AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION
CONCERNANT
L’ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES
À LA RÉALISATION DE L’ENQUÊTE QUÉBÉCOISE SUR LE CANNABIS, 2021
ENTRE
LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC
L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC
DOSSIER : 1024445-S
NOVEMBRE 2020
Québec
Montréal
Bureau 2.36
Bureau 900
525, boulevard René-Lévesque Est
2045, rue Stanley
Québec (Québec) G1R 5S9
Montréal (Québec) H3A 2V4
Téléphone :
418 528-7741
Téléphone :
514 873-4196
Télécopieur : 418 529-3102
Télécopieur : 514 844-6170
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ET
Dossier : 1024445-S
1. CONTEXTE
Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels
1
, l’Institut de la
Statistique du Québec (ISQ) a présenté, pour avis à la Commission d’accès à
l’information
(Commission),
un
projet
d’entente
de
communication
de
renseignements
personnels
intitulé
:
«
Entente
de
communication
de
renseignements nécessaires à la réalisation de l’Enquête québécoise sur le
cannabis 2021, entre la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) et
l’ISQ » (Entente).
Ce projet d’entente a pour but de permettre à l’ISQ d’obtenir de la RAMQ la
communication de renseignements personnels qu’elle détient dans l’exécution du
régime d’assurance maladie, pour la réalisation du mandat confié par le ministère
de la Santé et des Services sociaux (MSSS) visant à réaliser l’Enquête québécoise
sur le cannabis, 2021 (Enquête).
Pour réaliser l’Enquête, l’ISQ doit recevoir communication des renseignements
personnels détenus par la RAMQ afin de pouvoir contacter les personnes
susceptibles de participer à l’Enquête.
Les renseignements détenus par la RAMQ sont confidentiels en vertu de la Loi sur
l’assurance maladie
2
et ne peuvent être communiqués à l’ISQ que lorsque ceux-ci
sont nécessaires à l’exercice de ses attributions, et conformément à la Loi sur
l’accès.
Dans le cadre du présent avis, l’ISQ a informé la Commission que le projet
d’enquête sera soumis à son Comité éthique en novembre 2020 et que l’avis de
ce comité sera rendu dans la semaine du 7 décembre 2020.
Après l’analyse du projet d’entente soumis pour avis, et de l’information obtenue
par sa Direction de la surveillance, la Commission émet un avis favorable, puisque
les conditions prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès sont satisfaites.
Cependant, la Commission tient à préciser que le présent avis [favorable] est
conditionnel à un avis favorable du Comité éthique de l’ISQ concernant l’Enquête.
1
RLRQ, c. A-2.1, ci-après, « Loi sur l’accès ».
2
RLRQ, c. A-29, ci-après, « LAM ».
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Cet avis devra être transmis à la Commission lorsque rendu. La Commission est
au fait que des avis favorables ont été rendus par le Comité éthique de l’ISQ pour
des éditions précédentes d’enquêtes, comme celle-ci, portant sur le cannabis, et
en lien avec le mandat donné à l’organisme [ISQ] par le MSSS.
2. ANALYSE
Le projet d’entente présenté à la Commission repose sur les articles 2 et 5 de la
Loi sur l’Institut de la statistique du Québec
3
, les articles 63 et 67 de la LAM et sur
la Loi sur l’accès. Les dispositions pertinentes relatives à ce projet d’entente sont
reproduites en annexe du présent avis.
Dans le cadre de son analyse, et conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès,
la Commission doit prendre en considération :
• la conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68;
• l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la
personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du
renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68 de la
Loi sur l’accès
En principe, un organisme public ne peut communiquer un renseignement
personnel sans le consentement des personnes concernées. Toutefois, l’article 68
de la Loi sur l’accès prévoit qu’une telle communication est possible.
En effet, cet article prévoit les conditions d’ouverture à la communication de
renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée et
ce que l’Entente doit contenir.
3
RLRQ, c. I-13.011.
