AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION
CONCERNANT
L’ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES À LA
RÉALISATION DE L’ENQUÊTE QUÉBÉCOISE SUR LA SANTÉ DE LA POPULATION
2020-2021
ENTRE
LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC
ET
L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC
DOSSIER : 1022126-S
NOVEMBRE 2019
Dossier : 1022126-S
1. CONTEXTE
Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels
1
, l’Institut de la
Statistique du Québec (l’ISQ) a présenté, pour avis à la Commission d’accès à
l’information
(la
Commission),
un
projet
d’entente
de
communication
de
renseignements
personnels
intitulé
:
«
Entente
de
communication
de
renseignements nécessaires à la réalisation de l’Enquête québécoise sur la santé
de la population 2020-2021 » (l’Entente) entre la Régie de l’assurance maladie du
Québec (RAMQ) et l’ISQ.
Ce projet d’entente a pour but de permettre à l’ISQ d’obtenir de la RAMQ la
communication de renseignements personnels qu’elle détient dans l’exécution du
régime d’assurance maladie, pour la réalisation du mandat confié par le ministère
de la Santé et des Services sociaux (MSSS) visant à réaliser l’Enquête québécoise
sur la santé de la population 2020-2021 (Enquête de santé). L’ISQ doit recevoir
communication des renseignements personnels détenus par la RAMQ afin de
pouvoir transmettre une lettre invitant les personnes sélectionnées au hasard à
participer à l’enquête.
En effet, l’ISQ s’est vu confier le mandat d’effectuer l’Enquête de santé pour le
compte du MSSS. Pour la réalisation de ce mandat, elle doit obtenir de la RAMQ
la communication de renseignements qu’elle détient dans l’exécution du régime
d’assurance
maladie.
Les
renseignements
détenus
par
la
RAMQ
sont
confidentiels en vertu de la Loi sur l’assurance maladie
2
et ne peuvent être
communiqués à l’ISQ que lorsque ceux-ci sont nécessaires à l’exercice de ses
attributions et conformément à la Loi sur l’accès.
Le 9 octobre 2019, le Comité d’éthique de l’ISQ a donné un avis favorable au projet
d’enquête.
Après l’analyse du projet d’entente soumis pour avis, et de l’information obtenue
par sa Direction de la surveillance, la Commission émet un avis favorable, puisque
les conditions prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès sont satisfaites.
1
RLRQ, c. A-2.1, Loi sur l’accès.
2
RLRQ, c. A-29, LAM.
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2. ANALYSE
Le projet d’entente présenté à la Commission repose sur les articles 2 et 5 de la
Loi sur l’Institut de la statistique du Québec
3
, les articles 63 et 67 de la Loi sur
l’assurance maladie
4
et sur la Loi sur l’accès. Les dispositions pertinentes relatives
à ce projet d’entente sont reproduites en annexe du présent avis.
Dans le cadre de son analyse et conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès,
la Commission doit prendre en considération :
• La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68;
• L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la
personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du
renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68 de la
Loi sur l’accès
En principe, un organisme public ne peut communiquer un renseignement
personnel sans le consentement des personnes concernées. Toutefois, l’article 68
de la Loi sur l’accès prévoit qu’une telle communication est possible.
En effet, cet article prévoit les conditions d’ouverture à la communication de
renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée et
ce que l’Entente doit contenir.
Communication nécessaire
Selon le premier paragraphe du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès,
la communication :
• doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur;
• ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion.
En l’espèce, la communication des renseignements personnels est nécessaire aux
attributions de l’organisme receveur.
En effet, l’ISQ s’est vu confier le mandat d’effectuer l’Enquête de santé pour le
compte du MSSS. Celle-ci vise à dresser un portrait de santé de la population
3
RLRQ, c. I-13.011, Loi sur l’Institut.
4
RLRQ, c. A-29, LAM.
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constituée de personnes de 15 ans et plus vivant dans un logement non
institutionnel au Québec, soit environ 1 200 personnes pour le prétest et d’au plus
95 000 personnes (en trois extractions) pour l’enquête. Les renseignements
obtenus serviront à contacter la population. Une lettre présentant l’Enquête, ses
objectifs ainsi que l’utilisation qui sera faite des renseignements personnels
recueillis sera envoyée par la poste à l’adresse de la personne échantillonnée. Il
sera indiqué que cette enquête est volontaire et qu’elle peut compléter le
questionnaire en ligne via le site Web de l’ISQ, ou encore que l’ISQ communiquera
avec elle pour recueillir ses réponses par téléphone. Pour les personnes mineures
au moment de l’Enquête, une lettre d’information sera d’abord envoyée aux
parents ou aux titulaires de l’autorité parentale afin de leur donner une occasion
valable de refuser que leur enfant participe.
