’arrondissement a demandé à la plaignante, de se soumettre à une expertise médicale avec le médecin expert désigné par l’arrondissement « afin de statuer sur [son] état de santé actuel en termes de diagnostic, traitement, capacité au travail et pronostic de retour à [son] emploi régulier » 10 . C’est dans ce contexte, que l’agente de ressources humaines affectée aux dossiers d’invalidité 11 a demandé à SSQ Groupe Financier de lui transmettre le dossier médical de la plaignante 12 . Analyse La Commission considère que la demande formulée par l’arrondissement à SSQ Groupe Financier est nécessaire à l’exercice de ses attributions et que les personnes qui ont eu accès aux informations demandées au sein de l’arrondissement avaient qualité pour les recevoir et ce, pour les raisons suivantes. La nécessité pour l’arrondissement de recueillir le dossier médical En vertu de la Loi sur l’accès, un organisme public 13 , comme l’arrondissement, ne peut recueillir un renseignement personnel si cela n’est pas nécessaire à l’exercice de ses attributions ou à la mise en place d’un programme dont il a la gestion. 64. Nul ne peut, au nom d’un organisme public, recueillir un renseignement personnel si cela n’est pas nécessaire à l’exercice de ses attributions ou à la mise en place d’un programme dont il a la gestion. […] La Commission apprécie la nécessité contenue dans la Loi sur l’accès à la lumière de l’objectif poursuivi par l’organisme qui recueille des renseignements personnels 9 Observations de l’arrondissement en date du 16 janvier 2020. 10 Lettre de l’arrondissement en date du 1 er juin 2015. Voir également les observations de l’arrondissement en date du 16 janvier 2020. 11 Réponse du secrétaire d’arrondissement du 5 octobre 2015. 12 Observations de l’arrondissement en date du 16 janvier 2020. 13 Loi sur l’accès, articles 3.
Dossier : 1011613-S Page : 4 et au fait que l’atteinte au droit à la vie privée, que peut constituer cette collecte, est proportionnelle à cet objectif poursuivi 14 . L’arrondissement précise que la demande formulée à SSQ Groupe Financier visait à répondre à ses obligations « à l’égard de [la plaignante] issus de la Loi sur les normes du travail et de la Loi sur la santé et sécurité au travail » 15 . Il mentionne que : « devant la recommandation médicale faite par le médecin de [la plaignante], soit de ne plus travailler à l’arrondissement, il était du devoir de l’employeur de comprendre la nature de cette contre- indication afin de remplir son obligation d’offrir un milieu de travail sécuritaire, sain et exempt de danger pouvant compromettre l’intégrité physique et psychique des employés. Puisque l’employeur n’avait jamais obtenu d’information médicale sur la condition de [la plaignante], outre le diagnostic et les périodes d’arrêt de travail, il était pertinent et nécessaire que l’employeur puisse transmettre au médecin expert les renseignements permettant de valider les restrictions de [la plaignante], l’empêchant de reprendre sa prestation normale de travail et d’honorer son contrat de travail. Le but de la demande s’inscrivait donc dans une préoccupation que l’employeur considérait comme étant légitime puisqu’elle fut formulée dans le cadre de la relation de travail avec [la plaignante] afin de déterminer sa capacité à exercer son emploi.» 16 . L’arrondissement reconnaît que le dossier qu’il détenait sur la plaignante était « peu documenté d’un point de vue médical ». Il précise, dès lors, que la demande formulée à SSQ Groupe Financier avait pour but de « permettre au médecin désigné de rendre une opinion médicale dans un dossier complexe dont l’invalidité et dont le retour au travail chez l’employeur était compromis par une conséquence de cette invalidité » 17 . Ainsi, afin de « fournir les renseignements pertinents et nécessaires à la confection de l’opinion du médecin expert » 18 , l’arrondissement indique avoir demandé à SSQ 14 Laval (Société de transport de la Ville de) c. X [2003] C.A.I. 667 CCQ; Grenier c. Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke, [2010] QCCQ 9397, Centre de services partagés du Québec et Secrétariat du Conseil du Trésor, CAI 1007894-S, octobre 2018. 15 Observations de l’arrondissement en date du 16 janvier 2020. 16 Observations de l’arrondissement en date du 16 janvier 2020. 17 Observations de l’arrondissement en date du 16 janvier 2020. 18 Observations de l’arrondissement en date du 16 janvier 2020.