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Communication nécessaire
Selon le premier paragraphe du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès,
la communication :
• doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur;
• ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion.
En l’espèce, la communication des renseignements personnels est nécessaire aux
attributions de l’organisme receveur.
Comme expliqué par l’ISQ dans le cadre de sa demande d’avis, l’Enquête vise
notamment à établir la prévalence de la consommation de cannabis et à mesurer
les perceptions de la population à son égard. Les renseignements obtenus
serviront à contacter la population constituée de personnes de 15 ans et plus. À
partir d’un échantillon d’au plus 25 000 personnes, l’Enquête vise à obtenir des
réponses auprès d’environ 15 000 personnes au Québec.
L’ISQ a informé la Direction de surveillance que les renseignements obtenus
serviront à contacter la population retenue. Une lettre présentant l’Enquête, ses
objectifs ainsi que l’utilisation qui sera faite des renseignements personnels
recueillis sera envoyée par la poste à l’adresse de la personne échantillonnée. Il
sera indiqué que cette enquête est volontaire et que la personne échantillonnée
peut compléter le questionnaire en ligne via le site Web de l’ISQ, ou encore que
l’ISQ communiquera avec elle pour recueillir ses réponses par téléphone. Pour les
personnes mineures au moment de l’Enquête, une lettre d’information sera
d’abord envoyée aux parents ou aux titulaires de l’autorité parentale afin de leur
donner une occasion valable de refuser que leur enfant participe.
Contenu de l’Entente
La Commission constate que le projet d’entente contient les éléments prévus aux
paragraphes 1 à 7 du deuxième alinéa de l’article 68 de la loi. Elle souligne les
éléments suivants :
Identification des organismes : Conformément au paragraphe 1 du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme
public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme
qui le reçoit.
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La clause 2 du projet d’entente prévoit que la RAMQ est l’organisme qui
communiquera les renseignements personnels et l’ISQ est celui qui les recevra.
Finalité de la communication : Conformément au paragraphe 2 du deuxième alinéa
de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles
un renseignement est communiqué.
Comme prévu à la clause 1.1 du projet, l’Entente a pour but de permettre à l’ISQ
d’obtenir de la RAMQ les renseignements personnels qu’elle détient pour la
réalisation de l’Enquête. Cette enquête sera réalisée auprès des personnes de 15
ans et plus qui répondent aux critères de sélection énumérés aux paragraphes a)
à f) de la clause 1.2.
Nature des renseignements : Conformément au paragraphe 3 du deuxième alinéa
de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des
renseignements communiqués.
La clause 1 de l’annexe A du projet d’entente, intitulée « Renseignements
communiqués », énumère aux points 1 à 17, les renseignements personnels qui
seront communiqués à l’ISQ par la RAMQ. Il s’agit de renseignements extraits du
« Fichier d’inscription des personnes assurées » de la RAMQ.
Mode de communication utilisé : Conformément au paragraphe 4 du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de
communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme
receveur.
La clause 2.1 du projet d’entente mentionne que les renseignements seront
communiqués par des moyens sécurisés. Il pourra s’agir de messagerie interne,
transporteur sécuritaire ou télécommunication sécurisée.
Mesures de sécurité : Conformément au paragraphe 5 du deuxième alinéa de
l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité
propres à assurer la protection du renseignement personnel.
Selon l’information fournie par l’ISQ, les renseignements seront conservés dans
un répertoire sécurisé. Ce répertoire sera accessible uniquement aux personnes
autorisées et dont les fonctions le requièrent. À cet effet, seules les personnes
impliquées dans la réalisation de l’Enquête et faisant partie des directions
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travaillant directement avec les renseignements ont accès à ce répertoire, soit la
Direction de la méthodologie et la Direction de la gestion de la collecte.
La clause 5 du projet d’entente prévoit que l’ISQ reconnaît le caractère confidentiel
des renseignements qui lui seront communiqués. À cette fin, l’ISQ s’engage à
prendre les mesures de sécurité qui sont énoncées aux points 5.1.1 à 5.1.7.