Contenu de l’Entente
La Commission constate que le projet d’entente contient les éléments prévus aux
paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la loi. Elle souligne les
éléments suivants :
Identification des organismes : Conformément au paragraphe 1° du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme
public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme
qui le reçoit.
La clause 2 du projet d’entente prévoit que la RAMQ est l’organisme qui
communiquera les renseignements personnels et l’ISQ est celui qui les recevra.
Finalité de la communication : Conformément au paragraphe 2° du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour
lesquelles un renseignement est communiqué.
Comme prévu à la clause 1.1 du projet, l’Entente a pour but de permettre à l’ISQ
d’obtenir de la RAMQ les renseignements personnels qu’elle détient dans
l’exécution du régime d’assurance maladie, pour la réalisation de l’Enquête de
santé. Les renseignements obtenus serviront à contacter les répondants d’abord
par l’envoi d’une lettre présentant les objectifs de l’enquête. Ces renseignements
seront également utilisés lors des rappels téléphoniques.
Nature des renseignements : Conformément au paragraphe 3° du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des
renseignements communiqués.
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La clause 1 de l’annexe A du projet d’entente, intitulée « Renseignements
communiqués », énumère les renseignements qui seront communiqués à l’ISQ
par la RAMQ. Il s’agit de fichiers de renseignements issus du « Fichier d’inscription
des personnes assurées » (FIPA) constitués des renseignements suivants :
1. Identifiant banalisé de la personne assurée;
2. Nom et prénom;
3. Adresse complète (numéro civique, rue, numéro d’appartement s’il y a lieu, la
municipalité, le code postal);
4. Numéro de téléphone de jour (lorsque disponible) (10 positions);
5. Poste téléphonique de jour (6 positions);
6. Numéro de téléphone de soir (lorsque disponible) (10 positions);
7. Poste téléphonique de soir (6 positions);
8. Code de territoire de RLS;
9. Code de territoire de CLSC;
10. Code de MRC;
11. Groupe d’âge (15-24 ans, 25-44 ans, 45-64 ans, 65-74 ans, 75 ans et plus);
12. Sexe;
13. Date de naissance (année et mois);
14. Numéro de strate (numéro séquentiel définissant les strates d’échantillonnage
selon la combinaison d’un découpage géographique (RLS/CLSC/MRC), du
groupe d’âge et du sexe);
15. Langue de correspondance;
16. Nom du conjoint ou de la conjointe, s’il y a lieu (vivant à la même adresse que
la personne faisant partie de l’Enquête de santé);
17. Nom et prénom du porteur de l’adresse (si l’individu est âgé de 17 ans ou
moins et qu’il possède un porteur d’adresse);
18. Lien avec le porteur d’adresse (mère ou père);
19. Nombre de personnes vivant à la même adresse.
Mode de communication utilisé : Conformément au paragraphe 4° du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de
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communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme
receveur.
La clause 2.1 du projet d’entente mentionne que les renseignements seront
communiqués par des moyens sécurisés. Il pourra s’agir de messagerie interne,
transporteur sécuritaire ou télécommunication sécurisée. Les échanges se feront
entre l’analyste en informatique de la RAMQ et le statisticien de l’ISQ.
Mesure de sécurité : Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de
l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité
propres à assurer la protection du renseignement personnel.