Dossier : 1011613-S Page : 5 Groupe Financier, « le dossier médical relatif seulement et non à son historique médical de façon générale » 19 . Partant, afin de permettre au médecin expert désigné par l’arrondissement d’évaluer le retour au travail de la plaignante, la Commission considère qu’il était légitime, important et réel de demander le dossier médical de cette dernière à SSQ Groupe Financier. Elle considère également que la demande de l’arrondissement est proportionnelle à cet objectif, l’arrondissement ayant minimisé l’atteinte au droit à la vie privée de la plaignante en limitant sa demande aux seules informations relatives à l’invalidité . L’accessibilité du dossier d’invalidité au sein de l’arrondissement La Loi sur l’accès prévoit les règles applicables à la consultation de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée au sein d’un organisme public. 62. Un renseignement personnel est accessible, sans le consentement de la personne concernée, à toute personne qui a qualité pour le recevoir au sein d’un organisme public lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions. En outre, cette personne doit appartenir à l’une des catégories de personnes visées au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 76 ou au paragraphe 5° du premier alinéa de l’article 81. Ainsi, pour qu’une personne puisse avoir accès aux renseignements personnels contenus dans le dossier d’un employé, les trois conditions suivantes doivent être satisfaites 20 : 1) la personne qui reçoit le renseignement a qualité pour le recevoir; 2) le renseignement personnel en question est nécessaire à l’exercice des fonctions de cette personne au moment où celle-ci les exerce; 3) la personne qui reçoit le renseignement personnel en question appartient à l’une des catégories de personnes qui ont accès au fichier dans lequel ce renseignement est versé, conformément à ce qui prévoit la déclaration de fichiers de l’organisme. 19 Observations de l’arrondissement en date du 16 janvier 2020 [les caractères gras et le souligné sont de l’arrondissement]. 20 Raymond DORAY, avec la collaboration de Loïc BERDNIKOFF, Accès à l’information – Loi annotée, jurisprudence, analyse et commentaires, Montréal, Éditions Yvon Blais.
Dossier : 1011613-S Page : 6 Considérant les éléments dont elle dispose, la Commission comprend que l’agente des ressources humaines affectée au dossier d’invalidité de la plaignante au moment des faits à l’origine de la plainte a demandé à SSQ Groupe Financier de transmettre le dossier médical de celle-ci au chef de division des ressources humaines de qui l’agente relève. C’est ce dernier qui a transmis le tout au médecin expert désigné par l’arrondissement. Par la suite, la plaignante a demandé, au chef de division des ressources humaines accès aux expertises médicales du médecin désigné par l’arrondissement. Pour répondre à cette demande, l’agente des ressources humaines affectée au dossier d’invalidité de la plaignante à ce moment a transmis au responsable-substitut de l’accès aux documents lesdites expertises afin que celui-ci puisse répondre à la demande d’accès de la plaignante. Partant, au regard de ce qui précède et des descriptions d’emploi transmises 21 par l’arrondissement, la Commission considère que les personnes qui ont eu accès au dossier de l’employée et, par le fait même, aux informations demandées à SSQ Groupe Financier avaient qualité pour les recevoir et que cela était nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. Conclusion À la lumière des informations dont elle dispose, la Commission considère que la plainte n’est pas fondée et ferme le présent dossier. En effet, la Commission conclut qu’il était nécessaire à l’arrondissement, en l’espèce, pour pouvoir exercer ses attributions à titre d’employeur, de demander à SSQ Groupe Financier le dossier médical relatif à l’invalidité de la plaignante afin que le médecin expert puisse se prononcer sur la condition de la plaignante. Elle considère également que les personnes qui ont eu accès aux renseignements personnels concernant la plaignante avaient qualité pour les recevoir au sein de l’arrondissement dans le cadre de leurs fonctions. «Original signé» Cynthia Chassigneux Membre de la Commission, section de surveillance c.c. 21 Réponse de l’arrondissement en date du 5 octobre 2015.
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