Périodicité de la communication : Conformément au paragraphe 6 du deuxième
alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité
des communications de renseignements.
La fréquence des communications des renseignements personnels sera réalisée
conformément à la clause 12 de l’annexe A du projet d’entente. L’ISQ informe que
l’enquête doit débuter en février 2021 sur environ 18 semaines.
Durée de l’entente : Conformément au paragraphe 7 du deuxième alinéa de
l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée.
La clause 6 du projet d’entente prévoit les modalités d’entrée en vigueur de
l’Entente et sa durée. En vertu de la clause 6.2, l’Entente prendra fin lorsque les
communications de renseignements personnels énoncés à l’annexe A seront
réalisées.
L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée des
personnes concernées
Après avoir vérifié la conformité du projet d’entente aux conditions visées par
l’article 68, la Commission doit prendre en considération l’impact de la
communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes
concernées par rapport à la nécessité des renseignements pour l’organisme qui
en reçoit communication, et ce, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès.
À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis
que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative,
considérant que :
• les renseignements personnels communiqués par la RAMQ à l’ISQ sont
limités à ceux prévus au projet d’entente;
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• la nécessité de recevoir communication des renseignements personnels
détenus par la RAMQ a été démontrée par l’ISQ;
• les renseignements communiqués ne serviront qu’aux fins du projet
d’entente;
• des numéros banalisés [c.-à-d. identifiant banalisé de la personne assurée]
seront attribués aux renseignements communiqués;
• des mesures sont prévues au projet d’entente pour assurer la confidentialité
et la sécurité des renseignements personnels communiqués;
• l’ISQ reconnaît le caractère confidentiel des renseignements visés par le
projet d’entente, et des mesures de sécurité sont prévues pour en assurer la
protection;
• le projet d’entente énonce les principes régissant la destruction des
renseignements personnels communiqués;
• la RAMQ prend les dispositions nécessaires pour informer les personnes
concernées
que
des
renseignements
les
concernant
peuvent
être
communiqués à l’ISQ en vertu des dispositions de la Loi sur l’accès (clause
8.1);
• l’ISQ prend les moyens nécessaires pour informer les personnes concernées
que les renseignements proviennent de la RAMQ (clause 8.2).
3. CONCLUSION
Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous
réserve de la réception d’une entente approuvée et signée par les représentants
des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au
projet d’entente reçu par sa Direction de la surveillance, le 23 octobre 2020.
La Commission rappelle que cet avis est conditionnel à la réception d’un avis
favorable du Comité éthique de l’ISQ portant sur l’Enquête.
p. j. Annexe - Dispositions législatives relatives au présent projet d’entente.
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Annexe
Dispositions législatives relatives à l’Entente de communication
de renseignements nécessaires à la réalisation de l’Enquête québécoise
sur le cannabis, 2021 entre la RAMQ et l’ISQ.
Dispositions législatives spécifiques
Loi sur l’Institut de la statistique du Québec
2. L’Institut a pour mission de fournir des informations statistiques qui soient
fiables et objectives sur la situation du Québec quant à tous les aspects de la
société québécoise pour lesquels de telles informations sont pertinentes.
L‘Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de
l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement,
sauf à l’égard d’une telle information que ceux-ci produisent à des fins
administratives. Il est le responsable de la réalisation de toutes les enquêtes
statistiques d’intérêt général.
5. Pour la réalisation de sa mission, l’institut peut:
1° faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de
l’information
et
en
assurer
le
traitement
de
façon
à
permettre
des
comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec;
(…)
5° fournir aux ministères et organismes du gouvernement et à ses autres
clients des services de nature scientifique ou technique dans le domaine de
la statistique;
(…)
7° développer les méthodologies, les cadres d’intégration et les autres outils
requis.
Loi sur l’assurance maladie
63. Les membres, les fonctionnaires et les employés de la Régie, de même
que les membres et les employés d’un comité de révision constitué en vertu
de l’article 41 et d’un conseil d’arbitrage visé à l’article 54 ne doivent pas
révéler, autrement que suivant l’article 283 du Code de procédure civile
(chapitre C-25.01), un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente
loi.