Les renseignements seront conservés dans un répertoire sécurisé. Ce répertoire
sera accessible uniquement aux personnes autorisées et dont les fonctions le
requièrent. À cet effet, seules les personnes impliquées dans la réalisation de
l’Enquête de santé et faisant partie des directions travaillant directement avec les
renseignements ont accès à ce répertoire, soit la Direction de la méthodologie et
la Direction de la gestion de la collecte. La clause 5 du projet d’entente prévoit que
l’ISQ reconnaît le caractère confidentiel des renseignements qui lui seront
communiqués. À cette fin, l’ISQ s’engage à prendre les mesures de sécurité qui
sont énoncées aux points 5.1.1 à 5.1.7 :
5.1.1 Protéger ces renseignements et leur appliquer les mesures de conservation
et de contrôle prévues à la clause 7 de la présente entente ainsi que les mesures
de sécurité énoncées à l’annexe B;
5.1.2 N’utiliser ou permettre que lesdits renseignements ne soient utilisés qu’aux
fins prévues par la présente entente;
5.1.3
Ne
pas
communiquer
ni
permettre
que
soient
communiqués
les
renseignements obtenus, à moins d’obtenir le consentement des personnes
concernées;
5.1.4 Avant la communication, obtenir un engagement de confidentialité complété
par toute personne à qui le renseignement peut être communiqué conformément
à l’article 25 de la Loi sur l’Institut;
5.1.5 Ne pas coupler les renseignements obtenus avec les autres fichiers qu’il
détient, à l’exception des renseignements recueillis dans le cadre de l’Enquête de
santé et des variables géographiques créées à partir du code postal fourni;
5.1.6 Aviser immédiatement la Régie de tout événement pouvant porter atteinte
au caractère confidentiel des renseignements et de tout incident susceptible
d’entraîner la perte du fichier de renseignements ou d’une partie de celui-ci;
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5.1.7 Collaborer avec la Régie à toute vérification concernant le respect de la
confidentialité des renseignements communiqués et le contrôle de leur utilisation.
Périodicité de la communication : Conformément au paragraphe 6° du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité
des communications de renseignements.
La fréquence des communications des renseignements personnels sera réalisée
conformément à la clause 12 de l’annexe A du projet d’entente. Plus précisément,
la date de début de la collecte du prétest est fixée au 15 janvier 2020 et celle de
l’enquête au 4 mai 2020. Les communications entre la RAMQ et l’ISQ se feront
selon plusieurs étapes, soit des critères d’échantillonnage transmis par l’ISQ à la
RAMQ vers le 27 novembre 2019 jusqu’à la mise à jour.
Durée de l’entente : Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de
l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée.
La clause 6 du projet d’entente prévoit les modalités d’entrée en vigueur de
l’Entente et sa durée. Celle-ci prendra fin lorsque les communications de
renseignements personnels seront réalisées.
L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée des
personnes concernées
Après avoir vérifié la conformité du projet d’entente aux conditions visées par
l’article 68, la Commission doit prendre en considération l’impact de la
communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes
concernées par rapport à la nécessité des renseignements pour l’organisme qui
en reçoit communication, et ce, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès.
À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis
que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative,
considérant que :
• les renseignements personnels communiqués par la RAMQ à l’ISQ sont
limités à ceux prévus au projet d’entente;
• la nécessité de recevoir communication des renseignements personnels
détenus par la RAMQ a été démontrée par l’ISQ;
• les renseignements communiqués ne serviront qu’aux fins du projet
d’entente;
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• des numéros banalisés [c.-à-d. identifiant banalisé de la personne assurée]
seront attribués aux renseignements communiqués;
• des mesures sont prévues au projet d’entente pour assurer la confidentialité
et la sécurité des renseignements personnels communiqués;
• L’ISQ reconnaît le caractère confidentiel des renseignements visés par le
projet d’entente, et des mesures de sécurité sont prévues pour en assurer la
protection;
• le projet d’entente énonce les principes régissant la destruction des
renseignements personnels communiqués;
• La RAMQ prend les dispositions nécessaires pour informer les personnes
concernées
que
des
renseignements
les
concernant
peuvent
être
communiqués à l’ISQ en vertu des dispositions de la Loi sur l’accès;
• L’ISQ
prend
les
moyens
nécessaires
pour
informer
les
personnes
concernées que les renseignements proviennent de la RAMQ;
3. CONCLUSION
Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous
réserve de la réception d’une Entente approuvée et signée par les représentants
des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au
projet d’entente reçu par sa Direction de la surveillance le 3 octobre 2019.
p. j. Annexe - Dispositions législatives relatives au présent projet d’entente
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Annexe
Dispositions législatives relatives à l’entente de communication de
renseignements nécessaires à la réalisation de l’Enquête québécoise sur la
santé de la population 2020-2021 entre la RAMQ et l’ISQ
Dispositions législatives spécifiques
Loi sur l’institut de la statistique du Québec
2. L’Institut a pour mission de fournir des informations statistiques qui soient
fiables et objectives sur la situation du Québec quant à tous les aspects de la
société québécoise pour lesquels de telles informations sont pertinentes.
L‘Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de
l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement,
sauf à l’égard d’une telle information que ceux-ci produisent à des fins
administratives. Il est le responsable de la réalisation de toutes les enquêtes
statistiques d’intérêt général.