Toutefois, une personne visée au premier alinéa peut, en vue de prévenir un
acte de violence, dont un suicide, communiquer un renseignement dans les
conditions prévues aux articles 59.1 et 60.1 de la Loi sur l’accès aux
documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels (chapitre A-2.1).
67. L’article 63 n’interdit pas de révéler, pour fins de statistiques, des
renseignements obtenus pour l’exécution de la présente loi, pourvu qu’il ne
soit pas possible de les relier à une personne particulière.
[…]
Il n’interdit pas non plus de révéler un renseignement obtenu pour l’exécution
de la présente loi à l’Institut de la statistique du Québec institué en vertu de la
Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011) lorsque cette
communication est nécessaire à l’exercice de ses attributions, conformément
aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
(chapitre A-2.1).
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels
67.3. Un organisme public doit inscrire dans un registre toute communication
de renseignements personnels visée aux articles 66, 67, 67.1, 67.2, 68 et
68.1, à l’exception de la communication d’un renseignement personnel requis
par une personne ou un organisme pour imputer, au compte d’un membre
d’un organisme public, de son conseil d’administration ou de son personnel,
un montant dont la loi oblige la retenue ou le versement.
Un organisme public doit aussi inscrire dans ce registre une entente de
collecte de renseignements personnels visée au troisième alinéa de l’article
64, de même que l’utilisation de renseignements personnels à d’autres fins
que celles pour lesquelles ils ont été recueillis visées aux paragraphes 1° à 3°
du deuxième alinéa de l’article 65.1.
Dans le cas d’une communication d’un renseignement personnel visée au
premier alinéa, le registre comprend:
1° la nature ou le type de renseignement communiqué;
2° la personne ou l’organisme qui reçoit cette communication;
3° la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l’indication, le cas
échéant, qu’il s’agit d’une communication visée à l’article 70.1;
4° la raison justifiant cette communication.
Dans le cas d’une entente de collecte de renseignements personnels, le
registre comprend:
1° le nom de l’organisme pour lequel les renseignements sont recueillis;
2°
l’identification
du
programme
ou
de
l’attribution
pour
lequel
les
renseignements sont nécessaires;
3° la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission;
4° la nature ou le type de renseignements recueillis;
5° la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis;
6° la catégorie de personnes, au sein de l’organisme qui recueille les
renseignements et au sein de l’organisme receveur, qui a accès aux
renseignements.
Dans le cas d’utilisation d’un renseignement personnel à une autre fin que
celle pour laquelle il a été recueilli, le registre comprend:
1° la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l’article 65.1 permettant
l’utilisation;
2° dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1, la
disposition de la loi qui rend nécessaire l’utilisation du renseignement;
3° la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de
l’utilisation indiquée.
68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne
concernée, communiquer un renseignement personnel:
1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque
cette
communication
est
nécessaire
à
l’exercice
des
attributions
de
l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet
organisme a la gestion;
1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement
lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne
concernée;
2°
à
une
personne
ou
à
un
organisme
lorsque
des
circonstances
exceptionnelles le justifient;
3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire
dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée
par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette
personne.
Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique:
1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et
celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille;
2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué;
3° la nature du renseignement communiqué;
4° le mode de communication utilisé;
5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement
personnel;
6° la périodicité de la communication;
7° la durée de l’entente.
70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit
être soumise à la Commission pour avis.
La Commission doit prendre en considération:
1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article
68.1;
2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la
personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du
renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de
la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande
est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière
demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas
possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le
président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période
n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente
dans le délai de 60 jours.
L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute
date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette
entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à
l’entente sont autorisées à procéder à son exécution.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur
demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant
d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du
Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un
avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de
cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des
commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le
jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement
ou prévue à l’entente.
L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et
l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans
les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne
siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement
peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa.
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.