5. Pour la réalisation de sa mission, l’institut peut:
1° faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de
l’information
et
en
assurer
le
traitement
de
façon
à
permettre
des
comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec;
(…)
5° fournir aux ministères et organismes du gouvernement et à ses autres
clients des services de nature scientifique ou technique dans le domaine de
la statistique;
(…)
7° développer les méthodologies, les cadres d’intégration et les autres outils
requis.
Loi sur l’assurance maladie
63. Les membres, les fonctionnaires et les employés de la Régie, de même
que les membres et les employés d’un comité de révision constitué en vertu
de l’article 41 et d’un conseil d’arbitrage visé à l’article 54 ne doivent pas
révéler, autrement que suivant l’article 283 du Code de procédure civile
(chapitre C-25.01), un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente
loi.
Toutefois, une personne visée au premier alinéa peut, en vue de prévenir un
acte de violence, dont un suicide, communiquer un renseignement dans les
conditions prévues aux articles 59.1 et 60.1 de la Loi sur l’accès aux
documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels (chapitre A-2.1).
67. L’article 63 n’interdit pas de révéler, pour fins de statistiques, des
renseignements obtenus pour l’exécution de la présente loi, pourvu qu’il ne
soit pas possible de les relier à une personne particulière.
[…]
Il n’interdit pas non plus de révéler un renseignement obtenu pour l’exécution
de la présente loi à l’Institut de la statistique du Québec institué en vertu de la
Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011) lorsque cette
communication est nécessaire à l’exercice de ses attributions, conformément
aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
(chapitre A-2.1).
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels
67.3. Un organisme public doit inscrire dans un registre toute communication
de renseignements personnels visée aux articles 66, 67, 67.1, 67.2, 68 et
68.1, à l’exception de la communication d’un renseignement personnel requis
par une personne ou un organisme pour imputer, au compte d’un membre
d’un organisme public, de son conseil d’administration ou de son personnel,
un montant dont la loi oblige la retenue ou le versement.
Un organisme public doit aussi inscrire dans ce registre une entente de
collecte de renseignements personnels visée au troisième alinéa de l’article
64, de même que l’utilisation de renseignements personnels à d’autres fins
que celles pour lesquelles ils ont été recueillis visées aux paragraphes 1° à 3°
du deuxième alinéa de l’article 65.1.
Dans le cas d’une communication d’un renseignement personnel visée au
premier alinéa, le registre comprend:
1° la nature ou le type de renseignement communiqué;
2° la personne ou l’organisme qui reçoit cette communication;
3° la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l’indication, le cas
échéant, qu’il s’agit d’une communication visée à l’article 70.1;
4° la raison justifiant cette communication.
Dans le cas d’une entente de collecte de renseignements personnels, le
registre comprend:
1° le nom de l’organisme pour lequel les renseignements sont recueillis;
2°
l’identification
du
programme
ou
de
l’attribution
pour
lequel
les
renseignements sont nécessaires;
3° la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission;
4° la nature ou le type de renseignements recueillis;
5° la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis;
6° la catégorie de personnes, au sein de l’organisme qui recueille les
renseignements et au sein de l’organisme receveur, qui a accès aux
renseignements.
Dans le cas d’utilisation d’un renseignement personnel à une autre fin que
celle pour laquelle il a été recueilli, le registre comprend:
1° la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l’article 65.1 permettant
l’utilisation;
2° dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1, la
disposition de la loi qui rend nécessaire l’utilisation du renseignement;
3° la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de
l’utilisation indiquée.
68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne
concernée, communiquer un renseignement personnel:
1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque
cette
communication
est
nécessaire
à
l’exercice
des
attributions
de
l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet
organisme a la gestion;
1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement
lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne
concernée;
2°
à
une
personne
ou
à
un
organisme
lorsque
des
circonstances
exceptionnelles le justifient;
3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire
dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée
par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette
personne.
Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique:
1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et
celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille;
2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué;
3° la nature du renseignement communiqué;
4° le mode de communication utilisé;
5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement
personnel;
6° la périodicité de la communication;
7° la durée de l’entente.
70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit
être soumise à la Commission pour avis.
La Commission doit prendre en considération:
1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article
68.1;
2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la
personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du
renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de
la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande
est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière
demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas
possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le
président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période
n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente
dans le délai de 60 jours.
L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute
date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette
entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à
l’entente sont autorisées à procéder à son exécution.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur
demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant
d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du
Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un
avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de
cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des
commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le
jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement
ou prévue à l’entente.
L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et
l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans
les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne
siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement
peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa.
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.